Memahami Proses Procure to Pay (P2P) dengan Kata Sederhana

Agar berhasil menjalankan bisnis apa pun, baik tradisional atau digital atau kombinasi keduanya, Anda harus terbiasa dengan proses pengadaan hingga pembayaran dan sistem otomatis dapat membantu merampingkannya.

Anda harus dapat memantau status transaksi kapan saja mulai dari saat produk atau layanan dipesan hingga saat faktur dibayarkan.

Kami akan mempelajari lebih dalam tentang Proses Procure to Pay (P2P) di artikel ini. Kami juga akan menjelaskan apa arti P2P, prosesnya, bagaimana hal itu dapat disederhanakan dan banyak lagi.

Apa itu Procure to Pay (P2P) dengan Kata Sederhana?

Procure to pay adalah proses mengintegrasikan hutang usaha dan sistem pembelian dan merampingkan fungsi seperti pembelian, permintaan, faktur, pembayaran dan penerimaan, dll. Proses P2P mencakup seluruh proses mulai dari menaikkan pesanan hingga melakukan pembayaran.

Mengapa Pengadaan untuk Membayar Penting?

Penerapan sistem procure-to-pay (P2P) penting bagi dunia usaha karena:

• Memperlancar pengadaan: Dengan menggunakan perangkat lunak pengadaan, permintaan dan persetujuan dapat diproses lebih cepat. Pemasok yang tepat dapat ditemukan berdasarkan data, dan PO dapat dibuat dan dikirim ke pemasok. Semua ini dapat dilacak dengan mudah dan elektronik.

• Peningkatan visibilitas: Ini membantu meningkatkan visibilitas di seluruh rantai pasokan, memungkinkan pembeli dan pemasok melacak status faktur secara real-time.

• Mengurangi biaya pemrosesan faktur: Dengan operasi tanpa kertas, perusahaan menghemat waktu dan uang, memungkinkan karyawan untuk mengerjakan inisiatif strategis alih-alih tugas yang berulang.

• Manajemen pengecualian yang lebih baik: Karena sebagian besar faktur diproses segera, pengecualian dapat ditangani dan ditangani dengan cepat.

• Peningkatan hubungan dengan pemasok: Portal pemasok memungkinkan pemasok mengetahui kapan mereka akan dibayar, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang lebih baik. Ini juga mendorong niat baik dan memberi pembeli visibilitas yang lebih besar dengan menyelesaikan pengecualian dan perselisihan faktur sesegera mungkin.

• Buat keputusan yang lebih baik: Dengan solusi P2P yang tangguh, bisnis dapat menghasilkan laporan sesuai permintaan. Manajemen katalog memungkinkan organisasi untuk dengan mudah mengambil informasi historis dari pemasok. Dengan data historis dan real-time yang disediakan, bisnis dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang modal kerja dan arus kas.

Apa Langkah-langkah dalam Siklus P2P?

Siklus P2P terdiri dari 9 langkah, yang tercantum di bawah ini:

• Tentukan kebutuhan: Mendefinisikan dan menentukan persyaratan bisnis Anda adalah langkah pertama dari proses P2P. Setelah mengidentifikasi kebutuhan yang valid, tim pengadaan dapat membuat spesifikasi rinci untuk barang atau jasa.

• Siapkan permintaan: Setelah semua persyaratan administratif yang diperlukan terpenuhi, pemohon menyerahkan formulir permintaan pembelian yang telah diisi.

• Persetujuan permintaan pembelian: Petugas pengadaan atau kepala departemen meninjau permintaan pembelian yang diajukan. Setelah pemberi persetujuan menganalisis kebutuhan, memverifikasi anggaran, dan memvalidasi formulir permintaan pembelian, ia dapat menyetujui atau menolaknya.

• Membuat pesanan pembelian atau memesan tempat: Pembelian spot dilakukan jika barang yang diminta memiliki karakteristik seperti komoditas bernilai rendah, pembelian unik satu kali, atau pembelian kategori tidak terkelola. Jika tidak, pesanan pembelian akan dibuat.

• Persetujuan pesanan pembelian: Semua pesanan pembelian memerlukan persetujuan untuk memastikan bahwa spesifikasinya sah dan akurat. Mereka yang disetujui pergi ke vendor.

• Penerimaan barang: Setelah menerima barang atau jasa, pembeli memeriksa barang untuk memastikan mereka sesuai dengan kontrak.

• Kinerja pemasok: Kinerja pemasok dievaluasi berdasarkan berbagai faktor seperti pengiriman tepat waktu, kualitas, layanan, daya tanggap, kepatuhan kontrak, dan TCO (Total Cost of Ownership).

