Comment migrer des feuilles de calcul vers le CRM

Quelque chose tourne autour.

C'est ce qu'on appelle la fièvre du CRM, et le monde entier l'obtient.

Il est temps de migrer du tableur que vous utilisez pour gérer votre entreprise et de vous protéger avec un véritable outil métier.

Lorsque vous attrapez la fièvre du CRM, cet article explique comment migrer des feuilles de calcul vers le CRM.

Signes que vous avez besoin d'un CRM

Le CRM est le marché des logiciels qui connaît la croissance la plus rapide .

De plus en plus de fournisseurs de CRM continuent d'entrer sur le marché, offrant de toutes nouvelles fonctionnalités et des solutions de niche.

Autrefois, les logiciels CRM servaient exclusivement les services commerciaux des grandes entreprises, mais ce n'est plus le cas. Les solutions CRM modernes peuvent s'adapter aux besoins de votre entreprise, quelle que soit la taille de votre entreprise ou le secteur dans lequel elle opère.

Néanmoins, les avantages que votre entreprise peut tirer de l'utilisation d'un CRM varient en fonction de vos besoins.

Il se situe quelque part entre le plaisir d'avoir et le besoin d'avoir.

Vous pouvez faire tout ce travail acharné vous-même, vous battre et joindre les deux bouts, ou avoir un outil en place comme un vrai professionnel et développer votre entreprise de manière organique, en atteignant les étoiles.

Vous pourriez avoir la fièvre du CRM sans le savoir. Ne craignez rien; il y a des symptômes synonymes de

• Vous ne pouvez pas trouver les informations client essentielles lorsque vous en avez besoin
• Vous avez des données client en double ou contradictoires stockées à différents endroits
• La gestion des bases de données clients demande beaucoup de temps et de travail manuel
• Les informations client se perdent
• Vous oubliez d'envoyer des relances aux prospects et clients existants
• Vous avez trop de prospects pour vous souvenir de l'historique des interactions avec chacun d'eux
• Vous ne pouvez pas prévoir les ventes et les revenus
• Vous manquez d'analyse et devez prendre des décisions basées sur votre intuition
• Vous ne pouvez pas créer une liste de diffusion et envoyer rapidement des campagnes par e-mail
• Les membres de votre équipe ne peuvent pas communiquer efficacement et travailler en étroite collaboration sur les tâches de clôture
• Vous avez un faible taux de conversion
• Votre taux de fidélisation de la clientèle est faible
• Votre base de données clients n'est pas sécurisée et peut facilement être piratée, copiée ou supprimée

Découvrez ce qu'est un système CRM

Les avantages du CRM par rapport aux feuilles de calcul

Faut-il s'étonner que vos concurrents utilisent probablement déjà une plate-forme CRM pour organiser, automatiser et développer leur entreprise.

En bref, les feuilles de calcul sont utilisées pour organiser, visualiser et centraliser les données. CRM fait toutes ces choses avec vos données, avec l'avantage d'utiliser réellement ces données à l'avantage de votre entreprise avec des outils de sensibilisation, des fonctionnalités d'automatisation et des intégrations pour rassembler toute votre pile technologique sous un seul onglet.

Vous pouvez gérer toute votre entreprise à partir du CRM.

Tout reste organisé sous un seul onglet

Il y a de fortes chances que votre feuille de calcul ne soit pas la seule chose que vous utilisez pour gérer votre entreprise. Vous aurez toute une pile d'outils à votre disposition. Le problème est qu'ils sont partout, dans différents coins d'Internet. Vous pourriez même avoir des feuilles de calcul séparées pour tous vos bits. Dans CRM, tout reste au même endroit. Vous pouvez même intégrer votre pile technologique.

Vos anciens clients sont mieux traités

Les utilisateurs de CRM peuvent utiliser des données organisées pour personnaliser et cibler des supports et des offres pédagogiques spécifiques pour les clients existants. Un pool profond de données provenant d'abonnés existants signifie que les entreprises peuvent voir les souhaits, les besoins et les obstacles compte par compte. Les équipes de marketing, de vente et d'assistance peuvent utiliser ces informations pour cibler les clients avec des offres sur mesure pour la vente croisée ou incitative.

