Jak przeprowadzić skuteczne spotkanie inaugurujące projekt?

Mówią, dobrze rozpoczęty jest w połowie gotowy! Teraz, gdy po miesiącach e-maili i negocjacji, Twój następny projekt ma się rozpocząć, nadszedł czas, aby obie strony się spotkały i wreszcie rozpoczęły projekt. To dla Ciebie czas na przedstawienie, podczas którego spotkanie inauguracyjne zadecyduje o tym, jak potoczy się reszta Twojej relacji z klientem. To Twoja szansa na podekscytowanie zespołu, a jednocześnie sprawienie, by Twój projekt zabłysnął wśród interesariuszy.

W tym poście omówimy pięć kroków i zrozumiemy, w jaki sposób możesz wzmocnić swoje kolejne spotkanie inauguracyjne projektu i skutecznie je poprowadzić, aby osiągnąć sukces biznesowy:

Krok 1 – Wyróżnij cele i zadania projektu:

Jedną z najważniejszych i podstawowych części skutecznego spotkania inaugurującego projekt jest dopasowanie celów i celów. Mogłeś omówić zarówno cele, jak i cele podczas początkowej prezentacji projektu, ale powtórzenie ich podczas spotkania inauguracyjnego to wspaniały sposób na uspokojenie klienta i zdobycie jego zaufania do Ciebie. Pozwala to podkreślić, że Twoja firma posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, aby osiągnąć pożądane cele i zadania.

Slajd dotyczący celów i celów musi odpowiadać na kluczowe pytania, takie jak: o co chodzi w projekcie, dlaczego jest on ważny dla organizacji i jak zespół ma go skutecznie zrealizować? W tym momencie musisz omówić i wzmocnić cele oraz podkreślić szczegóły tego, jak Twój zespół zamierza to zrobić! Jeśli zrobisz to dobrze, ten krok może pomóc Ci wywrzeć trwałe wrażenie na kliencie, pokazać swoją uczciwość i zdobyć jego zaufanie, a wszystko to w tym samym czasie.

Krok 2 — zobrazuj zakres projektu, oś czasu i materiały:

Następnym krokiem jest zanotowanie szczegółów projektu, tak aby wszyscy interesariusze rozumieli swoje role i obowiązki. Gdy skończysz rozmawiać o celach i założeniach projektu, nadszedł czas na podkreślenie zakresu projektu, harmonogramów i wyników. Ten krok jest niezbędny, ponieważ umożliwia członkom zespołu ujawnienie ewentualnych obaw dotyczących terminów lub budżetów. Praktyka pomaga również skoncentrować się na oczekiwaniach klienta w zakresie efektywnego wykonywania pracy.

Prezentacja zakresu projektu, terminów i wyników projektu podczas spotkania inauguracyjnego nie tylko sprawia, że ​​wszyscy są na tej samej stronie, ale także eliminuje luki w komunikacji lub zrozumieniu. Prezenterzy mogą wykorzystać profesjonalnie wyglądający szablon planu pracy i wydajnie kreślić dokumenty projektowe, takie jak zestawienie pracy (SOW), struktura podziału pracy (WBS), alokacja zasobów, harmonogramy itp. Ten krok pozwala uchwycić istotę tego, jaki wynik projekt osiągnie, ile zasobów jest potrzebnych i jak długo to potrwa.

Krok 3 – Określ interesariuszy projektu i zapewnij odpowiedzialność:

Nie można zaprzeczyć, że prowadzenie projektu i zapewnienie pomyślnego wykonania pracy to wspólny wysiłek. Jako menedżer możesz kierować projektem, ale aby całe przedsięwzięcie kwitło, powinieneś polegać na tym, współpracować i składać raporty określonym osobom. Osoby te są interesariuszami Twojego projektu i konieczne jest ich zidentyfikowanie jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Przeważnie istnieją dwa główne typy interesariuszy w każdym projekcie, wewnętrzne i zewnętrzne.

Tam, gdzie interesariuszami wewnętrznymi są głównie Twoi ludzie, tacy jak członkowie zespołu, koledzy menedżerowie lub kadra kierownicza, interesariuszami zewnętrznymi są klienci, dostawcy, organy regulacyjne ds. zgodności lub inwestorzy. Zacznij od zadania sobie pytania, kim są interesariusze tego projektu, zidentyfikuj ich i spisuj, aby wszyscy mogli je zobaczyć podczas inauguracji. Gdy już będziesz głęboko w realizacji projektu, w dowolnym momencie będzie wirować wiele różnych płyt. Identyfikacja interesariuszy usprawnia komunikację, eliminuje luki i czyni ich odpowiedzialnymi za swoje zadania, działania i działania.

