Como migrar de planilhas para CRM

Alguma coisa está acontecendo.

Chama-se febre do CRM, e o mundo inteiro está entendendo.

É hora de migrar da planilha que você está usando para gerenciar seus negócios e se proteger com uma ferramenta de negócios real.

Quando você pega a febre do CRM, este artigo descreve como migrar de planilhas para CRM.

Sinais de que você precisa de um CRM

CRM é o mercado de software que mais cresce .

Cada vez mais fornecedores de CRM continuam a entrar no mercado, oferecendo novas funcionalidades e soluções de nicho.

No passado, o software de CRM atendia exclusivamente os departamentos de vendas de grandes empresas, mas isso não é mais verdade. As soluções modernas de CRM podem se adaptar às necessidades da sua empresa, independentemente do tamanho da sua empresa ou do setor em que opera.

Ainda assim, as vantagens que sua empresa pode aproveitar ao usar um CRM variam de acordo com suas necessidades.

Fica em algum lugar entre o bom de ter e o necessário.

Você pode fazer todo esse trabalho duro sozinho, lutar e sobreviver, ou ter uma ferramenta como um profissional de verdade e expandir seus negócios organicamente, alcançando as estrelas.

Você pode ter febre do CRM e não saber. Não tema; há sintomas sinônimos de

• Você não consegue encontrar detalhes essenciais do cliente quando precisa deles
• Você tem dados de clientes duplicados ou contraditórios armazenados em lugares diferentes
• Gerenciar bancos de dados de clientes requer uma quantidade substancial de tempo e trabalho manual
• As informações do cliente são perdidas
• Você esquece de enviar acompanhamentos para clientes potenciais e existentes
• Você tem muitos leads para lembrar o histórico de interação com cada um deles
• Você não pode prever vendas e receita
• Você não tem análises e tem que tomar decisões com base no pressentimento
• Você não pode criar uma lista de e-mails e enviar campanhas de e-mail rapidamente
• Os membros da sua equipe não podem se comunicar de forma eficaz e trabalhar de perto no fechamento de tarefas
• Você tem uma taxa de conversão baixa
• Sua taxa de retenção de clientes é baixa
• Seu banco de dados de clientes não é seguro e pode ser facilmente hackeado, copiado ou excluído

Confira o que é um sistema de CRM

Os benefícios do CRM sobre planilhas

É de se admirar que seus concorrentes provavelmente já estejam usando uma plataforma de CRM para organizar, automatizar e expandir seus negócios.

O resumo é que as planilhas são usadas para organizar, visualizar e centralizar dados. O CRM faz tudo isso com seus dados, com o benefício de realmente usar esses dados para a vantagem de sua empresa com ferramentas de divulgação, recursos de automação e integrações para trazer toda a sua pilha de tecnologia em uma guia.

Você pode administrar todo o seu negócio fora do CRM.

Tudo fica organizado em uma guia

As probabilidades são de que sua planilha não é a única coisa que você está usando para administrar seus negócios. Você terá uma pilha inteira de ferramentas à sua disposição. O problema é que eles estão por toda parte, em diferentes cantos da internet. Você pode até ter planilhas separadas para todos os seus bits. No CRM, tudo fica em um só lugar. Você pode até integrar sua pilha de tecnologia.

Seus clientes antigos são mais bem cuidados

Os usuários de CRM podem usar dados organizados para personalizar e direcionar materiais e ofertas educacionais específicos aos clientes existentes. Um amplo conjunto de dados de assinantes existentes significa que as empresas podem ver os desejos, necessidades e obstáculos conta a conta. As equipes de marketing, vendas e suporte podem usar essas informações para segmentar clientes com ofertas personalizadas para vendas cruzadas ou adicionais.

Melhores oportunidades de geração de leads; mais leads, mais dinheiro

Antes as equipes de vendas estavam focadas em um canal de geração de leads no qual os prospects estavam presentes - e-mail, telefone, redes sociais e tudo mais - com o CRM, eles podem distribuir tempo e recursos de forma mais uniforme em diferentes canais de geração de leads... Email marketing, formulários da web, integrações de mídia social, bate-papo ao vivo, geradores de páginas de destino.

Uma equipe mais feliz significa um negócio mais feliz

O CRM ajuda a aliviar a pressão da equipe de vendas cansada. A tecnologia de automação de vendas é uma tendência relativamente nova em CRM, mas já é o futuro. À medida que estamos no precipício da tecnologia de IA fazendo muito do nosso insight e reflexão, a automação de vendas nos ajuda a realizar esses pequenos trabalhos, para que tenhamos mais tempo para sermos felizes.

Melhor coesão entre as equipes

O CRM ajuda a todos centralizando os dados que importam. Ao conhecer seus clientes de dentro para fora, os profissionais de marketing podem segmentar seu público e direcionar suas mensagens diretamente para os leads de maior qualidade. Da mesma forma, as equipes de vendas podem saber o que dizer, quando e onde. Até os desenvolvedores podem usar os registros do cliente para desenhar roteiros de produtos com base no feedback registrado no sistema.

