Humans of Smile: Jen على بناء الثقافة لدعم فريق بعيد بالكامل موزع عالميًا
نشرت: 2022-03-16في العامين الماضيين ، اكتشفت المزيد من الشركات أنها يمكن أن تكون ناجحة كفريق بعيد. في الواقع ، وفقًا لتقرير حالة العمل عن بُعد لعام 2021 الصادر عن Owl Labs ، قررت 16٪ من الشركات عالميًا الانتقال عن بُعد بالكامل. أظهرت نفس الدراسة أنه بعد COVID-19 ، توقع 80 ٪ من الأشخاص الذين شملهم الاستطلاع العمل من المنزل لمدة 3 أيام على الأقل في الأسبوع.
شخصياً ، عندما بدأ COVID كانت لدي شكوك في أنني سأكون ناجحًا في الاستمرار في بناء المجتمع والشعور بالانتماء في بيئة نائية. مثل العديد من موظفي الموارد البشرية الآخرين في بداية COVID ، كنت أعمل فقط في بيئة مكتبية شخصيًا ، وربما أعمل من المنزل يوميًا هنا وهناك ، لكنني لم أقم بدعم فريق بعيد تمامًا.
كنت أعلم أن تطوير ثقافة شركتنا إلى نموذج بعيد سيكون تحديًا. كنت بحاجة إلى معرفة كيفية التنقل في هذا العالم الجديد وتطوير البنية التحتية الرقمية اللازمة لدعم فريقنا البعيد بنفس الطرق التي استخدمناها عندما كان الفريق في المكتب.
ما هي اللبنات الأساسية لفريق بعيد؟
للقيام بذلك عدت إلى الأساسيات. تضمن ذلك أشياء مثل كيفية تطوير استراتيجيات اتصال فعالة ، وكيفية قيادة اتصال حقيقي مع فريقنا ، وكيفية تعزيز النمو الوظيفي الإيجابي مع التركيز على الإنتاجية والغرض.
تواصل
كان أحد التعلم المثير للاهتمام الذي حصلت عليه عندما انضممت إلى Smile هو أن البريد الإلكتروني هو 99.99٪ للاستخدام الخارجي. تحدث كل الاتصالات الداخلية تقريبًا ، حتى الإعلانات على مستوى الشركة ، على Slack. كان الهدف من ذلك هو توفير قدر أكبر من الشفافية وتجنب أي خلط بين النظامين.
التواصل هو جوهر نجاح أي شركة. يؤدي الاتصال الفعال إلى اتخاذ قرارات أقوى ومهارات حل المشكلات. ومع ذلك ، في هذا العصر الرقمي لدينا العديد من أشكال الاتصال المختلفة - اللفظية وغير اللفظية ، والمكتوبة والمرئية ، ويمكن أن تكون متزامنة وغير متزامنة.
الاتصال المتزامن هو شيء يحدث في الوقت الفعلي ولا يحدث الاتصال غير المتزامن في الوقت الفعلي.
لذلك مع كل هذه الطرق المختلفة للتواصل ، قد تكافح الفرق لمعرفة الشكل الأفضل بالنسبة لهم. لهذا السبب تحتاج إلى تحديد أو إعادة تعريف معايير شركتك حول التواصل.
على مدار العام الماضي ، أضافت Smile أكثر من 10 دول جديدة حيث يعمل موظفونا ، مضيفة مناطق زمنية وتعقيدات جديدة مع كل تعيين جديد. لهذا السبب ، وحقيقة أن بعض فرقنا سيكون لديها القليل من ساعات العمل المتداخلة أو لا تتداخل معها ، فقد تطورت معايير الاتصال لدينا إلى عقلية غير متزامنة أولاً.
للمساعدة في إيصال ذلك ، لدينا صفحة "العمل مع فريق عالمي" في الفكرة التي تحدد كيف نحب التعاون ، وتعترف بأنماط الاتصال المختلفة ، والمعايير الثقافية لفريقنا. لدينا حتى مخطط انسيابي مرئي لمساعدة الأفراد على الإجابة على السؤال "هل ينبغي أن يكون هذا اجتماعًا؟". نحن نستفيد من أدوات مثل Volley and Loom (تطبيقات مراسلة الفيديو غير المتزامنة) إلى حد كبير لتقليل عدد الاجتماعات التي يعقدها فريقنا على أساس أسبوعي.
