Comprender el proceso Procure to Pay (P2P) en palabras sencillas

Para ejecutar con éxito cualquier negocio, ya sea tradicional o digital o una combinación de ambos, debe estar familiarizado con el proceso de compra a pago y los sistemas automatizados pueden ayudar a optimizarlo.

Debería poder monitorear el estado de una transacción en cualquier momento desde el momento en que se solicita un producto o servicio hasta el momento en que se paga una factura.

Vamos a profundizar en el proceso Procure to Pay (P2P) en este artículo. También explicaremos qué significa P2P, su proceso, cómo se puede optimizar y más.

¿Qué es Procure to Pay (P2P) en palabras simples?

Procure to pay es el proceso de integración de cuentas por pagar y sistemas de compras y funciones de racionalización como compra, requisición, facturación, pago y recepción, etc. El proceso P2P cubre todo el proceso, desde que se emite un pedido hasta que se realiza el pago.

¿Por qué es importante Procure to Pay?

La implementación de un sistema Procure-to-Pay (P2P) es importante para las empresas porque:

• Optimización de las adquisiciones: mediante el uso de software de adquisiciones, las solicitudes y aprobaciones se pueden procesar más rápido. Se pueden encontrar proveedores adecuados en función de los datos, y se pueden generar y enviar órdenes de compra a los proveedores. Todo esto se puede rastrear fácil y electrónicamente.

• Visibilidad mejorada: ayuda a mejorar la visibilidad en toda la cadena de suministro, lo que permite que tanto los compradores como los suministros realicen un seguimiento del estado de las facturas en tiempo real.

• Costos de procesamiento de facturas reducidos: con operaciones sin papel, las empresas ahorran tiempo y dinero, lo que permite a los empleados trabajar en iniciativas estratégicas en lugar de tareas repetitivas.

• Mejor gestión de excepciones: dado que la mayoría de las facturas se procesan de inmediato, las excepciones se pueden abordar y manejar rápidamente.

• Mejora de las relaciones con los proveedores: El portal de proveedores permite que los proveedores sepan cuándo se les pagará, para que puedan tomar mejores decisiones. También fomenta la buena voluntad y brinda a los compradores una mayor visibilidad al resolver las excepciones y disputas de facturas lo antes posible.

• Tome mejores decisiones: con sólidas soluciones P2P, las empresas pueden generar informes a pedido. La gestión de catálogos permite a una organización recuperar fácilmente información histórica de un proveedor. Con los datos históricos y en tiempo real proporcionados, las empresas pueden obtener una mejor comprensión del capital de trabajo y el flujo de caja.

¿Cuáles son los pasos en el ciclo P2P?

El Ciclo P2P consta de 9 pasos, los cuales se enumeran a continuación:

• Determina las necesidades: Definir y determinar los requerimientos de tu negocio es el primer paso del proceso P2P. Después de identificar una necesidad válida, los equipos de compras pueden crear una especificación detallada para bienes o servicios.

• Preparar solicitudes: una vez que se cumplen todos los requisitos administrativos necesarios, el solicitante envía el formulario de solicitud de compra completo.

• Aprobación de la solicitud de compra: los oficiales de adquisiciones o los jefes de departamento revisan las solicitudes de compra enviadas. Una vez que un aprobador ha analizado la necesidad, verificado el presupuesto y validado el formulario de solicitud de compra, puede aprobarlo o rechazarlo.

• Realice una orden de compra o coloque una orden al contado: La compra al contado se realiza si los bienes solicitados tienen características como productos básicos de bajo valor, compras únicas de una sola vez o compras de categorías no administradas. En caso contrario, se generan órdenes de compra.

• Aprobación de órdenes de compra: todas las órdenes de compra requieren aprobación para garantizar que las especificaciones sean legítimas y precisas. Los que están aprobados van a los vendedores.

• Recepción de bienes: al recibir los bienes o servicios, el comprador inspecciona los artículos para asegurarse de que estén de acuerdo con el contrato.

