Come migrare dai fogli di calcolo al CRM

Qualcosa sta girando.

Si chiama febbre da CRM e il mondo intero lo sta ottenendo.

È ora di migrare dal foglio di calcolo che stai utilizzando per gestire la tua attività e proteggerti con un vero strumento di business.

Quando prendi la febbre del CRM, questo articolo illustra come migrare dai fogli di calcolo al CRM.

Segni che hai bisogno di un CRM

Il CRM è il mercato del software in più rapida crescita .

Sempre più fornitori di CRM continuano ad entrare nel mercato, offrendo funzionalità nuove di zecca e soluzioni di nicchia.

In passato, il software CRM serviva esclusivamente i reparti vendite di grandi imprese, ma non è più così. Le moderne soluzioni CRM possono adattarsi alle esigenze della tua azienda, indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda o dal settore in cui opera.

Tuttavia, i vantaggi che la tua azienda può sfruttare dall'utilizzo di un CRM variano a seconda delle tue esigenze.

Si trova a metà strada tra il bello e il necessario.

Potresti fare tutto quel duro lavoro da solo, affrontarlo e sbarcare il lunario, oppure avere uno strumento in atto come un vero professionista e far crescere la tua attività in modo organico, raggiungendo le stelle.

Potresti avere la febbre da CRM e non saperlo. Non aver paura; ci sono sintomi sinonimo di

• Non riesci a trovare i dettagli essenziali del cliente quando ne hai bisogno
• Hai dati dei clienti duplicati o contraddittori archiviati in luoghi diversi
• La gestione dei database dei clienti richiede una notevole quantità di tempo e lavoro manuale
• Le informazioni sul cliente vengono perse
• Dimentichi di inviare follow-up a potenziali clienti e clienti esistenti
• Hai troppi contatti per ricordare la cronologia delle interazioni con ciascuno di essi
• Non puoi prevedere vendite e ricavi
• Ti mancano le analisi e devi prendere decisioni in base al tuo istinto
• Non puoi creare una mailing list e inviare rapidamente campagne e-mail
• I membri del tuo team non possono comunicare in modo efficace e lavorare a stretto contatto con le attività di chiusura
• Hai un basso tasso di conversione
• Il tuo tasso di fidelizzazione dei clienti è basso
• Il database dei tuoi clienti non è sicuro e può essere facilmente violato, copiato o cancellato

Scopri cos'è un sistema CRM

I vantaggi del CRM rispetto ai fogli di calcolo

C'è da stupirsi che i tuoi concorrenti stiano già utilizzando una piattaforma CRM per organizzare, automatizzare e far crescere la propria attività.

Il lungo e il corto è che i fogli di calcolo vengono utilizzati per organizzare, visualizzare e centralizzare i dati. CRM fa tutte queste cose con i tuoi dati, con il vantaggio di utilizzare effettivamente tali dati a vantaggio della tua azienda con strumenti di sensibilizzazione, funzionalità di automazione e integrazioni per riunire l' intero stack tecnologico in un'unica scheda.

Puoi gestire l'intera attività senza CRM.

Tutto rimane organizzato in un'unica scheda

Le probabilità sono che il tuo foglio di lavoro non sia l'unica cosa che stai usando per gestire la tua attività. Avrai un'intera pila di strumenti a tua disposizione. Il problema è che sono dappertutto, in diversi angoli di Internet. Potresti anche avere fogli di calcolo separati per tutti i tuoi bit. In CRM, tutto rimane in un unico posto. Puoi persino integrare il tuo stack tecnologico.

I tuoi vecchi clienti sono meglio curati

Gli utenti CRM possono utilizzare i dati organizzati per personalizzare e indirizzare materiali e offerte didattici specifici ai clienti esistenti. Un ampio pool di dati dagli abbonati esistenti significa che le aziende possono vedere i desideri, le esigenze e gli ostacoli account per account. I team di marketing, vendita e supporto possono utilizzare queste informazioni per indirizzare i clienti con offerte personalizzate per il cross-selling o l'upselling.

