Zrozumienie procesu Procure to Pay (P2P) w prostych słowach

Aby z powodzeniem prowadzić dowolną firmę, zarówno tradycyjną, cyfrową, jak i łączącą obie, należy znać proces od zamówienia do zapłaty, a zautomatyzowane systemy mogą pomóc w jego usprawnieniu.

Powinieneś być w stanie monitorować status transakcji w dowolnym momencie od momentu zamówienia produktu lub usługi do momentu opłacenia faktury.

W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo procesowi zakupu po zapłatę (P2P). Wyjaśnimy również, co oznacza P2P, jego proces, jak można go usprawnić i nie tylko.

Czym jest Procure to Pay (P2P) w prostych słowach?

Procure to pay to proces integracji rachunków płatniczych i systemów zakupowych oraz usprawnienia funkcji takich jak zakup, zapotrzebowanie, fakturowanie, płatność i odbiór itp. Proces P2P obejmuje cały proces od złożenia zamówienia do dokonania płatności.

Dlaczego Procure to Pay jest ważne?

Wdrożenie systemu od zamówień do zapłaty (P2P) jest ważne dla firm, ponieważ:

• Usprawnienie zaopatrzenia: dzięki oprogramowaniu do zaopatrzenia można szybciej przetwarzać zamówienia i zatwierdzenia. Na podstawie danych można znaleźć odpowiednich dostawców, a także generować zamówienia zakupu i wysyłać je do dostawców. Wszystko to można łatwo i elektronicznie śledzić.

• Lepsza widoczność: pomaga poprawić widoczność w całym łańcuchu dostaw, umożliwiając zarówno kupującym, jak i dostawcom śledzenie statusu faktur w czasie rzeczywistym.

• Niższe koszty przetwarzania faktur: dzięki operacji bez dokumentów papierowych firmy oszczędzają czas i pieniądze, umożliwiając pracownikom pracę nad strategicznymi inicjatywami zamiast powtarzalnych zadań.

• Lepsze zarządzanie wyjątkami: Ponieważ większość faktur jest przetwarzana od razu, wyjątki można szybko rozwiązać i obsłużyć.

• Lepsze relacje z dostawcami: Portal dostawców pozwala dostawcom wiedzieć, kiedy otrzymają zapłatę, dzięki czemu mogą podejmować lepsze decyzje. Wspiera również dobrą wolę i zapewnia kupującym większą widoczność poprzez jak najszybsze rozwiązywanie wyjątków i sporów dotyczących faktur.

• Podejmuj lepsze decyzje: dzięki solidnym rozwiązaniom P2P firmy mogą generować raporty na żądanie. Zarządzanie katalogiem umożliwia organizacji łatwe pobieranie informacji historycznych od dostawcy. Dzięki dostarczanym danym historycznym i w czasie rzeczywistym firmy mogą lepiej zrozumieć kapitał obrotowy i przepływy pieniężne.

Jakie są kroki w cyklu P2P?

Cykl P2P składa się z 9 kroków, które wymieniono poniżej:

• Określ potrzeby: Zdefiniowanie i określenie wymagań Twojej firmy to pierwszy krok procesu P2P. Po zidentyfikowaniu uzasadnionej potrzeby zespoły zakupowe mogą stworzyć szczegółową specyfikację towarów lub usług.

• Przygotuj zapotrzebowania: Po spełnieniu wszystkich niezbędnych wymagań administracyjnych wnioskodawca przesyła wypełniony formularz zapotrzebowania na zakup.

• Zatwierdzenie zapotrzebowania na zakup: Urzędnicy ds. Zamówień lub szefowie działów przeglądają przesłane żądania zakupu. Gdy osoba zatwierdzająca przeanalizuje potrzebę, zweryfikuje budżet i zatwierdzi formularz zapotrzebowania na zakup, może go zatwierdzić lub odrzucić.

• Złóż zamówienie zakupu lub złóż zamówienie natychmiastowe: Zakup natychmiastowy jest dokonywany, jeśli żądane towary mają cechy, takie jak towary o niskiej wartości, jednorazowe, unikalne zakupy lub niezarządzane zakupy kategorii. W przeciwnym razie generowane są zamówienia zakupu.

• Zatwierdzanie zamówień zakupu: Wszystkie zamówienia zakupu wymagają zatwierdzenia, aby zapewnić, że specyfikacje są zgodne z prawem i dokładne. Te, które są zatwierdzone, trafiają do dostawców.

• Odbiór towarów: Po otrzymaniu towarów lub usług nabywca sprawdza przedmioty, aby upewnić się, że są one zgodne z umową.

