Entendendo o processo Procure to Pay (P2P) em palavras simples

Para administrar com sucesso qualquer negócio, seja tradicional ou digital ou uma combinação de ambos, você deve estar familiarizado com o processo de aquisição ao pagamento e os sistemas automatizados podem ajudar a agilizá-lo.

Você deve poder monitorar o status de uma transação a qualquer momento, desde o momento em que um produto ou serviço é solicitado até o momento em que uma fatura é paga.

Vamos nos aprofundar no processo Procure to Pay (P2P) neste artigo. Também explicaremos o que significa P2P, seu processo, como ele pode ser simplificado e muito mais.

O que é o Procure to Pay (P2P) em palavras simples?

Procure to pay é o processo de integração de contas a pagar e sistemas de compras e agilização de funções como compra, requisição, faturamento, pagamento e recebimento, etc. O processo P2P abrange todo o processo desde o levantamento de um pedido até o pagamento.

Por que o Procure to Pay é importante?

A implementação de um sistema de aquisição para pagamento (P2P) é importante para as empresas porque:

• Simplificação da aquisição: Ao usar o software de aquisição, as requisições e aprovações podem ser processadas mais rapidamente. Fornecedores apropriados podem ser encontrados com base em dados, e POs podem ser gerados e enviados aos fornecedores. Tudo isso pode ser rastreado de forma fácil e eletrônica.

• Visibilidade aprimorada: ajuda a melhorar a visibilidade em toda a cadeia de suprimentos, permitindo que compradores e fornecedores acompanhem o status das faturas em tempo real.

• Custos reduzidos de processamento de faturas: com operações sem papel, as empresas economizam tempo e dinheiro, permitindo que os funcionários trabalhem em iniciativas estratégicas em vez de tarefas repetitivas.

• Melhor gerenciamento de exceções: como a maioria das faturas é processada imediatamente, as exceções podem ser tratadas e tratadas rapidamente.

• Melhor relacionamento com fornecedores: O portal de fornecedores permite que os fornecedores saibam quando serão pagos, para que possam tomar melhores decisões. Também promove a boa vontade e dá aos compradores maior visibilidade, resolvendo exceções e disputas de faturas o mais rápido possível.

• Tome melhores decisões: com soluções P2P robustas, as empresas podem gerar relatórios sob demanda. O gerenciamento de catálogo permite que uma organização recupere facilmente informações históricas de um fornecedor. Com dados históricos e em tempo real fornecidos, as empresas podem obter uma melhor compreensão do capital de giro e do fluxo de caixa.

Quais são as etapas do ciclo P2P?

O Ciclo P2P consiste em 9 etapas, listadas abaixo:

• Determine as necessidades: Definir e determinar os requisitos do seu negócio é a primeira etapa do processo P2P. Depois de identificar uma necessidade válida, as equipes de compras podem criar uma especificação detalhada de bens ou serviços.

• Preparar requisições: Uma vez que todos os requisitos administrativos necessários sejam atendidos, o solicitante envia o formulário de requisição de compra preenchido.

• Aprovação da requisição de compra: Os oficiais de compras ou chefes de departamento revisam as solicitações de compra enviadas. Uma vez que um aprovador tenha analisado a necessidade, verificado o orçamento e validado o formulário de requisição de compra, ele poderá aprová-lo ou rejeitá-lo.

• Faça um pedido de compra ou faça um pedido à vista: a compra à vista é feita se as mercadorias solicitadas tiverem características como commodities de baixo valor, compras únicas ou compras de categoria não gerenciada. Caso contrário, são gerados pedidos de compra.

• Aprovação de pedidos de compra: Todos os pedidos de compra exigem aprovação para garantir que as especificações sejam legítimas e precisas. Aqueles que são aprovados vão para os fornecedores.

• Recebimento de mercadorias: Ao receber as mercadorias ou serviços, o comprador inspeciona os itens para garantir que estejam de acordo com o contrato.

