Menschen des Lächelns: Jen über den Aufbau einer Kultur zur Unterstützung eines global verteilten, vollständig entfernten Teams

In den letzten 2 Jahren haben immer mehr Unternehmen entdeckt, dass sie als Remote-Team erfolgreich sein können. Tatsächlich haben sich laut dem 2021 State of Remote Work Report von Owl Labs weltweit 16 % der Unternehmen entschieden, vollständig remote zu arbeiten. Dieselbe Studie zeigte, dass 80 % der Befragten nach COVID-19 davon ausgingen, mindestens 3 Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten.

Persönlich hatte ich zu Beginn von COVID meine Zweifel, ob es mir gelingen würde, in einer abgelegenen Umgebung weiterhin Gemeinschaft und ein Zugehörigkeitsgefühl aufzubauen. Wie viele andere HR-Leute hatte ich zu Beginn von COVID nur in einer persönlichen Büroumgebung gearbeitet, vielleicht hier und da einen Tag von zu Hause aus gearbeitet, aber ich hatte noch nie ein vollständig entferntes Team unterstützt.

Ich wusste, dass die Entwicklung unserer Unternehmenskultur zu einem Remote-Modell eine Herausforderung sein würde. Ich musste herausfinden, wie ich mich in dieser neuen Welt zurechtfinde, und die digitale Infrastruktur entwickeln, die erforderlich ist, um unser Remote-Team auf die gleiche Weise zu unterstützen, wie wir es getan haben, als das Team im Büro war.

Was sind die Bausteine ​​eines Remote-Teams?

Um dies zu tun, ging ich zurück zu den Grundlagen. Dazu gehörten Dinge wie die Entwicklung effektiver Kommunikationsstrategien, die Förderung einer echten Verbindung zu unserem Team und die Förderung eines positiven Karrierewachstums mit Schwerpunkt auf Produktivität und Zielstrebigkeit.

Kommunikation

Eine interessante Erkenntnis, die ich hatte, als ich zum ersten Mal zu Smile kam, war, dass E-Mails zu 99,99 % für den externen Gebrauch bestimmt sind. So ziemlich jede interne Kommunikation, sogar unternehmensweite Ankündigungen, findet auf Slack statt. Der Gedanke dahinter war, für mehr Transparenz zu sorgen und Verwechslungen zwischen den beiden Systemen zu vermeiden.

Kommunikation ist der Kern des Erfolgs eines jeden Unternehmens. Effektive Kommunikation führt zu stärkeren Entscheidungsfindungs- und Problemlösungsfähigkeiten. In diesem digitalen Zeitalter haben wir jedoch viele verschiedene Formen der Kommunikation – sowohl verbal als auch nonverbal, schriftlich und visuell, und diese können synchron und asynchron sein.

Synchrone Kommunikation findet in Echtzeit statt und asynchrone Kommunikation findet nicht in Echtzeit statt.

Bei all diesen unterschiedlichen Kommunikationsmöglichkeiten können Teams also Schwierigkeiten haben, das beste Format für sie zu finden. Aus diesem Grund müssen Sie Ihre Unternehmensnormen rund um die Kommunikation definieren oder neu definieren.

Im Laufe des letzten Jahres hat Smile über 10 neue Länder hinzugefügt, in denen unsere Mitarbeiter arbeiten, und mit jeder neuen Einstellung neue Zeitzonen und Komplexitäten hinzugefügt. Aus diesem Grund und aufgrund der Tatsache, dass einige unserer Teams kaum oder gar keine sich überschneidenden Arbeitszeiten haben, haben sich unsere Kommunikationsnormen zu einer asynchronen Denkweise entwickelt.

Um dies zu kommunizieren, haben wir in Notion eine Seite „Arbeiten mit einem globalen Team“, die beschreibt, wie wir gerne zusammenarbeiten, die verschiedenen Kommunikationsstile und kulturellen Normen unseres Teams anerkennt. Wir haben sogar ein visuelles Flussdiagramm, um Einzelpersonen bei der Beantwortung der Frage zu helfen: „Sollte dies ein Meeting sein?“. Wir nutzen Tools wie Volley und Loom (asynchrone Video-Messaging-Apps) ziemlich stark, um die Anzahl der wöchentlichen Meetings unseres Teams zu reduzieren.