De meilleures opportunités de génération de leads ; plus de prospects, plus d'argent

Avant que les équipes de vente ne se concentrent sur un canal de génération de leads sur lequel les prospects étaient présents - e-mail, téléphone, réseaux sociaux, etc. - avec le CRM, elles peuvent répartir le temps et les ressources de manière plus uniforme sur différents canaux de génération de leads... Marketing par e-mail, formulaires Web, intégrations de médias sociaux, chat en direct, générateurs de pages de destination.

Une équipe plus heureuse signifie une entreprise plus heureuse

Le CRM aide à soulager la pression des équipes de vente fatiguées. La technologie d'automatisation des ventes est une tendance relativement nouvelle dans le CRM, mais c'est déjà l'avenir. Alors que nous nous tenons au bord du gouffre de la technologie de l'IA en faisant beaucoup de notre perspicacité et de notre réflexion, l'automatisation des ventes nous aide à faire ces déchets, ces petits travaux, nous avons donc plus de temps pour être heureux.

Meilleure cohésion entre les équipes

Le CRM aide tout le monde en centralisant les données importantes. En connaissant parfaitement vos clients, les spécialistes du marketing peuvent segmenter leur audience et cibler leurs messages directement sur les prospects les plus qualifiés. De même, les équipes commerciales peuvent savoir quoi dire, quand et où. Même les développeurs peuvent utiliser les enregistrements des clients pour dessiner des feuilles de route de produits basées sur les commentaires enregistrés dans le système.

Le CRM aide à évaluer la santé de votre entreprise

Les systèmes CRM conservent toutes vos données à l'intérieur, ce qui rend les rapports rapides, faciles et automatiques. Avec des données provenant de différentes sources centralisées et alignées dans NetHunt CRM, vous pouvez créer une large gamme de rapports commerciaux, tels que le rapport sur le pipeline des ventes, le rapport sur les ventes totales, le rapport sur les ventes par client, le rapport sur les ventes par propriétaire, le rapport sur les ventes par source, le rapport sur la raison perdue , rapport sur les objectifs de vente, rapport sur le temps passé à l'étape, rapport sur les sources de prospects, rapport sur le pipeline marketing, et plus encore !

Les fournisseurs de CRM sont là pour vous aider à apprendre

Avec une base de données de tableur, vous l'inventez au fur et à mesure. Le marketing CRM se réjouit de vous apprendre à gérer votre entreprise, et votre entreprise a beaucoup à gagner du marketing de contenu du fournisseur CRM. Vous pouvez tout apprendre, de la meilleure façon d'organiser les données CRM, de créer une feuille de calcul CRM, d'automatiser les processus métier et d'écrire des lignes d'objet ; Je pourrais rester assis ici toute la journée et lier d'anciens articles du CRM Lab, mais vous pouvez aller les trouver vous-même.

En savoir plus sur les avantages d'un système CRM dans notre article précédent.

Comment déplacer vos données de feuilles de calcul vers un CRM

1.Choisissez un fournisseur de CRM

Choisissez NetHunt CRM comme système CRM. NetHunt CRM vit dans le cloud et vit dans votre boîte de réception Gmail.

Il ne vit pas seulement dans votre boîte de réception Gmail - il y est né et y a grandi. C'est Gmail de bout en bout, aidant les utilisateurs à créer de nouveaux dossiers clients et offres à partir d'e-mails entrants et sortants et proposant un CRM pour le contexte des ventes à côté de tout ce qui s'y trouve. La courbe d'apprentissage est fluide et peu profonde, car NetHunt est intégré à Gmail, mais si vous rencontrez des difficultés pour vous familiariser avec le système, l'équipe de support client de NetHunt est charmante, prête et prête à vous montrer les ficelles du métier.

