Понимание процесса от закупки до оплаты (P2P) простыми словами

Чтобы успешно вести любой бизнес, будь то традиционный или цифровой или их сочетание, вы должны быть знакомы с процессом закупки-платы, и автоматизированные системы могут помочь его упростить.

Вы должны иметь возможность отслеживать статус транзакции в любой момент с момента заказа продукта или услуги до момента оплаты счета.

В этой статье мы подробно рассмотрим процесс Procure to Pay (P2P). Мы также объясним, что означает P2P, его процесс, как его можно упростить и многое другое.

Что такое Procure to Pay (P2P) простыми словами?

Procure to pay — это процесс интеграции систем кредиторской задолженности и закупок и оптимизации таких функций, как покупка, запрос, выставление счетов, оплата и получение и т. д. Процесс P2P охватывает весь процесс, начиная с оформления заказа и заканчивая осуществлением платежа.

Почему закупка для оплаты важна?

Внедрение системы «от закупки до оплаты» (P2P) важно для бизнеса, потому что:

• Оптимизация закупок: использование программного обеспечения для закупок позволяет быстрее обрабатывать заявки и утверждения. На основе данных можно найти подходящих поставщиков, а заказы на покупку можно сгенерировать и отправить поставщикам. Все это можно легко отслеживать в электронном виде.

• Улучшенная видимость: это помогает улучшить видимость всей цепочки поставок, позволяя как покупателям, так и поставщикам отслеживать статус счетов-фактур в режиме реального времени.

• Сокращение затрат на обработку счетов: благодаря безбумажным операциям компании экономят время и деньги, позволяя сотрудникам работать над стратегическими инициативами, а не над выполнением повторяющихся задач.

• Лучшее управление исключениями: поскольку большинство счетов-фактур обрабатываются сразу, исключения можно быстро устранять и обрабатывать.

• Улучшение отношений с поставщиками: Портал поставщиков позволяет поставщикам узнать, когда они получат оплату, чтобы они могли принимать более взвешенные решения. Это также способствует укреплению деловой репутации и делает покупателей более заметными за счет скорейшего разрешения исключений и споров по счетам.

• Принимайте более взвешенные решения. Благодаря надежным решениям P2P предприятия могут создавать отчеты по запросу. Управление каталогами позволяет организации легко получать историческую информацию от поставщика. Предоставляя исторические данные и данные в режиме реального времени, предприятия могут лучше понять оборотный капитал и денежные потоки.

Каковы шаги в цикле P2P?

Цикл P2P состоит из 9 шагов, которые перечислены ниже:

• Определите потребности: Определение и определение требований вашего бизнеса — это первый шаг процесса P2P. После определения действительной потребности группы по закупкам могут создать подробную спецификацию товаров или услуг.

• Подготовка заявок: после того, как все необходимые административные требования выполнены, запрашивающая сторона отправляет заполненную форму заявки на покупку.

• Утверждение заявки на покупку: сотрудники по закупкам или руководители отделов просматривают представленные заявки на покупку. После того как утверждающий проанализирует потребность, проверит бюджет и утвердит форму заявки на покупку, он может одобрить или отклонить ее.

• Сделайте заказ на покупку или разместите спотовый заказ: спотовая покупка производится, если запрошенные товары имеют такие характеристики, как товары с низкой стоимостью, одноразовые уникальные покупки или покупки неуправляемой категории. В противном случае создаются заказы на покупку.

• Утверждение заказов на покупку: все заказы на покупку требуют утверждения, чтобы гарантировать законность и точность спецификаций. Те, которые одобрены, идут к поставщикам.

• Получение товаров: после получения товаров или услуг покупатель проверяет товары, чтобы убедиться, что они соответствуют условиям контракта.

• Производительность поставщиков: производительность поставщика оценивается по различным факторам, таким как своевременная доставка, качество, обслуживание, оперативность, соблюдение контракта и совокупная стоимость владения.

