用簡單的話了解採購到付款 (P2P) 流程

要成功經營任何業務，無論是傳統業務還是數字業務或兩者兼而有之，您都應該熟悉從採購到付款的流程，自動化系統可以幫助簡化流程。

從訂購產品或服務到支付發票期間，您應該能夠隨時監控交易狀態。

在本文中，我們將深入探討採購到付款 (P2P) 流程。 我們還將解釋 P2P 的含義、它的過程、如何簡化它等等。

簡而言之，什麼是採購到付款 (P2P)？

採購到付款是整合應付賬款和採購系統，並簡化採購、申請、開票、付款和收款等功能的過程。P2P 流程涵蓋了從下單到付款的整個過程。

為什麼採購到付款很重要？

採購到支付 (P2P) 系統的實施對企業很重要，因為：

• 簡化採購：通過使用採購軟件，可以更快地處理申請和批准。 可以根據數據找到合適的供應商，生成採購訂單並發送給供應商。 所有這些都可以輕鬆地以電子方式進行跟踪。

• 提高可見性：它有助於提高整個供應鏈的可見性，允許買家和供應商實時跟踪發票的狀態。

• 降低發票處理成本：通過無紙化運營，公司可以節省時間和金錢，讓員工能夠從事戰略計劃而不是重複性任務。

• 更好的異常管理：由於大多數發票都會立即處理，因此可以快速處理和處理異常。

• 改善與供應商的關係：供應商門戶使供應商能夠知道何時收到付款，從而做出更好的決策。 它還通過盡快解決發票異常和爭議來培養商譽並為買家提供更大的知名度。

• 做出更好的決策：借助強大的 P2P 解決方案，企業可以按需生成報告。 目錄管理使組織能夠輕鬆地從供應商處檢索歷史信息。 通過提供歷史和實時數據，企業可以更好地了解營運資金和現金流。

P2P循環的步驟是什麼？

P2P 循環由 9 個步驟組成，如下所列：

• 確定需求：定義和確定業務需求是 P2P 流程的第一步。 在確定有效需求後，採購團隊可以為商品或服務創建詳細的規範。

• 準備申請：一旦滿足所有必要的管理要求，申請者將提交完整的採購申請表。

• 採購申請的批准：採購官員或部門負責人審查提交的採購申請。 一旦審批者分析了需求、驗證了預算並驗證了採購申請表，他就可以批准或拒絕它。

• 下訂單或下現貨訂單：如果請求的商品具有低價值商品、一次性唯一購買或非託管類別購買等特徵，則進行現貨購買。 否則，將生成採購訂單。

• 採購訂單的批准：所有採購訂單都需要獲得批准，以確保規格合法且準確。 那些被批准的去供應商。

• 收貨：在收到貨物或服務後，買方檢查物品以確保它們符合合同規定。

• 供應商的表現：供應商的表現是根據準時交貨、質量、服務、響應能力、合同合規性和 TCO（總擁有成本）等各種因素來評估的。

• 發票審核：一旦收貨審核通過，供應商發票、採購訂單和收貨之間進行三向匹配。 發票被批准，如果沒有差​​異，付款將發送給財務團隊。

• 向供應商付款：收到批准的發票後，財務團隊根據合同條款處理付款。

採購到付款流程中的挑戰

採購到付款解決方案提供了許多好處，包括透明度、節省金錢和時間、提高效率，但它們也帶來了許多采購挑戰。 以下是公司在採購到付款方面可能遇到的一些常見挑戰：

• 發票處理錯誤

  手動輸入、處理和簽署發票會減慢 P2P 流程，從而導致更長的發票審批時間、延遲付款的處罰以及供應商關係受損。 此外，需要人工干預的紙質系統容易出錯。 糾正錯誤會導致更高的發票成本和更低的生產力。

• 遵守政策和治理

  在 P2P 過程中，難以規範和管理眾多的採購渠道。 通常，支出預先批准被視為不必要的官僚作風，這會導致臨時購買和非合同支出。

• 統一流程和系統

  組織內不同部門使用的流程和工具存在差異，這使得全面了解支出情況變得更加困難。 當不知道誰花在什麼上時，採購過程不再保持透明。

• 供應商管理

  採購的一個具有挑戰性的方面是供應商管理。 在以人為主導的入職培訓中，缺乏信息會使供應商入圍變得困難。 由於不及時回复供應商的付款查詢，許多組織損害了與供應商的關係。

