Înțelegerea procesului Procure to Pay (P2P) în cuvinte simple

Pentru a conduce cu succes orice afacere, indiferent dacă este tradițională sau digitală sau o combinație a ambelor, ar trebui să fiți familiarizați cu procesul de procurare la plată, iar sistemele automatizate vă pot ajuta la eficientizarea acestuia.

Ar trebui să puteți monitoriza starea unei tranzacții în orice moment, din momentul în care un produs sau serviciu este comandat până la momentul în care este plătită o factură.

Vom arunca o privire profundă în procesul Procure to Pay (P2P) în acest articol. De asemenea, vom explica ce înseamnă P2P, procesul său, cum poate fi eficientizat și multe altele.

Ce este Procure to Pay (P2P) în cuvinte simple?

Procure to pay este procesul de integrare a sistemelor de conturi de plăti și de achiziție și de eficientizare a funcțiilor cum ar fi achiziția, solicitarea, facturarea, plata și primirea etc. Procesul P2P acoperă întregul proces, de la ridicarea unei comenzi până la efectuarea plății.

De ce este important Procure to Pay?

Implementarea unui sistem procure-to-pay (P2P) este importantă pentru întreprinderi deoarece:

• Raționalizarea achizițiilor: prin utilizarea software-ului de achiziții, cererile și aprobările pot fi procesate mai rapid. Furnizorii potriviți pot fi găsiți pe baza datelor, iar OP-urile pot fi generate și trimise furnizorilor. Toate acestea pot fi urmărite ușor și electronic.

• Vizibilitate îmbunătățită: ajută la îmbunătățirea vizibilității de-a lungul lanțului de aprovizionare, permițând atât cumpărătorilor, cât și furnizorilor să urmărească starea facturilor în timp real.

• Costuri reduse de procesare a facturilor: Cu operațiuni fără hârtie, companiile economisesc timp și bani, permițând angajaților să lucreze la inițiative strategice în loc de sarcini repetitive.

• Gestionare mai bună a excepțiilor: deoarece majoritatea facturilor sunt procesate imediat, excepțiile pot fi abordate și gestionate rapid.

• Relații îmbunătățite cu furnizorii: Portalul furnizorilor face posibil ca furnizorii să știe când vor fi plătiți, astfel încât să poată lua decizii mai bune. De asemenea, stimulează bunăvoința și oferă cumpărătorilor o mai mare vizibilitate prin soluționarea excepțiilor de factură și a litigiilor cât mai curând posibil.

• Luați decizii mai bune: cu soluții robuste P2P, companiile pot genera rapoarte la cerere. Gestionarea catalogului permite unei organizații să recupereze cu ușurință informațiile istorice de la un furnizor. Cu datele istorice și în timp real furnizate, companiile pot obține o mai bună înțelegere a capitalului de lucru și a fluxului de numerar.

Care sunt pașii ciclului P2P?

Ciclul P2P constă din 9 pași, care sunt enumerați mai jos:

• Determinați nevoile: definirea și determinarea cerințelor afacerii dvs. este primul pas al procesului P2P. După identificarea unei nevoi valide, echipele de achiziții pot crea o specificație detaliată pentru bunuri sau servicii.

• Pregătiți cererile: Odată ce toate cerințele administrative necesare sunt îndeplinite, solicitantul trimite formularul de solicitare de achiziție completat.

• Aprobarea cererii de achiziție: ofițerii de achiziții sau șefii de departamente examinează cererile de achiziție transmise. Odată ce un aprobator a analizat necesitatea, a verificat bugetul și a validat formularul de solicitare de achiziție, el îl poate aproba sau respinge.

• Efectuați o comandă de cumpărare sau plasați o comandă spot: Cumpărarea spot se face dacă bunurile solicitate au caracteristici precum mărfuri de valoare scăzută, achiziții unice unice sau achiziții de categorii negestionate. În caz contrar, se generează comenzi de cumpărare.

• Aprobarea comenzilor de achiziție: Toate comenzile de achiziție necesită aprobare pentru a se asigura că specificațiile sunt legitime și exacte. Cele care sunt aprobate merg la vânzători.

• Primirea bunurilor: La primirea bunurilor sau serviciilor, cumpărătorul inspectează articolele pentru a se asigura că sunt în conformitate cu contractul.

