Как перейти с электронных таблиц на CRM

Что-то происходит.

Это называется CRM-лихорадка, и ею страдает весь мир.

Пришло время перейти от электронной таблицы, которую вы используете для управления своим бизнесом, и защитить себя с помощью реального бизнес-инструмента.

Если вы подхватили лихорадку CRM, в этой статье рассказывается, как перейти с электронных таблиц на CRM.

Признаки того, что вам нужна CRM

CRM — самый быстрорастущий рынок программного обеспечения.

На рынок выходит все больше поставщиков CRM, предлагающих совершенно новые функциональные возможности и нишевые решения.

В прошлом программное обеспечение CRM обслуживало исключительно отделы продаж крупных предприятий, но это уже не так. Современные CRM-решения могут адаптироваться к потребностям вашего бизнеса, независимо от размера вашей компании или отрасли, в которой она работает.

Тем не менее, преимущества, которые ваш бизнес может получить от использования CRM, зависят от ваших потребностей.

Он находится где-то между приятным и необходимым.

Вы можете выполнять всю эту тяжелую работу самостоятельно, бороться с ней и сводить концы с концами, или иметь инструмент на месте, как у настоящего профессионала, и органично развивать свой бизнес, достигая звезд.

У вас может быть лихорадка CRM, и вы не знаете об этом. Не бойся; имеются симптомы, синонимичные

• Вы не можете найти важную информацию о клиенте, когда она вам нужна
• У вас есть дублирующиеся или противоречащие друг другу данные о клиентах, хранящиеся в разных местах.
• Управление клиентскими базами данных требует значительного количества времени и ручной работы.
• Информация о клиенте теряется
• Вы забываете отправлять последующие сообщения потенциальным и существующим клиентам
• У вас слишком много лидов, чтобы помнить историю взаимодействия с каждым из них
• Вы не можете прогнозировать продажи и доход
• Вам не хватает аналитики, и вам приходится принимать решения, основываясь на интуиции.
• Вы не можете создать список рассылки и быстро рассылать кампании по электронной почте.
• Члены вашей команды не могут эффективно общаться и тесно сотрудничать при закрытии задач
• У вас низкий коэффициент конверсии
• Уровень удержания клиентов низкий
• Ваша база данных клиентов не защищена и может быть легко взломана, скопирована или удалена.

Узнайте, что такое CRM-система

Преимущества CRM перед электронными таблицами

Стоит ли удивляться, что ваши конкуренты, вероятно , уже используют платформу CRM для организации, автоматизации и развития своего бизнеса.

Суть в том, что электронные таблицы используются для организации, визуализации и централизации данных. CRM делает все эти вещи с вашими данными, используя эти данные в интересах вашего бизнеса с помощью информационных инструментов, функций автоматизации и интеграций, чтобы собрать весь ваш технический стек на одной вкладке.

Вы можете управлять всем своим бизнесом из CRM.

Все остается организованным на одной вкладке

Скорее всего, ваша электронная таблица — не единственное, что вы используете для ведения бизнеса. В вашем распоряжении будет целый набор инструментов. Проблема в том, что они повсюду, в разных уголках интернета. У вас даже могут быть отдельные электронные таблицы для всех ваших битов. В CRM все остается в одном месте. Вы даже можете интегрировать свой технический стек.

О ваших старых клиентах лучше заботятся

Пользователи CRM могут использовать организованные данные для персонализации и таргетинга конкретных образовательных материалов и предложений для существующих клиентов. Большой пул данных от существующих подписчиков означает, что компании могут видеть желания, потребности и препятствия для каждой учетной записи. Группы маркетинга, продаж и поддержки могут использовать эту информацию, чтобы нацеливать клиентов на индивидуальные предложения для перекрестных или дополнительных продаж.

лучшие возможности лидогенерации; больше лидов, больше денег

До того, как отделы продаж сосредоточились на одном канале генерации лидов, на котором присутствовали потенциальные клиенты — электронная почта, телефон, социальные сети и все такое, — с помощью CRM они могли распределять время и ресурсы более равномерно по различным каналам генерации лидов... Маркетинг по электронной почте, веб-формы, интеграция с социальными сетями, чат, генераторы целевых страниц.

Более счастливая команда означает более счастливый бизнес

CRM помогает снять усталость отдела продаж. Технология автоматизации продаж — относительно новое направление в CRM, но за ним уже будущее. Поскольку мы стоим на краю пропасти, когда технологии ИИ делают много наших выводов и размышлений, автоматизация продаж помогает нам выполнять эту ерунду, мелкую работу, поэтому у нас есть больше времени, чтобы быть счастливыми.

Улучшение сплоченности между командами

CRM помогает всем, централизуя важные данные. Зная ваших клиентов наизнанку, маркетологи могут сегментировать свою аудиторию и ориентировать свои сообщения непосредственно на самых качественных лидов. Точно так же отделы продаж могут знать, что говорить, когда и где. Даже разработчики могут использовать клиентские записи для составления дорожных карт продуктов на основе зарегистрированных отзывов в системе.

