Humans of Smile: Jen sulla costruzione della cultura per supportare un team completamente remoto distribuito a livello globale

Negli ultimi 2 anni, più aziende hanno scoperto che possono avere successo come team remoto. Infatti, secondo il 2021 State of Remote Work Report di Owl Labs, a livello globale il 16% delle aziende ha deciso di passare completamente da remoto. Lo stesso studio ha mostrato che dopo il COVID-19, l'80% delle persone intervistate si aspettava di lavorare da casa almeno 3 giorni a settimana.

Personalmente, quando è iniziato il COVID avevo i miei dubbi sul fatto che sarei riuscito a continuare a costruire comunità e senso di appartenenza in un ambiente remoto. Come molte altre persone delle risorse umane all'inizio del COVID, avevo lavorato solo in un ambiente d'ufficio di persona, magari lavorando da casa un giorno qua e là, ma non avevo mai supportato un team completamente remoto.

Sapevo che l'evoluzione della cultura della nostra azienda verso un modello remoto sarebbe stata una sfida. Avevo bisogno di capire come navigare in questo nuovo mondo e sviluppare l'infrastruttura digitale necessaria per supportare il nostro team remoto nello stesso modo in cui lo facevamo quando il team era in ufficio.

Quali sono gli elementi costitutivi di un team remoto?

Quindi per fare questo sono tornato alle basi. Ciò ha coinvolto cose come come sviluppare strategie di comunicazione efficaci, come creare una connessione genuina con il nostro team e come promuovere una crescita professionale positiva con un'enfasi sulla produttività e sullo scopo.

Comunicazione

Un apprendimento interessante che ho avuto quando mi sono unito a Smile è stato che l'e-mail è al 99,99% per uso esterno. Praticamente tutte le comunicazioni interne, anche gli annunci a livello aziendale, avvengono su Slack. Il pensiero alla base di questo era quello di fornire una maggiore trasparenza ed evitare qualsiasi confusione tra i due sistemi.

La comunicazione è il fulcro del successo di qualsiasi azienda. Una comunicazione efficace porta a una maggiore capacità decisionale e di risoluzione dei problemi. Tuttavia, in questa era digitale abbiamo molte diverse forme di comunicazione, sia verbali che non verbali, scritte e visive, e queste possono essere sincrone e asincrone.

La comunicazione sincrona è qualcosa che accade in tempo reale e la comunicazione asincrona non avviene in tempo reale.

Quindi, con tutti questi diversi modi di comunicare, i team potrebbero avere difficoltà a sapere qual è il formato migliore per loro. Ecco perché è necessario definire o ridefinire le norme aziendali in materia di comunicazione.

Nell'ultimo anno, Smile ha aggiunto oltre 10 nuovi paesi in cui lavorano i nostri dipendenti, aggiungendo nuovi fusi orari e complessità ad ogni nuova assunzione. Per questo motivo, e per il fatto che alcuni dei nostri team avrebbero poco o nessun orario di lavoro sovrapposto, le nostre norme di comunicazione si sono evolute verso una mentalità asincrona.

Per aiutare a comunicare questo, abbiamo una pagina "Lavorare con un team globale" in Notion che delinea come ci piace collaborare, riconosce i vari stili di comunicazione e le norme culturali del nostro team. Abbiamo anche un diagramma di flusso visivo per aiutare le persone a rispondere alla domanda "questo dovrebbe essere un incontro?". Sfruttiamo abbastanza strumenti come Volley e Loom (app di messaggistica video asincrona) per ridurre la quantità di riunioni che il nostro team ha su base settimanale.

Cerchiamo di promuovere una forte cultura della fiducia e della documentazione per rendere possibile ed efficace la comunicazione asincrona. Il bello della comunicazione asincrona è che i dipendenti hanno meno interruzioni e hanno più tempo per concentrarsi su attività importanti che aumentano la produttività. Avere un posto come Slack o Notion in cui le persone possono lavorare in modo trasparente è fantastico. Ciò consente a un team di fare in modo che una persona inizi qualcosa, documenti da dove si era interrotta e quindi un altro membro del team lo riprenda quando si registra senza dover tenere una riunione sincrona per recuperare.

Cerchiamo di avere un approccio ponderato a tutti i nostri incontri sincroni, il cui obiettivo è avere un'elevata partecipazione, una buona energia, una collaborazione costruttiva e, soprattutto, conversazioni e connessioni significative.

Perché siamo diventati un'azienda remota

Il mondo è diverso e le aziende che avranno successo, come Smile, considereranno essere un'azienda globale e remota come una priorità, non un ripensamento.

Il blog di Smile.io Tim Peckover

Connessione

In un ufficio, puoi andare da qualcuno alla sua scrivania, uscire con lui a pranzo o prendere un caffè per costruire una relazione con lui. Ma essendo remoto, può essere facile abbassare la testa e diventare assente o disconnesso dalla cultura e dalle persone del tuo team. Quindi è necessario trovare nuovi modi per coinvolgere il team nell'interazione tra loro.

Questo è il motivo per cui abbiamo iniziato a utilizzare le riunioni sincrone per attività di coinvolgimento sociale e team bonding. Siamo fan accaniti dell'app Slack Donut, che accoppia casualmente le persone per chiacchierare virtualmente con il caffè. Pianifichiamo anche un evento di squadra virtuale ogni mese attraverso piattaforme come Confetti e Luna Park. Personalmente amo una serata a quiz o un corso di mixology, ma è anche bene ricordare che gli eventi virtuali potrebbero non essere adatti a tutti, quindi dovresti parlare con le persone per capire come gli piace costruire connessioni. In questo modo sarai in grado di fornire altri modi per supportare e collegare il tuo team.

