간단한 단어로 P2P(Procure to Pay) 프로세스 이해하기

전통적이든 디지털이든 또는 이 둘의 조합이든 모든 비즈니스를 성공적으로 운영하려면 조달-지불 프로세스에 익숙해야 하며 자동화 시스템이 이를 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

제품이나 서비스가 주문된 시점부터 인보이스가 지불되는 시점까지 거래 상태를 언제든지 모니터링할 수 있어야 합니다.

이 기사에서는 P2P(Procure to Pay) 프로세스에 대해 자세히 알아볼 것입니다. 또한 P2P의 의미, 프로세스, 간소화할 수 있는 방법 등을 설명합니다.

간단한 단어로 지불 조달(P2P)이란 무엇입니까?

Procure to Pay는 미지급금 및 구매 시스템을 통합하고 구매, 요청, 송장 발행, 지불 및 수령 등과 같은 기능을 간소화하는 프로세스입니다. P2P 프로세스는 주문 접수에서 결제까지의 전 과정을 포함합니다.

지불 조달이 중요한 이유는 무엇입니까?

P2P(조달 지불) 시스템의 구현은 다음과 같은 이유로 기업에 중요합니다.

• 조달 간소화: 조달 소프트웨어를 사용하면 요청 및 승인을 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 데이터를 기반으로 적절한 공급자를 찾을 수 있으며 PO를 생성하여 공급자에게 보낼 수 있습니다. 이 모든 것을 쉽고 전자적으로 추적할 수 있습니다.

• 가시성 향상: 공급망 전반에 걸친 가시성을 향상시켜 구매자와 공급업체 모두 실시간으로 송장 상태를 추적할 수 있습니다.

• 송장 처리 비용 절감: 종이 없는 작업으로 회사는 시간과 비용을 절약하여 직원이 반복적인 작업 대신 전략적 이니셔티브를 수행할 수 있습니다.

• 더 나은 예외 관리: 대부분의 인보이스가 즉시 처리되기 때문에 예외를 신속하게 처리하고 처리할 수 있습니다.

• 공급업체와의 관계 개선: 공급업체 포털을 통해 공급업체는 지급 시기를 알 수 있으므로 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 또한 송장 예외 및 분쟁을 가능한 한 빨리 해결하여 호의를 촉진하고 구매자에게 더 큰 가시성을 제공합니다.

• 더 나은 결정 내리기: 기업은 강력한 P2P 솔루션을 사용하여 요청 시 보고서를 생성할 수 있습니다. 카탈로그 관리를 통해 조직은 공급업체로부터 이력 정보를 쉽게 검색할 수 있습니다. 제공되는 과거 및 실시간 데이터를 통해 기업은 운전자본과 현금 흐름을 더 잘 이해할 수 있습니다.

P2P 사이클의 단계는 무엇입니까?

P2P 사이클은 9단계로 구성되며 다음과 같습니다.

• 요구 사항 결정 : 비즈니스 요구 사항을 정의하고 결정하는 것은 P2P 프로세스의 첫 번째 단계입니다. 유효한 요구 사항을 식별한 후 조달 팀은 상품 또는 서비스에 대한 세부 사양을 작성할 수 있습니다.

• 요청 준비: 필요한 모든 관리 요구 사항이 충족되면 요청자는 완료된 구매 요청 양식을 제출합니다.

• 구매요청 승인 : 구매요청서 접수는 구매담당자 또는 부서장이 검토합니다. 승인자가 필요성을 분석하고, 예산을 확인하고, 구매 요청 양식을 검증하면 승인하거나 거부할 수 있습니다.

• 구매 주문 또는 현물 주문: 요청한 상품이 저가 상품, 일회성 고유 구매 또는 비관리 카테고리 구매와 같은 특성을 갖는 경우 스팟 구매가 이루어집니다. 그렇지 않으면 구매 주문이 생성됩니다.

• 구매 주문 승인: 모든 구매 주문은 사양이 적법하고 정확한지 확인하기 위해 승인이 필요합니다. 승인된 것은 공급업체로 이동합니다.

• 상품 수령 : 구매자는 상품 또는 서비스를 수령한 후 계약 내용에 부합하는지 확인하기 위해 상품을 검사합니다.

• 공급업체의 성과 : 공급업체의 성과는 정시 납품, 품질, 서비스, 응답성, 계약 준수 및 TCO(총 소유 비용)와 같은 다양한 요소에 따라 평가됩니다.

