فهم عملية الشراء للدفع (P2P) بكلمات بسيطة

لتشغيل أي عمل تجاري بنجاح ، سواء كان تقليديًا أو رقميًا أو مزيجًا من الاثنين ، يجب أن تكون على دراية بعملية الشراء إلى الدفع ويمكن أن تساعد الأنظمة الآلية في تبسيطها.

يجب أن تكون قادرًا على مراقبة حالة المعاملة في أي وقت من وقت طلب منتج أو خدمة إلى وقت دفع الفاتورة.

سنلقي نظرة عميقة على عملية الشراء للدفع (P2P) في هذه المقالة. سنشرح أيضًا ما يعنيه P2P ، وعمليته ، وكيف يمكن تبسيطه وأكثر من ذلك.

ما المقصود بالدفع (P2P) بكلمات بسيطة؟

تدبير الدفع هو عملية دمج أنظمة الحسابات الدائنة والشراء وتبسيط الوظائف مثل الشراء وطلب الشراء والفواتير والدفع والاستلام وما إلى ذلك. تغطي عملية P2P العملية بأكملها بدءًا من رفع الأمر وحتى إجراء الدفع.

لماذا يعتبر الشراء للدفع مهمًا؟

يعد تنفيذ نظام الشراء حتى الدفع (P2P) أمرًا مهمًا للشركات للأسباب التالية:

• تبسيط المشتريات: باستخدام برامج المشتريات ، يمكن معالجة الطلبات والموافقات بشكل أسرع. يمكن العثور على الموردين المناسبين بناءً على البيانات ، ويمكن إنشاء أوامر الشراء وإرسالها إلى الموردين. كل هذا يمكن تتبعه بسهولة وإلكترونيا.

• تحسين الرؤية: يساعد على تحسين الرؤية عبر سلسلة التوريد ، مما يسمح لكل من المشترين والإمدادات بتتبع حالة الفواتير في الوقت الفعلي.

• انخفاض تكاليف معالجة الفواتير: مع العمليات غير الورقية ، توفر الشركات الوقت والمال ، مما يسمح للموظفين بالعمل في مبادرات إستراتيجية بدلاً من المهام المتكررة.

• إدارة أفضل للاستثناءات: نظرًا لأن معظم الفواتير تتم معالجتها على الفور ، يمكن معالجة الاستثناءات والتعامل معها بسرعة.

• تحسين العلاقات مع الموردين: تتيح بوابة الموردين للموردين معرفة متى سيتم الدفع لهم ، حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات أفضل. كما أنه يعزز حسن النية ويمنح المشترين رؤية أكبر عن طريق حل استثناءات الفواتير والنزاعات في أسرع وقت ممكن.

• اتخاذ قرارات أفضل: باستخدام حلول P2P القوية ، يمكن للشركات إنشاء تقارير عند الطلب. تتيح إدارة الكتالوج للمؤسسة إمكانية استرداد المعلومات التاريخية بسهولة من أحد الموردين. مع توفير البيانات التاريخية والحقيقية ، يمكن للشركات اكتساب فهم أفضل لرأس المال العامل والتدفق النقدي.

ما هي خطوات دورة P2P؟

تتكون دورة P2P من 9 خطوات مذكورة أدناه:

• تحديد الاحتياجات: تحديد متطلبات عملك وتحديدها هو الخطوة الأولى في عملية P2P. بعد تحديد حاجة صالحة ، يمكن لفرق المشتريات إنشاء مواصفات مفصلة للسلع أو الخدمات.

• إعداد الطلبات: بمجرد استيفاء جميع المتطلبات الإدارية اللازمة ، يقدم الطالب نموذج طلب الشراء المكتمل.

• الموافقة على طلب الشراء: يقوم مسؤولو المشتريات أو رؤساء الأقسام بمراجعة طلبات الشراء المقدمة. بمجرد أن يقوم المُوافق بتحليل الحاجة ، والتحقق من الميزانية ، والتحقق من صحة نموذج طلب الشراء ، يمكنه الموافقة عليه أو رفضه.

• قم بعمل أمر شراء أو ضع طلبًا فوريًا: يتم إجراء الشراء الفوري إذا كانت البضائع المطلوبة لها خصائص مثل السلع منخفضة القيمة أو المشتريات الفريدة لمرة واحدة أو عمليات الشراء غير المُدارة. خلاف ذلك ، يتم إنشاء أوامر الشراء.

• الموافقة على أوامر الشراء: تتطلب جميع أوامر الشراء الموافقة لضمان شرعية المواصفات ودقتها. تلك التي تمت الموافقة عليها تذهب إلى البائعين.

• استلام البضائع: عند استلام السلع أو الخدمات ، يقوم المشتري بفحص العناصر للتأكد من أنها متوافقة مع العقد.

• أداء الموردين: يتم تقييم أداء المورد بناءً على عوامل مختلفة مثل التسليم في الوقت المحدد والجودة والخدمة والاستجابة والامتثال للعقود و TCO (التكلفة الإجمالية للملكية).

