Ludzie uśmiechu: Jen o budowaniu kultury w celu wspierania globalnie rozproszonego w pełni zdalnego zespołu

W ciągu ostatnich 2 lat coraz więcej firm odkryło, że może odnieść sukces jako zdalny zespół. W rzeczywistości, zgodnie z raportem o stanie pracy zdalnej z 2021 r. opracowanym przez Owl Labs, na całym świecie 16% firm zdecydowało się na całkowicie zdalną pracę. To samo badanie wykazało, że po COVID-19 80% ankietowanych spodziewało się, że będzie pracować w domu przez co najmniej 3 dni w tygodniu.

Osobiście, kiedy zaczął się COVID, miałem wątpliwości, czy uda mi się dalej budować społeczność i poczucie przynależności w odległym środowisku. Podobnie jak wielu innych ludzi z działu HR na początku COVID, pracowałem tylko w osobistym środowisku biurowym, może pracując z domu przez cały dzień tu i tam, ale nigdy nie wspierałem w pełni zdalnego zespołu.

Wiedziałem, że ewolucja kultury naszej firmy do modelu zdalnego będzie wyzwaniem. Musiałem dowiedzieć się, jak poruszać się w tym nowym świecie i rozwijać infrastrukturę cyfrową niezbędną do obsługi naszego zdalnego zespołu w taki sam sposób, jak wtedy, gdy zespół był w biurze.

Jakie są elementy składowe zespołu zdalnego?

Aby to zrobić, wróciłem do podstaw. Wiązało się to z takimi rzeczami, jak opracowywanie skutecznych strategii komunikacyjnych, tworzenie autentycznych więzi z naszym zespołem oraz wspieranie pozytywnego rozwoju kariery z naciskiem na produktywność i cel.

Komunikacja

Jedną z interesujących informacji, które odebrałem, kiedy po raz pierwszy dołączyłem do Smile, było to, że e-mail jest w 99,99% przeznaczony do użytku zewnętrznego. Prawie każda komunikacja wewnętrzna, nawet ogłoszenia w całej firmie, odbywa się na Slacku. Ideą tego było zapewnienie większej przejrzystości i uniknięcie pomyłek między tymi dwoma systemami.

Komunikacja to sedno sukcesu każdej firmy. Skuteczna komunikacja prowadzi do silniejszych umiejętności podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Jednak w erze cyfrowej mamy wiele różnych form komunikacji – zarówno werbalnej, jak i niewerbalnej, pisemnej i wizualnej, które mogą być synchroniczne i asynchroniczne.

Komunikacja synchroniczna to coś, co dzieje się w czasie rzeczywistym, a komunikacja asynchroniczna nie dzieje się w czasie rzeczywistym.

Tak więc przy tych wszystkich różnych sposobach komunikacji zespoły mogą mieć trudności ze znalezieniem najlepszego dla nich formatu. Dlatego musisz zdefiniować lub przedefiniować normy dotyczące komunikacji w Twojej firmie.

W ciągu ostatniego roku firma Smile dodała ponad 10 nowych krajów, w których pracują nasi pracownicy, dodając nowe strefy czasowe i komplikacje przy każdym nowym zatrudnieniu. Z tego powodu oraz z faktu, że niektóre z naszych zespołów miałyby niewielkie lub żadne nakładające się godziny pracy, nasze normy komunikacji ewoluowały w kierunku myślenia asynchronicznego.

Aby pomóc w komunikowaniu tego, mamy stronę „Praca z globalnym zespołem” w Notion, która przedstawia, w jaki sposób lubimy współpracować, rozpoznaje różne style komunikacji i normy kulturowe naszego zespołu. Mamy nawet wizualny schemat blokowy, który pomaga poszczególnym osobom odpowiedzieć na pytanie „czy to powinno być spotkanie?”. Wykorzystujemy narzędzia takie jak Volley i Loom (asynchroniczne aplikacje do przesyłania wiadomości wideo), aby ograniczyć liczbę spotkań, które nasz zespół odbywa co tydzień.

