Procure to Pay（P2P）プロセスを簡単な言葉で理解する

従来型、デジタル、またはその両方の組み合わせを問わず、あらゆるビジネスを成功させるには、調達から支払いまでのプロセスに精通している必要があり、自動化されたシステムがそれを合理化するのに役立ちます。

製品またはサービスが注文されてから請求書が支払われるまでの任意の時点で、トランザクションのステータスを監視できる必要があります。

この記事では、Procure to Pay（P2P）プロセスについて詳しく説明します。 また、P2Pの意味、そのプロセス、合理化の方法などについても説明します。

簡単な言葉で支払うべき調達（P2P）とは何ですか？

買掛金と購入システムを統合し、購入、請求、請求、支払い、受け取りなどの機能を合理化するプロセスです。P2Pプロセスは、注文から支払いまでのプロセス全体をカバーします。

なぜ調達が重要なのですか？

調達から支払い（P2P）システムの実装は、次の理由で企業にとって重要です。

• 調達の合理化：調達ソフトウェアを使用することにより、要求と承認をより迅速に処理できます。 データに基づいて適切なサプライヤを見つけ、POを生成してサプライヤに送信できます。 これらはすべて、簡単かつ電子的に追跡できます。

• 可視性の向上：サプライチェーン全体の可視性を向上させ、購入者とサプライの両方が請求書のステータスをリアルタイムで追跡できるようにします。

• 請求書処理コストの削減：ペーパーレス操作により、企業は時間とお金を節約し、従業員が反復的なタスクではなく戦略的なイニシアチブに取り組むことができるようにします。

• 例外管理の改善：ほとんどの請求書はすぐに処理されるため、例外に迅速に対処して処理できます。

• サプライヤとの関係の改善：サプライヤポータルを使用すると、サプライヤはいつ支払われるかを知ることができるため、より適切な決定を下すことができます。 また、請求書の例外や紛争をできるだけ早く解決することで、親善を促進し、購入者の可視性を高めます。

• より適切な意思決定：堅牢なP2Pソリューションにより、企業はオンデマンドでレポートを生成できます。 カタログ管理により、組織はサプライヤから履歴情報を簡単に取得できます。 過去のデータとリアルタイムのデータが提供されることで、企業は運転資金とキャッシュフローについてより深く理解することができます。

P2Pサイクルのステップは何ですか？

P2Pサイクルは、以下にリストされている9つのステップで構成されています。

• ニーズの決定：ビジネスの要件の定義と決定は、P2Pプロセスの最初のステップです。 有効なニーズを特定した後、調達チームは商品またはサービスの詳細な仕様を作成できます。

• 要求の準備：必要なすべての管理要件が満たされると、要求者は記入済みの購入要求フォームを送信します。

• 購買依頼の承認：調達担当者または部門長は、提出された購買依頼を確認します。 承認者は、ニーズを分析し、予算を確認し、購入要求フォームを検証すると、それを承認または拒否することができます。

• 発注書を作成するか、スポット発注を行います。スポット発注は、要求された商品が低価格の商品、1回限りのユニークな購入、または管理されていないカテゴリの購入などの特性を持っている場合に行われます。 それ以外の場合は、発注書が生成されます。

• 発注書の承認：すべての発注書は、仕様が合法で正確であることを確認するために承認が必要です。 承認されたものはベンダーに送られます。

• 商品の受け取り：商品またはサービスを受け取ると、購入者は商品が契約に準拠していることを確認するために商品を検査します。

• サプライヤのパフォーマンス：サプライヤのパフォーマンスは、納期厳守、品質、サービス、応答性、契約コンプライアンス、TCO（総所有コスト）などのさまざまな要因で評価されます。

• 請求書の承認：入庫が承認されると、仕入先請求書、発注書、および入庫の間で3者間照合が実行されます。 請求書が承認され、不一致がない場合は支払いの支払いが財務チームに送信されます。

• ベンダーへの支払い：承認された請求書を受け取った後、財務チームは契約条件に従って支払いを処理します。

調達から支払いまでのプロセスにおける課題

調達から支払いまでのソリューションには、透明性、費用と時間の節約、効率など、さまざまなメリットがありますが、調達に関する多くの課題もあります。 これらは、企業が調達から支払いまでに直面する可能性のあるいくつかの一般的な課題です。

• 請求書処理のエラー

  請求書を手動で入力、処理、およびサインオフすると、P2Pプロセスが遅くなり、請求書の承認時間が長くなり、支払い遅延に対するペナルティが発生し、サプライヤとの関係が損なわれます。 さらに、人間の介入を必要とする紙ベースのシステムはエラーが発生しやすいです。 エラーを修正すると、請求書のコストが高くなり、生産性が低下します。

• ポリシーとガバナンスの遵守

  P2Pプロセス中、多数の購入チャネルを規制および管理することが困難になります。 多くの場合、支出の事前承認は不必要な官僚主義と見なされ、即興の購入や非契約の支出につながります。

• プロセスとシステムの統合

  組織内のさまざまな部門で使用されるプロセスとツールには違いがあり、支出の全体像を把握することがより困難になります。 誰が何に費やすかがわからない場合、調達プロセスは透明性を維持できなくなります。

• サプライヤー管理

  調達の難しい側面は、サプライヤーの管理です。 情報が不足していると、人間主導のオンボーディングでサプライヤーの候補リストを作成するのが難しくなる可能性があります。 多くの組織は、サプライヤーの支払い照会に迅速に応答しないことにより、サプライヤーとの関係を損ないます。

