Humans of Smile: Jen habla sobre la creación de una cultura para apoyar a un equipo totalmente remoto distribuido globalmente
Publicado: 2022-03-16En los últimos 2 años, más empresas han descubierto que pueden tener éxito como equipo remoto. De hecho, según el Informe sobre el estado del trabajo remoto de 2021 de Owl Labs, el 16 % de las empresas en todo el mundo han decidido volverse completamente remotas. Ese mismo estudio mostró que después del COVID-19, el 80% de las personas encuestadas esperaban trabajar desde casa al menos 3 días a la semana.
Personalmente, cuando comenzó COVID, tenía mis dudas de que tendría éxito en continuar construyendo una comunidad y un sentido de pertenencia en un entorno remoto. Al igual que muchas otras personas de recursos humanos al comienzo de COVID, solo había trabajado en un entorno de oficina en persona, tal vez trabajando desde casa un día aquí y allá, pero nunca había apoyado a un equipo completamente remoto.
Sabía que evolucionar la cultura de nuestra empresa a un modelo remoto iba a ser un desafío. Necesitaba descubrir cómo navegar en este nuevo mundo y desarrollar la infraestructura digital necesaria para apoyar a nuestro equipo remoto de la misma manera que lo hacíamos cuando el equipo estaba en la oficina.
¿Cuáles son los componentes básicos de un equipo remoto?
Así que para hacer esto volví a lo básico. Esto involucró cosas como cómo desarrollar estrategias de comunicación efectivas, cómo impulsar una conexión genuina con nuestro equipo y cómo fomentar un crecimiento profesional positivo con énfasis en la productividad y el propósito.
Comunicación
Un aprendizaje interesante que tuve cuando me uní a Smile por primera vez fue que el correo electrónico es 99.99% para uso externo. Casi todas las comunicaciones internas, incluso los anuncios de toda la empresa, ocurren en Slack. La idea detrás de esto era proporcionar una mayor transparencia y evitar cualquier confusión entre los dos sistemas.
La comunicación es el quid del éxito de cualquier empresa. La comunicación efectiva conduce a una mejor toma de decisiones y habilidades para resolver problemas. Sin embargo, en esta era digital tenemos muchas formas diferentes de comunicación, tanto verbales como no verbales, escritas y visuales, y pueden ser sincrónicas y asincrónicas.
La comunicación sincrónica es algo que ocurre en tiempo real y la comunicación asincrónica no ocurre en tiempo real.
Entonces, con todas estas formas diferentes de comunicarse, los equipos pueden tener dificultades para saber cuál es el mejor formato para ellos. Es por eso que necesita definir o redefinir las normas de su empresa en torno a la comunicación.
Durante el último año, Smile agregó más de 10 nuevos países donde trabajan nuestros empleados, agregando nuevas zonas horarias y complejidades con cada nueva contratación. Debido a esto, y al hecho de que algunos de nuestros equipos tendrían pocas o ninguna superposición de horas de trabajo, nuestras normas de comunicación han ido evolucionando hacia una mentalidad asincrónica primero.
Para ayudar a comunicar esto, tenemos una página de "Trabajar con un equipo global" en Notion que describe cómo nos gusta colaborar, reconoce los diversos estilos de comunicación y las normas culturales de nuestro equipo. Incluso tenemos un diagrama de flujo visual para ayudar a las personas a responder la pregunta "¿debería ser una reunión?". Aprovechamos bastante herramientas como Volley and Loom (aplicaciones de mensajería de video asincrónicas) para reducir la cantidad de reuniones que nuestro equipo tiene semanalmente.
Intentamos fomentar una fuerte cultura de confianza y documentación para hacer posible y eficaz la comunicación asíncrona. Lo mejor de la comunicación asincrónica es que los empleados tienen menos interrupciones y tienen más tiempo para concentrarse en tareas importantes, lo que aumenta la productividad. Tener un lugar como Slack o Notion donde la gente pueda trabajar de forma transparente es fantástico. Esto permite que un equipo haga que una persona comience algo, documente donde lo dejó y luego haga que otro miembro de su equipo lo retome cuando se registre sin tener que tener una reunión sincrónica para ponerse al día.
Tratamos de tener un enfoque reflexivo para todas nuestras reuniones sincrónicas, cuyo objetivo es tener una alta participación, buena energía, colaboración constructiva y, sobre todo, conversación y conexión significativas.
Tim Peckover 
Conexión
En una oficina, puedes acercarte a alguien en su escritorio, salir con ellos a almorzar o tomar un café para construir una relación con ellos. Pero al ser remoto, puede ser fácil agachar la cabeza y ausentarse o desconectarse de la cultura y las personas de su equipo. Por lo tanto, debe encontrar nuevas formas de involucrar al equipo para que interactúe entre sí.
Es por eso que comenzamos a usar reuniones sincrónicas para actividades de compromiso social y vinculación de equipos. Somos ávidos fanáticos de la aplicación Donut de Slack, que empareja a las personas al azar para tener charlas virtuales de café. También planeamos un evento de equipo virtual cada mes a través de plataformas como Confetti y Luna Park. Personalmente, me encanta una noche de trivia o una clase de mixología, pero también es bueno recordar que los eventos virtuales pueden no ser para todos, por lo que debe hablar con la gente para comprender cómo les gusta establecer conexiones. De esta manera, podrá proporcionar otras formas de apoyar y conectar a su equipo.