Staramy się pielęgnować silną kulturę zaufania i dokumentacji, aby komunikacja asynchroniczna była możliwa i skuteczna. Wspaniałą rzeczą w komunikacji asynchronicznej jest to, że pracownicy mają mniej przerw i mają więcej czasu na skupienie się na ważnych zadaniach, co zwiększa produktywność. Posiadanie miejsca takiego jak Slack lub Notion, w którym ludzie mogą pracować w przejrzysty sposób, jest świetne. Dzięki temu zespół może zacząć coś od jednej osoby, udokumentować miejsce, w którym została przerwana, a następnie inny członek zespołu odbierze to po wpisaniu się bez konieczności odbywania synchronicznego spotkania, aby nadrobić zaległości.

Staramy się mieć przemyślane podejście do wszystkich naszych synchronicznych spotkań, których celem jest wysoki udział, dobra energia, konstruktywna współpraca, a przede wszystkim konstruktywna rozmowa i połączenie.

Dlaczego zostaliśmy firmą działającą na zasadzie zdalnej

Świat jest inny, a firmy, które odniosą sukces, takie jak Smile, będą traktować bycie zdalną, globalną firmą jako priorytet, a nie późniejszą refleksję.

Blog Smile.io Tim Peckover

Połączenie

W biurze możesz podejść do kogoś przy biurku, wyjść z nim na lunch lub napić się kawy, aby zbudować z nim relację. Ale będąc zdalnym, możesz łatwo schylić głowę i stać się nieobecnym lub odłączonym od kultury i ludzi w zespole. Musisz więc znaleźć nowe sposoby na zaangażowanie zespołu w interakcję ze sobą.

Dlatego zaczęliśmy wykorzystywać spotkania synchroniczne do zaangażowania społecznego i budowania więzi w zespole. Jesteśmy zagorzałymi fanami aplikacji Slack Donut, która losowo łączy ludzi w pary, aby wirtualnie rozmawiać przy kawie. Planujemy również co miesiąc jedno wydarzenie wirtualnego zespołu za pośrednictwem platform takich jak Confetti i Luna Park. Osobiście uwielbiam wieczory ciekawostek lub lekcje miksologii, ale dobrze jest też pamiętać, że wirtualne wydarzenia mogą nie być dla wszystkich, więc powinieneś porozmawiać z ludźmi, aby zrozumieć, jak lubią nawiązywać kontakty. W ten sposób będziesz mógł zapewnić inne sposoby wspierania i łączenia swojego zespołu.

Ze względu na zmęczenie Zoomem, stworzyliśmy sposoby na budowanie asynchronicznych połączeń z zespołem. Robimy pytania i zabawne zdjęcia tygodnia na Slacku, aplikacjach z ciekawostkami na chłodnicę wody i wirtualnych polowaniach na padlinożerców. Odkryliśmy również, że gesty rozpoznawcze, takie jak podpisywanie cyfrowych kart urodzinowych lub rocznicowych, mogą być bardzo przydatne. Mamy również kanał wartości uśmiechu, w którym ludzie mogą krzyczeć do zespołu lub osoby, która łączy nas wszystkich w chwaleniu tej osoby. Uwielbiam widzieć ilość fajnych emotikonów i gifów w wątkach.

Często jako lider HR w zespole zdalnym trudno jest zrozumieć, czy rzeczy, które robisz, działają. W środowisku biurowym mogłem swobodnie chodzić po biurze, aby zobaczyć, jak radzą sobie zespoły i prowadzić rozmowy. Będąc zdalnym, staram się planować sesje odsłuchowe na cały kwartał z członkami naszego zespołu, aby się sprawdzić, ale także nieco bardziej wykorzystuję dane, które otrzymujemy z naszych ankiet zaangażowania pracowników.

Używamy OfficeVibe do wysyłania cotygodniowej ankiety przez Slack, która pyta o takie rzeczy jak szczęście, zaangażowanie, kultura i inne tematy, w tym odszkodowania i wypalenie. Przechodzę co tydzień i odpowiadam na każdą nadchodzącą odpowiedź zwrotną, a także dzielę się odpowiednią informacją zwrotną z członkami zespołu kierowniczego.

Z wielką przyjemnością dzielę się z nimi i ich menedżerem pozytywnymi opiniami na temat danej osoby, aby nawiązać kontakt i dać im uznanie. Pomaga to również menedżerowi w rozmowach dotyczących rozwoju kariery.

