効果的なプロジェクトキックオフミーティングを実行する方法は？

彼らは、よく始められたのは半分終わったと言います！ 何ヶ月にもわたる電子メールと交渉の末、次のプロジェクトが開始されようとしているので、両者が会い、最終的にプロジェクトを開始する時が来ました。 キックオフミーティングがクライアントとの残りの関係をどのように展開するかを決定するショータイムです。 これは、プロジェクトを関係者に輝かせながら、チームを興奮させる機会です。

この投稿では、5つのステップについて説明し、次のプロジェクトのキックオフミーティングを強化し、ビジネスの成功を達成するために効果的に実行する方法を理解します。

ステップ1-プロジェクトの目標と目的を強調する：

効果的なプロジェクトキックオフミーティングの最も重要で主要な部分の1つは、目標と客観的な調整です。 最初のプロジェクトピッチで目標と目的の両方について話し合ったかもしれませんが、キックオフミーティングでそれらを繰り返すことは、クライアントを安心させ、あなたへの信頼を得る素晴らしい方法です。 それはあなたの会社が望ましい目標と目的を達成するために必要な知識と専門知識を持っていることを強調することを可能にします。

目標と目的のスライドでは、プロジェクトの内容、組織にとって重要な理由、チームがプロジェクトを成功させる方法などの重要な質問に答える必要があります。 この時点で、目標について話し合い、強化し、チームがそれをどのように達成するかについての詳細を強調する必要があります。 正しく行われた場合、このステップは、クライアントに永続的な印象を与え、誠実さを示し、信頼を得るのに役立ちます。

ステップ2–プロジェクトの範囲、タイムライン、および成果物を図で示します。

次のステップは、すべての利害関係者がそれぞれの役割と責任を理解できるように、プロジェクトの詳細を書き留めることです。 プロジェクトの目標と目的について話し終えたら、プロジェクトの範囲、タイムライン、および成果物を強調します。 これにより、チームメンバーはタイムラインや予算について考えられる懸念を引き出すことができるため、この手順は不可欠です。 また、このプラクティスは、効果的な仕事の提供に対するクライアントの期待をゼロにするのに役立ちます。

キックオフミーティング中にプロジェクトの範囲、タイムライン、および成果物を提示することで、全員が同じページに表示されるだけでなく、コミュニケーションや理解のギャップがなくなります。 プレゼンターは、プロ並みの作業計画テンプレートを活用して、作業範囲記述書（SOW）、作業分解図（WBS）、リソース割り当て、タイムラインなどのプロジェクトドキュメントを効率的にプロットできます。このステップでは、結果の本質を把握できます。プロジェクトが達成する、必要なリソースの量、および所要時間。

ステップ3–プロジェクトの利害関係者を決定し、説明責任を提供します。

プロジェクトを実行し、作業を確実に成功させることが共同作業であることは否定できません。 マネージャーとして、あなたはプロジェクトを担当するかもしれませんが、全体の努力を活気づけるために、あなたは頼りになり、一緒に働き、特定の人々に報告するべきです。 これらの人々はあなたのプロジェクトの利害関係者であり、プロジェクトの開始前であっても彼らを特定することが不可欠です。 主に、プロジェクトには、内部と外部の2つの主要なタイプの利害関係者がいます。

内部の利害関係者が主にチームメンバー、仲間のマネージャー、または幹部などのあなたの人々である場合、外部の利害関係者は顧客、サプライヤー、コンプライアンス規制当局、または投資家です。 このプロジェクトの利害関係者を自問することから始め、それらを特定し、キックオフ中に全員が見ることができるように計画します。 プロジェクトの実行に深く入ると、一度にたくさんの異なるプレートが回転します。 利害関係者を特定することで、コミュニケーションが促進され、ギャップが解消され、それぞれのタスク、アクション、およびアクティビティに責任を持つようになります。

ステップ4–主要な依存関係をキャプチャする：

ソフトウェアプロジェクトを実施していて、アプリケーションの設計、構築、テスト、および展開を行う必要があるとします。 アーキテクトがシステム設計の計画を完了していない場合、開発者はコーディングを開始できません。 同様に、製品がまだ開発段階にある場合、テスターは製品のストレステストを行うことはできません。 したがって、業界や規模は関係ありません。依存関係のないプロジェクトは1つもありません。

定義上、プロジェクトの依存関係とは、アクティビティ、タスク、またはマイルストーンが相互に依存している状況であり、それがないと、前者を開始または完了できません。 管理者は、依存関係がプロジェクト実行の一部であり、プロジェクトの配信を可能にするために対応する必要があることを認識する必要があります。 依存関係は、プロジェクトの期間全体にわたって識別および追跡する必要があります。 プロジェクトのキックオフミーティングは、すべての人が考慮に入れるためにそれらの依存関係をプロットするための最良の機会です。

ステップ5–進捗状況の追跡：

FinancesOnlineのレポートによると、プロジェクトの29％以上が、作業の追跡が不十分なために失敗しています。 新しいプロジェクトへの旅を開始し、順調なスタートを切った今、プロジェクトの実行は常に軌道に乗らない傾向があります。 プロジェクトの追跡や監視は簡単な作業のように思われるかもしれませんが、成功と失敗の間に線を引くだけで十分です。 有益で魅力的なプロジェクトのキックオフミーティングを楽しみにしているマネージャーとしての目標は、進捗状況を追跡する方法を説明することです。

管理者は、レポートツールを活用して進捗状況を効果的に監視することを検討できます。 さらに、キックオフ中にSMART（Smart、Measurable、Achievable、Relevant＆Time-Bound）の目標を設定して紹介することを検討できます。 プロジェクト管理および追跡ツールを使用すると、リソースの労力を効率的に見積もり、毎日の進捗状況を追跡/報告するのに役立ちます。 自動追跡ツールに加えて、リーダーはプロジェクト管理ダッシュボードテンプレートの使用を検討し、進捗状況をシームレスに追跡することもできます。

ステップ6–リスク軽減および管理ツールキット：

リスクや問題を特定して対応する方法について利害関係者と連絡を取ることは、プロジェクトのキックオフを成功させる上で大いに役立ちます。 最善の計画を立てたとしても、プロジェクトが時々ブロッカーにぶつかる可能性があることは否定できません。 これは、クライアントと外部の関係者にプロジェクトのリスク軽減と管理の実践を強調するチャンスです。

マネージャーは、日々のプロジェクト成果物とは別に、リスクを継続的に特定、分析、および軽減するために、マネージャーとそのチームがどのように取り組むかを示すことができます。 リスクの軽減と管理は、チームが不測の事態に備えたり、結果を最大化したりすることを可能にするだけでなく、クライアントとの関係を構築する上でも大いに役立ちます。 チームが予期しない事態に対処し、クライアントの忠誠心と信頼を獲得する準備ができていることを示します。

エンドライン：

あなたがプロジェクトのチームリーダー、マネージャー、または個人の貢献者であるかどうかは関係ありません。上記のヒントは、魅力的で効果的なプロジェクトキックオフミーティングを計画するのに役立ちます。 プロジェクトのキックオフは、関係するすべての利害関係者にとって重要な瞬間です。 これは、議題を調整し、期待を文書化し、残りの専門家との関係のトーンを設定するチャンスです。