用简单的话了解采购到付款 (P2P) 流程

要成功运营任何业务，无论是传统业务还是数字业务或两者兼而有之，您都应该熟悉从采购到付款的流程，自动化系统可以帮助简化流程。

从订购产品或服务到支付发票期间，您应该能够随时监控交易状态。

在本文中，我们将深入探讨采购到付款 (P2P) 流程。 我们还将解释 P2P 的含义、它的过程、如何简化它等等。

简而言之，什么是采购到付款 (P2P)？

采购到付款是整合应付账款和采购系统，并简化采购、申请、开票、付款和收款等功能的过程。P2P 流程涵盖了从下单到付款的整个过程。

为什么采购到付款很重要？

采购到支付 (P2P) 系统的实施对企业很重要，因为：

• 简化采购：通过使用采购软件，可以更快地处理申请和批准。 可以根据数据找到合适的供应商，生成采购订单并发送给供应商。 所有这些都可以轻松地以电子方式进行跟踪。

• 提高可见性：它有助于提高整个供应链的可见性，允许买家和供应商实时跟踪发票的状态。

• 降低发票处理成本：通过无纸化运营，公司可以节省时间和金钱，让员工能够从事战略计划而不是重复性任务。

• 更好的异常管理：由于大多数发票都会立即处理，因此可以快速处理和处理异常。

• 改善与供应商的关系：供应商门户使供应商能够知道何时收到付款，从而做出更好的决策。 它还通过尽快解决发票异常和争议来培养商誉并为买家提供更大的知名度。

• 做出更好的决策：借助强大的 P2P 解决方案，企业可以按需生成报告。 目录管理使组织能够轻松地从供应商处检索历史信息。 通过提供历史和实时数据，企业可以更好地了解营运资金和现金流。

P2P循环的步骤是什么？

P2P 循环由 9 个步骤组成，如下所列：

• 确定需求：定义和确定业务需求是 P2P 流程的第一步。 在确定有效需求后，采购团队可以为商品或服务创建详细的规范。

• 准备申请：一旦满足所有必要的管理要求，申请者将提交完整的采购申请表。

• 采购申请的批准：采购官员或部门负责人审查提交的采购申请。 一旦审批者分析了需求、验证了预算并验证了采购申请表，他就可以批准或拒绝它。

• 下订单或下现货订单：如果请求的商品具有低价值商品、一次性唯一购买或非托管类别购买等特征，则进行现货购买。 否则，将生成采购订单。

• 采购订单的批准：所有采购订单都需要获得批准，以确保规格合法且准确。 那些被批准的去供应商。

• 收货：在收到货物或服务后，买方检查物品以确保它们符合合同规定。

• 供应商的表现：供应商的表现是根据准时交货、质量、服务、响应能力、合同合规性和 TCO（总拥有成本）等各种因素来评估的。

• 发票审核：一旦收货审核通过，供应商发票、采购订单和收货之间进行三向匹配。 发票被批准，如果没有差异，付款将发送给财务团队。

• 向供应商付款：收到批准的发票后，财务团队根据合同条款处理付款。

采购到付款流程中的挑战

采购到付款解决方案提供了许多好处，包括透明度、节省金钱和时间、提高效率，但它们也带来了许多采购挑战。 以下是公司在采购到付款方面可能遇到的一些常见挑战：

• 发票处理错误

  手动输入、处理和签署发票会减慢 P2P 流程，从而导致更长的发票审批时间、延迟付款的处罚以及供应商关系受损。 此外，需要人工干预的纸质系统容易出错。 纠正错误会导致更高的发票成本和更低的生产力。

• 遵守政策和治理

  在 P2P 过程中，难以规范和管理众多的采购渠道。 通常，支出预先批准被视为不必要的官僚作风，这会导致临时购买和非合同支出。

• 统一流程和系统

  组织内不同部门使用的流程和工具存在差异，这使得全面了解支出情况变得更加困难。 当不知道谁花在什么上时，采购过程不再保持透明。

• 供应商管理

  采购的一个具有挑战性的方面是供应商管理。 在以人为主导的入职培训中，缺乏信息会使供应商入围变得困难。 由于不及时回复供应商的付款查询，许多组织损害了与供应商的关系。