Debido a la fatiga de Zoom, hemos creado formas de construir conexiones con el equipo que son asincrónicas. Hacemos preguntas y fotos divertidas de la semana en Slack, aplicaciones de trivia de enfriadores de agua y búsquedas del tesoro virtuales. También hemos descubierto que los gestos de reconocimiento, como firmar tarjetas digitales para cumpleaños o aniversarios, pueden ser muy útiles. También tenemos un canal de valores de Smile donde las personas pueden saludar a un equipo o a un individuo que nos une a todos para elogiar a esa persona. Me encanta ver la cantidad de emojis y gifs geniales en los hilos.
A menudo, como líder de recursos humanos para un equipo remoto, puede ser un desafío comprender si las cosas que está haciendo están funcionando. En un entorno de oficina, podría caminar casualmente por la oficina para ver cómo están los equipos y tener conversaciones. Al ser remoto, trato de programar sesiones de escucha a lo largo del trimestre con miembros de nuestro equipo para verificar, pero también aprovecho un poco más las métricas que obtenemos de nuestras encuestas de compromiso de los empleados.
Usamos OfficeVibe para enviar una encuesta semanal a través de Slack que pregunta sobre cosas como la felicidad, el compromiso, la cultura y otros temas, incluida la compensación y el agotamiento. Repaso todas las semanas y respondo a cada respuesta de retroalimentación que llega y comparto comentarios relevantes con los miembros del equipo de liderazgo.
También me complace compartir comentarios positivos sobre una persona con ellos y su gerente para formar una conexión y darles reconocimiento. Esto también ayuda al gerente cuando se trata de sus conversaciones de crecimiento profesional.
Crecimiento profesional
Otra forma de crear comunidad y confianza con su equipo remoto es promover una cultura basada en la retroalimentación. A menudo, en un entorno remoto, las personas pueden sentir que su trabajo puede pasar desapercibido, por lo que los comentarios y el reconocimiento son excelentes formas de indicar que está prestando atención a su trabajo. En una capacitación para gerentes que tuvimos a principios de este año, uno de nuestros capacitadores nos recordó que la retroalimentación es un regalo. La retroalimentación asegura que los empleados estén en sintonía con su gerente y sus equipos, y no se sorprendan cuando llegue el momento de las revisiones formales de desempeño.
Es bueno que los gerentes primero creen un entorno seguro basado en la confianza, haciéndolos más abiertos a la retroalimentación.
Uno de los valores centrales de Smile es "Ser humano", lo que para nosotros significa que valoramos y priorizamos que todos somos humanos primero.
En un entorno remoto, puede ser un desafío establecer una conexión más profunda con alguien que no conoces. Entonces, todos tratamos de comenzar cualquier reunión verificando cómo le está yendo a la persona y cómo van las cosas en su vida. Con cualquiera de nuestros comentarios, tratamos de dar contexto y referirnos a las expectativas en la escala de carrera de su equipo o departamento.
En un entorno remoto, puede ser difícil leer digitalmente la sala, por lo que el lenguaje corporal juega un papel muy importante al dar retroalimentación. Siempre que brinde comentarios críticos o tenga una conversación seria, intente usar siempre el video. Es bueno recordar hacer contacto visual, siéntete libre de usar gestos según sea necesario y mantente en sintonía con cualquier señal emocional que veas. Gracias a la tecnología, existen numerosas plataformas de videoconferencia, como Zoom, que podemos utilizar para comunicarnos con nuestros empleados en tiempo real.
También es una buena idea enviar una nota de seguimiento recapitulando su reunión para que usted y la persona que conoció tengan un registro de la conversación. También reduce cualquier cosa que pueda haber sido malinterpretada y asegura que está en la misma página. Debe esforzarse por garantizar que los controles con los miembros de su equipo sean eficientes y productivos. También deberían ayudar a su equipo a reconectarse y mantener esa "conexión humana".
Tu momento de evolución o disolución
Construir una cultura remota inclusiva puede ser un nuevo desafío divertido para los equipos de recursos humanos, pero también requiere una buena cantidad de enfoque. Volver a los conceptos básicos sobre cómo desarrollar estrategias de comunicación efectivas, cómo impulsar una conexión genuina y cómo fomentar un crecimiento profesional positivo me ha ayudado a construir una comunidad y confianza dentro de nuestro equipo (¡y espero que esto también pueda ayudarlo a usted)!
Cada vez está más claro que los empleados son más felices y hacen su mejor trabajo cuando tienen la flexibilidad para determinar dónde y cuándo trabajarán. El futuro del trabajo es fluido y las empresas deben evolucionar en la forma en que apoyan a los empleados o corren el riesgo de perderlos. Al final del día, mi trabajo es mantener sonrientes a los empleados de Smile :)
Jen dirige todo lo relacionado con People at Smile. Durante los últimos 10 años, ha desarrollado una pasión por construir y escalar nuevas empresas; dando a los empleados la estructura y el apoyo que necesitan para prosperar y crecer. Le encanta entrenar a los gerentes, fomentar una cultura de retroalimentación y desarrollar programas que ayuden a desarrollar un sentido de pertenencia. Jen es madre de dos niñas, le encanta estar al aire libre, comer tacos y beber su peso en tés sueltos.