Humans of Smile: Jen pe construirea culturii pentru a sprijini o echipă la distanță distribuită la nivel global

În ultimii 2 ani, mai multe companii au descoperit că pot avea succes ca echipă la distanță. De fapt, conform Raportului 2021 privind starea lucrului la distanță al Owl Labs, la nivel global, 16% dintre companii au decis să treacă la distanță completă. Același studiu a arătat că, după COVID-19, 80% dintre persoanele chestionate se așteptau să lucreze de acasă cel puțin 3 zile pe săptămână.

Personal, când a început COVID, am avut îndoieli că voi avea succes în a continua să construiesc comunitatea și un sentiment de apartenență într-un mediu îndepărtat. La fel ca mulți alți oameni de HR la începutul COVID, lucrasem doar într-un mediu de birou în persoană, poate lucrând de acasă o zi pe ici pe colo, dar nu am susținut niciodată o echipă complet de la distanță.

Știam că evoluția culturii companiei noastre către un model de la distanță va fi o provocare. Trebuia să-mi dau seama cum să navighez în această lume nouă și să dezvolt infrastructura digitală necesară pentru a sprijini echipa noastră de la distanță în aceleași moduri ca atunci când echipa era la birou.

Care sunt elementele de bază ale unei echipe la distanță?

Așa că, pentru a face asta, m-am întors la elementele de bază. Aceasta a implicat lucruri precum cum să dezvoltăm strategii de comunicare eficiente, cum să promovăm o conexiune autentică cu echipa noastră și cum să promovăm o creștere pozitivă a carierei, cu accent pe productivitate și scop.

Comunicare

O învățare interesantă pe care am avut-o când m-am alăturat pentru prima dată la Smile a fost că e-mailul este 99,99% pentru uz extern. Aproape orice comunicare internă, chiar și anunțuri la nivel de companie, au loc pe Slack. Gândul din spatele acestui lucru a fost de a oferi o mai mare transparență și de a evita orice confuzie între cele două sisteme.

Comunicarea este cheia succesului oricărei companii. Comunicarea eficientă duce la abilități mai puternice de luare a deciziilor și de rezolvare a problemelor. Cu toate acestea, în această era digitală avem multe forme diferite de comunicare – atât verbală, cât și non-verbală, scrisă și vizuală, iar acestea pot fi sincrone și asincrone.

Comunicarea sincronă este ceva care se întâmplă în timp real, iar comunicarea asincronă nu are loc în timp real.

Așadar, cu toate aceste moduri diferite de a comunica, echipele s-ar putea lupta să știe care este cel mai bun format pentru ele. De aceea trebuie să definiți sau să redefiniți normele companiei dvs. în ceea ce privește comunicarea.

În ultimul an, Smile a adăugat peste 10 țări noi în care lucrează angajații noștri, adăugând noi fusuri orare și complexități cu fiecare nouă angajare. Din această cauză și a faptului că unele dintre echipele noastre ar avea orele de lucru puțin sau deloc suprapuse, normele noastre de comunicare au evoluat la o mentalitate asincronă.

Pentru a ajuta la comunicarea acestui lucru, avem o pagină „Lucrul cu o echipă globală” în Notion, care prezintă modul în care ne place să colaborăm, recunoaște diferitele stiluri de comunicare și norme culturale ale echipei noastre. Avem chiar și o diagramă vizuală pentru a ajuta persoanele să răspundă la întrebarea „ar trebui să fie aceasta o întâlnire?”. Folosim instrumente precum Volley și Loom (aplicații de mesagerie video asincrone) destul de mult pentru a reduce numărul de întâlniri pe care echipa noastră le are săptămânal.