Migliori opportunità di lead generation; più contatti, più soldi

Prima che i team di vendita si concentrassero su un canale di lead generation su cui i potenziali clienti erano presenti - e-mail, telefono, social e tutto il resto - con il CRM, possono distribuire tempo e risorse in modo più uniforme su diversi canali di lead generation... Email marketing, moduli web, integrazioni social media, chat dal vivo, generatori di landing page.

Una squadra più felice significa un business più felice

Il CRM aiuta ad alleviare la pressione del team di vendita stanco. La tecnologia di automazione delle vendite è una tendenza relativamente nuova nel CRM, ma è già il futuro. Dato che ci troviamo sul precipizio della tecnologia di intelligenza artificiale facendo molte delle nostre intuizioni e riflessioni, l'automazione delle vendite ci aiuta a portare a termine quei piccoli lavori spazzatura, quindi abbiamo più tempo per essere felici.

Migliore coesione tra le squadre

Il CRM aiuta tutti centralizzando i dati che contano. Conoscendo a fondo i tuoi clienti, gli esperti di marketing possono segmentare il loro pubblico e indirizzare i loro messaggi direttamente ai lead di qualità più elevata. Allo stesso modo, i team di vendita possono sapere cosa dire, quando e dove. Anche gli sviluppatori possono utilizzare i record dei clienti per disegnare roadmap dei prodotti in base al feedback registrato nel sistema.

Il CRM aiuta a misurare lo stato di salute della tua azienda

I sistemi CRM mantengono tutti i tuoi dati all'interno, rendendo il reporting rapido, facile e automatico. Con i dati provenienti da diverse fonti centralizzate e allineate all'interno di NetHunt CRM, puoi creare un'ampia gamma di rapporti aziendali, come rapporti sulla pipeline di vendita, rapporto sulle vendite totali, rapporto sulle vendite per cliente, rapporto sulle vendite per proprietario, rapporto sulle vendite per fonte, rapporto sul motivo perso , rapporto sugli obiettivi di vendita, rapporto sul tempo in fase, rapporto sull'origine dei lead, rapporto sulla pipeline di marketing e altro ancora!

I fornitori di CRM sono qui per aiutarti a imparare

Con un database di fogli di calcolo, lo stai inventando mentre procedi. Il marketing CRM si rallegra nell'insegnarti come gestire la tua attività e c'è molto da guadagnare per la tua attività dal marketing dei contenuti del provider CRM. Puoi imparare qualsiasi cosa, da come organizzare al meglio i dati CRM, creare un foglio di calcolo CRM, automatizzare i processi aziendali e scrivere le righe dell'oggetto; Potrei sedermi qui tutto il giorno e collegare vecchi articoli di CRM Lab, ma puoi trovarli tu stesso.

Maggiori informazioni sui vantaggi di un sistema CRM nel nostro articolo precedente.

Come spostare i tuoi dati dai fogli di calcolo a un CRM

1.Scegli un provider CRM

Scegli NetHunt CRM come sistema CRM. NetHunt CRM vive nel cloud e risiede nella tua casella di posta Gmail.

Non vive solo nella tua casella di posta Gmail: è nato e cresciuto lì. È Gmail in tutto e per tutto, che aiuta gli utenti a creare nuovi record e offerte di clienti dalle e-mail in entrata e in uscita e presenta il CRM per il contesto di vendita accanto a tutto ciò che c'è. La curva di apprendimento è fluida e superficiale, poiché NetHunt è integrato in Gmail, ma se hai problemi a fare i conti con il sistema, il team di assistenza clienti di NetHunt è adorabile, pronto e in attesa di mostrarti le basi.