• اعتماد الفاتورة: يتم إجراء مطابقة ثلاثية بين فاتورة البائع وأمر الشراء واستلام البضائع بمجرد الموافقة على استلام البضائع. تتم الموافقة على الفواتير ، ويتم إرسال مدفوعات المدفوعات إلى الفريق المالي إذا لم يكن هناك تعارض.

• الدفع للبائع: بعد استلام فاتورة معتمدة ، يقوم الفريق المالي بمعالجة الدفع وفقًا لشروط العقد.

التحديات في عملية الشراء للدفع

تقدم حلول الشراء حتى الدفع العديد من المزايا ، بما في ذلك الشفافية وتوفير المال والوقت والكفاءة ، ولكنها تفرض أيضًا عددًا من تحديات الشراء. فيما يلي بعض التحديات الشائعة التي قد تواجهها الشركات في عملية الشراء حتى الدفع:

• أخطاء في معالجة الفاتورة

  يؤدي إدخال الفواتير ومعالجتها وتوقيعها يدويًا إلى إبطاء عملية P2P ، مما يؤدي إلى وقت أطول للموافقة على الفواتير ، وعقوبات على المدفوعات المتأخرة ، وعلاقات الموردين المعرضة للخطر. بالإضافة إلى ذلك ، فإن النظام الورقي الذي يتطلب تدخلاً بشريًا يكون عرضة للخطأ. يؤدي تصحيح الخطأ إلى ارتفاع تكاليف الفاتورة وانخفاض الإنتاجية.

• الامتثال للسياسات والحوكمة

  أثناء عمليات P2P ، يصبح من الصعب تنظيم وإدارة العديد من قنوات الشراء. في كثير من الأحيان ، يُنظر إلى الموافقة المسبقة على الإنفاق على أنها بيروقراطية غير ضرورية ، مما يؤدي إلى عمليات شراء مرتجلة وإنفاق غير متعاقد.

• توحيد العمليات والأنظمة

  هناك اختلافات في العمليات والأدوات المستخدمة من قبل الإدارات المختلفة داخل المنظمة ، مما يجعل الحصول على صورة كاملة للإنفاق أكثر صعوبة. لم تعد عملية الشراء شفافة عندما لا يكون هناك رؤية لمن ينفق على ماذا.

• إدارة الموردين

  أحد الجوانب الصعبة للمشتريات هو إدارة الموردين. قد يؤدي نقص المعلومات إلى صعوبة اختيار الموردين في القائمة المختصرة في عملية الإعداد التي يقودها الإنسان. من خلال عدم الرد على استفسارات الدفع للموردين على الفور ، فإن العديد من المنظمات تضر بعلاقتها معهم.

ما هي أفضل ممارسات الدفع؟

ليس هناك شك في أن عملية الشراء للدفع يمكن أن تكون معقدة. باتباع أفضل الممارسات هذه ، يمكن تقليل الأخطاء ويمكن تبسيط العملية.

• حافظ على الشفافية

  تفتقر أنظمة P2P إلى الشفافية ، مما يترك الموردين أو البائعين في الظلام ، مما يؤدي إلى الارتباك والتواصل المفرط بين المشترين والبائعين. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون البائعون قادرين على التحقق من حالة فواتيرهم في أي وقت باستخدام حل الشراء حتى الدفع الذي يوفر بوابة خدمة ذاتية.

• تحسين العلاقات مع الموردين

  من المهم أن تحافظ الشركة على علاقة جيدة مع البائعين الذين يلبون احتياجاتهم الخاصة. يعد إجراء المدفوعات في الوقت المحدد أو مبكرًا وإتاحة الوصول السهل إلى البوابات المخصصة بعض الطرق الرائعة لإرضاء البائعين وتحفيزهم لمواصلة التعامل معك.

  ومع ذلك ، كما هو الحال مع أي علاقة ، فإن هذه العلاقة هي طريق ذو اتجاهين. لا يجب على الشركات تقييم مدى تلبية احتياجات البائعين وتوقعاتهم فحسب ، بل يجب أيضًا تقييم مدى جودة تعامل بائعيها مع تلك العلاقات. هل البائع يسلم في الوقت المحدد؟ هل يرسل البائع الفاتورة في الوقت المحدد؟ هل الفاتورة دقيقة؟ يمكن لمؤسستك تحسين عملية P2P من خلال تقييم هذه العوامل.

  
• التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

  لكي تتم عملية الشراء إلى الدفع بسلاسة ، يجب تخزين جميع البيانات ذات الصلة في مكان يسهل الوصول إليه. يمكنك التخلص من صوامع البيانات من خلال دمج عمليات P2P مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) ، مما يضمن سهولة وصول الجميع إلى جميع المستندات والبيانات ذات الصلة.