نحاول تعزيز ثقافة قوية من الثقة والتوثيق لجعل الاتصال غير المتزامن ممكنًا وفعالًا. إن الشيء العظيم في الاتصال غير المتزامن هو أن الموظفين لديهم انقطاعات أقل ولديهم المزيد من الوقت للتركيز على المهام المهمة التي تزيد من الإنتاجية. يعد وجود مكان مثل Slack أو Notion حيث يمكن للأشخاص العمل بشفافية أمرًا رائعًا. يتيح ذلك للفريق أن يبدأ شخص ما شيئًا ما ، ويوثق من حيث توقف ، ثم يطلب من عضو آخر في فريقه أن يلتقطه عند تسجيل الدخول دون الحاجة إلى عقد اجتماع متزامن للحاق بالركب.
نحاول اتباع نهج مدروس في جميع اجتماعاتنا المتزامنة ، والهدف منها هو الحصول على مشاركة عالية وطاقة جيدة وتعاون بناء وقبل كل شيء محادثة وتواصل هادفين.
Smile.io تيم بيكوفر 
اتصال
في المكتب ، يمكنك الذهاب إلى شخص ما على مكتبه ، أو الخروج معه لتناول طعام الغداء ، أو تناول القهوة لبناء علاقة معه. لكن كونك بعيدًا ، قد يكون من السهل أن تنزل رأسك وتغيب أو تنفصل عن الثقافة والأشخاص في فريقك. لذلك أنت بحاجة إلى إيجاد طرق جديدة لإشراك الفريق للتفاعل مع بعضهم البعض.
هذا هو السبب في أننا بدأنا في استخدام الاجتماعات المتزامنة للمشاركة الاجتماعية وأنشطة الترابط الجماعي. نحن معجبون بتطبيق Slack Donut ، والذي يجمع الأشخاص بشكل عشوائي لإجراء محادثات القهوة تقريبًا. نخطط أيضًا لحدث افتراضي واحد للفريق كل شهر من خلال منصات مثل Confetti و Luna Park. أنا شخصياً أحب أمسية التوافه أو دروس المزج ، ولكن من الجيد أيضًا أن نتذكر أن الأحداث الافتراضية قد لا تكون مناسبة للجميع ، لذا يجب عليك التحدث مع الناس لفهم كيف يحبون بناء العلاقات. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على توفير طرق أخرى لدعم فريقك وتوصيله.
بسبب إجهاد Zoom ، أنشأنا طرقًا لبناء اتصالات غير متزامنة مع الفريق. نقوم بعمل أسئلة وصور ممتعة للأسبوع على Slack ، وتطبيقات مبردات المياه ، ومطاردات الزبال الافتراضية. لقد وجدنا أيضًا إيماءات الاعتراف مثل التوقيع على البطاقات الرقمية لأعياد الميلاد أو الذكرى السنوية يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً. لدينا أيضًا قناة قيم الابتسامة حيث يمكن للناس تقديم صيحات لفريق أو فرد يجمعنا جميعًا في مدح هذا الشخص. أنا أحب رؤية كمية من الرموز التعبيرية الرائعة وصور متحركة على المواضيع.
في كثير من الأحيان كقائد للموارد البشرية لفريق بعيد ، قد يكون من الصعب فهم ما إذا كانت الأشياء التي تقوم بها تعمل أم لا. في بيئة المكتب ، يمكنني التجول في المكتب بشكل عرضي لأرى كيف تعمل الفرق وإجراء محادثات. نظرًا لكوني بعيدًا ، أحاول جدولة جلسات الاستماع على مدار ربع السنة مع أعضاء فريقنا لتسجيل الوصول ، لكنني أيضًا أستفيد من المقاييس التي نحصل عليها من استطلاعات مشاركة الموظف لدينا.
نستخدم OfficeVibe لإرسال استطلاع أسبوعي عبر Slack يسأل عن أشياء مثل السعادة والمشاركة والثقافة ومواضيع أخرى ، بما في ذلك التعويض والإرهاق. أذهب كل أسبوع وأرد على كل رد من ردود الفعل الواردة وأشارك التعليقات ذات الصلة مع أعضاء فريق القيادة.
كما يسعدني كثيرًا مشاركة التعليقات الإيجابية حول الفرد معهم ومديرهم لتكوين اتصال ومنحهم التقدير. يساعد هذا أيضًا المدير عندما يتعلق الأمر بمحادثات النمو الوظيفي.