Încercăm să promovăm o cultură puternică a încrederii și a documentării pentru a face comunicarea asincronă posibilă și eficientă. Lucrul grozav despre comunicarea asincronă este că angajații au mai puține întreruperi și au mai mult timp să se concentreze pe sarcini importante, ceea ce crește productivitatea. Este grozav să ai un loc precum Slack sau Notion, unde oamenii pot lucra în mod transparent. Acest lucru permite unei echipe să solicite unei persoane să înceapă ceva, să documenteze de unde a rămas și apoi să solicite unui alt membru al echipei să o ridice atunci când se conectează, fără a fi nevoie să aibă o întâlnire sincronă pentru a ajunge din urmă.

Încercăm să avem o abordare atentă a tuturor întâlnirilor noastre sincrone, al căror scop este să avem o participare ridicată, energie bună, colaborare constructivă și, mai presus de toate, conversație și conexiune semnificativă.

De ce am devenit o companie de la distanță

Lumea este diferită, iar companiile care reușesc, precum Smile, vor vedea a fi o companie globală la distanță ca o prioritate, nu o idee ulterioară.

Blogul Smile.io Tim Peckover

Conexiune

Într-un birou, poți să mergi la cineva de la birou, să ieși cu ei la prânz sau să iei o cafea pentru a construi o relație cu el. Dar fiind la distanță, poate fi ușor să lași capul în jos și să devii absent sau deconectat de cultura și oamenii din echipa ta. Așa că trebuie să găsiți noi modalități de a implica echipa să interacționeze unul cu celălalt.

Acesta este motivul pentru care am început să folosim întâlniri sincrone pentru activități de angajament social și de legături de echipă. Suntem fani înfocați ai aplicației Slack Donut, care împerechează aleatoriu oamenii împreună pentru a avea virtual conversații de cafea. De asemenea, planificăm un eveniment virtual de echipă în fiecare lună prin platforme precum Confetti și Luna Park. Îmi place personal o seară de trivia sau un curs de mixologie, dar este bine să ne amintim că evenimentele virtuale ar putea să nu fie pentru toată lumea, așa că ar trebui să discutați cu oamenii pentru a înțelege cum le place să construiască conexiuni. În acest fel, veți putea oferi și alte modalități de a vă susține și conecta echipa.

Din cauza oboselii Zoom, am creat modalități de a construi conexiuni cu echipa care sunt asincrone. Facem întrebări și fotografii distractive ale săptămânii pe Slack, aplicații trivia pentru răcirea cu apă și vânătoare virtuale de scavenger. De asemenea, am constatat că gesturi de recunoaștere, cum ar fi semnarea cardurilor digitale pentru zile de naștere sau aniversări, pot merge foarte mult. Avem, de asemenea, un canal de valori Smile unde oamenii pot striga o echipă sau un individ care ne reunește pe toți pentru a lăuda acea persoană. Îmi place să văd cantitatea de emoji-uri și gif-uri cool de pe fire.

Adesea, în calitate de lider de resurse umane pentru o echipă de la distanță, poate fi dificil să înțelegeți dacă lucrurile pe care le faceți funcționează. Într-un mediu de birou, aș putea să mă plimb lejer prin birou pentru a vedea cum se descurcă echipele și pentru a avea conversații. Fiind la distanță, încerc să programez sesiuni de ascultare de-a lungul trimestrului cu membrii echipei noastre pentru a face check-in, dar, de asemenea, folosesc puțin mai mult valorile pe care le obținem din sondajele noastre de implicare a angajaților.

Folosim OfficeVibe pentru a trimite un sondaj săptămânal prin Slack care întreabă despre lucruri precum fericirea, implicarea, cultura și alte subiecte, inclusiv compensarea și epuizarea. Trec în fiecare săptămână și răspund la fiecare răspuns de feedback care vine și împărtășesc feedback relevant cu membrii echipei de conducere.

De asemenea, îmi face mare plăcere să împărtășesc feedback pozitiv despre o persoană cu ei și managerul lor, pentru a forma o conexiune și a le oferi recunoaștere. Acest lucru îl ajută și pe manager atunci când vine vorba de conversațiile privind dezvoltarea carierei.