Wir versuchen, eine starke Kultur des Vertrauens und der Dokumentation zu fördern, um asynchrone Kommunikation möglich und effektiv zu machen. Das Tolle an der asynchronen Kommunikation ist, dass die Mitarbeiter weniger Unterbrechungen haben und mehr Zeit haben, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, was die Produktivität erhöht. Es ist großartig, einen Ort wie Slack oder Notion zu haben, an dem Menschen transparent arbeiten können. Auf diese Weise kann ein Team eine Person etwas beginnen lassen, dokumentieren, wo sie aufgehört hat, und dann ein anderes Teammitglied bei der Anmeldung weitermachen lassen, ohne dass ein synchrones Meeting zum Aufholen erforderlich ist.

Wir versuchen, bei allen unseren synchronen Meetings einen durchdachten Ansatz zu verfolgen, dessen Ziel eine hohe Beteiligung, gute Energie, konstruktive Zusammenarbeit und vor allem sinnvolle Gespräche und Verbindungen sind.

Warum wir ein Remote-First-Unternehmen wurden

Die Welt ist anders, und die erfolgreichen Unternehmen wie Smile werden es als Priorität ansehen, ein entferntes, globales Unternehmen zu sein, und nicht als nachträglichen Einfall.

Der Smile.io-Blog Tim Peckover

Verbindung

In einem Büro können Sie zu jemandem an seinem Schreibtisch gehen, mit ihm zu Mittag essen oder einen Kaffee trinken, um eine Beziehung zu ihm aufzubauen. Da Sie jedoch weit entfernt sind, kann es leicht sein, den Kopf zu senken und abwesend oder von der Kultur und den Menschen in Ihrem Team getrennt zu werden. Sie müssen also neue Wege finden, um das Team dazu zu bringen, miteinander zu interagieren.

Aus diesem Grund haben wir begonnen, synchrone Meetings für soziales Engagement und Aktivitäten zur Teambindung zu nutzen. Wir sind begeisterte Fans der Slack-App Donut, die zufällig Leute zu virtuellen Kaffee-Chats zusammenbringt. Wir planen außerdem jeden Monat ein virtuelles Team-Event über Plattformen wie Confetti und Luna Park. Ich persönlich liebe einen Trivia-Abend oder einen Mixology-Kurs, aber es ist auch gut, sich daran zu erinnern, dass virtuelle Events möglicherweise nicht jedermanns Sache sind, also sollten Sie mit den Leuten sprechen, um zu verstehen, wie sie gerne Verbindungen aufbauen. Auf diese Weise können Sie Ihr Team auf andere Weise unterstützen und verbinden.

Aufgrund der Zoom-Müdigkeit haben wir Möglichkeiten geschaffen, asynchrone Verbindungen mit dem Team aufzubauen. Wir machen Fragen und lustige Fotos der Woche auf Slack, Wasserspender-Quiz-Apps und virtuelle Schnitzeljagden. Wir haben auch festgestellt, dass Gesten der Anerkennung wie das Signieren digitaler Karten für Geburtstage oder Jubiläen viel bewirken können. Wir haben auch einen Smile-Wertekanal, in dem Leute einem Team oder einer Einzelperson Grüße aussprechen können, was uns alle zusammenbringt, um diese Person zu loben. Ich liebe es, die vielen coolen Emojis und Gifs in den Threads zu sehen.

Als Personalleiter für ein Remote-Team kann es oft schwierig sein zu verstehen, ob die Dinge, die Sie tun, funktionieren. In einer Büroumgebung könnte ich beiläufig im Büro herumlaufen, um zu sehen, wie es den Teams geht, und Gespräche führen. Da ich aus der Ferne arbeite, versuche ich, während des gesamten Quartals Hörsitzungen mit Mitgliedern unseres Teams zu planen, um sich zu informieren, aber ich nutze auch die Metriken, die wir aus unseren Umfragen zum Mitarbeiterengagement erhalten, etwas mehr.

Wir verwenden OfficeVibe, um eine wöchentliche Umfrage über Slack zu versenden, die nach Dingen wie Glück, Engagement, Kultur und anderen Themen fragt, einschließlich Vergütung und Burnout. Ich gehe jede Woche durch und reagiere auf jedes eingehende Feedback und teile relevantes Feedback mit Mitgliedern des Führungsteams.

Ich freue mich auch sehr, positives Feedback über eine Person mit ihr und ihrem Vorgesetzten zu teilen, um eine Verbindung aufzubauen und ihnen Anerkennung zu verschaffen. Dies hilft dem Manager auch bei Gesprächen über seine Karriereentwicklung.