• Wydajność dostawców: Wydajność dostawcy jest oceniana na podstawie różnych czynników, takich jak terminowość dostaw, jakość, obsługa, szybkość reakcji, zgodność z umową i całkowity koszt posiadania (TCO).

• Zatwierdzenie faktury: Po zatwierdzeniu przyjęcia towarów odbywa się dopasowanie trójstronne między fakturą od dostawcy, zamówieniem zakupu i przyjęciem towarów. Faktury są zatwierdzane, a wypłaty wysyłane do zespołu finansowego, jeśli nie ma rozbieżności.

• Płatność na rzecz dostawcy: Po otrzymaniu zatwierdzonej faktury zespół finansowy przetwarza płatność zgodnie z warunkami umowy.

Wyzwania w procesie zakupu i płatności

Rozwiązania typu „procure-to-pay” oferują wiele korzyści, w tym przejrzystość, oszczędność pieniędzy i czasu, wydajność, ale także stanowią szereg wyzwań związanych z zakupami. Oto kilka typowych wyzwań, z jakimi firmy mogą się zetknąć w przypadku zamówień na płatność:

• Błędy w przetwarzaniu faktur

  Ręczne wprowadzanie, przetwarzanie i podpisywanie faktur spowalnia proces P2P, co skutkuje dłuższym czasem zatwierdzania faktur, karami za opóźnienia w płatnościach i naruszeniem relacji z dostawcami. Ponadto system oparty na dokumentacji papierowej, który wymaga interwencji człowieka, jest podatny na błędy. Poprawienie błędu skutkuje wyższymi kosztami faktur i niższą wydajnością.

• Zgodność z politykami i zarządzaniem

  Podczas procesów P2P trudno jest regulować i zarządzać wieloma kanałami zakupowymi. Często wstępna akceptacja wydatków jest postrzegana jako zbędna biurokracja, która prowadzi do improwizowanych zakupów i niezakontraktowanych wydatków.

• Ujednolicenie procesów i systemów

  Istnieją różnice w procesach i narzędziach używanych przez różne działy w organizacji, co utrudnia uzyskanie pełnego obrazu wydatków. Proces zamówień nie pozostaje już przejrzysty, gdy nie ma widoczności, kto na co wydaje.

• Zarządzanie dostawcami

  Wyzywającym aspektem zakupów jest zarządzanie dostawcami. Brak informacji może utrudnić tworzenie krótkiej listy dostawców w procesie onboardingu prowadzonego przez człowieka. Nie odpowiadając szybko na zapytania dostawców dotyczące płatności, wiele organizacji niszczy ich relacje z nimi.

Jakie są najlepsze praktyki w zakresie zamówień publicznych?

Nie ma wątpliwości, że proces zamówienia na płatność może być skomplikowany. Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, można zmniejszyć liczbę błędów i usprawnić proces.

• Zachowaj przejrzystość

  Systemom P2P brakuje przejrzystości, pozostawiając dostawców lub sprzedawców w ciemności, co powoduje zamieszanie i nadmierną komunikację między kupującymi a sprzedawcami. Idealnie byłoby, gdyby dostawcy mieli możliwość sprawdzenia statusu swoich faktur w dowolnym momencie za pomocą rozwiązania od zamówień do zapłaty, które zapewnia portal samoobsługowy.

• Popraw relacje z dostawcami

  Dla firmy ważne jest utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami spełniającymi ich specyficzne potrzeby. Dokonywanie płatności na czas lub wcześnie oraz zapewnianie łatwego dostępu do dedykowanych portali to świetne sposoby na zadowolenie dostawców i motywację do kontynuowania współpracy z Tobą.

  Jednak, jak w przypadku każdego związku, ten związek jest ulicą dwukierunkową. Firmy powinny nie tylko oceniać, jak dobrze spełniają potrzeby i oczekiwania swoich dostawców, ale także jak dobrze ich dostawcy traktują te relacje. Czy dostawca dostarcza na czas? Czy dostawca wysyła fakturę na czas? Czy faktura jest dokładna? Twoja organizacja może ulepszyć swój proces P2P, oceniając te czynniki.

• Integracja z systemami ERP

  Aby proces od zakupu do zapłaty przebiegał sprawnie, wszystkie istotne dane powinny być przechowywane w łatwo dostępnym miejscu. Możesz wyeliminować silosy danych, integrując procesy P2P z systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), zapewniając każdemu łatwy dostęp do wszystkich istotnych dokumentów i danych.

  
• Usprawnij przepływ pracy, aby uzyskać lepsze wpisowe

  Usprawnij zadania swoich pracowników, eliminując nudę. Automatyzacja zadań, takich jak przesyłanie, autoryzacja i przetwarzanie faktur, a także dopasowywanie w trzech kierunkach, upraszcza pracę wszystkich. Bardziej prawdopodobne jest, że Twój zespół będzie przestrzegał przepływów pracy, jeśli usuniesz z nich komplikacje.