• Утверждение счета-фактуры. После утверждения поступления материала выполняется трехстороннее сопоставление между счетом-фактурой поставщика, заказом на покупку и поступлением материала. Счета-фактуры утверждаются, а выплаты по платежам отправляются в финансовый отдел, если нет расхождений.

• Оплата поставщику: после получения утвержденного счета финансовая группа обрабатывает платеж в соответствии с условиями контракта.

Проблемы в процессе от закупки до оплаты

Решения от закупки до оплаты предлагают множество преимуществ, включая прозрачность, экономию денег и времени, эффективность, но они также создают ряд проблем с закупками. Вот некоторые распространенные проблемы, с которыми могут столкнуться компании при внедрении системы «от закупки до оплаты»:

• Ошибки в обработке счета

  Ввод, обработка и подписание счетов вручную замедляет процесс P2P, что приводит к увеличению времени утверждения счетов, штрафам за просроченные платежи и нарушению отношений с поставщиками. Кроме того, бумажная система, требующая вмешательства человека, подвержена ошибкам. Исправление ошибки приводит к увеличению стоимости счетов и снижению производительности.

• Соответствие политикам и управлению

  В процессах P2P становится сложно регулировать и управлять многочисленными каналами закупок. Часто предварительное одобрение расходов рассматривается как ненужная бюрократия, что приводит к импровизированным покупкам и тратам без контракта.

• Объединение процессов и систем

  Существуют различия в процессах и инструментах, используемых разными отделами внутри организации, что затрудняет получение полной картины расходов. Процесс закупок больше не остается прозрачным, когда не видно, кто на что тратит.

• Управление поставщиками

  Одним из сложных аспектов закупок является управление поставщиками. Отсутствие информации может затруднить составление списка поставщиков при адаптации под руководством человека. Не отвечая на платежные запросы поставщиков быстро, многие организации портят отношения с ними.

Каковы наилучшие методы закупок для оплаты?

Нет никаких сомнений в том, что процесс от закупки до оплаты может быть сложным. Следуя этим передовым методам, можно уменьшить количество ошибок и упростить процесс.

• Сохраняйте прозрачность

  Системам P2P не хватает прозрачности, что оставляет поставщиков или продавцов в неведении, что приводит к путанице и чрезмерному общению между покупателями и продавцами. В идеале поставщики должны иметь возможность в любое время проверить статус своих счетов с помощью решения «от закупки до оплаты», которое представляет собой портал самообслуживания.

• Улучшить отношения с поставщиками

  Для компании важно поддерживать хорошие отношения с поставщиками, которые отвечают их конкретным потребностям. Своевременные или ранние платежи и предоставление легкого доступа к специализированным порталам — это отличные способы, чтобы поставщики были довольны и мотивированы продолжать сотрудничество с вами.

  Однако, как и в любых отношениях, эти отношения — улица с двусторонним движением. Компании должны оценивать не только то, насколько хорошо они удовлетворяют потребности и ожидания своих поставщиков, но и то, насколько хорошо их поставщики относятся к этим отношениям. Поставщик доставляет вовремя? Своевременно ли продавец выставляет счета? Счет-фактура точен? Ваша организация может улучшить процесс P2P, оценив эти факторы.

• Интеграция с ERP-системами

  Для бесперебойной работы процесса «от закупки до оплаты» все соответствующие данные должны храниться в легкодоступном месте. Вы можете устранить разрозненность данных, интегрировав процессы P2P с системой планирования ресурсов предприятия (ERP), обеспечив каждому легкий доступ ко всем необходимым документам и данным.

  
• Оптимизируйте свой рабочий процесс, чтобы повысить вовлеченность

  Оптимизируйте задачи ваших сотрудников, избавив их от скуки. Автоматизация таких задач, как маршрутизация, авторизация и обработка счетов, а также трехстороннее сопоставление, упрощает работу каждого. Ваша команда с большей вероятностью будет придерживаться рабочих процессов, если вы удалите из них сложности.

