Humans of Smile: Джен о создании культуры для поддержки глобально распределенной полностью удаленной команды

За последние 2 года все больше компаний обнаружили, что они могут добиться успеха в качестве удаленной команды. Фактически, согласно отчету Owl Labs о состоянии удаленной работы за 2021 год, 16% компаний во всем мире решили полностью перейти на удаленную работу. То же исследование показало, что после COVID-19 80% опрошенных людей рассчитывали работать из дома не менее 3 дней в неделю.

Лично у меня, когда начался COVID, были сомнения, что мне удастся продолжать создавать сообщество и чувство принадлежности к удаленной среде. Как и многие другие HR-специалисты в начале COVID, я работал только в офисе, возможно, работая из дома в день здесь и там, но я никогда не поддерживал полностью удаленную команду.

Я знал, что перевод культуры нашей компании на удаленную модель будет непростой задачей. Мне нужно было понять, как ориентироваться в этом новом мире и развивать цифровую инфраструктуру, необходимую для поддержки нашей удаленной команды так же, как мы это делали, когда команда работала в офисе.

Каковы строительные блоки удаленной команды?

Поэтому, чтобы сделать это, я вернулся к основам. Это включало в себя такие вещи, как разработка эффективных коммуникационных стратегий, создание подлинной связи с нашей командой и стимулирование позитивного карьерного роста с упором на продуктивность и целеустремленность.

Коммуникация

Когда я впервые присоединился к Smile, я узнал одно интересное: электронная почта на 99,99% предназначена для внешнего использования. Практически каждое внутреннее общение, даже объявления всей компании, происходит в Slack. Идея, стоящая за этим, заключалась в том, чтобы обеспечить большую прозрачность и избежать путаницы между двумя системами.

Коммуникация – это ключ к успеху любой компании. Эффективное общение приводит к более сильным навыкам принятия решений и решения проблем. Однако в наш цифровой век у нас есть много разных форм общения — как вербальных, так и невербальных, письменных и визуальных, и они могут быть синхронными и асинхронными.

Синхронная связь — это то, что происходит в реальном времени, а асинхронная связь не происходит в реальном времени.

Таким образом, со всеми этими различными способами общения командам может быть трудно понять, какой формат для них лучше. Вот почему вам нужно определить или пересмотреть нормы вашей компании в отношении общения.

За последний год Smile добавила более 10 новых стран, в которых работают наши сотрудники, добавляя новые часовые пояса и сложности с каждым новым наймом. Из-за этого, а также из-за того, что рабочие часы некоторых из наших команд практически не пересекались, наши нормы общения эволюционировали в сторону асинхронного мышления.

Чтобы помочь сообщить об этом, у нас есть страница «Работа с глобальной командой» в Notion, на которой описывается, как нам нравится сотрудничать, признаются различные стили общения и культурные нормы нашей команды. У нас даже есть наглядная блок-схема, чтобы помочь людям ответить на вопрос «должна ли это быть встреча?». Мы используем такие инструменты, как Volley и Loom (асинхронные приложения для обмена видеосообщениями), чтобы сократить количество совещаний, которые наша команда проводит еженедельно.

Мы стараемся развивать сильную культуру доверия и документации, чтобы сделать асинхронное общение возможным и эффективным. Самое замечательное в асинхронном общении то, что сотрудники меньше отвлекаются и имеют больше времени, чтобы сосредоточиться на важных задачах, что повышает производительность. Иметь такое место, как Slack или Notion, где люди могут работать прозрачно, — это здорово. Это позволяет команде, чтобы один человек начал что-то, документировал, где он остановился, а затем другой член своей команды продолжил это, когда они вошли в систему, без необходимости проводить синхронное собрание, чтобы наверстать упущенное.

Мы стараемся вдумчиво подходить ко всем нашим синхронным встречам, целью которых является активное участие, хорошая энергия, конструктивное сотрудничество и, прежде всего, содержательный разговор и связь.

Почему мы стали удаленной компанией

Мир другой, и успешные компании, такие как Smile, будут рассматривать удаленную, глобальную компанию как приоритет, а не как второстепенную мысль.

Блог Smile.io Тим Пековер

Связь

В офисе вы можете подойти к кому-нибудь за его столом, сходить с ним на обед или выпить кофе, чтобы наладить с ним отношения. Но, будучи удаленным, можно легко опустить голову и стать отсутствующим или оторванным от культуры и людей в вашей команде. Поэтому вам нужно найти новые способы вовлечь команду в взаимодействие друг с другом.

Вот почему мы начали использовать синхронные собрания для социального взаимодействия и сплочения команды. Мы заядлые поклонники приложения Slack Donut, которое случайным образом объединяет людей для виртуального чата за чашкой кофе. Мы также планируем одно виртуальное командное мероприятие каждый месяц на таких платформах, как Confetti и Luna Park. Я лично люблю вечер викторин или класс миксологии, но также полезно помнить, что виртуальные мероприятия могут быть не для всех, поэтому вам следует поговорить с людьми, чтобы понять, как им нравится строить связи. Таким образом, вы сможете предоставить другие способы поддержки и связи вашей команды.