• Wybór odpowiedniego oprogramowania do obsługi płatności

  Skuteczny zakup oprogramowania do płatności zmniejsza błędy, a także opóźnienia, usprawnia komunikację, zmniejsza koszty i poprawia widoczność zarówno dla dostawców, jak i kupujących.

  Aby usprawnić proces, najlepsze oprogramowanie P2P powinno zapewniać różne narzędzia do przetwarzania, zatwierdzania i routingu faktur, integracji ERP, portali dostawców i nie tylko. W rezultacie rozwiązania te zwiększają wydajność, skracając czas poświęcany na ręczne wprowadzanie danych i zarządzanie.

Jak Procure to Pay Software usprawnić zakupy?

Integrując możliwości elektronicznego dopasowywania i scentralizowany wgląd w proces P2P (procure to pay), możesz usprawnić zakupy, zapewniając lepsze zarządzanie wyjątkami i zapobiegając ryzyku powielania faktur i nadpłat.

Wybierając najlepsze oprogramowanie procure to pay, możesz usprawnić zakupy w następujący sposób:

• Zobowiązania księgowe są dokładniejsze, wydajniejsze i wymagają mniej zasobów.
• Zespoły ds. zakupów i finansów mogą ściśle ze sobą współpracować.
• Każda transakcja, od zamówienia do odbioru, jest śledzona centralnie, co poprawia widoczność, terminowość płatności, dokładną księgowość i lepsze relacje z dostawcami.
• Ponieważ zamówienia zakupu są wstępnie zatwierdzane, wszystkie faktury będą oparte na zamówieniach zakupu, dzięki czemu można je łatwo dopasować do odpowiadających im zamówień zakupu i odbioru towarów.
• Przepływ pracy, który automatyzuje zatwierdzanie, zapobiega wydatkom poza budżetem, stosując odpowiednie zatwierdzenie do każdego żądania.
• Proces online eliminuje potrzebę składania zapotrzebowań na zakup w formie papierowej. Formularze zapotrzebowania na zakup można wypełnić cyfrowo i szybko i sprawnie przesłać za pośrednictwem oprogramowania.
• Usprawnij budżetowanie, tworzenie scenariuszy i prognozowanie, identyfikując trendy wydatków i możliwości oszczędzania.

Usprawnij proces zakupu i płatności za pomocą oprogramowania TYASuite

TYASuite Software to oparte na chmurze rozwiązanie zakupowe, które automatyzuje i usprawnia cykle od zamówień do płatności. Niezależnie od wielkości i charakteru Twojej firmy, pakiet TYASuite Procurement to Pay Software może pomóc w usprawnieniu całego procesu od zamówień do płatności poprzez:

• Inteligentne zapotrzebowania na zakup

  Zwiększaj zbiorczo zapotrzebowania na zakup dzięki importowi z programu Excel. Ponadto pomaga zoptymalizować zapotrzebowanie na zakupy pod kątem takich czynników, jak czas realizacji i zapasy bezpieczeństwa.

• Elastyczne Zamówienie Zakupu

  Zautomatyzowane zapotrzebowania na zamówienia zakupu z automatycznymi zamówieniami cyklicznymi i zatwierdzeniami w ruchu.

• Fakturowanie dynamiczne

  Możesz generować fakturę w dowolnym formacie i automatycznie obliczać podatek GST w różnych lokalizacjach dla wielu produktów.

• Ekosystem płatności

  Umożliwia dokonywanie wielu płatności jednocześnie, a także przetwarzanie płatności częściowych. Możesz użyć opcji płatności partnerskiej, aby natychmiast przetwarzać płatności dla dostawców.

• Szczegółowe raporty

  Zapewnia szczegółowe raporty umożliwiające ocenę wydajności i produktywności oraz podejmowanie mądrzejszych decyzji.

• Zintegrowany system zarządzania dostawcami

  Zapewnia bezproblemowe wdrażanie dostawców dzięki zatwierdzeniom, dokumentom i zarządzaniu umowami.

Wniosek

Procesy P2P (procure-to-pay) stają się coraz bardziej niezbędne. Dzięki zautomatyzowanym i wydajnym zakupom organizacje będą w stanie uchwycić większą wartość, poprawiając doświadczenia pracowników i dostawców, zwiększając wydajność zakupów i rozliczeń z dostawcami i wiele więcej.

Często zadawane pytania

Powiązane kategorie: Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami | Zakup oprogramowania | Oprogramowanie do zarządzania dostawcami | Oprogramowanie do aukcji