A causa della fatica di Zoom, abbiamo creato modi per creare connessioni asincrone con il team. Facciamo domande e foto divertenti della settimana su Slack, app quiz per refrigeratori d'acqua e cacce al tesoro virtuali. Abbiamo anche riscontrato che gesti di riconoscimento come la firma di carte digitali per compleanni o anniversari possono fare molto. Abbiamo anche un canale dei valori del sorriso in cui le persone possono ringraziare una squadra o un individuo che ci unisce tutti nel lodare quella persona. Adoro vedere la quantità di fantastici emoji e gif sui thread.

Spesso come leader delle risorse umane per un team remoto, può essere difficile capire se le cose che stai facendo funzionano. In un ambiente d'ufficio, potrei passeggiare casualmente per l'ufficio per vedere come stanno i team e conversare. Essendo a distanza, cerco di programmare sessioni di ascolto durante il trimestre con i membri del nostro team per il check-in, ma sfrutto anche un po' di più le metriche che otteniamo dai nostri sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti.

Usiamo OfficeVibe per inviare un sondaggio settimanale tramite Slack che chiede cose come felicità, impegno, cultura e altri argomenti, inclusi compensi e burnout. Eseguo ogni settimana e rispondo a ogni risposta di feedback che arriva e condivido il feedback pertinente con i membri del team di leadership.

Sono anche molto lieto di condividere feedback positivi su un individuo con loro e il loro manager per creare una connessione e dare loro un riconoscimento. Questo aiuta anche il manager quando si tratta di conversazioni sulla crescita della carriera.

Crescita di carriera

Un altro modo per creare comunità e fiducia con il tuo team remoto è promuovere una cultura basata sul feedback. Spesso in un ambiente remoto le persone possono sentire che il loro lavoro potrebbe passare inosservato, quindi feedback e riconoscimento sono ottimi modi per segnalare che stai prestando attenzione al loro lavoro. In una formazione manageriale che abbiamo tenuto all'inizio di quest'anno, uno dei nostri formatori ci ha ricordato che il feedback è un regalo. Il feedback garantisce che i dipendenti siano d'accordo con il loro manager e i loro team e non siano sorpresi quando è il momento di revisioni formali delle prestazioni.

È bene che i manager creino prima un ambiente sicuro basato sulla fiducia, rendendoli più aperti al feedback.

Uno dei valori fondamentali di Smile è "Be Human", che per noi significa che apprezziamo e diamo la priorità al fatto che siamo tutti umani prima di tutto.

In un ambiente remoto, può essere una sfida stabilire una connessione più profonda con qualcuno che non hai incontrato. Quindi, cerchiamo tutti di iniziare qualsiasi riunione controllando come sta la persona e come stanno andando le cose nella sua vita. Con qualsiasi nostro feedback, cerchiamo di fornire un contesto e fare riferimento alle aspettative nella scala di carriera del loro team o dipartimento.

In un ambiente remoto, può essere difficile leggere digitalmente la stanza, quindi il linguaggio del corpo gioca un ruolo enorme nel fornire feedback. Ogni volta che dai un feedback critico o hai una conversazione seria, prova a utilizzare sempre il video. È bene ricordare di stabilire un contatto visivo, sentirti libero di usare i gesti secondo necessità e rimanere in sintonia con qualsiasi segnale emotivo che vedi. Grazie alla tecnologia, esistono numerose piattaforme di videoconferenza, come Zoom che possiamo utilizzare per comunicare con i nostri dipendenti in tempo reale.

È anche una buona idea inviare una nota di follow-up che ricapitola la tua riunione in modo che tu e la persona che hai incontrato abbiate una registrazione della conversazione. Riduce anche tutto ciò che potrebbe essere stato interpretato erroneamente e ti assicura di essere sulla stessa pagina. Dovresti sforzarti di garantire che tutti i check-in con i membri del tuo team siano efficienti e produttivi. Dovrebbero anche aiutare il tuo team a riconnettersi e mantenere quella "connessione umana".

Il tuo momento di evoluzione o dissoluzione

Costruire una cultura remota inclusiva può essere una nuova sfida divertente per i team delle risorse umane, ma richiede anche una buona concentrazione. Tornare alle basi su come sviluppare strategie di comunicazione efficaci, come creare una connessione genuina e come promuovere una crescita professionale positiva mi ha aiutato a creare comunità e fiducia all'interno del nostro team (e spero che questo possa aiutare anche te)!

È sempre più chiaro che i dipendenti sono più felici e fanno del loro meglio quando hanno la flessibilità di determinare dove e quando lavoreranno. Il futuro del lavoro è fluido e le aziende devono evolvere il modo in cui supportano i dipendenti o corrono il rischio di perderli. Alla fine della giornata, il mio compito è far sorridere i dipendenti di Smile :)

Jen dirige tutte le cose People at Smile. Negli ultimi 10 anni ha sviluppato una passione per la creazione e il ridimensionamento di startup; dando ai dipendenti la struttura e il supporto di cui hanno bisogno per prosperare e crescere. Ama istruire i manager, promuovere una cultura del feedback e creare programmi che aiutino a costruire un senso di appartenenza. Jen è una mamma di due ragazze, adora stare all'aria aperta, mangiare tacos e bere il suo peso in tè sfusi.