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• Fonctionnalité de gestion des contacts pour stocker et segmenter les contacts
• Gestion et visualisation de plusieurs pipelines de ventes
• Fonctionnalités collaboratives telles que les tâches, les mentions et les notifications
• Flux de travail par NetHunt CRM
• E-mails en masse, suivi des e-mails, SMTP personnalisé, modèles et rapports
• Intégrations avec LinkedIn, Facebook Messenger et Intercom pour la génération de leads
• Intégration Zapier pour connecter NetHunt CRM avec les outils que vous aimez
• Capture, maturation et gestion automatisées des prospects
• Campagnes goutte à goutte pour nourrir automatiquement les prospects
• Fonctionnalité de rapport pour créer différents types de rapports
• Formulaires Web par NetHunt CRM
• Intégration avec les services Google tels que Contacts, Data Studio, Calendar, Drive et Chat

Tous les utilisateurs de NetHunt bénéficient d'un essai gratuit de 14 jours du système Les startups en démarrage peuvent vérifier si elles sont éligibles au plan de démarrage en démarrage

Basique : 24 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement
Entreprise : 48 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement
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Alternativement, si vous voulez magasiner un peu plus, il y a un article !

Décidez des données dont vous avez besoin

Profitez de cette occasion pour prendre un bon départ dans la conservation de toutes vos données de feuille de calcul.

Rappelez -vous ! Vous n'avez pas besoin de migrer toutes les données des systèmes existants. Si vous pensez que certaines des données dont vous disposez ne serviront à rien dans votre CRM, laissez-les de côté. Soit brave.

Les exemples incluent des rapports de vente et des détails sur les clients obsolètes, des informations sur les clients en double et des feuilles de calcul mal formatées qui peuvent encombrer votre nouveau CRM.

Ensuite, listez ce dont vous avez besoin pour votre nouveau système CRM.

Nous allons vous donner un indice. La structure recommandée, souvent par défaut, pour les données CRM se trouve dans des dossiers séparés - Contacts, Offres et Entreprises. Chaque dossier contient son propre ensemble de champs obligatoires.

Le dossier Transactions nécessite un représentant de gestion, une priorité, un point de contact principal, une étape de transaction, une date de début et de fin prévue, un volume de transaction et le produit auquel une transaction se rapporte.

Le dossier Entreprises organise et visualise les champs de données tels que le nom, le secteur dans lequel il opère, la taille de son effectif, la source du prospect et le représentant dédié qui travaille avec eux.

Le dossier Contacts contient des champs de données simples tels que le prénom, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, l'entreprise, le poste et les liens vers les réseaux sociaux.

Standardisez vos données

Certes, cela peut être un peu une tâche fastidieuse.

Vous devez vous assurer que toutes vos données sont correctes et correctes avant de les transférer dans le système CRM.

Après tout, quel est l'intérêt d'avoir des données à moins qu'elles ne soient propres et correctes ?

• Tous les détails sont renseignés et il n'y a pas de lacunes dans les données
• Adresses e-mail valides*
• Les chiffres et les décimales sont dans un format standard (1 000, 1 000, 1 000)
• Les numéros de téléphone et les adresses sont au format standard (+1 777 555-3333, (777) 5553333)
• Les valeurs telles que les pays sont dans un format standard (États-Unis, États-Unis, États-Unis)
• Rechercher et supprimer les données en double
• La casse des lettres est correcte partout (noms de contact, noms d'entreprise)

L'un des meilleurs conseils de cet article est de s'assurer que chaque point de données contient son propre champ. Au lieu d'un champ Nom complet (Brian Potter), nous conserverions deux champs distincts, Nom choisi (Brian) et Nom de famille (Potter).

*Hunter.io fournit un outil gratuit de vérification des e-mails pour votre entreprise afin de vérifier si les adresses e-mail de votre base de données de feuilles de calcul sont des adresses e-mail exactes et livrables.

