효과적인 프로젝트 시작 회의를 실행하는 방법?

시작은 반이라고 합니다! 몇 달 간의 이메일 및 협상 끝에 다음 프로젝트가 시작되려고 하므로 이제 양 당사자가 만나서 마침내 프로젝트를 시작할 때입니다. 시작 회의에서 고객과의 나머지 관계가 어떻게 전개될지 결정하는 쇼타임입니다. 이것은 프로젝트를 이해 관계자에게 빛내면서 팀을 흥분시킬 수 있는 기회입니다.

이 게시물에서 우리는 5단계에 대해 이야기하고 다음 프로젝트 시작 회의를 강화하고 비즈니스 성공을 달성하기 위해 효과적으로 실행할 수 있는 방법을 이해할 것입니다.

1단계 – 프로젝트 목표 및 목적 강조:

효과적인 프로젝트 시작 회의의 가장 중요하고 주요 부분 중 하나는 목표 및 목표 조정입니다. 초기 프로젝트 피치 동안 목표와 목표를 모두 논의했을 수도 있지만 시작 회의에서 이를 반복하는 것은 클라이언트를 안심시키고 귀사에 대한 신뢰를 얻을 수 있는 훌륭한 방법입니다. 이를 통해 회사가 원하는 목표와 목표를 달성하는 데 필요한 지식과 전문성을 갖추고 있음을 강조할 수 있습니다.

목표 및 목표 슬라이드는 프로젝트 내용, 조직에 왜 중요한지, 팀이 프로젝트를 성공적으로 실행하는 방법과 같은 주요 질문에 답해야 합니다. 이 시점에서 목표를 논의하고 강화하고 팀이 목표를 달성하는 방법에 대한 세부 정보를 강조해야 합니다! 이 단계를 제대로 수행하면 클라이언트에게 지속적인 인상을 주고, 성실함을 보여주고, 동시에 그들의 신뢰를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.

2단계 – 프로젝트 범위, 타임라인 및 결과물 그림:

다음 단계는 모든 이해 관계자가 각자의 역할과 책임을 이해할 수 있도록 프로젝트에 대한 세부 정보를 기록하는 것입니다. 프로젝트의 목표와 목표에 대해 이야기했으면 이제 프로젝트 범위, 일정 및 결과물을 강조할 차례입니다. 이 단계는 팀 구성원이 일정이나 예산에 대한 우려 사항을 제기할 수 있도록 하기 때문에 필수적입니다. 또한 이 관행은 효과적인 업무 전달에 대한 클라이언트의 기대치를 낮추는 데 도움이 됩니다.

시작 회의에서 프로젝트 범위, 일정 및 결과물을 발표하면 모든 사람이 한 페이지에 모일 수 있을 뿐만 아니라 의사 소통이나 이해의 격차가 없어집니다. 발표자는 전문적인 작업 계획 템플릿을 활용하고 작업 명세서(SOW), 작업 분석 구조(WBS), 리소스 할당, 일정 등과 같은 프로젝트 문서를 효율적으로 구성할 수 있습니다. 이 단계를 통해 결과의 본질을 포착할 수 있습니다. 프로젝트에서 달성할 수 있는 자원, 필요한 자원의 양, 소요 시간.

3단계 – 프로젝트 이해 관계자를 결정하고 책임을 제공합니다.

프로젝트를 실행하고 성공적인 작업 전달을 보장하는 것은 협력적인 노력이라는 점은 부인할 수 없습니다. 관리자로서 당신이 프로젝트를 책임질 수도 있지만, 전체 노력이 호황을 누리게 하려면 특정 사람들에게 의존하고, 함께 일하고, 보고해야 합니다. 이 사람들은 프로젝트의 이해 관계자이며 프로젝트 시작 전에도 이들을 식별하는 것이 중요합니다. 주로 모든 프로젝트에는 내부 및 외부의 두 가지 주요 유형의 이해 관계자가 있습니다.

내부 이해 관계자가 팀 구성원, 동료 관리자 또는 임원과 같은 대부분의 사람들인 경우 외부 이해 관계자는 고객, 공급업체, 규정 준수 규제 기관 또는 투자자입니다. 이 프로젝트의 이해 관계자가 누구인지 스스로에게 물어보고 이들을 식별하고 시작하는 동안 모든 사람이 볼 수 있도록 계획하십시오. 프로젝트 실행에 깊이 들어가면 한 번에 회전하는 많은 다른 판이 있을 것입니다. 이해 관계자를 식별하면 의사 소통이 향상되고 격차가 제거되며 각자의 작업, 조치 및 활동에 대해 책임을 지게 됩니다.