Inizia oggi la tua prova gratuita di NetHunt CRM

• Funzionalità di gestione dei contatti per archiviare e segmentare i contatti
• Gestione e visualizzazione di più pipeline di vendita
• Funzionalità collaborative come attività, menzioni e notifiche
• Flussi di lavoro di NetHunt CRM
• E-mail in blocco, monitoraggio e-mail, SMTP personalizzato, modelli e reportistica
• Integrazioni con LinkedIn, Facebook Messenger e Intercom per la generazione di lead
• Integrazione Zapier per connettere NetHunt CRM con gli strumenti che ami
• Acquisizione automatizzata dei lead, nutrimento e gestione della pipeline
• Drip campagne per coltivare i lead automaticamente
• Funzionalità di reportistica per creare diversi tipi di report
• Moduli Web di NetHunt CRM
• Integrazione con servizi Google come Contatti, Data Studio, Calendario, Drive e Chat

Tutti gli utenti NetHunt ricevono una prova gratuita di 14 giorni del sistema Le startup in fase iniziale possono verificare se sono idonee per il piano di avvio in fase iniziale

Base : $ 24 per utente al mese, con fatturazione annuale
Business : $ 48 per utente al mese, con fatturazione annuale
Avanzato : $ 96 per utente al mese, con fatturazione annuale

In alternativa, se vuoi guardarti intorno un po' di più, c'è un articolo!

Decidi quali dati ti servono

Cogli l'occasione per iniziare in modo pulito a conservare tutti i dati del tuo foglio di calcolo.

Ricorda ! Non è necessario migrare tutti i dati dai sistemi esistenti. Se ritieni che alcuni dei dati che hai non serviranno a uno scopo nel tuo CRM, lasciali alle spalle. Sii coraggioso.

Gli esempi includono rapporti di vendita e dettagli sui clienti obsoleti, informazioni sui clienti duplicate e fogli di calcolo mal formattati che potrebbero ingombrare il tuo nuovo CRM.

Quindi, elenca ciò di cui hai bisogno per il tuo nuovo sistema CRM.

Ti diamo un indizio. La struttura consigliata, spesso predefinita, per i dati CRM si trova all'interno di cartelle separate: Contatti, Offerte e Aziende. Ogni cartella contiene il proprio insieme di campi obbligatori.

La cartella Offerte richiede un rappresentante di gestione, priorità, punto di contatto principale, fase dell'affare, data di inizio e fine prevista, volume dell'affare e il prodotto a cui si riferisce l'affare.

La cartella Aziende organizza e visualizza campi di dati come il nome, il settore in cui opera, la dimensione della forza lavoro, la fonte di lead e il rappresentante dedicato che lavora con loro.

La cartella Contatti contiene semplici campi di dati come nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, azienda, posizione e collegamenti ai social media.

Standardizza i tuoi dati

Certo, questo può essere un compito un po' noioso.

Dovresti assicurarti che tutti i tuoi dati siano immacolati e corretti prima di spostarli nel sistema CRM.

Dopotutto, a che serve avere dei dati a meno che non siano puliti e corretti?

• Tutti i dettagli sono compilati e non ci sono lacune nei dati
• Indirizzi email validi*
• Cifre e decimali sono in un formato standard (1 mille, 1.000, 1.000)
• I numeri di telefono e gli indirizzi sono in un formato standard (+1 777 555-3333, (777) 5553333)
• I valori come i paesi sono in un formato standard (USA, USA, Stati Uniti)
• Cerca ed elimina i dati duplicati
• Il caso delle lettere è corretto ovunque (nomi dei contatti, nomi delle società)

Uno dei migliori suggerimenti di questo articolo è assicurarsi che ogni punto dati contenga il proprio campo. Invece di un campo Nome completo (Brian Potter), manterremmo due campi separati, Nome scelto (Brian) e Cognome (Potter).

*Hunter.io fornisce uno strumento di verifica e-mail gratuito per la tua azienda per verificare se gli indirizzi e-mail nel database del foglio di calcolo sono indirizzi e-mail accurati e consegnabili.