• Persetujuan faktur: Pencocokan tiga arah dilakukan antara faktur vendor, pesanan pembelian, dan tanda terima barang setelah tanda terima barang disetujui. Faktur disetujui, dan pencairan pembayaran dikirim ke tim keuangan jika tidak ada perbedaan.

• Pembayaran ke vendor: Setelah faktur yang disetujui diterima, tim keuangan memproses pembayaran sesuai ketentuan kontrak.

Tantangan dalam Proses Procure to Pay

Solusi pengadaan-untuk-bayar menawarkan banyak manfaat, termasuk transparansi, penghematan uang dan waktu, efisiensi, tetapi juga menimbulkan sejumlah tantangan pengadaan. Ini adalah beberapa tantangan umum yang mungkin dihadapi perusahaan dengan pengadaan-untuk-membayar:

• Kesalahan dalam pemrosesan faktur

  Memasukkan, memproses, dan menandatangani faktur secara manual memperlambat proses P2P, menghasilkan waktu persetujuan faktur yang lebih lama, penalti untuk pembayaran yang terlambat, dan hubungan pemasok yang terganggu. Selain itu, sistem berbasis kertas yang membutuhkan intervensi manusia rentan terhadap kesalahan. Memperbaiki kesalahan menghasilkan biaya faktur yang lebih tinggi dan produktivitas yang lebih rendah.

• Kepatuhan terhadap kebijakan dan tata kelola

  Selama proses P2P, menjadi sulit untuk mengatur dan mengelola banyak saluran pembelian. Seringkali, pra-persetujuan pengeluaran dipandang sebagai birokrasi yang tidak perlu, yang mengarah pada pembelian improvisasi dan pengeluaran non-kontrak.

• Menyatukan proses dan sistem

  Ada perbedaan dalam proses dan alat yang digunakan oleh departemen yang berbeda dalam suatu organisasi, yang membuatnya lebih sulit untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang pengeluaran. Proses pengadaan tidak lagi transparan ketika tidak ada kejelasan tentang siapa yang membelanjakan untuk apa.

• Manajemen Pemasok

  Aspek pengadaan yang menantang adalah manajemen pemasok. Kurangnya informasi dapat membuat daftar pendek pemasok menjadi sulit dalam orientasi yang dipimpin manusia. Dengan tidak segera menanggapi pertanyaan pembayaran pemasok, banyak organisasi merusak hubungan mereka dengan mereka.

Apa Praktik Pengadaan Terbaik untuk Membayar?

Tidak diragukan lagi bahwa proses pengadaan hingga pembayaran bisa menjadi rumit. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, kesalahan dapat dikurangi dan proses dapat disederhanakan.

• Pertahankan transparansi

  Sistem P2P kurang transparan, meninggalkan pemasok atau vendor dalam kegelapan, mengakibatkan kebingungan dan komunikasi yang berlebihan antara pembeli dan vendor. Idealnya, vendor harus dapat memeriksa status faktur mereka kapan saja dengan solusi pengadaan-untuk-bayar yang menyediakan portal swalayan.

• Meningkatkan hubungan dengan pemasok

  Penting bagi perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan vendor yang memenuhi kebutuhan spesifik mereka. Melakukan pembayaran tepat waktu atau lebih awal dan memberikan akses mudah ke portal khusus adalah beberapa cara bagus untuk membuat vendor puas dan termotivasi untuk terus berbisnis dengan Anda.

  Namun, seperti halnya hubungan apa pun, hubungan ini adalah jalan dua arah. Perusahaan seharusnya tidak hanya mengevaluasi seberapa baik mereka memenuhi kebutuhan dan harapan vendor mereka, tetapi juga seberapa baik vendor mereka memperlakukan hubungan tersebut. Apakah vendor mengirimkan tepat waktu? Apakah vendor mengirimkan faktur tepat waktu? Apakah fakturnya akurat? Organisasi Anda dapat meningkatkan proses P2P dengan mengevaluasi faktor-faktor ini.

• Terintegrasi dengan sistem ERP

  Agar proses pengadaan hingga pembayaran berjalan dengan lancar, semua data yang relevan harus disimpan di lokasi yang mudah diakses. Anda dapat menghilangkan silo data dengan mengintegrasikan proses P2P dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), memastikan bahwa setiap orang memiliki akses mudah ke semua dokumen dan data yang relevan.

  
• Sederhanakan alur kerja Anda untuk mendapatkan dukungan yang lebih baik

  Sederhanakan tugas karyawan Anda dengan menghilangkan kebosanan. Mengotomatiskan tugas seperti perutean faktur, otorisasi dan pemrosesan, serta pencocokan 3 arah, menyederhanakan pekerjaan semua orang. Tim Anda lebih mungkin untuk mematuhi alur kerja jika Anda menghilangkan komplikasi dari mereka.