最佳採購支付實踐是什麼？

毫無疑問，採購到付款過程可能很複雜。 通過遵循這些最佳實踐，可以減少錯誤並簡化流程。

• 保持透明度

  P2P系統缺乏透明度，使供應商或供應商處於黑暗之中，導致買賣雙方之間的混亂和過度溝通。 理想情況下，供應商應該能夠使用提供自助服務門戶的採購到付款解決方案隨時檢查其發票的狀態。

• 改善與供應商的關係

  對於公司而言，與滿足其特定需求的供應商保持良好關係非常重要。 按時或提前付款並輕鬆訪問專用門戶網站是讓供應商滿意並有動力繼續與您開展業務的一些好方法。

  但是，與任何關係一樣，這種關係是雙向的。 公司不應該只評估他們如何滿足供應商的需求和期望，還應該評估他們的供應商如何對待這些關係。 供應商是否按時交貨？ 供應商是否按時發送發票？ 發票準確嗎？ 您的組織可以通過評估這些因素來改進其 P2P 流程。

• 與 ERP 系統集成

  為了使採購到付款流程順利運行，所有相關數據都應存儲在易於訪問的位置。 您可以通過將 P2P 流程與企業資源規劃 (ERP) 系統集成來消除數據孤島，確保每個人都可以輕鬆訪問所有相關文檔和數據。

  
• 簡化您的工作流程以獲得更好的支持

  通過消除乏味來簡化員工的任務。 發票路由、授權和處理以及 3 路匹配等任務的自動化簡化了每個人的工作。 如果您消除了工作流程的複雜性，您的團隊更有可能遵守工作流程。

• 選擇合適的採購來支付軟件

  有效的支付軟件採購可以減少錯誤和延遲，簡化溝通，降低成本，並提高供應商和買家的知名度。

  為了促進流程改進，最好的 P2P 軟件應該為發票處理、審批和路由、ERP 集成、供應商門戶等提供各種工具。 因此，這些解決方案通過減少人工輸入和管理所花費的時間來提高效率。

Procure to Pay 軟件如何簡化採購流程？

通過將電子匹配功能和集中可見性集成到您的 P2P（採購到付款）流程中，您可以通過確保更好的異常管理來簡化採購，並防止重複發票和多付的風險。

通過選擇最佳採購支付軟件，您可以通過以下方式簡化採購：

• 應付賬款會計更準確、更高效，並且需要更少的資源。
• 採購和財務團隊可以密切合作。
• 從訂單到收貨的每筆交易都被集中跟踪，從而提高了可見性、按時付款、準確的會計和更好的供應商關係。
• 由於採購訂單是預先批准的，所有發票都將基於採購訂單，從而可以輕鬆地將其與相應的採購訂單和收貨進行匹配。
• 自動批准的工作流通過對每個請求應用適當的批准來防止超出預算的支出。
• 在線流程消除了紙質採購申請的需要。 採購申請表可以通過軟件快速有效地以數字方式完成和提交。
• 通過識別支出趨勢和節省機會來改進預算編制、情景構建和預測。

使用 TYASuite 軟件簡化您的採購到付款週期

TYASuite 軟件是一種基於雲的採購解決方案，可自動化和簡化您的採購到付款週期。 無論您的業務規模和性質如何， TYASuite 採購到付款軟件套件都可以通過以下方式幫助您簡化整個採購到付款流程：

• 智能採購申請

  使用 Excel 導入批量提出採購申請。 它進一步有助於優化交貨時間和安全庫存等因素的採購申請。

• 靈活的採購訂單

  具有自動重複訂單和移動審批的自動採購訂單申請。

• 動態發票

  您可以生成任何格式的發票，並為多種產品在不同地點自動執行 GST 計算。

• 支付生態系統

  它允許您同時進行多筆付款並處理部分付款。 您可以使用合作夥伴付款選項立即處理供應商的付款。

• 深度報告

  提供深入的報告以評估績效和生產力並做出更明智的決策。

• 綜合供應商管理系統

  通過批准、文件和合同管理確保無憂的供應商入職。

結論

P2P（採購到付款）流程變得越來越必要。 通過自動化和高效的採購，組織將能夠獲得更多價值、增強員工和供應商體驗、提高采購和應付賬款效率等等。

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