• 인보이스 승인: 입고가 승인되면 공급업체 인보이스, 구매 오더 및 입고 간에 3방향 일치가 수행됩니다. 송장이 승인되고 불일치가 없으면 지불 지출이 재무 팀으로 전송됩니다.

• 공급업체에 지불: 승인된 인보이스를 받은 후 재무 팀에서 계약 조건에 따라 지불을 처리합니다.

조달에서 지불 프로세스의 과제

Procure-to-Pay 솔루션은 투명성, 비용 및 시간 절약, 효율성을 비롯한 다양한 이점을 제공하지만 여러 조달 문제도 제기합니다. 다음은 기업이 조달에서 지불할 때 직면할 수 있는 몇 가지 일반적인 문제입니다.

• 송장 처리 오류

  송장을 수동으로 입력, 처리 및 승인하면 P2P 프로세스가 느려지고 송장 승인 시간이 길어지고 지불 지연에 대한 벌금이 부과되며 공급업체 관계가 손상됩니다. 또한 사람의 개입이 필요한 종이 기반 시스템은 오류가 발생하기 쉽습니다. 오류를 수정하면 송장 비용이 증가하고 생산성이 저하됩니다.

• 정책 및 거버넌스 준수

  P2P 과정에서 수많은 구매 채널을 규제하고 관리하기가 어려워집니다. 종종 지출 사전 승인은 불필요한 관료주의로 간주되어 즉석 구매 및 계약되지 않은 지출로 이어집니다.

• 프로세스 및 시스템 통합

  조직 내 여러 부서에서 사용하는 프로세스와 도구에 차이가 있어 지출에 대한 전체 그림을 파악하기가 더 어렵습니다. 누가 무엇에 지출하는지에 대한 가시성이 없으면 조달 프로세스가 더 이상 투명하지 않습니다.

• 공급자 관리

  조달의 어려운 측면은 공급업체 관리입니다. 정보가 부족하면 사람이 주도하는 온보딩에서 공급업체 후보 목록을 작성하기가 어려울 수 있습니다. 공급업체의 지불 문의에 신속하게 응답하지 않음으로써 많은 조직이 공급업체와의 관계를 손상시킵니다.

지불 방식에 가장 적합한 조달 방법은 무엇입니까?

결제 절차가 복잡할 수 있다는 점에는 의심의 여지가 없습니다. 이러한 모범 사례를 따르면 오류를 줄이고 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

• 투명성 유지

  P2P 시스템은 투명성이 부족하여 공급업체 또는 공급업체를 어둠 속에 남겨두고 구매자와 공급업체 간의 혼란과 과도한 의사 소통을 초래합니다. 이상적으로는 공급업체가 셀프 서비스 포털을 제공하는 조달-지불 솔루션을 사용하여 언제든지 송장의 상태를 확인할 수 있어야 합니다.

• 공급업체와의 관계 개선

  회사는 특정 요구 사항을 충족하는 공급업체와 좋은 관계를 유지하는 것이 중요합니다. 정시에 또는 일찍 지불하고 전용 포털에 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 것은 공급업체를 만족시키고 계속해서 귀하와 비즈니스를 하도록 동기를 부여하는 몇 가지 좋은 방법입니다.

  그러나 모든 관계와 마찬가지로 이 관계는 양방향입니다. 기업은 공급업체의 요구와 기대를 얼마나 잘 충족하는지 평가할 뿐만 아니라 공급업체가 이러한 관계를 얼마나 잘 처리하는지 평가해야 합니다. 공급업체가 정시에 배송합니까? 공급업체가 제 시간에 인보이스를 발송합니까? 청구서가 정확한가요? 조직은 이러한 요소를 평가하여 P2P 프로세스를 개선할 수 있습니다.

• ERP 시스템과 통합

  조달-지급 프로세스가 원활하게 실행되려면 모든 관련 데이터가 쉽게 액세스할 수 있는 위치에 저장되어야 합니다. P2P 프로세스를 ERP(전사적 자원 관리) 시스템과 통합하여 데이터 사일로를 제거할 수 있으므로 모든 사람이 모든 관련 문서 및 데이터에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

  
• 더 나은 바이인을 얻기 위해 워크플로를 간소화하십시오.