• Memilih pengadaan yang tepat untuk membayar perangkat lunak

  Pengadaan efektif untuk membayar perangkat lunak mengurangi kesalahan serta penundaan, merampingkan komunikasi, mengurangi biaya, dan meningkatkan visibilitas bagi pemasok dan pembeli.

  Untuk memfasilitasi peningkatan proses, perangkat lunak P2P terbaik harus menyediakan berbagai alat untuk pemrosesan faktur, persetujuan dan perutean, integrasi ERP, portal vendor, dan banyak lagi. Akibatnya, solusi ini meningkatkan efisiensi dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk entri dan manajemen manual.

Bagaimana Pengadaan untuk Membayar Perangkat Lunak Merampingkan Pembelian?

Dengan mengintegrasikan kemampuan pencocokan elektronik dan visibilitas terpusat ke dalam proses P2P (procure to pay), Anda dapat merampingkan pembelian dengan memastikan manajemen pengecualian yang lebih baik dan mencegah risiko duplikat faktur dan kelebihan pembayaran.

Dengan memilih perangkat lunak pengadaan untuk membayar terbaik, Anda dapat merampingkan pembelian dengan cara berikut:

• Hutang akuntansi lebih akurat, efisien, dan membutuhkan lebih sedikit sumber daya.
• Tim pengadaan dan keuangan dapat bekerja sama.
• Setiap transaksi, dari pemesanan hingga penerimaan, dilacak secara terpusat, sehingga meningkatkan visibilitas, pembayaran tepat waktu, akuntansi yang akurat, dan hubungan pemasok yang lebih baik.
• Karena pesanan pembelian telah disetujui sebelumnya, semua faktur akan didasarkan pada pesanan pembelian, yang memungkinkan mereka untuk dengan mudah dicocokkan dengan pesanan pembelian dan tanda terima barang yang sesuai.
• Alur kerja yang mengotomatiskan persetujuan mencegah pengeluaran di luar anggaran dengan menerapkan persetujuan yang sesuai untuk setiap permintaan.
• Proses online menghilangkan kebutuhan permintaan pembelian berbasis kertas. Formulir permintaan pembelian dapat diselesaikan secara digital dan dikirimkan dengan cepat dan efisien melalui perangkat lunak.
• Tingkatkan penganggaran, pembuatan skenario, dan perkiraan dengan mengidentifikasi tren pengeluaran dan peluang penghematan.

Sederhanakan Siklus Pengadaan untuk Membayar Anda dengan Perangkat Lunak TYASuite

Perangkat Lunak TYASuite adalah solusi pengadaan berbasis cloud untuk mengotomatisasi dan merampingkan siklus pengadaan hingga pembayaran Anda. Terlepas dari ukuran dan sifat bisnis Anda, TYASuite Procurement to Pay Software suite dapat membantu merampingkan seluruh proses pengadaan hingga pembayaran Anda dengan:

• Permintaan Pembelian Cerdas

  Naikkan permintaan pembelian secara massal dengan impor Excel. Ini lebih lanjut membantu mengoptimalkan permintaan pembelian pada faktor-faktor seperti waktu tunggu dan stok pengaman.

• Pesanan Pembelian Fleksibel

  Permintaan pesanan pembelian otomatis dengan pesanan berulang otomatis dan persetujuan saat bepergian.

• Faktur Dinamis

  Anda dapat membuat faktur dalam format apa pun dan melakukan penghitungan GST secara otomatis di berbagai lokasi untuk beberapa produk.

• Ekosistem Pembayaran

  Ini memungkinkan Anda melakukan beberapa pembayaran secara bersamaan dan juga memproses pembayaran sebagian. Anda dapat menggunakan opsi pembayaran mitra untuk segera memproses pembayaran untuk vendor.

• Laporan Mendalam

  Memberikan laporan mendalam untuk mengevaluasi kinerja dan produktivitas serta membuat keputusan yang lebih cerdas.

• Sistem Manajemen Vendor Terintegrasi

  Memastikan orientasi vendor tanpa kerumitan melalui persetujuan, dokumen, dan manajemen kontrak.

Kesimpulan

Proses P2P (procure-to-pay) menjadi semakin diperlukan. Melalui pembelian otomatis dan efisien, organisasi akan dapat memperoleh lebih banyak nilai, meningkatkan pengalaman karyawan dan pemasok, meningkatkan efisiensi pembelian dan hutang, dan banyak lagi.

FAQ

Kategori Terkait: Perangkat Lunak Manajemen Pengadaan | Membeli Perangkat Lunak | Perangkat Lunak Manajemen Vendor | Perangkat Lunak Lelang