O CRM ajuda a avaliar a saúde do seu negócio

Os sistemas de CRM mantêm todos os seus dados internos, tornando a geração de relatórios rápida, fácil e automática. Com dados de diferentes fontes centralizados e alinhados no NetHunt CRM, você pode criar uma ampla variedade de relatórios de negócios, como relatório de pipeline de vendas, relatório de vendas totais, relatório de vendas por cliente, relatório de vendas por proprietário, relatório de vendas por origem, relatório de motivo perdido , relatório de metas de vendas, relatório de tempo em estágio, relatório de origem de lead, relatório de pipeline de marketing e muito mais!

Os provedores de CRM estão aqui para ajudá-lo a aprender

Com um banco de dados de planilhas, você está inventando à medida que avança. O marketing de CRM se alegra em ensiná-lo a administrar seus negócios, e há muito a ganhar com o marketing de conteúdo do provedor de CRM. Você pode aprender qualquer coisa, desde a melhor forma de organizar dados de CRM, criar uma planilha de CRM, automatizar processos de negócios e escrever linhas de assunto; Eu poderia ficar aqui o dia todo e linkar artigos antigos do CRM Lab, mas você pode encontrá-los você mesmo.

Mais sobre os benefícios de um sistema de CRM em nosso artigo anterior.

Como mover seus dados de planilhas para um CRM

1. Escolha um provedor de CRM

Escolha NetHunt CRM como seu sistema de CRM. O NetHunt CRM vive na nuvem e na sua caixa de entrada do Gmail.

Ele não mora apenas na sua caixa de entrada do Gmail - ele nasceu e foi criado lá. É o Gmail por completo, ajudando os usuários a criar novos registros de clientes e negócios a partir de e-mails recebidos e enviados e apresentando CRM para contexto de vendas ao lado de tudo o que existe. A curva de aprendizado é suave e superficial, já que o NetHunt está embutido no Gmail, mas se você tiver problemas para se familiarizar com o sistema, a equipe de suporte ao cliente do NetHunt é adorável, pronta e esperando para mostrar as cordas.

Comece sua avaliação gratuita do NetHunt CRM hoje

• Funcionalidade de gerenciamento de contatos para armazenar e segmentar contatos
• Gerenciamento e visualização de vários pipelines de vendas
• Funcionalidade colaborativa, como tarefas, menções e notificações
• Fluxos de trabalho do NetHunt CRM
• E-mails em massa, rastreamento de e-mail, SMTP personalizado, modelos e relatórios
• Integrações com LinkedIn, Facebook Messenger e Intercom para geração de leads
• Integração Zapier para conectar o NetHunt CRM com as ferramentas que você adora
• Captura automatizada de leads, nutrição e gerenciamento de pipeline
• Campanhas de gotejamento para nutrir leads automaticamente
• Funcionalidade de relatórios para criar diferentes tipos de relatórios
• Formulários da Web por NetHunt CRM
• Integração com serviços do Google, como Contatos, Data studio, Agenda, Drive e Chat

Todos os usuários do NetHunt recebem uma avaliação gratuita de 14 dias do sistema As startups em estágio inicial podem verificar se são elegíveis para o Plano de inicialização em estágio inicial

Básico : US$ 24 por usuário por mês, cobrado anualmente
Negócios : US$ 48 por usuário por mês, cobrado anualmente
Avançado : US$ 96 por usuário por mês, cobrado anualmente

Alternativamente, se você quiser comprar um pouco mais, há um artigo!

Decida quais dados você precisa

Aproveite esta oportunidade para começar do zero na manutenção de todos os dados da sua planilha.

Lembre-se ! Você não precisa migrar todos os dados dos sistemas existentes. Se você sentir que alguns dos dados que você possui não servirão a um propósito em seu CRM, deixe-os para trás. Seja corajoso.

Os exemplos incluem relatórios de vendas e detalhes de clientes desatualizados, informações de clientes duplicadas e planilhas mal formatadas que podem sobrecarregar seu novo CRM.

Em seguida, liste o que você precisa para seu novo sistema de CRM.

Nós lhe daremos uma pista. A estrutura recomendada e geralmente padrão para dados de CRM está em pastas separadas - Contatos, Negócios e Empresas. Cada pasta contém seu próprio conjunto de campos obrigatórios.

A pasta Negócios requer um representante de gerenciamento, prioridade, ponto de contato principal, estágio do negócio, data de início e término prevista, volume do negócio e o produto ao qual o negócio está relacionado.

A pasta Empresas organiza e visualiza campos de dados como o nome, o setor em que opera, o tamanho da força de trabalho, a origem do lead e o representante dedicado que trabalha com eles.

A pasta Contatos contém campos de dados simples, como nome, sobrenome, endereço de e-mail, número de telefone, empresa, cargo e links de mídia social.