• Desempenho dos fornecedores: O desempenho de um fornecedor é avaliado em vários fatores, como entrega no prazo, qualidade, serviço, capacidade de resposta, cumprimento do contrato e TCO (Total Cost of Ownership).

• Aprovação da fatura: Uma correspondência tripla é realizada entre a fatura do fornecedor, o pedido de compra e a entrada de mercadorias assim que a entrada de mercadorias é aprovada. As faturas são aprovadas e os desembolsos de pagamento são enviados à equipe financeira se não houver discrepância.

• Pagamento ao fornecedor: Após o recebimento de uma fatura aprovada, a equipe financeira processa o pagamento de acordo com os termos do contrato.

Desafios no processo de aquisição para pagamento

As soluções de aquisição para pagamento oferecem uma infinidade de benefícios, incluindo transparência, economia de dinheiro e tempo, eficiência, mas também apresentam vários desafios de aquisição. Estes são alguns desafios comuns que as empresas podem encontrar com a aquisição ao pagamento:

• Erros no processamento da fatura

  Inserir, processar e assinar faturas manualmente torna o processo P2P mais lento, resultando em maior tempo de aprovação de faturas, multas por pagamentos atrasados ​​e relacionamentos com fornecedores comprometidos. Além disso, um sistema baseado em papel que requer intervenção humana é propenso a erros. A correção do erro resulta em custos de fatura mais altos e menor produtividade.

• Conformidade com políticas e governança

  Durante os processos P2P, torna-se difícil regular e gerenciar vários canais de compra. Muitas vezes, a pré-aprovação de gastos é vista como burocracia desnecessária, o que leva a compras improvisadas e gastos não contratados.

• Unificação de processos e sistemas

  Existem diferenças nos processos e ferramentas usadas pelos diferentes departamentos de uma organização, o que torna mais difícil obter uma visão completa dos gastos. O processo de compras deixa de ser transparente quando não há visibilidade de quem gasta com o quê.

• Gestão de Fornecedores

  Um aspecto desafiador da aquisição é o gerenciamento de fornecedores. A falta de informações pode dificultar a seleção de fornecedores em uma integração liderada por humanos. Ao não responder prontamente às consultas de pagamento dos fornecedores, muitas organizações prejudicam seu relacionamento com eles.

Quais são as melhores práticas de Procure to Pay?

Não há dúvida de que o processo de aquisição para pagamento pode ser complicado. Ao seguir essas práticas recomendadas, os erros podem ser reduzidos e o processo pode ser simplificado.

• Manter a transparência

  Os sistemas P2P carecem de transparência, deixando fornecedores ou vendedores no escuro, resultando em confusão e comunicação excessiva entre compradores e fornecedores. Idealmente, os fornecedores devem poder verificar o status de suas faturas a qualquer momento com a solução de aquisição para pagamento que fornece um portal de autoatendimento.

• Melhore o relacionamento com os fornecedores

  É importante para uma empresa manter um bom relacionamento com fornecedores que atendam às suas necessidades específicas. Efetuar pagamentos em dia ou antecipadamente e fornecer acesso fácil a portais dedicados são algumas ótimas maneiras de manter os fornecedores satisfeitos e motivados a continuar fazendo negócios com você.

  No entanto, como em qualquer relacionamento, esse relacionamento é uma via de mão dupla. As empresas não devem apenas avaliar quão bem atendem às necessidades e expectativas de seus fornecedores, mas também quão bem seus fornecedores tratam esses relacionamentos. O fornecedor entrega no prazo? O fornecedor envia a fatura no prazo? A fatura está correta? Sua organização pode melhorar seu processo P2P avaliando esses fatores.

  
• Integração com sistemas ERP

  Para que o processo de aquisição ao pagamento funcione sem problemas, todos os dados relevantes devem ser armazenados em um local de fácil acesso. Você pode eliminar silos de dados integrando processos P2P com um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), garantindo que todos tenham acesso fácil a todos os documentos e dados relevantes.