• Desempeño de los proveedores: el desempeño de un proveedor se evalúa según varios factores, como la entrega a tiempo, la calidad, el servicio, la capacidad de respuesta, el cumplimiento del contrato y el TCO (costo total de propiedad).

• Aprobación de la factura: Una vez que se aprueba la entrada de mercancías, se realiza una comparación triple entre la factura del proveedor, la orden de compra y la entrada de mercancías. Las facturas se aprueban y los desembolsos de pago se envían al equipo de finanzas si no hay discrepancias.

• Pago al proveedor: después de recibir una factura aprobada, el equipo de finanzas procesa el pago según los términos del contrato.

Desafíos en el proceso Procure to Pay

Las soluciones de compra a pago ofrecen una multitud de beneficios, que incluyen transparencia, ahorro de dinero y tiempo, eficiencia, pero también plantean una serie de desafíos de adquisición. Estos son algunos de los desafíos comunes que las empresas pueden encontrar con la adquisición hasta el pago:

• Errores en el procesamiento de facturas

  El ingreso, procesamiento y firma manual de facturas ralentiza el proceso P2P, lo que resulta en un mayor tiempo de aprobación de facturas, multas por pagos atrasados ​​y relaciones comprometidas con los proveedores. Además, un sistema basado en papel que requiere intervención humana es propenso a errores. Corregir el error da como resultado costos de facturación más altos y una productividad más baja.

• Cumplimiento de políticas y gobernanza

  Durante los procesos P2P, se vuelve difícil regular y gestionar numerosos canales de compra. A menudo, la aprobación previa del gasto se considera una burocracia innecesaria, lo que conduce a compras improvisadas y gastos no contratados.

• Unificando procesos y sistemas

  Existen diferencias en los procesos y herramientas que utilizan los diferentes departamentos dentro de una organización, lo que hace que sea más difícil obtener una imagen completa del gasto. El proceso de adquisición deja de ser transparente cuando no hay visibilidad de quién gasta en qué.

• Administración de suministros

  Un aspecto desafiante de la contratación es la gestión de proveedores. La falta de información puede dificultar la preselección de proveedores en una incorporación dirigida por humanos. Al no responder a tiempo a las consultas de pago de los proveedores, muchas organizaciones dañan su relación con ellos.

¿Cuáles son las mejores prácticas de compra a pago?

No hay duda de que el proceso de compra a pago puede ser complicado. Siguiendo estas mejores prácticas, se pueden reducir los errores y se puede agilizar el proceso.

• Mantener la transparencia

  Los sistemas P2P carecen de transparencia, lo que deja a los proveedores o vendedores en la oscuridad, lo que genera confusión y una comunicación excesiva entre compradores y vendedores. Idealmente, los proveedores deberían poder comprobar el estado de sus facturas en cualquier momento con la solución Procure-to-Pay que proporciona un portal de autoservicio.

• Mejorar las relaciones con los proveedores.

  Es importante para una empresa mantener una buena relación con los proveedores que satisfagan sus necesidades específicas. Realizar pagos a tiempo o antes de tiempo y brindar un fácil acceso a portales dedicados son excelentes maneras de mantener a los proveedores satisfechos y motivados para seguir haciendo negocios con usted.

  Sin embargo, como con cualquier relación, esta relación es una calle de doble sentido. Las empresas no solo deben evaluar qué tan bien satisfacen las necesidades y expectativas de sus proveedores, sino también qué tan bien estos tratan esas relaciones. ¿El proveedor entrega a tiempo? ¿El proveedor envía la factura a tiempo? ¿La factura es exacta? Su organización puede mejorar su proceso P2P evaluando estos factores.

  
• Integrar con sistemas ERP

  Para que el proceso desde la compra hasta el pago funcione sin problemas, todos los datos relevantes deben almacenarse en una ubicación de fácil acceso. Puede eliminar los silos de datos al integrar los procesos P2P con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), asegurando que todos tengan fácil acceso a todos los documentos y datos relevantes.