4단계 – 키 종속성 캡처:

소프트웨어 프로젝트를 진행 중이고 애플리케이션을 설계, 구축, 테스트 및 배포해야 한다고 가정해 보겠습니다. 설계자가 시스템 설계 계획을 완료하지 않은 경우 개발자는 코딩을 시작할 수 없습니다. 마찬가지로 테스터는 제품이 아직 개발 단계에 있는 경우 스트레스 테스트를 수행할 수 없습니다. 따라서 업종이나 규모를 가리지 않고 종속성이 없는 단일 프로젝트는 없습니다!

정의에 따르면 프로젝트 종속성은 활동, 작업 또는 이정표가 다른 활동, 작업 또는 이정표에 종속되어 있고 전자가 없으면 시작하거나 완료할 수 없는 상황입니다. 관리자는 종속성이 모든 프로젝트 실행의 일부이자 소포임을 인식해야 하며 프로젝트를 제공할 수 있도록 조정되어야 합니다. 종속성은 프로젝트 기간 동안 식별되고 추적되어야 합니다. 프로젝트 시작 회의는 모든 사람이 고려할 수 있도록 이러한 종속성을 계획할 수 있는 가장 좋은 기회입니다.

5단계 – 진행 상황 추적:

FinancesOnline의 보고서에 따르면 프로젝트의 29% 이상이 노력을 제대로 추적하지 못해 실패합니다. 이제 새 프로젝트에 대한 여정을 시작했고 모든 것이 순조롭게 시작되었으므로 프로젝트 실행은 항상 궤도를 벗어나는 경향이 있습니다. 프로젝트를 추적하거나 모니터링하는 것은 사소한 작업처럼 보일 수 있지만 성공과 실패 사이에 선을 긋는 것으로 충분합니다. 유익하고 매력적인 프로젝트 시작 회의를 기대하는 관리자로서 목표는 진행 상황을 추적하는 방법을 설명하는 것이어야 합니다.

관리자는 보고 도구를 활용하여 진행 상황을 효과적으로 모니터링할 수 있습니다. 또한 시작하는 동안 SMART(스마트, 측정 가능, 달성 가능, 관련성 및 시간 제한) 목표를 설정하고 표시하는 것을 고려할 수 있습니다. 프로젝트 관리 및 추적 도구를 사용하면 자원 노력을 효율적으로 추정하고 일일 진행 상황을 추적/보고하는 데 도움이 됩니다. 자동화된 추적 도구 외에도 리더는 프로젝트 관리 대시보드 템플릿 사용을 고려하고 진행 상황을 원활하게 추적할 수 있습니다.

6단계 – 위험 완화 및 관리 툴킷:

위험이나 문제를 식별하고 대응하는 방법에 대해 이해 관계자와 의사 소통하는 것은 프로젝트를 성공적으로 시작하는 데 큰 도움이 됩니다. 최선의 계획을 세운다 해도 프로젝트가 때때로 여전히 방해물이 될 수 있음을 부인할 수 없습니다. 이것은 클라이언트와 외부 당사자에게 프로젝트의 위험 완화 및 관리 관행을 강조할 수 있는 기회입니다.

관리자는 자신과 팀이 일상적인 프로젝트 결과물과 별도로 위험을 지속적으로 식별, 분석 및 완화하는 방법을 보여줄 수 있습니다. 위험 완화 및 관리는 팀이 돌발 상황에 대비하거나 결과를 극대화할 수 있도록 할 뿐만 아니라 고객과의 관계 구축에도 큰 도움이 됩니다. 팀이 예기치 않은 상황을 처리하고 고객의 충성도와 신뢰를 얻을 수 있는 준비가 되어 있음을 보여줍니다.

엔드 라인:

프로젝트의 팀 리더, 관리자 또는 개별 기여자인지 여부는 중요하지 않습니다. 위의 팁은 매력적이고 효과적인 프로젝트 시작 회의를 계획하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 시작은 관련된 모든 이해 관계자에게 중요한 순간입니다. 이것은 의제를 조정하고, 기대치를 문서화하고, 나머지 전문적인 관계의 분위기를 조성할 수 있는 기회입니다.