CRM помогает оценить состояние вашего бизнеса

CRM-системы хранят все ваши данные внутри, делая отчеты быстрыми, простыми и автоматическими. С данными из разных источников, централизованными и согласованными в NetHunt CRM, вы можете создавать широкий спектр бизнес-отчетов, таких как отчет о воронке продаж, отчет об общем объеме продаж, отчет о продажах по клиентам, отчет о продажах по владельцу, отчет о продажах по источнику, отчет о потерянной причине , отчет о целях продаж, отчет о времени на этапе, отчет об источнике потенциальных клиентов, отчет о маркетинговой воронке и многое другое!

Поставщики CRM готовы помочь вам научиться

С базой данных электронных таблиц вы придумываете ее по мере продвижения. Маркетинг CRM рад научить вас, как вести свой бизнес, и ваш бизнес может многое выиграть от контент-маркетинга поставщика CRM. Вы можете научиться чему угодно, от того, как лучше организовать данные CRM, построить CRM с электронными таблицами, автоматизировать бизнес-процессы и написать строки темы; Я мог бы сидеть здесь весь день и ссылаться на старые статьи CRM Lab, но вы можете пойти и найти их самостоятельно.

Подробнее о преимуществах CRM-системы в нашей предыдущей статье.

Как перенести данные из электронных таблиц в CRM

1. Выберите поставщика CRM

Выберите NetHunt CRM в качестве вашей CRM-системы. NetHunt CRM живет в облаке и живет в вашем почтовом ящике Gmail.

Он не просто живет в вашем почтовом ящике Gmail — он родился и вырос там. Это Gmail насквозь, помогающий пользователям создавать новые клиентские записи и заключать сделки из входящих и исходящих электронных писем, а также отличающийся CRM для контекста продаж рядом со всем, что там есть. Кривая обучения гладкая и неглубокая, поскольку NetHunt встроен в Gmail, но если у вас когда-нибудь возникнут проблемы с освоением системы, служба поддержки клиентов NetHunt прекрасна, готова и ждет, чтобы показать вам веревки.

Начните бесплатную пробную версию NetHunt CRM сегодня

• Функция управления контактами для хранения и сегментирования контактов
• Управление несколькими воронками продаж и визуализация
• Функции совместной работы, такие как задачи, упоминания и уведомления
• Рабочие процессы NetHunt CRM
• Массовые рассылки, отслеживание электронной почты, настраиваемый SMTP, шаблоны и отчеты
• Интеграция с LinkedIn, Facebook Messenger и Intercom для лидогенерации
• Интеграция Zapier для подключения NetHunt CRM к вашим любимым инструментам
• Автоматизированный захват потенциальных клиентов, взращивание и управление конвейером
• Капельные кампании для автоматического привлечения лидов
• Функциональность отчетности для создания различных типов отчетов
• Веб-формы от NetHunt CRM
• Интеграция с сервисами Google, такими как Контакты, Студия данных, Календарь, Диск и Чат.

Все пользователи NetHunt получают 14-дневную бесплатную пробную версию системы. Стартапы на ранней стадии могут проверить, имеют ли они право на участие в Плане запуска на ранней стадии.

Базовый : 24 доллара США за пользователя в месяц, оплачивается ежегодно.
Бизнес : 48 долларов США за пользователя в месяц, оплачивается ежегодно.
Расширенный : 96 долларов США за пользователя в месяц, оплачивается ежегодно.

В качестве альтернативы, если вы хотите ходить по магазинам немного больше, есть статья!

Решите, какие данные вам нужны

Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы начать с чистого листа и хранить все данные электронных таблиц.

Помните ! Вам не нужно переносить все данные из существующих систем. Если вы чувствуете, что некоторые данные, которые у вас есть, не будут использоваться в вашей CRM, оставьте их. Быть храбрым.

Примеры включают устаревшие отчеты о продажах и сведения о клиентах, дублирующуюся информацию о клиентах и ​​плохо отформатированные электронные таблицы, которые могут загромождать вашу новую CRM.

Затем перечислите, что вам нужно для вашей новой CRM-системы.

Мы дадим вам подсказку. Рекомендуемая структура данных CRM, часто используемая по умолчанию, находится в отдельных папках — «Контакты», «Сделки» и «Компании». Каждая папка содержит свой набор обязательных полей.

Для папки «Сделки» требуется управляющий представитель, приоритет, основное контактное лицо, этап сделки, дата начала и ожидаемая дата окончания, объем сделки и продукт, к которому относится сделка.

Папка «Компании» упорядочивает и визуализирует поля данных, такие как название, отрасль, в которой она работает, численность персонала, источник потенциальных клиентов и специальный представитель, который работает с ними.

Папка «Контакты» содержит простые поля данных, такие как имя, фамилия, адрес электронной почты, номер телефона, компания, должность и ссылки на социальные сети.

Стандартизируйте свои данные

Конечно, это может быть немного утомительной задачей.