• Performanța furnizorilor: performanța unui furnizor este evaluată pe diverși factori, cum ar fi livrarea la timp, calitatea, serviciul, receptivitatea, respectarea contractului și TCO (costul total de proprietate).

• Aprobarea facturii: se realizează o potrivire în trei direcții între factura de vânzător, comanda de cumpărare și intrarea mărfurilor odată ce intrarea mărfurilor este aprobată. Facturile sunt aprobate, iar plățile sunt trimise echipei financiare dacă nu există discrepanțe.

• Plata către vânzător: După ce se primește o factură aprobată, echipa financiară procesează plata conform termenilor contractului.

Provocări în procesul Procure to Pay

Soluțiile Procure-to-pay oferă o multitudine de beneficii, inclusiv transparență, economii de bani și timp, eficiență, dar ridică și o serie de provocări în materie de achiziții. Acestea sunt câteva provocări frecvente pe care companiile le pot întâmpina în ceea ce privește achiziția pentru plată:

• Erori la procesarea facturii

  Introducerea, procesarea și semnarea manuală a facturilor încetinește procesul P2P, ceea ce duce la un timp mai lung de aprobare a facturilor, penalități pentru întârzierea plăților și relații compromise cu furnizorii. În plus, un sistem bazat pe hârtie care necesită intervenție umană este predispus la erori. Corectarea erorii are ca rezultat costuri mai mari ale facturii și o productivitate mai scăzută.

• Respectarea politicilor și guvernanței

  În timpul proceselor P2P, devine dificil să reglementezi și să gestionezi numeroase canale de cumpărare. Adesea, preaprobarea cheltuielilor este văzută ca birocrație inutilă, ceea ce duce la achiziții improvizate și la cheltuieli necontractate.

• Unificarea proceselor și sistemelor

  Există diferențe în procesele și instrumentele utilizate de diferite departamente din cadrul unei organizații, ceea ce face mai dificilă obținerea unei imagini complete a cheltuielilor. Procesul de achiziție nu mai rămâne transparent atunci când nu există vizibilitate despre cine cheltuiește pentru ce.

• Gestionarea furnizorilor

  Un aspect provocator al achizițiilor este managementul furnizorilor. Lipsa de informații poate face dificilă selectarea furnizorilor în cadrul unei integrări conduse de oameni. Prin faptul că nu răspund prompt întrebărilor de plată ale furnizorilor, multe organizații își deteriorează relația cu aceștia.

Care sunt cele mai bune practici de achiziție pentru a plăti?

Nu există nicio îndoială că procesul de procurare a plății poate fi complicat. Urmând aceste bune practici, erorile pot fi reduse și procesul poate fi simplificat.

• Păstrați transparența

  Sistemele P2P sunt lipsite de transparență, lăsând furnizorii sau vânzătorii în întuneric, rezultând confuzie și comunicare excesivă între cumpărători și vânzători. În mod ideal, vânzătorii ar trebui să poată verifica oricând starea facturilor lor cu soluția de procurare la plată care oferă un portal de autoservire.

• Îmbunătățiți relațiile cu furnizorii

  Este important ca o companie să mențină o relație bună cu furnizorii care le satisfac nevoile specifice. Efectuarea plăților la timp sau devreme și accesul ușor la portaluri dedicate sunt câteva modalități excelente de a menține furnizorii mulțumiți și motivați să continue să facă afaceri cu dvs.

  Cu toate acestea, ca în orice relație, această relație este o stradă cu două sensuri. Companiile nu ar trebui să evalueze doar cât de bine îndeplinesc nevoile și așteptările furnizorului lor, ci și cât de bine tratează furnizorii lor acele relații. Vânzătorul livrează la timp? Vânzătorul trimite factura la timp? Este corectă factura? Organizația dvs. își poate îmbunătăți procesul P2P evaluând acești factori.

• Integrarea cu sistemele ERP

  Pentru ca procesul de achiziție la plată să funcționeze fără probleme, toate datele relevante ar trebui stocate într-o locație ușor accesibilă. Puteți elimina silozurile de date prin integrarea proceselor P2P cu un sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), asigurându-vă că toată lumea are acces ușor la toate documentele și datele relevante.

