Gülümseme İnsanları: Küresel Olarak Dağıtılmış Tamamen Uzak Bir Ekibi Desteklemek için Kültür İnşa Etme Üzerine Jen

Son 2 yılda, daha fazla şirket uzak bir ekip olarak başarılı olabileceklerini keşfetti. Aslında, Owl Labs tarafından hazırlanan 2021 Uzaktan Çalışma Durumu Raporuna göre, küresel olarak şirketlerin %16'sı tamamen uzaktan çalışmaya karar verdi. Aynı çalışma, COVID-19'dan sonra ankete katılan kişilerin %80'inin haftada en az 3 gün evden çalışmasını beklediğini gösterdi.

Şahsen, COVID başladığında uzak bir ortamda topluluk ve aidiyet duygusu oluşturmaya devam etmede başarılı olacağıma dair şüphelerim vardı. COVID'in başlangıcında diğer birçok İK çalışanı gibi ben de sadece yüz yüze bir ofis ortamında, belki bir gün oradan burada evden çalışmıştım, ancak hiçbir zaman tamamen uzak bir ekibi desteklememiştim.

Şirketimizin kültürünü uzak bir modele dönüştürmenin zor olacağını biliyordum. Bu yeni dünyada nasıl gezineceğimi bulmam ve ekip ofisteyken yaptığımız gibi uzak ekibimizi desteklemek için gereken dijital altyapıyı geliştirmem gerekiyordu.

Uzak bir ekibin yapı taşları nelerdir?

Bunu yapmak için temellere geri döndüm. Bu, etkili iletişim stratejilerinin nasıl geliştirileceği, ekibimizle gerçek bir bağlantının nasıl sağlanacağı ve üretkenlik ve amaca vurgu yaparak olumlu kariyer gelişiminin nasıl destekleneceği gibi konuları içeriyordu.

İletişim

Smile'a ilk katıldığımda öğrendiğim ilginç bir şey, e-postanın harici kullanım için %99,99 olduğuydu. Hemen hemen her şirket içi iletişim, hatta şirket çapındaki duyurular bile Slack'te gerçekleşir. Bunun arkasındaki düşünce, daha fazla şeffaflık sağlamak ve iki sistem arasında herhangi bir karışıklığı önlemekti.

İletişim, herhangi bir şirketin başarısının özüdür. Etkili iletişim, daha güçlü karar verme ve problem çözme becerilerine yol açar. Bununla birlikte, bu dijital çağda, sözlü ve sözsüz, yazılı ve görsel birçok farklı iletişim biçimine sahibiz ve bunlar eşzamanlı ve eşzamansız olabilir.

Senkron iletişim, gerçek zamanlı olarak gerçekleşen bir şeydir ve asenkron iletişim gerçek zamanlı olarak gerçekleşmez.

Bu nedenle, tüm bu farklı iletişim yollarıyla, ekipler kendileri için en iyi biçimin ne olduğunu bilmekte zorlanabilirler. Bu nedenle şirket normlarınızı iletişim etrafında tanımlamanız veya yeniden tanımlamanız gerekir.

Geçen yıl boyunca, Smile çalışanlarımızın çalıştığı 10'dan fazla yeni ülke ekledi ve her yeni işe alımda yeni saat dilimleri ve karmaşıklıklar ekledi. Bu nedenle ve bazı ekiplerimizin çakışan çalışma saatlerinin çok az olması veya hiç olmaması gerçeği nedeniyle, iletişim normlarımız asenkron bir zihniyete dönüşüyor.

Bunu iletmeye yardımcı olmak için, Notion'da nasıl işbirliği yapmaktan hoşlandığımızı özetleyen, çeşitli iletişim stillerini ve ekibimizin kültürel normlarını tanıyan bir “Küresel Ekiple Çalışmak” sayfamız var. Hatta bireylerin “bu bir toplantı mı olmalı?” sorusuna cevap vermelerine yardımcı olacak görsel bir akış şemamız bile var. Ekibimizin haftalık olarak yaptığı toplantıların miktarını azaltmak için Volley ve Loom (eşzamansız görüntülü mesajlaşma uygulamaları) gibi araçlardan oldukça yararlanıyoruz.

