Humans of Smile: Jen sobre como construir uma cultura para apoiar uma equipe totalmente remota distribuída globalmente

Nos últimos 2 anos, mais empresas descobriram que podem ser bem-sucedidas como uma equipe remota. De fato, de acordo com o State of Remote Work Report de 2021 da Owl Labs, globalmente 16% das empresas decidiram se tornar totalmente remotas. Esse mesmo estudo mostrou que, após o COVID-19, 80% das pessoas pesquisadas esperavam trabalhar em casa pelo menos 3 dias por semana.

Pessoalmente, quando o COVID começou, eu tinha minhas dúvidas de que seria bem-sucedido em continuar a construir uma comunidade e um sentimento de pertencimento em um ambiente remoto. Como muitas outras pessoas de RH no início do COVID, eu trabalhava apenas em um ambiente de escritório pessoalmente, talvez trabalhando em casa um dia aqui e ali, mas nunca dei suporte a uma equipe totalmente remota.

Eu sabia que evoluir a cultura da nossa empresa para um modelo remoto seria um desafio. Eu precisava descobrir como navegar nesse novo mundo e desenvolver a infraestrutura digital necessária para apoiar nossa equipe remota da mesma forma que fazíamos quando a equipe estava no escritório.

Quais são os blocos de construção de uma equipe remota?

Então, para fazer isso, voltei ao básico. Isso envolveu coisas como desenvolver estratégias de comunicação eficazes, como conduzir uma conexão genuína com nossa equipe e como promover um crescimento positivo na carreira com ênfase em produtividade e propósito.

Comunicação

Um aprendizado interessante que tive quando entrei no Smile foi que o e-mail é 99,99% para uso externo. Praticamente todas as comunicações internas, até mesmo anúncios em toda a empresa, acontecem no Slack. O pensamento por trás disso era fornecer maior transparência e evitar qualquer confusão entre os dois sistemas.

A comunicação é o cerne do sucesso de qualquer empresa. A comunicação eficaz leva a uma tomada de decisão mais forte e habilidades de resolução de problemas. No entanto, nesta era digital, temos muitas formas diferentes de comunicação – verbal e não verbal, escrita e visual, e estas podem ser síncronas e assíncronas.

A comunicação síncrona é algo que acontece em tempo real e a comunicação assíncrona não acontece em tempo real.

Portanto, com todas essas maneiras diferentes de se comunicar, as equipes podem ter dificuldades para saber qual é o melhor formato para elas. É por isso que você precisa definir ou redefinir as normas da sua empresa em relação à comunicação.

No ano passado, a Smile adicionou mais de 10 novos países onde nossos funcionários trabalham, adicionando novos fusos horários e complexidades a cada nova contratação. Por causa disso, e do fato de que algumas de nossas equipes teriam pouca ou nenhuma sobreposição de horas de trabalho, nossas normas de comunicação evoluíram para uma mentalidade assíncrona em primeiro lugar.

Para ajudar a comunicar isso, temos uma página “Trabalhando com uma equipe global” no Notion que descreve como gostamos de colaborar, reconhece os vários estilos de comunicação e as normas culturais de nossa equipe. Temos até um fluxograma visual para ajudar as pessoas a responder à pergunta “isso deve ser uma reunião?”. Aproveitamos bastante ferramentas como Volley e Loom (aplicativos de mensagens de vídeo assíncronas) para reduzir a quantidade de reuniões que nossa equipe tem semanalmente.

Tentamos fomentar uma forte cultura de confiança e documentação para tornar a comunicação assíncrona possível e eficaz. O melhor da comunicação assíncrona é que os funcionários têm menos interrupções e têm mais tempo para se concentrar em tarefas importantes, o que aumenta a produtividade. Ter um lugar como Slack ou Notion onde as pessoas podem trabalhar de forma transparente é ótimo. Isso permite que uma equipe tenha uma pessoa para iniciar algo, documentar de onde parou e, em seguida, fazer com que outro membro de sua equipe o retome quando entrar sem ter que ter uma reunião síncrona para recuperar o atraso.

Tentamos ter uma abordagem ponderada em todas as nossas reuniões síncronas, cujo objetivo é ter alta participação, boa energia, colaboração construtiva e, acima de tudo, conversas e conexões significativas.

Por que nos tornamos uma empresa remota

O mundo é diferente, e as empresas que tiverem sucesso, como a Smile, verão ser uma empresa remota e global como uma prioridade, não uma reflexão tardia.

O Blog Smile.io Tim Peckover

Conexão

Em um escritório, você pode ir até alguém em sua mesa, sair com eles para almoçar ou tomar um café para construir um relacionamento com eles. Mas sendo remoto, pode ser fácil abaixar a cabeça e ficar ausente ou desconectado da cultura e das pessoas de sua equipe. Então você precisa encontrar novas maneiras de envolver a equipe para interagir uns com os outros.

É por isso que começamos a usar reuniões síncronas para atividades de engajamento social e união de equipes. Somos fãs ávidos do aplicativo Slack Donut, que junta pessoas aleatoriamente para conversar virtualmente com café. Também planejamos um evento de equipe virtual todos os meses por meio de plataformas como Confetti e Luna Park. Eu pessoalmente adoro uma noite de trivia ou aula de mixologia, mas também é bom lembrar que eventos virtuais podem não ser para todos, então você deve conversar com as pessoas para entender como elas gostam de construir conexões. Dessa forma, você poderá fornecer outras maneiras de apoiar e conectar sua equipe.