Wzrost kariera

Innym sposobem budowania społeczności i zaufania ze swoim zdalnym zespołem jest promowanie kultury opartej na informacjach zwrotnych. Często w środowisku zdalnym ludzie mogą czuć, że ich praca może pozostać niezauważona, więc informacje zwrotne i uznanie to świetne sposoby na zasygnalizowanie, że zwracasz uwagę na ich pracę. Podczas szkolenia dla menedżerów, które odbyliśmy na początku tego roku, jeden z naszych trenerów przypomniał nam, że informacja zwrotna to prezent. Informacje zwrotne zapewniają, że pracownicy są na tej samej stronie ze swoim menedżerem i zespołami i nie są zaskoczeni, gdy nadchodzi czas na formalne przeglądy wyników.

Menedżerowie powinni najpierw stworzyć bezpieczne środowisko oparte na zaufaniu, dzięki czemu będą bardziej otwarci na informacje zwrotne.

Jedną z podstawowych wartości Smile jest „Bądź człowiekiem”, co dla nas oznacza, że ​​cenimy i traktujemy priorytetowo to, że wszyscy jesteśmy ludźmi.

W środowisku zdalnym nawiązanie głębszego związku z kimś, kogo nie spotkałeś, może być wyzwaniem. Tak więc wszyscy staramy się rozpoczynać wszelkie spotkania od sprawdzenia, jak dana osoba sobie radzi i jak się sprawy mają w jej życiu. Przy każdej z naszych opinii staramy się nadać kontekst i odnieść się do oczekiwań na szczeblu kariery ich zespołu lub działu.

W odległym środowisku cyfrowe odczytywanie pokoju może być trudne, więc język ciała odgrywa ogromną rolę w przekazywaniu informacji zwrotnych. Zawsze, gdy udzielasz krytycznej opinii lub prowadzisz poważną rozmowę, staraj się zawsze używać wideo. Dobrze jest pamiętać, aby nawiązać kontakt wzrokowy, swobodnie używać gestów w razie potrzeby i być na bieżąco z wszelkimi bodźcami emocjonalnymi, które widzisz. Dzięki technologii istnieje wiele platform wideokonferencyjnych, takich jak Zoom, za pomocą których możemy komunikować się z naszymi pracownikami w czasie rzeczywistym.

Dobrym pomysłem jest również wysłanie notatki uzupełniającej podsumowującej spotkanie, aby Ty i osoba, którą spotkałeś, mieliście zapis rozmowy. Ogranicza również wszystko, co mogło zostać błędnie zinterpretowane i zapewnia, że ​​jesteś na tej samej stronie. Powinieneś dążyć do tego, aby wszelkie odprawy z członkami Twojego zespołu były wydajne i produktywne. Powinny również pomóc Twojemu zespołowi w ponownym nawiązaniu kontaktu i utrzymaniu tego „ludzkiego połączenia”.

Twój moment ewolucji lub rozpuszczenia

Budowanie integracyjnej kultury zdalnej może być nowym, zabawnym wyzwaniem dla zespołów HR, ale wymaga również dużej koncentracji. Wracając do podstaw dotyczących opracowywania skutecznych strategii komunikacyjnych, budowania autentycznej więzi i wspierania pozytywnego rozwoju kariery, pomogło mi zbudować społeczność i zaufanie w naszym zespole (i mam nadzieję, że może to również pomóc Tobie)!

Coraz wyraźniej widać, że pracownicy są najszczęśliwsi i wykonują swoją pracę najlepiej, gdy mają swobodę decydowania, gdzie i kiedy będą pracować. Przyszłość pracy jest płynna, a firmy muszą ewoluować w zakresie sposobów wspierania pracowników, w przeciwnym razie ryzykują ich utratę. Pod koniec dnia moim zadaniem jest dbanie o uśmiech pracowników Smile :)

Jen kieruje wszystkimi rzeczami People at Smile. Przez ostatnie 10 lat rozwinęła pasję do budowania i skalowania startupów; zapewnienie pracownikom struktury i wsparcia, których potrzebują, aby rozkwitać i rozwijać się. Uwielbia coaching menedżerów, pielęgnowanie kultury informacji zwrotnej i tworzenie programów, które pomogą budować poczucie przynależności. Jen jest mamą dwóch dziewczynek, uwielbia przebywać na świeżym powietrzu, jeść taco i pić swoją wagę w sypkich herbatach.