Procure to Pay (P2P) Sürecini Basit Sözlerle Anlamak

Geleneksel veya dijital veya her ikisinin bir kombinasyonu olsun, herhangi bir işi başarılı bir şekilde yürütmek için, satın alma-ödeme sürecine aşina olmalısınız ve otomatik sistemler bunu kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

Bir ürün veya hizmetin sipariş edildiği andan faturanın ödendiği ana kadar herhangi bir noktada bir işlemin durumunu izleyebilmelisiniz.

Bu makalede, Satın Almadan Ödemeye (P2P) Sürecine derinlemesine gireceğiz. Ayrıca P2P'nin ne anlama geldiğini, sürecini, nasıl kolaylaştırılabileceğini ve daha fazlasını açıklayacağız.

Basit Sözlerle Procure to Pay (P2P) Nedir?

Satın alma ödemesi, ödenecek hesapları ve satın alma sistemlerini entegre etme ve satın alma, talep etme, faturalama, ödeme ve alma vb. işlevleri düzenleme sürecidir. P2P süreci, bir siparişin oluşturulmasından ödemenin yapılmasına kadar tüm süreci kapsar.

Tedarik Ödemek Neden Önemlidir?

Tedarikten ödemeye (P2P) sisteminin uygulanması işletmeler için önemlidir çünkü:

• Tedarik sürecini kolaylaştırma: Tedarik yazılımı kullanılarak talepler ve onaylar daha hızlı işlenebilir. Verilere dayalı olarak uygun tedarikçiler bulunabilir ve PO'lar oluşturulup tedarikçilere gönderilebilir. Bütün bunlar kolayca ve elektronik olarak izlenebilir.

• Geliştirilmiş görünürlük: Hem alıcıların hem de sarf malzemelerinin faturaların durumunu gerçek zamanlı olarak izlemesine olanak tanıyarak tedarik zinciri genelinde görünürlüğü artırmaya yardımcı olur.

• Azaltılmış fatura işleme maliyetleri: Kağıtsız operasyonlarla şirketler zamandan ve paradan tasarruf ederek çalışanların tekrar eden görevler yerine stratejik girişimler üzerinde çalışmasına olanak tanır.

• Daha iyi istisna yönetimi: Çoğu fatura hemen işlendiğinden, istisnalar hızlı bir şekilde ele alınabilir ve işlenebilir.

• Tedarikçilerle iyileştirilmiş ilişkiler: Tedarikçi portalı, tedarikçilerin ne zaman ödeme alacaklarını bilmelerini mümkün kılar, böylece daha iyi kararlar alabilirler. Aynı zamanda iyi niyeti teşvik eder ve fatura istisnalarını ve anlaşmazlıkları mümkün olan en kısa sürede çözerek alıcılara daha fazla görünürlük sağlar.

• Daha iyi kararlar alın: Sağlam P2P çözümleriyle işletmeler talep üzerine raporlar oluşturabilir. Katalog yönetimi, bir kuruluşun bir tedarikçiden geçmiş bilgileri kolayca almasını sağlar. Sağlanan geçmiş ve gerçek zamanlı verilerle işletmeler, işletme sermayesi ve nakit akışını daha iyi anlayabilir.

P2P Döngüsündeki Adımlar Nelerdir?

P2P Döngüsü, aşağıda listelenen 9 adımdan oluşur:

• İhtiyaçları belirleyin: İşletmenizin gereksinimlerini tanımlamak ve belirlemek, P2P sürecinin ilk adımıdır. Geçerli bir ihtiyacı belirledikten sonra, tedarik ekipleri mal veya hizmetler için ayrıntılı bir şartname oluşturabilir.

• Talepleri hazırlayın: Gerekli tüm idari gereksinimler karşılandıktan sonra, talep sahibi doldurulmuş satın alma talep formunu gönderir.

• Satın alma talebinin onaylanması: Satın alma görevlileri veya bölüm başkanları, gönderilen satın alma taleplerini gözden geçirir. Onaylayan, ihtiyacı analiz ettikten, bütçeyi doğruladıktan ve satın alma talep formunu doğruladıktan sonra, onu onaylayabilir veya reddedebilir.

• Satın alma siparişi verin veya spot sipariş verin: Talep edilen mallar düşük değerli mallar, tek seferlik benzersiz alımlar veya yönetilmeyen kategori alımları gibi özelliklere sahipse Spot alım yapılır. Aksi takdirde satınalma siparişleri oluşturulur.

• Satınalma siparişlerinin onaylanması: Tüm satınalma siparişleri, spesifikasyonların meşru ve doğru olduğundan emin olmak için onay gerektirir. Onaylananlar bayilere gidiyor.

• Malların teslim alınması: Alıcı, malları veya hizmetleri teslim aldıktan sonra, sözleşmeye uygun olup olmadığını kontrol eder.

• Tedarikçilerin performansı : Bir tedarikçinin performansı, zamanında teslimat, kalite, hizmet, yanıt verme, sözleşmeye uygunluk ve TCO (Toplam Sahip Olma Maliyeti) gibi çeşitli faktörler üzerinden değerlendirilir.