Padronize seus dados

Concedido, isso pode ser um pouco de uma tarefa tediosa.

Você deve garantir que todos os seus dados estejam corretos e adequados antes de movê-los para o sistema CRM.

Afinal, qual é o sentido de ter dados a menos que estejam limpos e corretos?

• Todos os detalhes são preenchidos e não há lacunas de dados
• Endereços de e-mail como válidos*
• Dígitos e decimais estão em um formato padrão (1 mil, 1.000, 1.000)
• Os números de telefone e endereços estão em formato padrão (+1 777 555-3333, (777) 5553333)
• Valores como países estão em um formato padrão (EUA, EUA, Estados Unidos)
• Pesquise e elimine dados duplicados
• As letras maiúsculas estão corretas em todos os lugares (nomes de contato, nomes de empresas)

Uma das principais dicas deste artigo é garantir que cada ponto de dados tenha seu próprio campo. Em vez de um campo de Nome Completo (Brian Potter), manteríamos dois campos separados, Nome Escolhido (Brian) e Nome de Família (Potter).

*Hunter.io fornece uma ferramenta gratuita de verificação de e-mail para sua empresa para verificar se os endereços de e-mail em seu banco de dados de planilhas são endereços de e-mail precisos e de entrega.

Clique no link e digite o endereço de e-mail que você deseja verificar. Você descobrirá se esse endereço de e-mail específico é válido, qual a classificação de confiança do domínio, a validade de seu formato, o tipo de endereço e o status do servidor. Legal !

Exporte seus dados como um arquivo CSV

Exportar seus dados como um arquivo CSV é a maneira mais segura e direta de trazer dados de seu banco de dados de planilhas para sua nova e brilhante plataforma de CRM.

É fácil. Se o Planilhas Google for o operador de planilha escolhido, você exportará seus dados assim…

1. Clique em Arquivo no canto superior direito
2. Passe o mouse sobre a opção Download e aguarde a lista suspensa aparecer
3. Escolha valores separados por vírgulas (.csv)

Se o Microsoft Excel for o operador de planilha escolhido, você exportará seus dados assim…

1. Clique em Arquivo no canto superior direito do Excel
2. Escolha Salvar como e clique em Procurar
3. Escolha o menu suspenso Salvar como tipo e encontre CSV (delimitado por vírgula)
4. Escolha onde você deseja salvá-lo e clique em Salvar

Feito corretamente, você acabou de exportar dados com sucesso de um banco de dados de planilhas. Não se livre disso, no entanto.

Um banco de dados de planilhas pode ser um bom backup enquanto sua plataforma de CRM está em construção.

5. Importe seus dados para o CRM

Importar seu arquivo CSV antes de criar uma nova pasta inicial para esses dados é fácil no NetHunt CRM. Apertar; estamos quase lá.

1. Vá para o seu espaço de trabalho NetHunt CRM no Gmail
2. Clique no ícone do logotipo do NetHunt e selecione o botão Importar dados .
3. Escolha CSV no menu Importar dados
4. Arraste e solte o arquivo CSV que você salvou na janela Upload
5. Escolha a pasta CRM onde você deseja que seus dados residam ou crie uma nova. Ao selecionar uma pasta existente, você terá a opção de verificar se há duplicatas existentes em sua pasta CRM assim que os dados CSV forem carregados
6. É hora de mapear seus campos de CRM. Seus dados CSV aparecerão como duas colunas, com a terceira coluna representando o nome do campo no NetHunt CRM. Selecione quais campos do NetHunt CRM você gostaria de usar para armazenar cada coluna de dados CSV
7. Importar hit
8. Ao importar dados, você pode ter campos CSV incompatíveis com campos CRM. Por exemplo, você pode ter o formato errado de data. O NetHunt CRM oferece para mostrar e corrigir dados incompatíveis

Aqui está um artigo sobre como manter seus dados de clientes limpos.

6. Integre o restante de sua pilha de tecnologia

Depois de migrar com sucesso os dados para seu novo CRM, é hora de conectar as outras ferramentas que sua equipe usa ao novo e brilhante sistema de CRM.

Habilitar integrações com aplicativos de terceiros que sua empresa usa para vendas, marketing e outros processos de negócios é essencial para uma implementação bem-sucedida do CRM. Portanto, você precisa testar todas as integrações completamente. Isso pode incluir integrações com…

• Ferramentas de geração de leads
• Ferramentas de bate-papo e mensagens do site
• Comunicação interna
• Analytics e armazenamento de dados
• Ferramentas de gerenciamento de projetos
• Ferramentas de documentação
• Zapier

Se você quiser descobrir com quais plataformas o NetHunt CRM se integra, trazendo toda a sua pilha de tecnologia em uma guia, clique no link!

Bem-vindo ao CRM e bem-vindo à sua nova maneira de trabalhar.

A febre do CRM não é brincadeira. Quanto mais cedo você implementar o CRM, mais cedo os sintomas serão aliviados.