• Simplifique seu fluxo de trabalho para obter uma melhor adesão

  Simplifique as tarefas de seus funcionários eliminando o tédio. A automatização de tarefas como roteamento, autorização e processamento de faturas, bem como correspondência de 3 vias, simplifica o trabalho de todos. É mais provável que sua equipe siga os fluxos de trabalho se você remover as complicações deles.

• Escolhendo o software certo para comprar para pagar

  Um software de compra para pagamento eficaz reduz erros e atrasos, agiliza a comunicação, reduz custos e melhora a visibilidade para fornecedores e compradores.

  Para facilitar a melhoria do processo, o melhor software P2P deve fornecer várias ferramentas para processamento, aprovação e roteamento de faturas, integração de ERP, portais de fornecedores e muito mais. Como resultado, essas soluções aumentam a eficiência reduzindo o tempo gasto na entrada manual e no gerenciamento.

Como o Procure to Pay Software pode agilizar a compra?

Ao integrar recursos de correspondência eletrônica e visibilidade centralizada em seu processo P2P (procure to pay), você pode simplificar a compra, garantindo um melhor gerenciamento de exceções e evitando o risco de faturas duplicadas e pagamentos em excesso.

Ao escolher o melhor software de compra para pagamento, você pode simplificar a compra das seguintes maneiras:

• As contas a pagar contábeis são mais precisas, eficientes e exigem menos recursos.
• As equipes de compras e finanças podem trabalhar em estreita colaboração.
• Cada transação, do pedido ao recebimento, é rastreada centralmente, melhorando assim a visibilidade, pagamentos em dia, contabilidade precisa e melhor relacionamento com fornecedores.
• Como os pedidos de compra são pré-aprovados, todas as faturas serão baseadas em pedidos de compra, permitindo que sejam facilmente correspondidas com seus pedidos de compra e recebimento de mercadorias correspondentes.
• Um fluxo de trabalho que automatiza a aprovação evita gastos fora do orçamento, aplicando a aprovação apropriada a cada solicitação.
• O processo online elimina a necessidade de requisições de compra em papel. Os formulários de requisição de compra podem ser preenchidos digitalmente e enviados de forma rápida e eficiente por meio do software.
• Melhore o orçamento, a criação de cenários e a previsão identificando tendências de gastos e oportunidades de economia.

Simplifique seu ciclo de compra para pagamento com o software TYASuite

O TYASuite Software é uma solução de compras baseada em nuvem para automatizar e agilizar seus ciclos de compras para pagamento. Independentemente do tamanho e da natureza do seu negócio, o pacote de software TYASuite Procurement to Pay pode ajudar a simplificar todo o seu processo de aquisição para pagamento:

• Requisições de compra inteligentes

  Aumente as requisições de compra em massa com importações do Excel. Além disso, ajuda a otimizar a requisição de compra em fatores como lead time e estoques de segurança.

• Ordem de compra flexível

  Requisições de pedidos de compra automatizadas com pedidos recorrentes automatizados e aprovações em movimento.

• Faturamento dinâmico

  Você pode gerar fatura em qualquer formato e realizar o cálculo de GST automaticamente em vários locais para vários produtos.

• Ecossistema de Pagamentos

  Ele permite que você faça vários pagamentos simultaneamente e também processe pagamentos parciais. Você pode usar a opção de pagamento do parceiro para processar imediatamente os pagamentos dos fornecedores.

• Relatórios detalhados

  Fornece relatórios detalhados para avaliar o desempenho e a produtividade e tomar decisões mais inteligentes.

• Sistema Integrado de Gestão de Fornecedores

  Garante a integração de fornecedores sem problemas por meio de aprovações, documentos e gerenciamento de contratos.

Conclusão

Os processos P2P (procure-to-pay) estão se tornando cada vez mais necessários. Por meio de compras automatizadas e eficientes, as organizações poderão capturar mais valor, aprimorando as experiências de funcionários e fornecedores, aprimorando a eficiência de compras e contas a pagar e muito mais.

Perguntas frequentes

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