• Faturanın onaylanması: Mal girişi onaylandıktan sonra satıcı faturası, satınalma siparişi ve mal girişi arasında üç yönlü bir eşleşme gerçekleştirilir. Faturalar onaylanır ve herhangi bir uyumsuzluk yoksa ödemeler finans ekibine gönderilir.

• Satıcıya ödeme: Onaylı bir fatura alındıktan sonra finans ekibi ödemeyi sözleşme şartlarına göre işler.

Satın Almadan Ödemeye Sürecindeki Zorluklar

Tedarikten ödemeye çözümler şeffaflık, para ve zaman tasarrufu, verimlilik gibi çok sayıda avantaj sunar, ancak aynı zamanda bir dizi tedarik zorluğu da ortaya çıkarır. Bunlar, şirketlerin tedarikten ödemeye kadar karşılaşabilecekleri bazı yaygın zorluklardır:

• Fatura işlemedeki hatalar

  Faturaların manuel olarak girilmesi, işlenmesi ve imzalanması P2P sürecini yavaşlatır, bu da daha uzun fatura onay süresi, geç ödemeler için cezalar ve tehlikeye giren tedarikçi ilişkileri ile sonuçlanır. Ek olarak, insan müdahalesi gerektiren kağıt tabanlı bir sistem hataya açıktır. Hatanın düzeltilmesi, daha yüksek fatura maliyetlerine ve daha düşük üretkenliğe neden olur.

• Politikalara ve yönetişime uygunluk

  P2P süreçlerinde çok sayıda satın alma kanalını düzenlemek ve yönetmek zorlaşıyor. Çoğu zaman, harcama ön onayı, doğaçlama satın almalara ve sözleşmesiz harcamalara yol açan gereksiz bürokrasi olarak görülür.

• Süreçleri ve sistemleri birleştirmek

  Bir kuruluştaki farklı departmanlar tarafından kullanılan süreçler ve araçlarda farklılıklar vardır ve bu da harcamanın tam bir resmini elde etmeyi zorlaştırır. Kimin neye harcama yaptığına dair bir görünürlük olmadığında satın alma süreci artık şeffaf kalmıyor.

• Tedarikçi yönetimi

  Tedarikin zorlu bir yönü tedarikçi yönetimidir. Bilgi eksikliği, insan liderliğindeki bir işe alımda tedarikçinin kısa listeye alınmasını zorlaştırabilir. Birçok kuruluş, tedarikçilerin ödeme sorularına anında yanıt vermeyerek onlarla olan ilişkilerine zarar verir.

En İyi Tedarik Uygulamaları Nelerdir?

Hiç şüphe yok ki, satın alma ödeme süreci karmaşık olabilir. Bu en iyi uygulamaları takip ederek hatalar azaltılabilir ve süreç kolaylaştırılabilir.

• Şeffaflığı koruyun

  P2P sistemleri şeffaflıktan yoksundur, tedarikçileri veya satıcıları karanlıkta bırakarak alıcılar ve satıcılar arasında kafa karışıklığına ve aşırı iletişime neden olur. İdeal olarak, satıcılar bir self servis portalı sağlayan tedarikten ödemeye çözümüyle faturalarının durumunu istedikleri zaman kontrol edebilmelidir.

• Tedarikçilerle ilişkileri geliştirin

  Bir şirketin, özel ihtiyaçlarını karşılayan satıcılarla iyi ilişkiler kurması önemlidir. Ödemeleri zamanında veya erken yapmak ve özel portallara kolay erişim sağlamak, satıcıları sizinle iş yapmaya devam etmek için memnun ve motive etmenin harika yollarından bazılarıdır.

  Ancak, herhangi bir ilişkide olduğu gibi, bu ilişki iki yönlü bir yoldur. Şirketler, sadece tedarikçilerinin ihtiyaç ve beklentilerini ne kadar iyi karşıladıklarını değil, aynı zamanda tedarikçilerinin bu ilişkilere ne kadar iyi davrandıklarını da değerlendirmelidir. Satıcı zamanında teslimat yapıyor mu? Satıcı faturayı zamanında gönderiyor mu? Fatura doğru mu? Kuruluşunuz bu faktörleri değerlendirerek P2P sürecini iyileştirebilir.

• ERP sistemleri ile entegre edin

  Satın almadan ödemeye kadar sürecin sorunsuz işlemesi için ilgili tüm veriler kolay erişilebilir bir yerde saklanmalıdır. P2P süreçlerini bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemiyle entegre ederek veri silolarını ortadan kaldırabilir ve herkesin tüm ilgili belge ve verilere kolayca erişmesini sağlayabilirsiniz.

