Humans of Smile：Jen 談建立文化以支持全球分佈的完全遠程團隊

在過去的 2 年中，越來越多的公司發現他們可以作為遠程團隊取得成功。 事實上，根據 Owl Labs 的 2021 年遠程工作狀態報告，全球 16% 的公司已決定完全遠程工作。 同一項研究表明，在 COVID-19 之後，80% 的受訪者預計每周至少在家工作 3 天。

就個人而言，當 COVID 開始時，我懷疑我能否成功地繼續在偏遠環境中建立社區和歸屬感。 與 COVID 初期的許多其他 HR 人員一樣，我只在面對面的辦公環境中工作，也許每天在家工作，但我從未支持過完全遠程的團隊。

我知道將我們公司的文化發展為遠程模式將是一項挑戰。 我需要弄清楚如何駕馭這個新世界，並開發支持遠程團隊所需的數字基礎設施，就像團隊在辦公室時一樣。

遠程團隊的組成部分是什麼？

所以為了做到這一點，我回到了基礎。 這涉及到如何制定有效的溝通策略，如何與我們的團隊建立真正的聯繫，以及如何促進積極的職業發展，強調生產力和目標。

溝通

當我第一次加入 Smile 時，我學到的一個有趣的知識是電子郵件有 99.99% 供外部使用。 幾乎每一次內部溝通，甚至是公司範圍內的公告，都發生在 Slack 上。 這背後的想法是提供更大的透明度並避免兩個系統之間的任何混淆。

溝通是任何公司成功的關鍵。 有效的溝通可以提高決策能力和解決問題的能力。 然而，在這個數字時代，我們有許多不同形式的交流——口頭和非口頭、書面和視覺，這些可以是同步的也可以是異步的。

同步通信是實時發生的，而異步通信不是實時發生的。

因此，對於所有這些不同的溝通方式，團隊可能很難知道什麼是最適合他們的形式。 這就是為什麼您需要圍繞溝通定義或重新定義公司規範。

去年，Smile 新增了 10 多個我們員工工作的新國家/地區，為每位新員工增加了新的時區和復雜性。 正因為如此，以及我們的一些團隊幾乎沒有重疊的工作時間這一事實，我們的溝通規範已經演變為異步優先的心態。

為了幫助傳達這一點，我們在 Notion 中提供了一個“與全球團隊合作”頁面，其中概述了我們喜歡如何協作、認可我們團隊的各種溝通方式和文化規範。 我們甚至有一個可視化的流程圖來幫助個人回答“這應該是一次會議嗎？”這個問題。 我們充分利用 Volley 和 Loom（異步視頻消息應用程序）等工具來減少我們團隊每週的會議數量。

我們試圖培養一種強大的信任和文檔文化，以使異步通信成為可能和有效。 異步通信的好處在於員工中斷更少，有更多時間專注於提高生產力的重要任務。 擁有像 Slack 或 Notion 這樣人們可以透明地工作的地方很棒。 這允許團隊讓一個人開始某件事，記錄他們離開的地方，然後讓團隊的另一名成員在他們登錄時接聽它，而無需召開同步會議來趕上。

我們試圖對我們所有的同步會議採取深思熟慮的方法，其目標是獲得高參與度、良好的精力、建設性的合作，以及最重要的有意義的對話和聯繫。

為什麼我們成為遠程優先公司

世界是不同的，像微笑這樣成功的公司會將成為一家偏遠的全球公司視為優先事項，而不是事後的想法。

Smile.io 博客Tim Peckover

聯繫

在辦公室裡，你可以去找他們辦公桌前的人，和他們一起出去吃午飯，或者喝杯咖啡與他們建立關係。 但是，在偏遠地區，很容易低下頭，缺席或與團隊中的文化和人員脫節。 因此，您需要找到新的方法讓團隊參與進來，相互交流。

這就是我們開始使用同步會議進行社交參與和團隊凝聚力活動的原因。 我們是 Slack 應用程序 Donut 的狂熱粉絲，該應用程序將人們隨機配對，進行虛擬的咖啡聊天。 我們還計劃每月通過 Confetti 和 Luna Park 等平台舉辦一場虛擬團隊活動。 我個人喜歡瑣事之夜或調酒課，但要記住虛擬活動可能並不適合所有人，因此您應該與人們交談以了解他們喜歡如何建立聯繫。 這樣，您將能夠提供其他方式來支持和連接您的團隊。