最佳采购支付实践是什么？

毫无疑问，采购到付款过程可能很复杂。 通过遵循这些最佳实践，可以减少错误并简化流程。

• 保持透明度

  P2P系统缺乏透明度，使供应商或供应商处于黑暗之中，导致买卖双方之间的混乱和过度沟通。 理想情况下，供应商应该能够使用提供自助服务门户的采购到付款解决方案随时检查其发票的状态。

• 改善与供应商的关系

  对于公司而言，与满足其特定需求的供应商保持良好关系非常重要。 按时或提前付款并轻松访问专用门户网站是让供应商满意并有动力继续与您开展业务的一些好方法。

  但是，与任何关系一样，这种关系是双向的。 公司不应该只评估他们如何满足供应商的需求和期望，还应该评估他们的供应商如何对待这些关系。 供应商是否按时交货？ 供应商是否按时发送发票？ 发票准确吗？ 您的组织可以通过评估这些因素来改进其 P2P 流程。

• 与 ERP 系统集成

  为了使采购到付款流程顺利运行，所有相关数据都应存储在易于访问的位置。 您可以通过将 P2P 流程与企业资源规划 (ERP) 系统集成来消除数据孤岛，确保每个人都可以轻松访问所有相关文档和数据。

  
• 简化您的工作流程以获得更好的支持

  通过消除乏味来简化员工的任务。 发票路由、授权和处理以及 3 路匹配等任务的自动化简化了每个人的工作。 如果您消除了工作流程的复杂性，您的团队更有可能遵守工作流程。

• 选择合适的采购来支付软件

  有效的支付软件采购可以减少错误和延迟，简化沟通，降低成本，并提高供应商和买家的知名度。

  为了促进流程改进，最好的 P2P 软件应该为发票处理、审批和路由、ERP 集成、供应商门户等提供各种工具。 因此，这些解决方案通过减少人工输入和管理所花费的时间来提高效率。

Procure to Pay 软件如何简化采购流程？

通过将电子匹配功能和集中可见性集成到您的 P2P（采购到付款）流程中，您可以通过确保更好的异常管理来简化采购，并防止重复发票和多付的风险。

通过选择最佳采购支付软件，您可以通过以下方式简化采购：

• 应付账款会计更准确、更高效，并且需要更少的资源。
• 采购和财务团队可以密切合作。
• 从订单到收货的每笔交易都被集中跟踪，从而提高了可见性、按时付款、准确的会计和更好的供应商关系。
• 由于采购订单是预先批准的，所有发票都将基于采购订单，从而可以轻松地将其与相应的采购订单和收货进行匹配。
• 自动批准的工作流通过对每个请求应用适当的批准来防止超出预算的支出。
• 在线流程消除了纸质采购申请的需要。 采购申请表可以通过软件快速有效地以数字方式完成和提交。
• 通过识别支出趋势和节省机会来改进预算编制、情景构建和预测。

使用 TYASuite 软件简化您的采购到付款周期

TYASuite 软件是一种基于云的采购解决方案，可自动化和简化您的采购到付款周期。 无论您的业务规模和性质如何， TYASuite 采购到付款软件套件都可以通过以下方式帮助您简化整个采购到付款流程：

• 智能采购申请

  使用 Excel 导入批量提出采购申请。 它进一步有助于优化交货时间和安全库存等因素的采购申请。

• 灵活的采购订单

  具有自动重复订单和移动审批的自动采购订单申请。

• 动态发票

  您可以生成任何格式的发票，并为多种产品在不同地点自动执行 GST 计算。

• 支付生态系统

  它允许您同时进行多笔付款并处理部分付款。 您可以使用合作伙伴付款选项立即处理供应商的付款。

• 深度报告

  提供深入的报告以评估绩效和生产力并做出更明智的决策。

• 综合供应商管理系统

  通过批准、文件和合同管理确保无忧的供应商入职。

结论

P2P（采购到付款）流程变得越来越必要。 通过自动化和高效的采购，组织将能够获得更多价值、增强员工和供应商体验、提高采购和应付账款效率等等。

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