  
• Simplificați-vă fluxul de lucru pentru a obține o mai bună acceptare

  Eficientizați sarcinile angajaților dvs. eliminând oboseala. Automatizarea sarcinilor, cum ar fi rutarea, autorizarea și procesarea facturilor, precum și potrivirea în trei direcții, simplifică munca tuturor. Este mai probabil ca echipa dvs. să adere la fluxurile de lucru dacă eliminați complicațiile din acestea.

• Alegerea software-ului potrivit pentru a plăti

  Un software eficient de procurare a plății reduce erorile, precum și întârzierile, simplifică comunicarea, reduce costurile și îmbunătățește vizibilitatea atât pentru furnizori, cât și pentru cumpărători.

  Pentru a facilita îmbunătățirea procesului, cel mai bun software P2P ar trebui să ofere diverse instrumente pentru procesarea, aprobarea și rutarea facturilor, integrarea ERP, portaluri pentru furnizori și multe altele. Drept urmare, aceste soluții sporesc eficiența prin reducerea timpului petrecut cu introducerea și gestionarea manuală.

Cum poate software-ul Procure to Pay să eficientizeze achizițiile?

Prin integrarea capabilităților de potrivire electronică și a vizibilității centralizate în procesul dvs. P2P (procure to pay), puteți eficientiza achiziția, asigurând o gestionare mai bună a excepțiilor și preveniți riscul facturilor duplicate și plăților în exces.

Alegând cel mai bun software de procurare a plății, puteți eficientiza achiziția în următoarele moduri:

• Datoriile contabile sunt mai precise, mai eficiente și necesită mai puține resurse.
• Echipele de achiziții și finanțe pot lucra îndeaproape.
• Fiecare tranzacție, de la comandă până la primire, este urmărită central, îmbunătățind astfel vizibilitatea, plățile la timp, contabilitatea corectă și relațiile mai bune cu furnizorii.
• Deoarece comenzile de achiziție sunt preaprobate, toate facturile vor fi bazate pe comenzile de achiziție, permițându-le să fie asociate cu ușurință cu comenzile de achiziție și cu recepția de mărfuri corespunzătoare.
• Un flux de lucru care automatizează aprobarea previne cheltuielile în afara bugetului prin aplicarea aprobării adecvate fiecărei cereri.
• Procesul online elimină necesitatea cererilor de achiziție pe hârtie. Formularele de solicitare de achiziție pot fi completate digital și trimise rapid și eficient prin intermediul software-ului.
• Îmbunătățiți bugetarea, construirea scenariilor și prognoza prin identificarea tendințelor de cheltuieli și a oportunităților de economisire.

Simplificați-vă ciclul de achiziție pentru a plăti cu software-ul TYASuite

TYASuite Software este o soluție de achiziții bazată pe cloud pentru a automatiza și simplifica ciclurile dvs. de achiziție pentru a plăti. Indiferent de dimensiunea și natura afacerii dvs., suita de software TYASuite Procurement to Pay vă poate ajuta să vă eficientizați întregul proces de achiziție și plată prin:

• Cereri inteligente de achiziție

  Creșteți cererile de achiziție în vrac cu importurile Excel. În plus, ajută la optimizarea cererii de achiziție pe factori precum timpul de livrare și stocurile de siguranță.

• Comanda de achiziție flexibilă

  Cereri automate de comenzi de achiziție cu comenzi recurente automate și aprobări din mers.

• Facturare dinamică

  Puteți genera o factură în orice format și puteți efectua automat calculul GST în diferite locații pentru mai multe produse.

• Ecosistemul de plăți

  Vă permite să efectuați mai multe plăți simultan și, de asemenea, să procesați plăți parțiale. Puteți utiliza opțiunea de plată pentru partener pentru a procesa imediat plățile pentru furnizori.

• Rapoarte aprofundate

  Oferă rapoarte aprofundate pentru a evalua performanța și productivitatea și pentru a lua decizii mai inteligente.

• Sistem integrat de management al furnizorilor

  Asigură integrarea fără probleme a furnizorilor prin aprobări, documente și gestionarea contractelor.

Concluzie

Procesele P2P (procure-to-pay) devin din ce în ce mai necesare. Prin achiziții automate și eficiente, organizațiile vor putea capta mai multă valoare, îmbunătățind experiențele angajaților și furnizorilor, sporind eficiența achizițiilor și a contului de plătit și multe altele.

Întrebări frecvente

Categorii înrudite: Software pentru managementul achizițiilor | Cumpărare software | Software de management al furnizorilor | Software de licitație