Por causa da fadiga do Zoom, criamos maneiras de construir conexões assíncronas com a equipe. Fazemos perguntas e fotos divertidas da semana no Slack, aplicativos de curiosidades sobre bebedouros e gincanas virtuais. Também descobrimos que gestos de reconhecimento, como assinar cartões digitais para aniversários ou datas comemorativas, podem ajudar muito. Também temos um canal de valores Smile, onde as pessoas podem elogiar uma equipe ou um indivíduo que nos une para elogiar essa pessoa. Adoro ver a quantidade de emojis e gifs legais nos tópicos.

Muitas vezes, como líder de RH de uma equipe remota, pode ser um desafio entender se as coisas que você está fazendo estão funcionando. Em um ambiente de escritório, eu poderia caminhar casualmente pelo escritório para ver como as equipes estão se saindo e conversar. Sendo remoto, tento agendar sessões de escuta ao longo do trimestre com membros de nossa equipe para fazer o check-in, mas também aproveito um pouco mais as métricas que obtemos de nossas pesquisas de engajamento de funcionários.

Usamos o OfficeVibe para enviar uma enquete semanal via Slack que pergunta sobre coisas como felicidade, engajamento, cultura e outros tópicos, incluindo remuneração e esgotamento. Eu passo todas as semanas e respondo a cada resposta de feedback que chega e compartilho feedback relevante com os membros da equipe de liderança.

Também tenho grande prazer em compartilhar feedback positivo sobre um indivíduo com eles e seu gerente para formar uma conexão e dar-lhes reconhecimento. Isso também ajuda o gerente quando se trata de suas conversas de crescimento de carreira.

Crescimento profissional

Outra maneira de construir comunidade e confiança com sua equipe remota é promover uma cultura orientada por feedback. Muitas vezes, em um ambiente remoto, as pessoas podem sentir que seu trabalho pode passar despercebido, então feedback e reconhecimento são ótimas maneiras de sinalizar que você está prestando atenção ao trabalho deles. feedback é um presente. O feedback garante que os funcionários estejam na mesma página com seus gerentes e equipes e não fiquem surpresos quando for a hora de avaliações formais de desempenho.

É bom que os gerentes primeiro criem um ambiente seguro baseado na confiança, tornando-os mais abertos ao feedback.

Um dos valores centrais da Smile é o “Seja Humano”, o que para nós significa que valorizamos e priorizamos ser todos humanos em primeiro lugar.

Em um ambiente remoto, pode ser um desafio estabelecer uma conexão mais profunda com alguém que você não conhece. Então, todos nós tentamos iniciar qualquer reunião verificando como a pessoa está indo e como as coisas estão indo em sua vida. Com qualquer um dos nossos comentários, tentamos contextualizar e nos referir às expectativas na carreira de sua equipe ou departamento.

Em um ambiente remoto, pode ser difícil ler digitalmente a sala, então a linguagem corporal desempenha um papel importante ao dar feedback. Sempre que você estiver dando um feedback crítico ou tendo uma conversa séria, tente sempre usar o vídeo. É bom lembrar de fazer contato visual, sentir-se à vontade para usar gestos conforme necessário e ficar em sintonia com quaisquer sinais emocionais que você veja. Graças à tecnologia, existem inúmeras plataformas de videoconferência, como o Zoom, que podemos usar para nos comunicar com nossos funcionários em tempo real.

Também é uma boa ideia enviar uma nota de acompanhamento recapitulando sua reunião para que você e a pessoa que conheceu tenham um registro da conversa. Também reduz qualquer coisa que possa ter sido mal interpretada e garante que você esteja na mesma página. Você deve se esforçar para garantir que todos os check-ins com os membros de sua equipe sejam eficientes e produtivos. Eles também devem ajudar sua equipe a se reconectar e manter essa “conexão humana”.

Seu momento de evolução ou dissolução

Construir uma cultura remota inclusiva pode ser um novo desafio divertido para as equipes de RH, mas também exige bastante foco. Voltar ao básico sobre como desenvolver estratégias de comunicação eficazes, como gerar conexões genuínas e como promover um crescimento positivo na carreira me ajudou a construir uma comunidade e confiança dentro de nossa equipe (e espero que isso possa ajudá-lo também)!

Está cada vez mais claro que os funcionários são mais felizes e fazem seu melhor trabalho quando têm flexibilidade para determinar onde e quando trabalharão. O futuro do trabalho é fluido e as empresas precisam evoluir na forma como apoiam os funcionários ou correm o risco de perdê-los. No final das contas, meu trabalho é manter os funcionários da Smile sorrindo :)

Jen dirige todas as coisas do People at Smile. Nos últimos 10 anos, ela desenvolveu uma paixão por construir e escalar startups; dando aos funcionários a estrutura e o apoio de que precisam para florescer e crescer. Ela adora treinar gerentes, promover uma cultura de feedback e criar programas que ajudarão a construir um sentimento de pertencimento. Jen é mãe de duas meninas, adora estar ao ar livre, comer tacos e beber seu peso em chás a granel.