  
• Daha iyi katılım için iş akışınızı kolaylaştırın

  Sıkıntıyı ortadan kaldırarak çalışanlarınızın görevlerini kolaylaştırın. Fatura yönlendirme, yetkilendirme ve işleme gibi görevlerin yanı sıra 3 yönlü eşleştirme gibi görevlerin otomatikleştirilmesi herkesin işini kolaylaştırır. Komplikasyonları ortadan kaldırırsanız, ekibinizin iş akışlarına uyması daha olasıdır.

• Ödeme için doğru yazılımı seçme

  Etkili bir ödemeli satın alma yazılımı, gecikmelerin yanı sıra hataları da azaltır, iletişimi kolaylaştırır, maliyetleri düşürür ve hem tedarikçiler hem de alıcılar için görünürlüğü iyileştirir.

  Süreç iyileştirmeyi kolaylaştırmak için en iyi P2P yazılımı, fatura işleme, onay ve yönlendirme, ERP entegrasyonu, satıcı portalları ve daha fazlası için çeşitli araçlar sağlamalıdır. Sonuç olarak, bu çözümler manuel giriş ve yönetim için harcanan zamanı azaltarak verimliliği artırır.

Procure to Pay Yazılım Satın Alma İşlemini Nasıl Kolaylaştırabilir?

P2P (tedarikten ödemeye) sürecinize elektronik eşleştirme özelliklerini ve merkezi görünürlüğü entegre ederek, daha iyi istisna yönetimi sağlayarak ve mükerrer fatura ve fazla ödeme riskini önleyerek satın alma işlemini kolaylaştırabilirsiniz.

Satın almak için en iyi satın alma yazılımını seçerek, satın alma işlemini aşağıdaki yollarla kolaylaştırabilirsiniz:

• Muhasebe borçları daha doğru, verimli ve daha az kaynak gerektirir.
• Tedarik ve finans ekipleri yakın bir şekilde çalışabilir.
• Siparişten makbuza kadar her işlem merkezi olarak izlenir, böylece görünürlük, zamanında ödemeler, doğru muhasebe ve daha iyi tedarikçi ilişkileri iyileştirilir.
• Satınalma siparişleri önceden onaylandığından, tüm faturalar satınalma siparişlerine dayanacak ve ilgili satınalma siparişleri ve mal girişi ile kolayca eşleştirilmesine olanak tanıyacaktır.
• Onaylamayı otomatikleştiren bir iş akışı, her bir isteğe uygun onayı uygulayarak bütçe dışında harcama yapılmasını engeller.
• Çevrimiçi süreç, kağıt tabanlı satın alma taleplerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Satın alma talep formları dijital olarak doldurulabilir ve yazılım aracılığıyla hızlı ve verimli bir şekilde gönderilebilir.
• Harcama eğilimlerini ve tasarruf fırsatlarını belirleyerek bütçelemeyi, senaryo oluşturmayı ve tahminleri iyileştirin.

TYASuite Yazılımı ile Satın Alma Döngünüzü Kolaylaştırın

TYASuite Software, tedarikten ödemeye döngülerinizi otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için bulut tabanlı bir tedarik çözümüdür. İşletmenizin boyutu ve doğası ne olursa olsun, TYASuite Tedarikten Ödemeye Yazılım paketi, tüm tedarikten ödemeye sürecinizi şu yollarla düzene sokmanıza yardımcı olabilir:

• Akıllı Satın Alma Talepleri

  Excel'den içe aktarma ile satın alma taleplerini toplu olarak artırın. Ayrıca, tedarik süresi ve güvenlik stokları gibi faktörler üzerinde satın alma talebini optimize etmeye yardımcı olur.

• Esnek Satın Alma Siparişi

  Otomatik yinelenen siparişler ve hareket halindeyken onaylar ile otomatik satınalma siparişi talepleri.

• Dinamik Faturalandırma

  Herhangi bir formatta fatura oluşturabilir ve birden fazla ürün için çeşitli lokasyonlarda otomatik olarak GST hesaplaması yapabilirsiniz.

• Ödeme Ekosistemi

  Aynı anda birden fazla ödeme yapmanıza ve ayrıca kısmi ödemeleri işlemenize olanak tanır. Satıcılar için ödemeleri hemen işleme koymak için iş ortağı ödeme seçeneğini kullanabilirsiniz.

• Derinlemesine Raporlar

  Performans ve üretkenliği değerlendirmek ve daha akıllı kararlar almak için derinlemesine raporlar sağlar.

• Entegre Satıcı Yönetim Sistemi

  Onaylar, belgeler ve sözleşme yönetimi yoluyla sorunsuz satıcı katılımını sağlar.

Çözüm

P2P (tedarikten ödemeye) süreçleri giderek daha gerekli hale geliyor. Otomatik ve verimli satın alma yoluyla, kuruluşlar daha fazla değer elde edebilecek, çalışan ve tedarikçi deneyimlerini geliştirebilecek, satın alma ve borç hesapları verimliliğini artırabilecek ve çok daha fazlasını yapabilecek.

SSS

İlgili Kategoriler: Tedarik Yönetimi Yazılımı | Satın Alma Yazılımı | Satıcı Yönetim Yazılımı | Müzayede Yazılımı