Cliquez sur le lien et saisissez l'adresse e-mail que vous souhaitez vérifier. Vous découvrirez si cette adresse e-mail spécifique est valide, le niveau de confiance du domaine, la validité de son format, le type d'adresse dont il s'agit et l'état du serveur. Bien !

Exportez vos données sous forme de fichier CSV

L'exportation de vos données sous forme de fichier CSV est le moyen le plus sûr et le plus simple de transférer des données de votre base de données de feuilles de calcul vers votre toute nouvelle plate-forme CRM.

C'est facile. Si Google Sheets est l'opérateur de feuille de calcul que vous avez choisi, vous exporterez vos données comme ceci…

1. Appuyez sur Fichier dans le coin supérieur droit
2. Survolez l'option Télécharger et attendez que la liste déroulante apparaisse
3. Choisissez des valeurs séparées par des virgules (.csv)

Si Microsoft Excel est votre opérateur de feuille de calcul choisi, vous exporterez vos données comme ceci…

1. Appuyez sur Fichier dans le coin supérieur droit d'Excel
2. Choisissez Enregistrer sous puis cliquez sur Parcourir
3. Choisissez le menu déroulant Enregistrer en tant que type et recherchez CSV (délimité par des virgules)
4. Choisissez où vous voulez l'enregistrer et appuyez sur Enregistrer

Bien fait, vous venez d'exporter avec succès des données à partir d'une base de données de tableur. Ne vous en débarrassez pas pour autant.

Une base de données de feuilles de calcul peut être une bonne sauvegarde pendant que votre plateforme CRM est en construction.

5. Importez vos données dans le CRM

L'importation de votre fichier CSV avant de créer un nouveau dossier d'accueil pour ces données est facile dans NetHunt CRM. Tenez-vous bien; nous y sommes presque.

1. Accédez à votre espace de travail NetHunt CRM dans Gmail
2. Cliquez sur l'icône du logo NetHunt et sélectionnez le bouton Importer des données .
3. Choisissez CSV dans le menu Importer des données
4. Faites glisser et déposez le fichier CSV que vous avez enregistré dans la fenêtre de téléchargement
5. Choisissez le dossier CRM dans lequel vous souhaitez que vos données résident ou créez-en un nouveau. En sélectionnant un dossier existant, vous aurez la possibilité de vérifier les doublons existants dans votre dossier CRM une fois les données CSV téléchargées
6. Il est temps de cartographier vos champs CRM. Vos données CSV apparaîtront sur deux colonnes, la troisième colonne représentant leur nom de champ dans NetHunt CRM. Sélectionnez les champs NetHunt CRM que vous souhaitez utiliser pour contenir chaque colonne de données CSV
7. Appuyez sur Importer
8. Lorsque vous importez des données, vous pouvez avoir des champs CSV incompatibles avec les champs CRM. Par exemple, vous pouvez avoir le mauvais format de date. NetHunt CRM propose d'afficher et de corriger les données non concordantes

Voici un article sur la façon de garder vos données clients propres.

6. Intégrez le reste de votre pile technologique

Après avoir réussi la migration des données vers votre nouveau CRM, il est temps de connecter les autres outils utilisés par votre équipe au tout nouveau système CRM.

L'activation des intégrations avec des applications tierces que votre entreprise utilise pour les ventes, le marketing et d'autres processus commerciaux est essentielle pour une mise en œuvre CRM réussie. Vous devez donc vous assurer de tester soigneusement toutes les intégrations. Cela peut inclure des intégrations avec…

• Outils de génération de leads
• Outils de chat et de messagerie de site Web
• Communication interne
• Analyses et entrepôts de données
• Outils de gestion de projet
• Outils documentaires
• Zapier

Si vous voulez savoir avec quelles plates-formes NetHunt CRM s'intègre, en réunissant toute votre pile technologique sous un seul onglet, cliquez sur le lien !

Bienvenue dans le CRM et bienvenue dans votre nouvelle façon de travailler.

La fièvre du CRM n'est pas une blague. Plus tôt vous implémentez le CRM, plus tôt les symptômes sont soulagés.