Из-за усталости от Zoom мы создали асинхронные способы налаживания связи с командой. Мы задаем вопросы и забавные фотографии недели в Slack, викторины в приложениях для кулера с водой и виртуальные поиски мусора. Мы также обнаружили, что жесты признания, такие как подписание цифровых открыток на дни рождения или юбилеи, могут иметь большое значение. У нас также есть канал ценностей Smile, где люди могут выразить благодарность команде или отдельному человеку, что объединяет нас всех в восхвалении этого человека. Мне нравится видеть количество крутых смайликов и гифок в темах.

Часто руководителю отдела кадров в удаленной команде бывает сложно понять, работают ли то, что вы делаете. В офисной среде я мог небрежно прогуляться по офису, чтобы посмотреть, как работают команды, и пообщаться. Будучи удаленным, я стараюсь планировать сеансы прослушивания в течение квартала с членами нашей команды, чтобы проверить, но я также немного больше использую показатели, которые мы получаем из наших опросов вовлеченности сотрудников.

Мы используем OfficeVibe для отправки еженедельного опроса через Slack, в котором задаются вопросы о таких вещах, как счастье, вовлеченность, культура и другие темы, включая компенсацию и выгорание. Я просматриваю каждую неделю и отвечаю на все поступающие отзывы, а также делюсь соответствующими отзывами с членами руководящего состава.

Я также с большим удовольствием делюсь положительными отзывами о человеке с ним и его менеджером, чтобы установить связь и дать им признание. Это также помогает менеджеру, когда дело доходит до разговоров о карьерном росте.

Карьерный рост

Еще один способ создать сообщество и доверительные отношения с вашей удаленной командой — продвигать культуру, основанную на обратной связи. Часто в удаленной среде люди могут чувствовать, что их работа может остаться незамеченной, поэтому обратная связь и признание — отличные способы показать, что вы уделяете внимание их работе. На тренинге для менеджеров, который мы проводили в начале этого года, один из наших инструкторов напомнил нам, что обратная связь в подарок. Обратная связь гарантирует, что сотрудники находятся на одной волне со своим руководителем и командами и не удивляются, когда приходит время для официальных обзоров производительности.

Руководителям полезно сначала создать безопасную среду, основанную на доверии, что сделает их более открытыми для обратной связи.

Одной из основных ценностей Smile является «Быть ​​человеком», что для нас означает, что мы ценим и отдаем приоритет тому, что мы все в первую очередь люди.

В удаленной среде может быть сложно установить более глубокую связь с кем-то, кого вы не встречали. Итак, мы все пытаемся начинать любые встречи с проверки того, как дела у человека и как идут дела в его жизни. С любым из наших отзывов мы пытаемся дать контекст и вернуться к ожиданиям в их команде или карьерной лестнице отдела.

В удаленной среде может быть трудно читать комнату в цифровом виде, поэтому язык тела играет огромную роль при предоставлении обратной связи. Всякий раз, когда вы даете критический отзыв или ведете серьезный разговор, старайтесь всегда использовать видео. Не забывайте поддерживать зрительный контакт, не стесняйтесь использовать жесты по мере необходимости и следите за любыми эмоциональными сигналами, которые вы видите. Благодаря технологиям существует множество платформ для видеоконференций, таких как Zoom, которые мы можем использовать для общения с нашими сотрудниками в режиме реального времени.

Также рекомендуется отправить последующую записку с подведением итогов встречи, чтобы у вас и человека, с которым вы познакомились, была запись разговора. Это также сокращает все, что могло быть неправильно истолковано, и гарантирует, что вы находитесь на той же странице. Вы должны стремиться к тому, чтобы любые встречи с членами вашей команды были эффективными и продуктивными. Они также должны помочь вашей команде воссоединиться и поддерживать эту «человеческую связь».

Ваш момент эволюции или растворения

Создание инклюзивной удаленной культуры может стать интересной новой задачей для HR-команд, но также требует большого внимания. Возвращаясь к основам разработки эффективных коммуникативных стратегий, налаживанию подлинной связи и стимулированию позитивного карьерного роста, я помог мне создать сообщество и доверие в нашей команде (и, надеюсь, это поможет и вам)!

Становится все более очевидным, что работники счастливее всего и работают лучше всего, когда у них есть возможность определять, где и когда они будут работать. Будущее работы переменчиво, и компаниям необходимо развивать способы поддержки сотрудников, иначе они рискуют их потерять. В конце концов, моя работа заключается в том, чтобы сотрудники Smile улыбались :)

Джен возглавляет все, что связано с People at Smile. За последние 10 лет она увлеклась созданием и масштабированием стартапов; предоставление сотрудникам структуры и поддержки, в которых они нуждаются для процветания и роста. Ей нравится тренировать менеджеров, развивать культуру обратной связи и разрабатывать программы, которые помогут создать чувство сопричастности. Джен — мама двух девочек, любит бывать на свежем воздухе, есть тако и запивать чаем.