Como executar uma reunião de kickoff de projeto eficaz?

Eles dizem, bem começado é meio caminho andado! Agora que seu próximo projeto está prestes a embarcar após meses de e-mails e negociações, é hora de ambas as partes se encontrarem e finalmente iniciar o projeto. É hora do show para você, onde a reunião inicial decidirá como o resto do seu relacionamento com o cliente se desenrolará. Esta é a sua oportunidade de animar a equipe enquanto faz seu projeto brilhar para as partes interessadas.

Neste post, falaremos sobre cinco etapas e entenderemos como você pode turbinar sua próxima reunião de kickoff de projeto e executá-la efetivamente para alcançar o sucesso nos negócios:

Passo 1 – Destaque as Metas e Objetivos do Projeto:

Uma das partes mais importantes e primárias de uma reunião eficaz de kickoff de projeto é o alinhamento de metas e objetivos. Você pode ter discutido metas e objetivos durante a apresentação inicial do projeto, mas reiterá-los durante a reunião inicial é uma maneira esplêndida de tranquilizar o cliente e conquistar sua confiança em você. Permite destacar que sua empresa possui o conhecimento e a expertise necessários para atingir as metas e objetivos desejados.

Seu slide de metas e objetivos deve responder a perguntas-chave, como sobre o que é o projeto, por que é importante para a organização e como a equipe vai executá-lo com sucesso? Neste ponto, você deve discutir e reforçar as metas e destacar detalhes de como sua equipe vai fazer isso! Se bem feito, este passo pode ajudá-lo a causar uma impressão duradoura no cliente, mostrar sua integridade e ganhar sua confiança, tudo ao mesmo tempo.

Passo 2 – Imagine o escopo, cronograma e entregas do projeto:

O próximo passo é anotar detalhes sobre o projeto para que todas as partes interessadas entendam suas respectivas funções e responsabilidades. Quando terminar de falar sobre as metas e objetivos do projeto, é hora de destacar o escopo, os prazos e as entregas do projeto. A etapa é imperativa porque permite que os membros da equipe tragam possíveis preocupações sobre os cronogramas ou orçamentos. Além disso, a prática ajuda você a zerar as expectativas do cliente para a entrega eficaz do trabalho.

A apresentação do escopo do projeto, cronogramas e entregas durante a reunião inicial não apenas coloca todos na mesma página, mas também elimina as lacunas de comunicação ou compreensão. Os apresentadores podem aproveitar um modelo de plano de trabalho com aparência profissional e plotar documentos de projeto com eficiência, como Declaração de trabalho (SOW), Estrutura de divisão de trabalho (WBS), alocação de recursos, cronogramas etc. projeto alcançará, quanto recurso é necessário e quanto tempo levará.

Etapa 3 – Determinar as partes interessadas do projeto e fornecer responsabilidade:

Não há como negar que executar um projeto e garantir a entrega bem-sucedida do trabalho é um esforço colaborativo. Como gerente, você pode estar no comando do projeto, mas para fazer todo o empreendimento prosperar, você deve confiar, trabalhar junto e se reportar a certas pessoas. Essas pessoas são as partes interessadas do seu projeto e é imperativo identificá-las antes mesmo do início do projeto. Principalmente, existem dois tipos principais de partes interessadas em qualquer projeto, interno e externo.

Onde as partes interessadas internas são principalmente seu pessoal, como membros da equipe, colegas gerentes ou executivos, as partes interessadas externas são clientes, fornecedores, reguladores de conformidade ou investidores. Comece perguntando a si mesmo quem são as partes interessadas para este projeto, identifique-as e planeje para que todos vejam durante o pontapé inicial. Uma vez que você esteja no fundo da execução do projeto, haverá muitos pratos diferentes girando ao mesmo tempo. A identificação das partes interessadas aumenta a comunicação, elimina lacunas e as torna responsáveis ​​por suas respectivas tarefas, ações e atividades.

Etapa 4 – Capturar dependências de chave:

Digamos que você esteja realizando um projeto de software e precise arquitetar, construir, testar e implantar um aplicativo. Os desenvolvedores não podem começar a codificar se os arquitetos não terminarem de planejar o design do sistema. Da mesma forma, os testadores não podem testar o produto se ele ainda estiver em fase de desenvolvimento. Portanto, não importa o setor ou escala, não há um único projeto que não tenha dependência!

Por definição, uma dependência de projeto é uma situação em que uma atividade, tarefa ou marco é dependente do outro, sem o qual o primeiro não pode ser iniciado ou concluído. Os gerentes devem reconhecer que as dependências são parte integrante de qualquer execução de projeto e devem ser atendidas para permitir a entrega de um projeto. As dependências devem ser identificadas e rastreadas ao longo do período de tempo do projeto. Uma reunião inicial do projeto é a melhor ocasião para traçar essas dependências para que todos levem em consideração.

Passo 5 – Acompanhamento do Progresso:

De acordo com um relatório da FinancesOnline, mais de 29% dos projetos falham devido ao mau acompanhamento do esforço. Agora que você iniciou sua jornada no novo projeto e as coisas começaram bem, a execução do projeto está sempre propensa a sair dos trilhos. Embora acompanhar ou monitorar o projeto possa parecer uma tarefa trivial, basta traçar uma linha entre o sucesso e o fracasso. Como um gerente ansioso por uma reunião de lançamento do projeto informativa e envolvente, o objetivo deve ser explicar como você acompanhará o progresso.

Os gerentes podem considerar o uso de ferramentas de relatórios para monitorar o progresso com eficiência. Além disso, você pode considerar configurar e apresentar metas SMART (Smart, Menasurable, Achievable, Relevant & Time-Bound) durante o pontapé inicial. O uso de ferramentas de gerenciamento e rastreamento de projetos ajuda você a estimar com eficiência o esforço dos recursos e acompanhar/relatar o progresso diário. Além das ferramentas de rastreamento automatizadas, os líderes também podem considerar o uso de modelos de painel de gerenciamento de projetos e acompanhar o progresso de forma transparente.

Etapa 6 - Kit de ferramentas de mitigação e gerenciamento de riscos:

Comunicar-se com as partes interessadas sobre como você deseja identificar e responder a riscos ou problemas ajuda bastante a tornar o início do projeto um sucesso. Não há como negar que, mesmo com o melhor planejamento, um projeto ainda pode atingir alguns obstáculos de vez em quando. Esta é sua chance de destacar as práticas de mitigação e gerenciamento de riscos do seu projeto para o cliente e partes externas.

Os gerentes podem demonstrar como eles e sua equipe trabalharão para identificar, analisar e mitigar continuamente os riscos, além das entregas do projeto do dia-a-dia. A mitigação e gerenciamento de riscos não apenas capacita as equipes a se prepararem para contingências ou maximizar o resultado, mas também ajuda muito na construção de relacionamento com o cliente. Mostre que a equipe está equipada para lidar com o inesperado e conquistar a fidelidade e a confiança do cliente.

A linha final:

Não importa se você é um líder de equipe, gerente ou colaborador individual do projeto, as dicas acima ajudam a planejar reuniões de início de projeto envolventes e eficazes. O pontapé inicial do projeto é um momento importante para todas as partes interessadas envolvidas. Esta é sua chance de alinhar agendas, documentar expectativas e definir um tom para o resto do relacionamento profissional.