慣行を支払うための最良の調達は何ですか？

支払いプロセスの調達が複雑になる可能性があることは間違いありません。 これらのベストプラクティスに従うことで、エラーを減らし、プロセスを合理化できます。

• 透明性を維持する

  P2Pシステムは透明性に欠け、サプライヤやベンダーを暗闇に置き、バイヤーとベンダーの間で混乱と過度のコミュニケーションを引き起こします。 理想的には、ベンダーは、セルフサービスポータルを提供する調達から支払いまでのソリューションを使用して、いつでも請求書のステータスを確認できる必要があります。

• サプライヤーとの関係を改善する

  企業にとって、特定のニーズを満たすベンダーとの良好な関係を維持することは重要です。 時間通りまたは早期に支払いを行い、専用ポータルに簡単にアクセスできるようにすることは、ベンダーがあなたとビジネスを続けて満足し、意欲を維持するための優れた方法です。

  ただし、他の関係と同様に、この関係は双方向です。 企業は、ベンダーのニーズと期待をどれだけ満たしているかだけでなく、ベンダーがそれらの関係をどれだけうまく扱っているかも評価する必要があります。 ベンダーは時間通りに配達しますか？ ベンダーは時間通りに請求書を送信しますか？ 請求書は正確ですか？ 組織は、これらの要因を評価することにより、P2Pプロセスを改善できます。

• ERPシステムと統合する

  調達から支払いまでのプロセスをスムーズに実行するには、関連するすべてのデータを簡単にアクセスできる場所に保存する必要があります。 P2Pプロセスをエンタープライズリソースプランニング（ERP）システムと統合することでデータのサイロを排除し、関連するすべてのドキュメントとデータに誰もが簡単にアクセスできるようにします。

  
• ワークフローを合理化して、より良いバイインを獲得します

  面倒な作業をなくすことで、従業員のタスクを合理化します。 請求書のルーティング、承認、処理、3者間照合などのタスクを自動化することで、全員の作業が簡素化されます。 ワークフローから複雑さを取り除くと、チームがワークフローを順守する可能性が高くなります。

• ソフトウェアを支払うための適切な調達の選択

  ソフトウェアを支払うための効果的な調達は、エラーと遅延を減らし、コミュニケーションを合理化し、コストを削減し、サプライヤーとバイヤーの両方の可視性を向上させます。

  プロセスの改善を促進するために、最高のP2Pソフトウェアは、請求書の処理、承認とルーティング、ERP統合、ベンダーポータルなどのさまざまなツールを提供する必要があります。 その結果、これらのソリューションは、手動入力と管理に費やされる時間を削減することにより、効率を向上させます。

どうすればソフトウェアを購入して購入を合理化できますか？

電子マッチング機能と一元化された可視性をP2P（調達から支払い）プロセスに統合することで、より優れた例外管理を保証し、請求書の重複や過払いのリスクを防ぐことで購入を合理化できます。

ソフトウェアを支払うのに最適な調達を選択することにより、次の方法で購入を合理化できます。

• 買掛金はより正確で効率的であり、必要なリソースも少なくて済みます。
• 調達チームと財務チームは緊密に連携できます。
• 注文から受領までのすべてのトランザクションが一元的に追跡されるため、可視性、期限内の支払い、正確な会計、およびより良いサプライヤーとの関係が向上します。
• 発注書は事前に承認されているため、すべての請求書は発注書に基づいており、対応する発注書および入庫と簡単に照合できます。
• 承認を自動化するワークフローは、各リクエストに適切な承認を適用することにより、予算外の支出を防ぎます。
• オンラインプロセスにより、紙ベースの購入要求が不要になります。 購入依頼フォームは、ソフトウェアを介してデジタルで入力し、迅速かつ効率的に送信できます。
• 支出の傾向と節約の機会を特定することにより、予算編成、シナリオ構築、および予測を改善します。

TYASuiteソフトウェアを使用して、調達から支払いまでのサイクルを合理化する

TYASuite Softwareは、調達から支払いまでのサイクルを自動化および合理化するためのクラウドベースの調達ソリューションです。 ビジネスの規模や性質に関係なく、 TYASuite Procurement to Pay Softwareスイートは、次の方法で調達から支払いまでのプロセス全体を合理化するのに役立ちます。

• スマート購入の要求

  Excelのインポートを使用して、購入要求をまとめて発生させます。 さらに、リードタイムや安全在庫などの要素に関する購買依頼を最適化するのに役立ちます。

• 柔軟な発注書

  自動化された定期的な注文と外出先での承認による自動化された発注書の要求。

• 動的請求

  任意の形式で請求書を生成し、複数の製品のさまざまな場所でGST計算を自動的に実行できます。

• 決済エコシステム

  それはあなたが同時に複数の支払いをすることを可能にし、また部分的な支払いを処理することを可能にします。 パートナー支払いオプションを使用して、ベンダーの支払いをすぐに処理できます。

• 詳細レポート

  パフォーマンスと生産性を評価し、より賢明な決定を下すための詳細なレポートを提供します。

• 統合ベンダー管理システム

  承認、ドキュメント、および契約管理を通じて、手間のかからないベンダーのオンボーディングを保証します。

結論

P2P（調達から支払い）プロセスがますます必要になっています。 自動化された効率的な購入を通じて、組織はより多くの価値を獲得し、従業員とサプライヤーの経験を向上させ、購入と買掛金の効率を向上させることができます。

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