النمو الوظيفي
هناك طريقة أخرى لبناء المجتمع والثقة مع فريقك البعيد وهي الترويج لثقافة تعتمد على التغذية الراجعة. في كثير من الأحيان في بيئة نائية يمكن أن يشعر الناس أن عملهم قد يمر دون أن يلاحظه أحد ، لذا فإن التعليقات والتقدير هي طرق رائعة للإشارة إلى أنك تولي اهتمامًا لعملهم. ردود الفعل هدية. تضمن التعليقات أن الموظفين على نفس الصفحة مع مديريهم وفرقهم ، ولن يتفاجأوا عندما يحين وقت مراجعات الأداء الرسمية.
من الجيد للمديرين أولاً إنشاء بيئة آمنة مبنية على الثقة ، مما يجعلهم أكثر انفتاحًا على التعليقات.
إحدى القيم الأساسية لـ Smile هي "Be Human" ، مما يعني بالنسبة لنا أننا نقدر ونعطي الأولوية لأننا جميعًا بشر أولاً.
في بيئة بعيدة ، قد يكون من الصعب إقامة اتصال أعمق مع شخص لم تقابله. لذلك ، نحاول جميعًا بدء أي اجتماعات عن طريق التحقق من أداء الشخص وكيف تسير الأمور في حياته. مع أي من ملاحظاتنا ، نحاول إعطاء السياق والرجوع مرة أخرى إلى التوقعات في السلم الوظيفي للفريق أو القسم.
في بيئة بعيدة ، قد يكون من الصعب قراءة الغرفة رقميًا ، لذا تلعب لغة الجسد دورًا كبيرًا عند تقديم الملاحظات. عندما تقدم ملاحظات نقدية أو تجري محادثة جادة ، حاول دائمًا استخدام الفيديو. من الجيد أن تتذكر إجراء اتصال بالعين ، ولا تتردد في استخدام الإيماءات حسب الحاجة ، والبقاء على اتصال مع أي إشارات عاطفية تراها. بفضل التكنولوجيا ، هناك العديد من منصات مؤتمرات الفيديو ، مثل Zoom التي يمكننا استخدامها للتواصل مع موظفينا في الوقت الفعلي.
من الجيد أيضًا إرسال ملاحظة متابعة تلخص اجتماعك حتى يكون لديك أنت والشخص الذي قابلته سجلاً للمحادثة. كما أنه يقلل من أي شيء قد يكون قد أسيء تفسيره ويضمن أنك على نفس الصفحة. يجب أن تسعى جاهدًا للتأكد من أن أي تسجيلات وصول مع أعضاء فريقك تتسم بالكفاءة والإنتاجية. يجب أن يساعدوا أيضًا فريقك في إعادة الاتصال والحفاظ على هذا "الاتصال البشري".
لحظتك تتطور أو تذوب
يمكن أن يكون بناء ثقافة شاملة عن بُعد تحديًا جديدًا ممتعًا لفرق الموارد البشرية ، ولكنه يتطلب أيضًا قدرًا كبيرًا من التركيز. لقد ساعدني العودة إلى الأساسيات حول كيفية تطوير استراتيجيات اتصال فعالة ، وكيفية تعزيز التواصل الحقيقي ، وكيفية تعزيز النمو الوظيفي الإيجابي ، في بناء المجتمع والثقة داخل فريقنا (ونأمل أن يساعدك ذلك أيضًا)!
من الواضح بشكل متزايد أن الموظفين يكونون أكثر سعادة ويقومون بعملهم الأفضل عندما تكون لديهم المرونة لتحديد مكان وزمان عملهم. إن مستقبل العمل مائع وتحتاج الشركات إلى تطوير الطرق التي تدعم بها الموظفين أو تخاطر بفقدانهم. في نهاية اليوم ، وظيفتي هي إبقاء موظفي Smile مبتسمين :)
جين يرأس كل شيء الناس في سمايل. على مدى السنوات العشر الماضية ، طورت شغفًا لبناء وتوسيع نطاق الشركات الناشئة ؛ منح الموظفين الهيكل والدعم الذي يحتاجون إليه للازدهار والنمو. إنها تحب تدريب المديرين ، وتعزيز ثقافة التغذية الراجعة ، وبناء البرامج التي من شأنها أن تساعد في بناء الشعور بالانتماء. جين هي أم لفتاتين ، تحب التواجد في الهواء الطلق ، وتناول سندويشات التاكو ، وشرب وزنها في الشاي السائب.