Karriere Wachstum

Eine weitere Möglichkeit, Gemeinschaft und Vertrauen zu Ihrem Remote-Team aufzubauen, besteht darin, eine Feedback-orientierte Kultur zu fördern. Oft haben Menschen in einer abgelegenen Umgebung das Gefühl, dass ihre Arbeit unbemerkt bleibt, daher sind Feedback und Anerkennung großartige Möglichkeiten, um zu signalisieren, dass Sie ihrer Arbeit Aufmerksamkeit schenken. In einer Managerschulung, die wir Anfang dieses Jahres hatten, erinnerte uns einer unserer Trainer daran Feedback ist ein Geschenk. Feedback stellt sicher, dass die Mitarbeiter mit ihrem Vorgesetzten und ihren Teams auf derselben Seite stehen und nicht überrascht sind, wenn es Zeit für formelle Leistungsbeurteilungen ist.

Es ist gut für Manager, zunächst ein sicheres Umfeld zu schaffen, das auf Vertrauen basiert und sie offener für Feedback macht.

Einer der Grundwerte von Smile ist „Be Human“, was für uns bedeutet, dass wir zuerst wertschätzen und priorisieren, dass wir alle Menschen sind.

In einer abgelegenen Umgebung kann es eine Herausforderung sein, eine tiefere Verbindung zu jemandem aufzubauen, den Sie noch nicht getroffen haben. Also versuchen wir alle, jedes Meeting damit zu beginnen, dass wir nachsehen, wie es der Person geht und wie die Dinge in ihrem Leben laufen. Mit jedem unserer Rückmeldungen versuchen wir, Kontext zu geben und auf die Erwartungen in der Karriereleiter ihres Teams oder ihrer Abteilung zurückzugreifen.

In einer abgelegenen Umgebung kann es schwierig sein, den Raum digital zu lesen, daher spielt die Körpersprache eine große Rolle beim Geben von Feedback. Wenn Sie kritisches Feedback geben oder ein ernsthaftes Gespräch führen, versuchen Sie immer, Video zu verwenden. Es ist gut, daran zu denken, Augenkontakt herzustellen, bei Bedarf Gesten zu verwenden und mit allen emotionalen Hinweisen, die Sie sehen, im Einklang zu bleiben. Dank der Technologie gibt es zahlreiche Videokonferenzplattformen wie Zoom, über die wir in Echtzeit mit unseren Mitarbeitern kommunizieren können.

Es ist auch eine gute Idee, eine Folgenotiz zu senden, in der Sie Ihr Meeting zusammenfassen, damit Sie und die Person, die Sie getroffen haben, eine Aufzeichnung des Gesprächs haben. Es reduziert auch alles, was möglicherweise falsch interpretiert wurde, und stellt sicher, dass Sie auf derselben Seite sind. Sie sollten sich bemühen sicherzustellen, dass alle Check-ins mit Ihren Teammitgliedern effizient und produktiv sind. Sie sollten Ihrem Team auch helfen, sich wieder zu verbinden und diese „menschliche Verbindung“ aufrechtzuerhalten.

Ihr Entfaltungs- oder Auflösungsmoment

Der Aufbau einer integrativen Remote-Kultur kann eine unterhaltsame neue Herausforderung für HR-Teams sein, erfordert aber auch eine Menge Konzentration. Die Rückkehr zu den Grundlagen der Entwicklung effektiver Kommunikationsstrategien, der Förderung echter Verbindungen und der Förderung eines positiven Karrierewachstums hat mir geholfen, Gemeinschaft und Vertrauen in unserem Team aufzubauen (und hoffentlich kann dies auch Ihnen helfen)!

Es wird immer deutlicher, dass Mitarbeiter am glücklichsten sind und ihre beste Arbeit leisten, wenn sie flexibel bestimmen können, wo und wann sie arbeiten. Die Zukunft der Arbeit ist fließend und Unternehmen müssen die Art und Weise, wie sie Mitarbeiter unterstützen, weiterentwickeln, sonst laufen sie Gefahr, sie zu verlieren. Am Ende des Tages ist es meine Aufgabe, die Mitarbeiter von Smile zum Lächeln zu bringen :)

Jen leitet bei Smile alles, was mit People zu tun hat. In den letzten 10 Jahren hat sie eine Leidenschaft für den Aufbau und die Skalierung von Startups entwickelt; Mitarbeitern die Struktur und Unterstützung zu geben, die sie brauchen, um zu gedeihen und zu wachsen. Sie liebt es, Manager zu coachen, eine Feedback-Kultur zu fördern und Programme zu entwickeln, die dazu beitragen, ein Zugehörigkeitsgefühl aufzubauen. Jen ist Mutter von zwei Mädchen, liebt es, draußen zu sein, Tacos zu essen und ihr Gewicht in losen Tees zu trinken.