• قم بتبسيط سير عملك للحصول على اشتراك أفضل

  تبسيط مهام موظفيك من خلال القضاء على الملل. تعمل أتمتة المهام مثل توجيه الفواتير والتفويض والمعالجة ، بالإضافة إلى المطابقة ثلاثية الاتجاهات ، على تبسيط عمل الجميع. من المرجح أن يلتزم فريقك بسير العمل إذا قمت بإزالة المضاعفات منها.

• اختيار الشراء المناسب لدفع البرنامج

  برنامج الشراء الفعال للدفع يقلل من الأخطاء بالإضافة إلى التأخير ، ويبسط الاتصال ، ويقلل التكاليف ، ويحسن الرؤية لكل من الموردين والمشترين.

  لتسهيل تحسين العملية ، يجب أن يوفر أفضل برنامج P2P أدوات متنوعة لمعالجة الفواتير والموافقة والتوجيه وتكامل تخطيط موارد المؤسسات وبوابات البائعين والمزيد. ونتيجة لذلك ، تعمل هذه الحلول على زيادة الكفاءة عن طريق تقليل الوقت المستغرق في الإدخال اليدوي والإدارة.

كيف يمكن شراء البرامج لتسريع الشراء؟

من خلال دمج إمكانات المطابقة الإلكترونية والرؤية المركزية في عملية P2P (الشراء إلى الدفع) ، يمكنك تبسيط عملية الشراء من خلال ضمان إدارة أفضل للاستثناءات ومنع مخاطر تكرار الفواتير والمدفوعات الزائدة.

من خلال اختيار البرنامج الأفضل للدفع ، يمكنك تبسيط عملية الشراء بالطرق التالية:

• الحسابات الدائنة أكثر دقة وكفاءة وتتطلب موارد أقل.
• يمكن لفرق المشتريات والتمويل العمل بشكل وثيق.
• يتم تتبع كل معاملة ، من الطلب إلى الاستلام ، مركزيًا ، وبالتالي تحسين الرؤية ، والمدفوعات في الوقت المحدد ، والمحاسبة الدقيقة ، وتحسين العلاقات مع الموردين.
• نظرًا لأن أوامر الشراء تمت الموافقة عليها مسبقًا ، فستستند جميع الفواتير إلى أوامر الشراء ، مما يتيح مطابقتها بسهولة مع أوامر الشراء واستلام البضائع المقابلة.
• يمنع سير العمل الذي يقوم بأتمتة الموافقة الإنفاق خارج الميزانية من خلال تطبيق الموافقة المناسبة على كل طلب.
• تلغي العملية عبر الإنترنت الحاجة إلى طلبات الشراء الورقية. يمكن إكمال نماذج طلبات الشراء رقميًا وإرسالها بسرعة وكفاءة من خلال البرنامج.
• قم بتحسين الميزانية وبناء السيناريو والتنبؤ من خلال تحديد اتجاهات الإنفاق وفرص الادخار.

تبسيط عملية الشراء الخاصة بك لدفع الدورة باستخدام برنامج TYASuite

برنامج TYASuite عبارة عن حل مشتريات قائم على السحابة لأتمتة عمليات الشراء الخاصة بك وتسهيلها لدورات الدفع. بغض النظر عن حجم وطبيعة عملك ، يمكن أن تساعد مجموعة برامج TYASuite Procurement to Pay Software في تبسيط عملية الشراء بالكامل للدفع من خلال:

• طلبات الشراء الذكية

  ارفع طلبات الشراء بكميات كبيرة باستخدام عمليات استيراد Excel. كما أنه يساعد على تحسين طلب الشراء على عوامل مثل المهلة الزمنية ومخزون السلامة.

• أمر شراء مرن

  طلبات الشراء المؤتمتة مع الطلبات المتكررة المؤتمتة والموافقات أثناء التنقل.

• نظام الفواتير الديناميكي

  يمكنك إنشاء فاتورة بأي تنسيق وإجراء حساب ضريبة السلع والخدمات تلقائيًا عبر مواقع مختلفة لمنتجات متعددة.

• نظام الدفع

  يسمح لك بإجراء دفعات متعددة في وقت واحد وكذلك معالجة المدفوعات الجزئية. يمكنك استخدام خيار دفع الشريك لمعالجة المدفوعات للموردين فورًا.

• تقارير متعمقة

  يوفر تقارير متعمقة لتقييم الأداء والإنتاجية واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.

• نظام متكامل لإدارة البائعين

  يضمن إعداد البائعين بدون متاعب من خلال الموافقات والوثائق وإدارة العقود.

خاتمة

أصبحت عمليات P2P (الشراء حتى الدفع) ضرورية بشكل متزايد. من خلال الشراء الآلي والفعال ، ستتمكن المؤسسات من الحصول على المزيد من القيمة ، وتعزيز تجارب الموظفين والموردين ، وتعزيز كفاءة الشراء والحسابات الدائنة ، وأكثر من ذلك بكثير.

أسئلة وأجوبة

فئات ذات صلة: برامج إدارة المشتريات | شراء البرمجيات | برامج إدارة البائعين | برامج المزاد