Comprendre le processus Procure to Pay (P2P) en termes simples

Pour gérer avec succès une entreprise, qu'elle soit traditionnelle ou numérique ou une combinaison des deux, vous devez être familiarisé avec le processus d'approvisionnement au paiement et les systèmes automatisés peuvent aider à le rationaliser.

Vous devriez être en mesure de surveiller l'état d'une transaction à tout moment, depuis le moment où un produit ou service est commandé jusqu'au moment où une facture est payée.

Nous allons approfondir le processus Procure to Pay (P2P) dans cet article. Nous expliquerons également ce que signifie P2P, son processus, comment il peut être rationalisé et plus encore.

Qu'est-ce que Procure to Pay (P2P) en termes simples ?

Procure to pay est le processus d'intégration des systèmes de comptes fournisseurs et d'achat et de rationalisation des fonctions telles que l'achat, la demande, la facturation, le paiement et la réception, etc. Le processus P2P couvre l'ensemble du processus, de la passation d'une commande au paiement.

Pourquoi est-il important d'acheter pour payer ?

La mise en place d'un système Procure-to-Pay (P2P) est importante pour les entreprises car :

• Rationalisation des achats : en utilisant un logiciel d'approvisionnement, les demandes et les approbations peuvent être traitées plus rapidement. Les fournisseurs appropriés peuvent être trouvés sur la base des données, et des bons de commande peuvent être générés et envoyés aux fournisseurs. Tout cela peut être suivi facilement et électroniquement.

• Visibilité améliorée : il contribue à améliorer la visibilité sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, permettant aux acheteurs et aux fournisseurs de suivre l'état des factures en temps réel.

• Réduction des coûts de traitement des factures : grâce aux opérations sans papier, les entreprises économisent du temps et de l'argent, ce qui permet aux employés de travailler sur des initiatives stratégiques au lieu de tâches répétitives.

• Meilleure gestion des exceptions : étant donné que la plupart des factures sont traitées immédiatement, les exceptions peuvent être traitées et traitées rapidement.

• Amélioration des relations avec les fournisseurs : Le portail des fournisseurs permet aux fournisseurs de savoir quand ils seront payés, afin qu'ils puissent prendre de meilleures décisions. Il favorise également la bonne volonté et donne une plus grande visibilité aux acheteurs en résolvant les exceptions de facturation et les litiges dans les meilleurs délais.

• Prenez de meilleures décisions : grâce à des solutions P2P robustes, les entreprises peuvent générer des rapports à la demande. La gestion de catalogue permet à une organisation de récupérer facilement les informations historiques d'un fournisseur. Grâce aux données historiques et en temps réel fournies, les entreprises peuvent acquérir une meilleure compréhension du fonds de roulement et des flux de trésorerie.

Quelles sont les étapes du cycle P2P ?

Le cycle P2P se compose de 9 étapes, qui sont énumérées ci-dessous :

• Déterminer les besoins : Définir et déterminer les exigences de votre entreprise est la première étape du processus P2P. Après avoir identifié un besoin valable, les équipes d'approvisionnement peuvent créer une spécification détaillée pour les biens ou les services.

• Préparer les demandes : Une fois que toutes les exigences administratives nécessaires sont satisfaites, le demandeur soumet le formulaire de demande d'achat dûment rempli.

• Approbation de la demande d'achat : les agents d'approvisionnement ou les chefs de service examinent les demandes d'achat soumises. Une fois qu'un approbateur a analysé le besoin, vérifié le budget et validé le formulaire de demande d'achat, il peut l'approuver ou le rejeter.

• Passez un bon de commande ou passez une commande au comptant : un achat au comptant est effectué si les marchandises demandées présentent des caractéristiques telles que des produits de faible valeur, des achats uniques ponctuels ou des achats de catégorie non gérés. Sinon, des bons de commande sont générés.

• Approbation des bons de commande : Tous les bons de commande doivent être approuvés pour s'assurer que les spécifications sont légitimes et exactes. Ceux qui sont approuvés vont aux fournisseurs.

• Réception des biens : A réception des biens ou des services, l'acheteur inspecte les articles pour s'assurer qu'ils sont conformes au contrat.