• Выбор подходящего программного обеспечения для закупки и оплаты

  Эффективное программное обеспечение для закупок с оплатой снижает количество ошибок и задержек, упрощает общение, снижает затраты и улучшает видимость как для поставщиков, так и для покупателей.

  Чтобы облегчить совершенствование процесса, лучшее программное обеспечение P2P должно предоставлять различные инструменты для обработки счетов, утверждения и маршрутизации, интеграции ERP, порталов поставщиков и многого другого. В результате эти решения повышают эффективность за счет сокращения времени, затрачиваемого на ручной ввод и управление.

Как Procure to Pay Software может упростить закупки?

Интегрируя возможности электронного сопоставления и централизованную видимость в процесс P2P (от закупки до оплаты), вы можете упростить процесс покупки, обеспечив лучшее управление исключениями и предотвратив риск дублирования счетов-фактур и переплат.

Выбрав лучшее программное обеспечение от закупки до оплаты, вы можете оптимизировать закупки следующими способами:

• Учет кредиторской задолженности более точен, эффективен и требует меньше ресурсов.
• Группы по закупкам и финансам могут тесно сотрудничать.
• Каждая транзакция, от заказа до получения, отслеживается централизованно, что повышает прозрачность, своевременные платежи, точный учет и улучшает отношения с поставщиками.
• Поскольку заказы на покупку предварительно утверждаются, все счета-фактуры будут основываться на заказах на покупку, что позволяет легко сопоставлять их с соответствующими заказами на покупку и поступлением товаров.
• Рабочий процесс, который автоматизирует утверждение, предотвращает расходы за пределами бюджета, применяя соответствующее утверждение к каждому запросу.
• Онлайн-процесс устраняет необходимость в бумажных заявках на покупку. Формы заявки на покупку могут быть заполнены в цифровом виде и отправлены быстро и эффективно с помощью программного обеспечения.
• Улучшите составление бюджета, построение сценариев и прогнозирование, определяя тенденции расходов и возможности экономии.

Оптимизируйте цикл от закупки до оплаты с помощью программного обеспечения TYASuite

TYASuite Software — это облачное решение для закупок, позволяющее автоматизировать и оптимизировать циклы от закупки до оплаты. Независимо от размера и характера вашего бизнеса, пакет программного обеспечения TYASuite Procurement to Pay может помочь оптимизировать весь процесс от закупки до оплаты за счет:

• Умные заявки на покупку

  Увеличивайте объемы заявок на закупку с помощью импорта в Excel. Кроме того, это помогает оптимизировать заявки на покупку с учетом таких факторов, как время выполнения заказов и страховые запасы.

• Гибкий заказ на покупку

  Автоматизированные заявки на заказы на покупку с автоматическими повторяющимися заказами и утверждениями на ходу.

• Динамическое выставление счетов

  Вы можете создать счет-фактуру в любом формате и автоматически выполнять расчет GST в разных местах для нескольких продуктов.

• Платежная экосистема

  Он позволяет совершать несколько платежей одновременно, а также обрабатывать частичные платежи. Вы можете использовать вариант оплаты партнера для немедленной обработки платежей для поставщиков.

• Подробные отчеты

  Предоставляет подробные отчеты для оценки производительности и производительности и принятия более взвешенных решений.

• Интегрированная система управления поставщиками

  Обеспечивает беспроблемную адаптацию поставщика посредством утверждений, документов и управления контрактами.

Вывод

Процессы P2P (от закупки до оплаты) становятся все более необходимыми. Благодаря автоматизированным и эффективным закупкам организации смогут получать больше пользы, повышая качество обслуживания сотрудников и поставщиков, повышая эффективность закупок и кредиторской задолженности и многое другое.

Часто задаваемые вопросы

Связанные категории: Программное обеспечение для управления закупками | Приобретение программного обеспечения | Программное обеспечение для управления поставщиками | Программное обеспечение для аукционов