• Optimice su flujo de trabajo para obtener una mejor aceptación

  Agilice las tareas de sus empleados eliminando el tedio. La automatización de tareas como el enrutamiento, la autorización y el procesamiento de facturas, así como el cotejo de 3 vías, simplifica el trabajo de todos. Es más probable que su equipo se adhiera a los flujos de trabajo si elimina las complicaciones de ellos.

• Elección del software adecuado de Procure to Pay

  Un software efectivo de adquisición para pagar reduce los errores y los retrasos, agiliza la comunicación, reduce los costos y mejora la visibilidad tanto para los proveedores como para los compradores.

  Para facilitar la mejora de procesos, el mejor software P2P debe proporcionar varias herramientas para el procesamiento, aprobación y enrutamiento de facturas, integración de ERP, portales de proveedores y más. Como resultado, estas soluciones aumentan la eficiencia al reducir el tiempo dedicado a la entrada y gestión manual.

¿Cómo puede el software Procure to Pay agilizar las compras?

Al integrar capacidades de comparación electrónica y visibilidad centralizada en su proceso P2P (procure to pay), puede agilizar la compra al garantizar una mejor gestión de excepciones y evitar el riesgo de facturas duplicadas y pagos en exceso.

Al elegir el mejor software Procure to Pay, puede optimizar las compras de las siguientes maneras:

• Las cuentas por pagar son más precisas, eficientes y requieren menos recursos.
• Los equipos de adquisiciones y finanzas pueden trabajar en estrecha colaboración.
• Cada transacción, desde el pedido hasta la recepción, se rastrea de forma centralizada, mejorando así la visibilidad, los pagos a tiempo, la contabilidad precisa y mejores relaciones con los proveedores.
• Dado que las órdenes de compra se aprueban previamente, todas las facturas se basarán en órdenes de compra, lo que les permitirá cotejarlas fácilmente con sus correspondientes órdenes de compra y recibo de mercancías.
• Un flujo de trabajo que automatiza la aprobación evita gastos fuera del presupuesto al aplicar la aprobación adecuada a cada solicitud.
• El proceso en línea elimina la necesidad de solicitudes de compra en papel. Los formularios de solicitud de compra se pueden completar digitalmente y enviar de manera rápida y eficiente a través del software.
• Mejore la elaboración de presupuestos, la creación de escenarios y las previsiones mediante la identificación de tendencias de gasto y oportunidades de ahorro.

Optimice su ciclo de compra a pago con el software TYASuite

TYASuite Software es una solución de adquisición basada en la nube para automatizar y optimizar sus ciclos de adquisición a pago. Independientemente del tamaño y la naturaleza de su negocio, el paquete de software Procurement to Pay de TYASuite puede ayudarlo a agilizar todo su proceso de compra al pago al:

• Solicitudes de compra inteligentes

  Genere solicitudes de compra de forma masiva con las importaciones de Excel. Además, ayuda a optimizar la solicitud de compra en factores como el tiempo de entrega y las existencias de seguridad.

• Orden de compra flexible

  Solicitudes de pedidos de compra automatizadas con pedidos recurrentes automatizados y aprobaciones sobre la marcha.

• Facturación dinámica

  Puede generar una factura en cualquier formato y realizar el cálculo de GST automáticamente en varias ubicaciones para múltiples productos.

• Ecosistema de pago

  Le permite realizar múltiples pagos simultáneamente y también procesar pagos parciales. Puede utilizar la opción de pago de socios para procesar inmediatamente los pagos de los proveedores.

• Informes detallados

  Proporciona informes detallados para evaluar el rendimiento y la productividad y tomar decisiones más inteligentes.

• Sistema Integrado de Gestión de Proveedores

  Garantiza la incorporación de proveedores sin problemas a través de aprobaciones, documentos y gestión de contratos.

Conclusión

Los procesos P2P (procure-to-pay) son cada vez más necesarios. A través de compras automatizadas y eficientes, las organizaciones podrán capturar más valor, mejorando las experiencias de los empleados y proveedores, mejorando la eficiencia de compras y cuentas por pagar, y mucho más.

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