  지루함을 없애 직원의 작업을 간소화하십시오. 인보이스 라우팅, 승인 및 처리, 3방향 매칭과 같은 자동화 작업은 모든 사람의 작업을 단순화합니다. 워크플로에서 복잡성을 제거하면 팀이 워크플로를 준수할 가능성이 더 높아집니다.

• 소프트웨어를 지불할 올바른 조달업체 선택

  소프트웨어를 지불하는 효과적인 조달은 오류와 지연을 줄이고, 커뮤니케이션을 간소화하고, 비용을 절감하고, 공급자와 구매자 모두에게 가시성을 향상시킵니다.

  프로세스 개선을 촉진하기 위해 최고의 P2P 소프트웨어는 송장 처리, 승인 및 라우팅, ERP 통합, 벤더 포털 등을 위한 다양한 도구를 제공해야 합니다. 결과적으로 이러한 솔루션은 수동 입력 및 관리에 소요되는 시간을 줄여 효율성을 높입니다.

Procure에서 소프트웨어를 지불하여 구매를 간소화할 수 있는 방법은 무엇입니까?

전자 매칭 기능과 중앙 집중식 가시성을 P2P(조달에서 지불) 프로세스에 통합함으로써 더 나은 예외 관리를 보장하고 중복 송장 및 초과 지불의 위험을 방지하여 구매를 간소화할 수 있습니다.

소프트웨어를 지불하는 데 가장 적합한 조달을 선택하면 다음과 같은 방법으로 구매를 간소화할 수 있습니다.

• 미지급금이 더 정확하고 효율적이며 더 적은 리소스가 필요합니다.
• 조달 및 재무 팀은 긴밀하게 협력할 수 있습니다.
• 주문에서 수령까지 모든 거래가 중앙에서 추적되므로 가시성, 정시 지불, 정확한 회계 및 더 나은 공급업체 관계가 향상됩니다.
• 구매 주문이 사전 승인되기 때문에 모든 인보이스는 구매 주문을 기반으로 하므로 해당 구매 주문 및 입고와 쉽게 일치시킬 수 있습니다.
• 승인을 자동화하는 워크플로는 각 요청에 적절한 승인을 적용하여 예산 외 지출을 방지합니다.
• 온라인 프로세스는 종이 기반 구매 요청의 필요성을 제거합니다. 구매 요청 양식은 디지털 방식으로 작성하고 소프트웨어를 통해 빠르고 효율적으로 제출할 수 있습니다.
• 지출 동향 및 절감 기회를 식별하여 예산 책정, 시나리오 구축 및 예측을 개선합니다.

TYASuite 소프트웨어로 조달부터 지불 주기까지 간소화

TYASuite Software는 조달에서 지불 주기를 자동화하고 간소화하는 클라우드 기반 조달 솔루션입니다. 비즈니스 규모와 성격에 관계없이 TYASuite Procurement to Pay Software 제품군은 다음을 통해 전체 조달에서 지불 프로세스를 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 스마트 구매 요청

  Excel 가져오기로 구매 요청을 대량으로 올립니다. 또한 리드 타임 및 안전 재고와 같은 요소에 대한 구매 요청을 최적화하는 데 도움이 됩니다.

• 유연한 구매 주문

  자동화된 반복 주문 및 이동 중 승인을 통한 자동화된 구매 주문 요청.

• 동적 인보이스 발행

  모든 형식으로 송장을 생성하고 여러 제품에 대해 다양한 위치에서 자동으로 GST 계산을 수행할 수 있습니다.

• 결제 생태계

  여러 결제를 동시에 할 수 있고 부분 결제도 처리할 수 있습니다. 파트너 지불 옵션을 사용하여 공급업체에 대한 지불을 즉시 처리할 수 있습니다.

• 심층 보고서

  성능과 생산성을 평가하고 보다 현명한 결정을 내리기 위한 심층 보고서를 제공합니다.

• 통합 벤더 관리 시스템

  승인, 문서 및 계약 관리를 통해 번거롭지 않은 공급업체 온보딩을 보장합니다.

결론

P2P(조달에서 지불) 프로세스가 점점 더 필요해지고 있습니다. 자동화되고 효율적인 구매를 통해 조직은 더 많은 가치를 포착하여 직원 및 공급업체 경험을 개선하고 구매 및 미지급금 효율성 등을 향상시킬 수 있습니다.

자주 묻는 질문

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