Comprendere il processo Procure to Pay (P2P) in parole semplici

Per gestire con successo qualsiasi attività commerciale, tradizionale o digitale o una combinazione di entrambi, è necessario avere familiarità con il processo di acquisto e pagamento e i sistemi automatizzati possono contribuire a semplificarlo.

Dovresti essere in grado di monitorare lo stato di una transazione in qualsiasi momento dal momento in cui un prodotto o servizio viene ordinato al momento in cui viene pagata una fattura.

In questo articolo faremo un tuffo nel processo Procure to Pay (P2P). Spiegheremo anche cosa significa P2P, il suo processo, come può essere semplificato e altro ancora.

Che cos'è Procure to Pay (P2P) in parole semplici?

Procure to pay è il processo di integrazione della contabilità fornitori e dei sistemi di acquisto e di snellimento di funzioni come acquisto, richiesta, fatturazione, pagamento e ricevimento, ecc. Il processo P2P copre l'intero processo, dall'innalzamento di un ordine all'effettuazione del pagamento.

Perché è importante procurarsi il pagamento?

L'implementazione di un sistema Procure-to-Pay (P2P) è importante per le aziende perché:

• Semplificazione dell'approvvigionamento: utilizzando il software di approvvigionamento, le richieste e le approvazioni possono essere elaborate più rapidamente. I fornitori appropriati possono essere trovati in base ai dati e gli ordini di acquisto possono essere generati e inviati ai fornitori. Tutto questo può essere tracciato facilmente ed elettronicamente.

• Visibilità migliorata: aiuta a migliorare la visibilità lungo la catena di approvvigionamento, consentendo sia agli acquirenti che ai fornitori di tenere traccia dello stato delle fatture in tempo reale.

• Costi di elaborazione delle fatture ridotti: con le operazioni senza carta, le aziende risparmiano tempo e denaro, consentendo ai dipendenti di lavorare su iniziative strategiche anziché su attività ripetitive.

• Migliore gestione delle eccezioni: poiché la maggior parte delle fatture viene elaborata immediatamente, le eccezioni possono essere affrontate e gestite rapidamente.

• Migliori relazioni con i fornitori: il portale fornitori consente ai fornitori di sapere quando verranno pagati, in modo che possano prendere decisioni migliori. Favorisce inoltre la buona volontà e offre maggiore visibilità agli acquirenti risolvendo le eccezioni e le controversie in fattura il prima possibile.

• Prendi decisioni migliori: con solide soluzioni P2P, le aziende possono generare report on demand. La gestione del catalogo consente a un'organizzazione di recuperare facilmente le informazioni storiche da un fornitore. Con i dati storici e in tempo reale forniti, le aziende possono acquisire una migliore comprensione del capitale circolante e del flusso di cassa.

Quali sono i passaggi nel ciclo P2P?

Il ciclo P2P è composto da 9 fasi, elencate di seguito:

• Determinare le esigenze: definire e determinare i requisiti della tua attività è il primo passo del processo P2P. Dopo aver identificato un'esigenza valida, i team di approvvigionamento possono creare una specifica dettagliata per beni o servizi.

• Preparare le richieste: una volta soddisfatti tutti i requisiti amministrativi necessari, il richiedente invia il modulo di richiesta di acquisto compilato.

• Approvazione della richiesta di acquisto: i responsabili dell'approvvigionamento oi capi dipartimento esaminano le richieste di acquisto presentate. Una volta che un responsabile dell'approvazione ha analizzato la necessità, verificato il budget e convalidato il modulo della richiesta di acquisto, può approvarlo o rifiutarlo.

• Effettuare un ordine di acquisto o effettuare un ordine spot: l'acquisto spot viene effettuato se le merci richieste hanno caratteristiche come materie prime di basso valore, acquisti unici una tantum o acquisti di categoria non gestiti. In caso contrario, vengono generati gli ordini di acquisto.

• Approvazione degli ordini di acquisto: tutti gli ordini di acquisto richiedono l'approvazione per garantire che le specifiche siano legittime e accurate. Quelli che sono approvati vanno ai fornitori.

• Ricevimento della merce: al ricevimento della merce o dei servizi, l'acquirente ispeziona gli articoli per assicurarsi che siano conformi al contratto.