Krok 4 – Przechwyć kluczowe zależności:

Załóżmy, że podejmujesz projekt oprogramowania i musisz zaprojektować, zbudować, przetestować i wdrożyć aplikację. Deweloperzy nie mogą zacząć od kodowania, jeśli architekci nie ukończyli planowania projektu systemu. Podobnie testerzy nie mogą testować produktu w warunkach skrajnych, jeśli jest on nadal w fazie rozwoju. Dlatego nie ma znaczenia branża ani skala, nie ma ani jednego projektu, który nie ma zależności!

Idąc z definicji, zależność projektowa to sytuacja, w której czynność, zadanie lub kamień milowy są zależne od drugiego, bez czego te pierwsze nie mogą zostać zainicjowane lub ukończone. Menedżerowie muszą zdawać sobie sprawę z tego, że zależności są nieodłączną częścią realizacji każdego projektu i należy je uwzględnić, aby umożliwić realizację projektu. Zależności muszą być zidentyfikowane i śledzone w całym okresie projektu. Spotkanie inauguracyjne projektu jest najlepszą okazją do wykreślenia tych zależności, które wszyscy powinni wziąć pod uwagę.

Krok 5 – Śledzenie postępów:

Według raportu FinancesOnline ponad 29% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu złego śledzenia nakładu pracy. Teraz, gdy rozpocząłeś swoją podróż z nowym projektem i wszystko jest na dobrym początku, realizacja projektu zawsze może zejść z toru. Chociaż śledzenie lub monitorowanie projektu może wydawać się trywialnym zadaniem, wystarczy postawić granicę między sukcesem a porażką. Jako menedżer, który nie może się doczekać informacyjnego i angażującego spotkania inauguracyjnego projektu, celem powinno być wyjaśnienie, w jaki sposób będziesz śledzić postępy.

Menedżerowie mogą rozważyć wykorzystanie narzędzi raportowania do skutecznego monitorowania postępów. Co więcej, możesz rozważyć skonfigurowanie i zaprezentowanie celów SMART (inteligentnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i ograniczonych czasowo) podczas rozpoczęcia. Korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami i śledzenia pomaga w efektywnym oszacowaniu nakładu pracy zasobów oraz śledzeniu/raportowaniu codziennych postępów. Oprócz zautomatyzowanych narzędzi do śledzenia liderzy mogą również rozważyć użycie szablonów pulpitów nawigacyjnych zarządzania projektami i płynnie śledzić postępy.

Krok 6 – Zestaw narzędzi do ograniczania i zarządzania ryzykiem:

Komunikowanie się z interesariuszami o tym, jak chcesz identyfikować zagrożenia lub problemy i reagować na nie, ma duży wpływ na sukces projektu. Nie można zaprzeczyć, że nawet przy najlepszym planowaniu projekt może od czasu do czasu uderzać w niektóre blokery. To Twoja szansa na zaprezentowanie klientowi i podmiotom zewnętrznym praktyk dotyczących ograniczania ryzyka i zarządzania nim.

Menedżerowie mogą wykazać, w jaki sposób oni i ich zespół będą pracować nad ciągłą identyfikacją, analizą i łagodzeniem ryzyka poza codziennymi wynikami projektu. Ograniczanie ryzyka i zarządzanie ryzykiem nie tylko umożliwia zespołom przygotowanie się na nieprzewidziane sytuacje lub maksymalizację wyników, ale także pomaga w budowaniu relacji z klientem. Pokaż, że zespół jest przygotowany do radzenia sobie z nieoczekiwanymi sytuacjami i zdobywania lojalności i zaufania klienta.

Linia końcowa:

Nie ma znaczenia, czy jesteś liderem zespołu, menedżerem, czy indywidualnym współtwórcą projektu, powyższe wskazówki pomogą Ci zaplanować angażujące i efektywne spotkania inaugurujące projekt. Rozpoczęcie projektu to ważny moment dla wszystkich zaangażowanych stron. To Twoja szansa na ujednolicenie planów, udokumentowanie oczekiwań i nadanie tonu reszty relacji zawodowych.