由於 Zoom 的疲勞，我們創造了與團隊建立異步聯繫的方法。 我們在 Slack、飲水機瑣事應用程序和虛擬尋寶遊戲上製作本週的問題和有趣的照片。 我們還發現，像在生日或紀念日簽署數字卡片這樣的識別手勢可以起到很長的作用。 我們還有一個微笑價值觀頻道，人們可以在其中向團隊或個人大喊大叫，讓我們一起讚美那個人。 我喜歡在線程上看到大量很酷的表情符號和 GIF。

通常，作為遠程團隊的人力資源主管，要了解您正在做的事情是否有效可能具有挑戰性。 在辦公環境中，我可以隨便在辦公室走走，看看團隊的工作情況並進行對話。 由於遠程，我嘗試在整個季度與我們的團隊成員安排傾聽會議以進行檢查，但我也更多地利用我們從員工敬業度調查中獲得的指標。

我們使用 OfficeVibe 通過 Slack 發送每周民意調查，詢問幸福、敬業度、文化和其他主題，包括薪酬和職業倦怠。 我每週都會對收到的每個反饋做出回應，並與領導團隊的成員分享相關反饋。

我也很高興與他們和他們的經理分享關於個人的積極反饋，以建立聯繫並給予他們認可。 這也有助於經理進行職業發展對話。

職業成長

與遠程團隊建立社區和信任的另一種方法是促進反饋驅動的文化。 通常在偏遠的環境中，人們會覺得他們的工作可能會被忽視，因此反饋和認可是表明您正在關注他們的工作的好方法。在我們今年年初進行的經理培訓中，我們的一位培訓師提醒我們：反饋是一種禮物。 反饋確保員工與他們的經理和團隊在同一頁面上，並且在正式績效評估時不會感到驚訝。

管理者最好首先創建一個建立在信任基礎上的安全環境，讓他們更願意接受反饋。

Smile 的核心價值觀之一是“做人”，對我們而言，這意味著我們重視並優先考慮我們都是人類。

在遠程環境中，與未曾謀面的人建立更深層次的聯繫可能是一項挑戰。 所以，我們都試圖通過檢查這個人的表現以及他們生活中的事情來開始任何會議。 對於我們的任何反饋，我們都會嘗試提供背景信息並參考他們對團隊或部門職業階梯的期望。

在遠程環境中，很難以數字方式閱讀房間，因此肢體語言在提供反饋時起著重要作用。 每當您提供批判性反饋或進行認真的對話時，請嘗試始終使用視頻。 記住要進行眼神交流，根據需要隨意使用手勢，並與你看到的任何情緒線索保持一致，這是很好的。 得益於技術，有許多視頻會議平台，例如 Zoom，我們可以使用它與我們的員工進行實時交流。

發送跟進記錄來回顧您的會議也是一個好主意，以便您和您遇到的人有對話記錄。 它還減少了任何可能被誤解的內容，並確保您在同一頁面上。 您應該努力確保與您的團隊成員進行的任何簽到都是高效且富有成效的。 他們還應該幫助您的團隊重新建立聯繫並保持這種“人際關係”。

你的進化或消散時刻

建立包容性的遠程文化對於人力資源團隊來說可能是一個有趣的新挑戰，但也需要大量的關注。 回到關於如何制定有效的溝通策略、如何推動真正的聯繫以及如何促進積極的職業發展的基礎知識，這有助於我在團隊中建立社區和信任（希望這也能幫助你）！

越來越清楚的是，當員工能夠靈活地決定何時何地工作時，他們是最快樂的，並且能做到最好。 工作的未來是多變的，公司需要改變他們支持員工的方式，否則他們就有失去員工的風險。 歸根結底，我的工作是讓微笑的員工保持微笑:)

Jen 負責 People at Smile 的所有工作。 在過去的 10 年裡，她對建立和擴展初創公司產生了熱情； 為員工提供蓬勃發展和成長所需的結構和支持。 她喜歡指導經理，培養反饋文化，並製定有助於建立歸屬感的計劃。 Jen 是兩個女孩的媽媽，喜歡戶外活動、吃炸玉米餅和喝散茶。