• Prestazioni dei fornitori: le prestazioni di un fornitore vengono valutate in base a vari fattori come la puntualità nella consegna, la qualità, il servizio, la reattività, la conformità contrattuale e il TCO (Total Cost of Ownership).

• Approvazione della fattura: una volta che l'entrata merci è stata approvata, viene eseguita una corrispondenza a tre tra la fattura fornitore, l'ordine di acquisto e l'entrata merci. Le fatture vengono approvate e gli esborsi di pagamento vengono inviati al team finanziario se non ci sono discrepanze.

• Pagamento al fornitore: dopo aver ricevuto una fattura approvata, il team finanziario elabora il pagamento secondo i termini del contratto.

Sfide nel processo Procure to Pay

Le soluzioni Procure-to-pay offrono una moltitudine di vantaggi, tra cui trasparenza, risparmio di tempo e denaro, efficienza, ma pongono anche una serie di sfide di approvvigionamento. Queste sono alcune delle sfide comuni che le aziende possono incontrare con il Procure-to-Pay:

• Errori nell'elaborazione della fattura

  L'inserimento, l'elaborazione e la firma manuale delle fatture rallenta il processo P2P, con conseguente allungamento dei tempi di approvazione delle fatture, sanzioni per ritardi di pagamento e relazioni con i fornitori compromesse. Inoltre, un sistema cartaceo che richiede l'intervento umano è soggetto a errori. La correzione dell'errore comporta costi di fatturazione più elevati e una minore produttività.

• Conformità alle politiche e alla governance

  Durante i processi P2P diventa difficile regolare e gestire numerosi canali di acquisto. Spesso, la pre-approvazione della spesa è vista come una burocrazia non necessaria, che porta ad acquisti improvvisati e spese non contrattualizzate.

• Unificazione di processi e sistemi

  Esistono differenze nei processi e negli strumenti utilizzati dai diversi dipartimenti all'interno di un'organizzazione, il che rende più difficile ottenere un quadro completo della spesa. Il processo di approvvigionamento non rimane più trasparente quando non c'è visibilità su chi spende per cosa.

• Gestione dei fornitori

  Un aspetto impegnativo dell'approvvigionamento è la gestione dei fornitori. La mancanza di informazioni può rendere difficile la selezione dei fornitori in un processo di onboarding guidato dall'uomo. Non rispondendo tempestivamente alle domande di pagamento dei fornitori, molte organizzazioni danneggiano il loro rapporto con loro.

Quali sono le migliori pratiche di acquisto per pagare?

Non c'è dubbio che il processo di acquisto per pagare può essere complicato. Seguendo queste best practice, è possibile ridurre gli errori e semplificare il processo.

• Mantieni la trasparenza

  I sistemi P2P mancano di trasparenza, lasciando fornitori o venditori all'oscuro, con conseguente confusione e comunicazione eccessiva tra acquirenti e venditori. Idealmente, i fornitori dovrebbero essere in grado di controllare lo stato delle loro fatture in qualsiasi momento con la soluzione procure-to-pay che fornisce un portale self-service.

• Migliorare le relazioni con i fornitori

  È importante che un'azienda mantenga buone relazioni con i fornitori che soddisfino le loro esigenze specifiche. Effettuare pagamenti in tempo o in anticipo e fornire un facile accesso a portali dedicati sono alcuni ottimi modi per mantenere i fornitori soddisfatti e motivati ​​a continuare a fare affari con te.

  Tuttavia, come in ogni relazione, questa è una strada a doppio senso. Le aziende non dovrebbero solo valutare quanto bene soddisfano le esigenze e le aspettative dei propri fornitori, ma anche quanto i propri fornitori trattano tali relazioni. Il venditore consegna in tempo? Il venditore invia la fattura in tempo? La fattura è corretta? La tua organizzazione può migliorare il proprio processo P2P valutando questi fattori.

  
• Integrazione con i sistemi ERP

  Affinché il processo di acquisto a pagamento funzioni senza intoppi, tutti i dati rilevanti dovrebbero essere archiviati in un luogo facilmente accessibile. Puoi eliminare i silos di dati integrando i processi P2P con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), assicurando che tutti abbiano facile accesso a tutti i documenti e dati rilevanti.