Asenkron iletişimi mümkün ve etkili kılmak için güçlü bir güven ve belge kültürü geliştirmeye çalışıyoruz. Asenkron iletişimin en güzel yanı, çalışanların daha az kesinti yaşaması ve üretkenliği artıran önemli görevlere odaklanmak için daha fazla zamana sahip olmasıdır. İnsanların şeffaf bir şekilde çalışabileceği Slack veya Notion gibi bir yere sahip olmak harika. Bu, bir ekibin bir kişinin bir şeye başlamasını, bıraktığı yeri belgelemesini ve ardından, oturum açtıklarında, yetişmek için eşzamanlı bir toplantı yapmak zorunda kalmadan ekibinin başka bir üyesinin onu almasını sağlar.

Amacı yüksek katılım, iyi enerji, yapıcı işbirliği ve hepsinden önemlisi anlamlı sohbet ve bağlantı kurmak olan tüm senkronize toplantılarımıza düşünceli bir yaklaşım getirmeye çalışıyoruz.

Neden Uzak Öncelikli Bir Şirket Olduk

Dünya farklıdır ve Smile gibi başarılı olan şirketler, uzak, küresel bir şirket olmayı sonradan değil, bir öncelik olarak göreceklerdir.

Smile.io Blogu Tim Peckover

Bağ

Bir ofiste, masasındaki birinin yanına gidebilir, onlarla öğle yemeğine çıkabilir veya onlarla bir ilişki kurmak için bir kahve içebilirsiniz. Ancak uzak olmak, başınızı eğmek ve ekibinizdeki kültürden ve insanlardan uzak durmak veya bağlantınızı kesmek kolay olabilir. Bu nedenle, ekibin birbiriyle etkileşime girmesi için yeni yollar bulmanız gerekiyor.

Bu nedenle, sosyal katılım ve ekip bağları etkinlikleri için eşzamanlı toplantıları kullanmaya başladık. İnsanları sanal olarak kahve sohbetleri yapmak için rastgele bir araya getiren Slack uygulaması Donut'un hevesli hayranlarıyız. Ayrıca Confetti ve Luna Park gibi platformlar aracılığıyla her ay bir sanal ekip etkinliği planlıyoruz. Kişisel olarak bir trivia gecesini veya miksoloji dersini seviyorum, ancak sanal etkinliklerin herkes için olmayabileceğini de hatırlamakta fayda var, bu nedenle insanlarla nasıl bağlantı kurmaktan hoşlandıklarını anlamak için konuşmalısınız. Bu şekilde, ekibinizi desteklemek ve bağlantı kurmak için başka yollar sağlayabilirsiniz.

Zoom yorgunluğu nedeniyle, ekiple eşzamansız bağlantılar kurmanın yollarını oluşturduk. Slack, su soğutucusu trivia uygulamaları ve sanal çöpçü avlarında haftanın sorularını ve eğlenceli fotoğraflarını çekiyoruz. Ayrıca doğum günleri veya yıldönümleri için dijital kartlar imzalamak gibi tanıma jestlerinin uzun bir yol kat edebileceğini gördük. Ayrıca, insanların o kişiyi övmek için hepimizi bir araya getiren bir takıma veya bireye seslenebileceği bir Gülümseme değerleri kanalımız da var. Konulardaki havalı emojilerin ve giflerin miktarını görmeyi seviyorum.

Çoğu zaman uzak bir ekip için bir İK lideri olarak, yaptığınız şeylerin işe yarayıp yaramadığını anlamak zor olabilir. Bir ofis ortamında, ekiplerin nasıl olduğunu görmek ve sohbet etmek için ofiste rahatça dolaşabilirim. Uzakta olduğum için, ekip üyelerimizle birlikte kontrol etmek için çeyrek boyunca dinleme oturumları planlamaya çalışıyorum ama aynı zamanda çalışan bağlılığı anketlerimizden aldığımız ölçümlerden biraz daha yararlanıyorum.

Mutluluk, katılım, kültür ve tazminat ve tükenmişlik gibi diğer konular hakkında soru soran Slack aracılığıyla haftalık bir anket göndermek için OfficeVibe kullanıyoruz. Her hafta gözden geçiriyorum ve gelen her geri bildirim yanıtına yanıt veriyorum ve ilgili geri bildirimleri liderlik ekibinin üyeleriyle paylaşıyorum.

Ayrıca, bir kişi hakkında olumlu geri bildirimleri onlarla ve yöneticileriyle paylaşmak ve bir bağlantı kurmak ve onları tanımaktan büyük zevk alıyorum. Bu aynı zamanda yöneticiye, kariyer geliştirme konuşmaları söz konusu olduğunda da yardımcı olur.