Creșterea carierei

O altă modalitate de a construi comunitate și încredere cu echipa ta de la distanță este să promovezi o cultură bazată pe feedback. Adesea, într-un mediu îndepărtat, oamenii pot simți că munca lor ar putea trece neobservată, așa că feedback-ul și recunoașterea sunt modalități excelente de a semnala că acordați atenție muncii lor. Într-un curs de formare pentru manageri pe care l-am avut la începutul acestui an, unul dintre formatorii noștri ne-a reamintit că feedback-ul este un cadou. Feedback-ul asigură că angajații sunt pe aceeași pagină cu managerul și echipele lor și că nu sunt surprinși când este timpul pentru evaluări formale ale performanței.

Este bine ca managerii să creeze mai întâi un mediu sigur bazat pe încredere, făcându-i mai deschiși la feedback.

Una dintre valorile de bază ale lui Smile este „Fii om”, ceea ce pentru noi înseamnă că prețuim și acordăm prioritate faptului că toți suntem oameni în primul rând.

Într-un mediu îndepărtat, poate fi o provocare să stabilești o conexiune mai profundă cu cineva pe care nu ai întâlnit-o. Deci, toți încercăm să începem orice întâlnire verificând cum se descurcă persoana respectivă și cum merg lucrurile în viața sa. Cu oricare dintre feedback-urile noastre, încercăm să dăm context și să ne referim la așteptările din scara carierei echipei sau departamentului lor.

Într-un mediu îndepărtat, poate fi dificil să citiți digital camera, astfel încât limbajul corpului joacă un rol important atunci când oferă feedback. Ori de câte ori oferiți feedback critic sau aveți o conversație serioasă, încercați să utilizați întotdeauna videoclipul. Este bine să vă amintiți să faceți contact vizual, să simțiți liber să folosiți gesturi după cum este necesar și să rămâneți în ton cu orice semne emoționale pe care le vedeți. Datorită tehnologiei, există numeroase platforme de videoconferință, cum ar fi Zoom, pe care le putem folosi pentru a comunica cu angajații noștri în timp real.

De asemenea, este o idee bună să trimiteți o notă ulterioară recapitulând întâlnirea dvs., astfel încât dvs. și persoana pe care ați întâlnit-o să aveți o înregistrare a conversației. De asemenea, reduce orice lucru care ar fi putut fi interpretat greșit și vă asigură că sunteți pe aceeași pagină. Ar trebui să vă străduiți să vă asigurați că orice check-in cu membrii echipei sunt eficiente și productive. De asemenea, ar trebui să vă ajute echipa să reconectați și să mențină acea „conexiune umană”.

Momentul tău de evoluție sau dizolvare

Construirea unei culturi incluzive la distanță poate fi o nouă provocare distractivă pentru echipele de resurse umane, dar necesită și multă concentrare. Revenind la elementele de bază despre cum să dezvolt strategii de comunicare eficiente, cum să conduc o conexiune autentică și cum să promovez o creștere pozitivă a carierei m-a ajutat să construiesc comunitatea și încrederea în echipa noastră (și sperăm că acest lucru te poate ajuta și pe tine)!

Este din ce în ce mai clar că angajații sunt cei mai fericiți și fac cel mai bun lucru atunci când au flexibilitatea de a determina unde și când vor lucra. Viitorul muncii este fluid, iar companiile trebuie să evolueze modul în care sprijină angajații sau riscă să-i piardă. La sfârșitul zilei, treaba mea este să-i fac pe angajații Smile să zâmbească :)

Jen conduce toate lucrurile People at Smile. În ultimii 10 ani, ea a dezvoltat o pasiune pentru construirea și extinderea startup-urilor; oferind angajaților structura și sprijinul de care au nevoie pentru a înflori și a crește. Îi place să antreneze manageri, să promoveze o cultură a feedback-ului și să elaboreze programe care vor ajuta la construirea unui sentiment de apartenență. Jen este mamă a două fete, îi place să fie în aer liber, să mănânce tacos și să-și bea greutatea în ceaiuri.