• Performance des fournisseurs : La performance d'un fournisseur est évaluée sur divers facteurs tels que la ponctualité des livraisons, la qualité, le service, la réactivité, le respect des contrats et le TCO (Total Cost of Ownership).

• Approbation de la facture : Une triple correspondance est effectuée entre la facture fournisseur, la commande d'achat et l'entrée de marchandises une fois l'entrée de marchandises approuvée. Les factures sont approuvées et les décaissements de paiement sont envoyés à l'équipe des finances s'il n'y a pas d'écart.

• Paiement au fournisseur : après réception d'une facture approuvée, l'équipe des finances traite le paiement conformément aux conditions du contrat.

Défis du processus Procure to Pay

Les solutions Procure-to-Pay offrent une multitude d'avantages, notamment la transparence, les économies d'argent et de temps, l'efficacité, mais elles posent également un certain nombre de défis en matière d'approvisionnement. Voici quelques défis courants que les entreprises peuvent rencontrer avec le Procure-to-Pay :

• Erreurs dans le traitement des factures

  La saisie, le traitement et la signature manuels des factures ralentissent le processus P2P, ce qui entraîne un délai d'approbation des factures plus long, des pénalités pour retard de paiement et des relations avec les fournisseurs compromises. De plus, un système papier nécessitant une intervention humaine est sujet aux erreurs. La correction de l'erreur entraîne une augmentation des coûts de facturation et une baisse de la productivité.

• Conformité aux politiques et à la gouvernance

  Au cours des processus P2P, il devient difficile de réguler et de gérer de nombreux canaux d'achat. Souvent, l'approbation préalable des dépenses est considérée comme une bureaucratie inutile, ce qui conduit à des achats improvisés et à des dépenses non contractuelles.

• Unification des processus et des systèmes

  Il existe des différences dans les processus et les outils utilisés par les différents services au sein d'une organisation, ce qui rend plus difficile d'obtenir une image complète des dépenses. Le processus d'approvisionnement ne reste plus transparent lorsqu'il n'y a aucune visibilité sur qui dépense pour quoi.

• Gestion des fournisseurs

  Un aspect difficile de l'approvisionnement est la gestion des fournisseurs. Le manque d'informations peut rendre difficile la présélection des fournisseurs dans le cadre d'une intégration dirigée par l'homme. En ne répondant pas rapidement aux demandes de paiement des fournisseurs, de nombreuses organisations nuisent à leur relation avec eux.

Quelles sont les meilleures pratiques Procure to Pay ?

Il ne fait aucun doute que le processus d'approvisionnement au paiement peut être compliqué. En suivant ces meilleures pratiques, les erreurs peuvent être réduites et le processus peut être rationalisé.

• Maintenir la transparence

  Les systèmes P2P manquent de transparence, laissant les fournisseurs ou les vendeurs dans l'ignorance, ce qui entraîne une confusion et une communication excessive entre les acheteurs et les vendeurs. Idéalement, les fournisseurs devraient pouvoir vérifier le statut de leurs factures à tout moment grâce à la solution Procure-to-Pay qui fournit un portail en libre-service.

• Améliorer les relations avec les fournisseurs

  Il est important pour une entreprise de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs qui répondent à leurs besoins spécifiques. Effectuer des paiements à temps ou en avance et donner un accès facile à des portails dédiés sont d'excellents moyens de garder les fournisseurs satisfaits et motivés pour continuer à faire affaire avec vous.

  Cependant, comme pour toute relation, cette relation est une rue à double sens. Les entreprises ne doivent pas seulement évaluer dans quelle mesure elles répondent aux besoins et aux attentes de leurs fournisseurs, mais également dans quelle mesure leurs fournisseurs traitent ces relations. Le vendeur livre-t-il à temps ? Le fournisseur envoie-t-il la facture à temps ? La facture est-elle exacte ? Votre organisation peut améliorer son processus P2P en évaluant ces facteurs.

  
• Intégration avec les systèmes ERP

  Pour que le processus Procure-to-Pay se déroule sans heurts, toutes les données pertinentes doivent être stockées dans un emplacement facilement accessible. Vous pouvez éliminer les silos de données en intégrant les processus P2P à un système de planification des ressources d'entreprise (ERP), garantissant ainsi à chacun un accès facile à tous les documents et données pertinents.