Kariyer gelişimi

Uzak ekibinizle topluluk ve güven oluşturmanın bir başka yolu da geri bildirim odaklı bir kültürü teşvik etmektir. Çoğu zaman uzak bir ortamda insanlar işlerinin fark edilmeyebileceğini hissedebilirler, bu nedenle geri bildirim ve takdir, işlerine dikkat ettiğinizi göstermenin harika yollarıdır. Bu yılın başlarında yaptığımız bir yönetici eğitiminde, eğitmenlerimizden biri bize şunu hatırlattı: geribildirim bir hediyedir. Geri bildirim, çalışanların yöneticileri ve ekipleriyle aynı sayfada olmalarını ve resmi performans değerlendirmeleri zamanı geldiğinde şaşırmamalarını sağlar.

Yöneticilerin önce güvene dayalı güvenli bir ortam yaratmaları iyi olur, bu da onları geri bildirime daha açık hale getirir.

Smile'ın temel değerlerinden biri olan “İnsan Ol”, bizim için önce insan olmamıza değer verdiğimiz ve öncelik verdiğimiz anlamına gelir.

Uzak bir ortamda, tanışmadığınız biriyle daha derin bir bağlantı kurmak zor olabilir. Bu nedenle, hepimiz kişinin nasıl olduğunu ve hayatında işlerin nasıl gittiğini kontrol ederek herhangi bir toplantıya başlamaya çalışıyoruz. Geri bildirimlerimizden herhangi biri ile, ekiplerin veya bölümlerin kariyer basamaklarında bağlam vermeye ve beklentilere geri dönmeye çalışırız.

Uzak bir ortamda, odayı dijital olarak okumak zor olabilir, bu nedenle beden dili geri bildirim verirken büyük rol oynar. Eleştirel geri bildirim verirken veya ciddi bir konuşma yaparken, her zaman video kullanmaya çalışın. Göz teması kurmayı, gerektiğinde jestleri kullanmaktan çekinmeyin ve gördüğünüz herhangi bir duygusal ipucuyla uyum içinde kalmayı hatırlamakta fayda var. Teknoloji sayesinde çalışanlarımızla gerçek zamanlı olarak iletişim kurmak için kullanabileceğimiz Zoom gibi çok sayıda video konferans platformu var.

Sizin ve tanıştığınız kişinin konuşmanın bir kaydına sahip olmanız için toplantınızı özetleyen bir takip notu göndermek de iyi bir fikirdir. Ayrıca yanlış yorumlanmış olabilecek her şeyi azaltır ve aynı sayfada olmanızı sağlar. Ekip üyelerinizle yaptığınız tüm check-in'lerin verimli ve üretken olmasını sağlamak için çaba göstermelisiniz. Ayrıca ekibinizin bu “insan bağlantısını” yeniden bağlamasına ve sürdürmesine yardımcı olmalıdırlar.

Evrim ya da çözülme anınız

Kapsayıcı bir uzak kültür oluşturmak, İK ekipleri için eğlenceli ve yeni bir zorluk olabilir, ancak aynı zamanda iyi bir odaklanma gerektirir. Etkili iletişim stratejilerinin nasıl geliştirileceği, gerçek bağlantıların nasıl sağlanacağı ve olumlu kariyer gelişiminin nasıl teşvik edileceği ile ilgili temel bilgilere geri dönmek, ekibimiz içinde topluluk ve güven oluşturmama yardımcı oldu (ve umarım bu size de yardımcı olabilir)!

Çalışanların nerede ve ne zaman çalışacaklarını belirleme esnekliğine sahip olduklarında en mutlu oldukları ve işlerini en iyi şekilde yaptıkları giderek daha açık hale geliyor. İşin geleceği değişkendir ve şirketlerin çalışanlarını destekleme yöntemlerini geliştirmesi veya onları kaybetme riskiyle karşı karşıya kalması gerekir. Günün sonunda benim işim Smile çalışanlarının yüzünü güldürmek :)

Jen, People at Smile ile ilgili her şeyi yönetiyor. Son 10 yılda, startup kurma ve büyütme konusunda bir tutku geliştirdi; çalışanlara gelişmek ve büyümek için ihtiyaç duydukları yapı ve desteği vermek. Yöneticilere koçluk yapmayı, bir geri bildirim kültürü geliştirmeyi ve bir aidiyet duygusu oluşturmaya yardımcı olacak programlar geliştirmeyi seviyor. Jen, iki kız çocuğu annesidir, dışarıda olmayı, taco yemeyi ve kilosunu gevşek çaylarda içmeyi sever.