Вы должны убедиться, что все ваши данные безупречны, прежде чем перемещать их в систему CRM.

В конце концов, какой смысл иметь какие-либо данные, если они не чистые и правильные?

• Все детали заполнены, пробелов в данных нет.
• Адреса электронной почты действительны*
• Цифры и десятичные дроби имеют стандартный формат (1 тысяча, 1 000, 1 000).
• Номера телефонов и адреса указаны в стандартном формате (+1 777 555-3333, (777) 5553333)
• Такие значения, как страны, имеют стандартный формат (США, США, Соединенные Штаты).
• Поиск и избавление от дубликатов данных
• Регистр букв везде правильный (имена контактов, названия компаний)

Один из главных советов из этой статьи — убедиться, что каждая точка данных содержит собственное поле. Вместо поля « Полное имя» (Брайан Поттер) мы будем поддерживать два отдельных поля: « Выбранное имя» (Брайан) и «Фамилия» (Поттер).

*Hunter.io предоставляет бесплатный инструмент проверки электронной почты для вашего бизнеса, чтобы проверить, являются ли адреса электронной почты в вашей базе данных электронных таблиц точными и доставляемыми адресами электронной почты.

Нажмите на ссылку и введите адрес электронной почты, который вы хотите подтвердить. Вы узнаете, действителен ли этот конкретный адрес электронной почты, какой рейтинг доверия имеет домен, действительность его формата, тип адреса и статус сервера. Хорошо !

Экспортируйте данные в виде CSV-файла

Экспорт ваших данных в виде файла CSV — это самый безопасный и простой способ переноса данных из вашей базы данных электронных таблиц в вашу новую блестящую платформу CRM.

Это просто. Если выбранным вами оператором электронных таблиц является Google Sheets, вы будете экспортировать свои данные следующим образом…

1. Нажмите « Файл» в правом верхнем углу.
2. Наведите указатель мыши на параметр «Загрузить » и дождитесь появления раскрывающегося списка.
3. Выберите значения, разделенные запятыми (.csv)

Если Microsoft Excel выбран вашим оператором электронных таблиц, вы будете экспортировать свои данные следующим образом…

1. Нажмите « Файл» в правом верхнем углу Excel.
2. Выберите « Сохранить как», а затем нажмите «Обзор».
3. Выберите раскрывающееся меню « Сохранить как тип» и найдите CSV (с разделителями-запятыми).
4. Выберите, где вы хотите сохранить его, и нажмите «Сохранить».

Все сделано правильно, вы только что успешно экспортировали данные из базы данных электронных таблиц. Однако не избавляйтесь от него.

База данных электронных таблиц может быть хорошей резервной копией, пока ваша платформа CRM находится в стадии разработки.

5. Импортируйте свои данные в CRM

В NetHunt CRM легко импортировать файл CSV перед созданием новой домашней папки для этих данных. Держись крепче; мы почти у цели.

1. Перейдите в рабочее пространство NetHunt CRM в Gmail.
2. Щелкните значок с логотипом NetHunt и выберите кнопку « Импорт данных ».
3. Выберите CSV в меню « Импорт данных ».
4. Перетащите сохраненный CSV-файл в окно загрузки .
5. Выберите папку CRM, в которой вы хотите хранить данные, или создайте новую. Выбрав существующую папку, вы получите возможность проверить существующие дубликаты в папке CRM после загрузки данных CSV.
6. Пришло время сопоставить ваши поля CRM. Ваши данные CSV будут отображаться в виде двух столбцов, а третий столбец будет представлять имя поля в NetHunt CRM. Выберите, какие поля NetHunt CRM вы хотите использовать для хранения каждого столбца данных CSV.
7. Нажмите Импорт
8. При импорте данных у вас могут быть поля CSV, несовместимые с полями CRM. Например, у вас может быть неправильный формат даты. NetHunt CRM предлагает показывать и исправлять несовпадающие данные

Вот статья о том, как сохранить данные ваших клиентов в чистоте.

6. Интегрируйте остальную часть вашего технического стека

После успешного переноса данных в вашу новую CRM пришло время подключить другие инструменты, используемые вашей командой, к новой блестящей системе CRM.

Включение интеграции со сторонними приложениями, которые ваша компания использует для продаж, маркетинга и других бизнес-процессов, имеет важное значение для успешного внедрения CRM. Итак, вам нужно убедиться, что вы тщательно протестировали все интеграции. Это может включать интеграцию с…

• Инструменты лидогенерации
• Чат и инструменты для обмена сообщениями на веб-сайте
• Внутреннее общение
• Аналитика и хранилища данных
• Инструменты управления проектами
• Инструменты документации
• Запир

Если вы хотите узнать, с какими платформами интегрируется NetHunt CRM, объединяя весь свой технологический стек на одной вкладке, перейдите по ссылке!

Добро пожаловать в CRM и новый способ работы.

Лихорадка CRM — это не шутки. Чем раньше вы внедрите CRM, тем быстрее исчезнут симптомы.