• Rationalisez votre flux de travail pour obtenir une meilleure adhésion

  Rationalisez les tâches de vos employés en éliminant l'ennui. L'automatisation des tâches telles que l'acheminement, l'autorisation et le traitement des factures, ainsi que la correspondance à 3 facteurs, simplifie le travail de chacun. Il est plus probable que votre équipe adhère aux flux de travail si vous en supprimez les complications.

• Choisir le bon logiciel Procure-to-Paiement

  Un logiciel Procure to Pay efficace réduit les erreurs ainsi que les retards, rationalise la communication, réduit les coûts et améliore la visibilité pour les fournisseurs et les acheteurs.

  Pour faciliter l'amélioration des processus, le meilleur logiciel P2P devrait fournir divers outils pour le traitement, l'approbation et l'acheminement des factures, l'intégration ERP, les portails de fournisseurs, etc. Par conséquent, ces solutions augmentent l'efficacité en réduisant le temps consacré à la saisie manuelle et à la gestion.

Comment Procure to Pay Software peut-il rationaliser les achats ?

En intégrant des capacités de correspondance électronique et une visibilité centralisée dans votre processus P2P (procure to pay), vous pouvez rationaliser les achats en assurant une meilleure gestion des exceptions et en prévenant le risque de factures en double et de trop-payés.

En choisissant le meilleur logiciel Procure-to-Pay, vous pouvez rationaliser les achats des manières suivantes :

• Les comptes créditeurs sont plus précis, efficaces et nécessitent moins de ressources.
• Les équipes achats et finances peuvent travailler en étroite collaboration.
• Chaque transaction, de la commande à la réception, est suivie de manière centralisée, améliorant ainsi la visibilité, les paiements à temps, une comptabilité précise et de meilleures relations avec les fournisseurs.
• Comme les bons de commande sont pré-approuvés, toutes les factures seront basées sur les bons de commande, ce qui leur permettra d'être facilement rapprochées des bons de commande et de l'entrée de marchandises correspondants.
• Un flux de travail qui automatise l'approbation empêche les dépenses en dehors du budget en appliquant l'approbation appropriée à chaque demande.
• Le processus en ligne élimine le besoin de demandes d'achat sur papier. Les formulaires de demande d'achat peuvent être complétés numériquement et soumis rapidement et efficacement via le logiciel.
• Améliorez la budgétisation, l'élaboration de scénarios et les prévisions en identifiant les tendances de dépenses et les opportunités d'économies.

Rationalisez votre cycle Procure to Pay avec le logiciel TYASuite

TYASuite Software est une solution d'approvisionnement basée sur le cloud pour automatiser et rationaliser vos cycles d'approvisionnement au paiement. Quelle que soit la taille et la nature de votre entreprise, la suite logicielle TYASuite Procurement to Pay peut vous aider à rationaliser l'ensemble de votre processus d'approvisionnement au paiement en :

• Demandes d'achat intelligentes

  Générez des demandes d'achat en masse avec des importations Excel. Cela aide en outre à optimiser la demande d'achat sur des facteurs tels que les délais et les stocks de sécurité.

• Bon de commande flexible

  Demandes de bons de commande automatisées avec commandes récurrentes automatisées et approbations instantanées.

• Facturation dynamique

  Vous pouvez générer une facture dans n'importe quel format et effectuer automatiquement le calcul de la TPS à différents endroits pour plusieurs produits.

• Écosystème de paiement

  Il vous permet d'effectuer plusieurs paiements simultanément et également de traiter des paiements partiels. Vous pouvez utiliser l'option de paiement partenaire pour traiter immédiatement les paiements des fournisseurs.

• Rapports approfondis

  Fournit des rapports détaillés pour évaluer les performances et la productivité et prendre des décisions plus intelligentes.

• Système intégré de gestion des fournisseurs

  Garantit une intégration sans tracas des fournisseurs grâce aux approbations, aux documents et à la gestion des contrats.

Conclusion

Les processus P2P (procure-to-pay) deviennent de plus en plus nécessaires. Grâce à des achats automatisés et efficaces, les organisations seront en mesure de capturer plus de valeur, d'améliorer l'expérience des employés et des fournisseurs, d'améliorer l'efficacité des achats et des comptes fournisseurs, et bien plus encore.

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