• Semplifica il tuo flusso di lavoro per ottenere un migliore buy-in

  Semplifica le attività dei tuoi dipendenti eliminando la noia. L'automazione di attività come l'instradamento, l'autorizzazione e l'elaborazione delle fatture, nonché l'abbinamento a 3 vie, semplifica il lavoro di tutti. È più probabile che il tuo team aderisca ai flussi di lavoro se ne rimuovi le complicazioni.

• Scegliere il giusto appalto per pagare il software

  Un software Procure to Pay efficace riduce errori e ritardi, semplifica la comunicazione, riduce i costi e migliora la visibilità sia per i fornitori che per gli acquirenti.

  Per facilitare il miglioramento del processo, il miglior software P2P dovrebbe fornire vari strumenti per l'elaborazione, l'approvazione e l'instradamento delle fatture, l'integrazione ERP, i portali dei fornitori e altro ancora. Di conseguenza, queste soluzioni aumentano l'efficienza riducendo il tempo dedicato all'inserimento e alla gestione manuali.

In che modo Procure to Pay software può semplificare gli acquisti?

Integrando le funzionalità di corrispondenza elettronica e la visibilità centralizzata nel processo P2P (procure to pay), puoi semplificare l'acquisto garantendo una migliore gestione delle eccezioni e prevenendo il rischio di fatture duplicate e pagamenti in eccesso.

Scegliendo il miglior software Procure to Pay, puoi semplificare gli acquisti nei seguenti modi:

• I debiti contabili sono più accurati, efficienti e richiedono meno risorse.
• I team di approvvigionamento e finanza possono lavorare a stretto contatto.
• Ogni transazione, dall'ordine al ricevimento, viene monitorata centralmente, migliorando così visibilità, puntualità nei pagamenti, contabilità accurata e migliori relazioni con i fornitori.
• Poiché gli ordini d'acquisto sono pre-approvati, tutte le fatture saranno basate sugli ordini d'acquisto, consentendo loro di essere facilmente abbinati agli ordini d'acquisto e all'entrata merci corrispondenti.
• Un flusso di lavoro che automatizza l'approvazione impedisce la spesa al di fuori del budget applicando l'approvazione appropriata a ciascuna richiesta.
• Il processo online elimina la necessità di richieste di acquisto cartacee. I moduli di richiesta di acquisto possono essere compilati digitalmente e inviati in modo rapido ed efficiente tramite il software.
• Migliora il budget, la creazione di scenari e le previsioni identificando le tendenze di spesa e le opportunità di risparmio.

Semplifica il tuo ciclo Procure to Pay con il software TYASuite

TYASuite Software è una soluzione di approvvigionamento basata su cloud per automatizzare e ottimizzare i cicli di approvvigionamento e pagamento. Indipendentemente dalle dimensioni e dalla natura della tua attività, la suite di software TYASuite Procurement to Pay può aiutarti a semplificare l'intero processo di approvvigionamento a pagamento:

• Richieste di acquisto intelligenti

  Aumenta le richieste di acquisto in blocco con le importazioni di Excel. Aiuta inoltre a ottimizzare la richiesta di acquisto in base a fattori come i tempi di consegna e le scorte di sicurezza.

• Ordine di acquisto flessibile

  Richieste di ordini di acquisto automatizzate con ordini ricorrenti automatizzati e approvazioni in movimento.

• Fatturazione dinamica

  Puoi generare fattura in qualsiasi formato ed eseguire automaticamente il calcolo GST in varie località per più prodotti.

• Ecosistema di pagamento

  Ti consente di effettuare più pagamenti contemporaneamente ed elaborare anche pagamenti parziali. È possibile utilizzare l'opzione di pagamento partner per elaborare immediatamente i pagamenti per i fornitori.

• Rapporti approfonditi

  Fornisce report approfonditi per valutare prestazioni e produttività e prendere decisioni più intelligenti.

• Sistema integrato di gestione dei fornitori

  Garantisce l'onboarding del fornitore senza problemi attraverso approvazioni, documenti e gestione dei contratti.

Conclusione

I processi P2P (procure-to-pay) stanno diventando sempre più necessari. Attraverso acquisti automatizzati ed efficienti, le organizzazioni saranno in grado di acquisire più valore, migliorando le esperienze di dipendenti e fornitori, migliorando l'efficienza degli acquisti e della contabilità fornitori e molto altro ancora.

Domande frequenti

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