Premi il link e digita l'indirizzo email che desideri verificare. Scoprirai se quell'indirizzo email specifico è valido, quale valutazione di affidabilità detiene il dominio, la validità del suo formato, il tipo di indirizzo e lo stato del server. Bello !

Esporta i tuoi dati come file CSV

Esportare i tuoi dati come file CSV è il modo più sicuro e diretto per portare i dati fuori dal database del tuo foglio di calcolo e nella tua nuova piattaforma CRM.

È facile. Se Fogli Google è l'operatore del foglio di lavoro scelto, esporterai i tuoi dati in questo modo...

1. Premi File nell'angolo in alto a destra
2. Passa il mouse sopra l'opzione Download e attendi che appaia l'elenco a discesa
3. Scegli valori separati da virgola (.csv)

Se Microsoft Excel è l'operatore del foglio di calcolo scelto, esporterai i tuoi dati in questo modo...

1. Premi File nell'angolo in alto a destra di Excel
2. Scegli Salva con nome e quindi fai clic su Sfoglia
3. Scegli il menu a tendina Salva come tipo e trova CSV (delimitato da virgole)
4. Scegli dove vuoi salvarlo e premi Salva

Fatto bene, hai appena esportato con successo i dati da un database di fogli di calcolo. Non sbarazzartene, però.

Un database di fogli di calcolo può essere un buon backup mentre la tua piattaforma CRM è in costruzione.

5. Importa i tuoi dati in CRM

Importare il tuo file CSV prima di creare una nuova cartella home per quei dati è facile in NetHunt CRM. Tieni duro; ci siamo quasi.

1. Vai al tuo spazio di lavoro NetHunt CRM in Gmail
2. Fare clic sull'icona del logo NetHunt e selezionare il pulsante Importa dati .
3. Scegli CSV dal menu Importa dati
4. Trascina e rilascia il file CSV che hai salvato nella finestra di caricamento
5. Scegli la cartella CRM in cui desideri che i tuoi dati risiedano o creane una nuova. Selezionando una cartella esistente, avrai la possibilità di controllare i duplicati esistenti nella tua cartella CRM una volta che i dati CSV sono stati caricati
6. È ora di mappare i tuoi campi CRM. I tuoi dati CSV appariranno come due colonne, con la terza colonna che rappresenta il nome del campo in NetHunt CRM. Seleziona i campi di NetHunt CRM che desideri utilizzare per contenere ciascuna colonna di dati CSV
7. Premi Importa
8. Quando importi i dati, potresti avere campi CSV incompatibili con i campi CRM. Ad esempio, potresti avere il formato della data sbagliato. NetHunt CRM offre la possibilità di mostrare e correggere i dati non corrispondenti

Ecco un articolo su come mantenere puliti i dati dei clienti.

6. Integra il resto del tuo stack tecnologico

Dopo aver migrato con successo i dati nel tuo nuovo CRM, è il momento di collegare gli altri strumenti utilizzati dal tuo team al nuovo e brillante sistema CRM.

Abilitare le integrazioni con le app di terze parti che la tua azienda utilizza per le vendite, il marketing e altri processi aziendali è essenziale per un'implementazione efficace del CRM. Quindi, devi assicurarti di testare a fondo tutte le integrazioni. Ciò può includere integrazioni con...

• Strumenti per la generazione di lead
• Strumenti di chat e messaggistica del sito web
• Comunicazione interna
• Analytics e data warehouse
• Strumenti di gestione del progetto
• Strumenti di documentazione
• Zapier

Se vuoi scoprire con quali piattaforme si integra NetHunt CRM, portando l'intero stack tecnologico sotto un'unica scheda, clicca sul link!

Benvenuto in CRM e benvenuto nel tuo nuovo modo di lavorare.

La febbre da CRM non è uno scherzo. Prima si implementa il CRM, prima i sintomi vengono alleviati.