¿Cómo llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto efectiva?

Dicen, ¡bien comenzado es medio hecho! Ahora que su próximo proyecto está a punto de embarcarse después de meses de correos electrónicos y negociaciones, es hora de que ambas partes se reúnan y finalmente inicien el proyecto. Es la hora del espectáculo para usted, donde la reunión inicial decidirá cómo se desarrollará el resto de su relación con el cliente. Esta es su oportunidad de emocionar al equipo mientras hace que su proyecto brille ante las partes interesadas.

En esta publicación, hablaremos sobre cinco pasos y comprenderemos cómo puede potenciar su próxima reunión de lanzamiento del proyecto y ejecutarla de manera efectiva para lograr el éxito comercial:

Paso 1: Resalte las metas y objetivos del proyecto:

Una de las partes más importantes y principales de una reunión de inicio de proyecto efectiva es la alineación de metas y objetivos. Es posible que haya discutido tanto las metas como los objetivos durante la presentación inicial del proyecto, pero reiterarlos durante la reunión inicial es una forma espléndida de tranquilizar al cliente y ganar su confianza en usted. Le permite resaltar que su empresa tiene el conocimiento y la experiencia necesarios para lograr las metas y objetivos deseados.

Su diapositiva de metas y objetivos debe responder preguntas clave como de qué se trata el proyecto, por qué es importante para la organización y cómo el equipo lo ejecutará con éxito. En este punto, debe discutir y reforzar los objetivos y resaltar los detalles de cómo su equipo lo logrará. Si se hace bien, este paso puede ayudarlo a causar una impresión duradera en el cliente, mostrar su integridad y ganarse su confianza, todo al mismo tiempo.

Paso 2: Representar el alcance, el cronograma y los productos del proyecto:

El siguiente paso es anotar los detalles sobre el proyecto de modo que todos los interesados ​​entiendan sus respectivos roles y responsabilidades. Una vez que haya terminado de hablar sobre las metas y los objetivos del proyecto, es hora de resaltar el alcance, los plazos y los entregables del proyecto. El paso es imperativo porque permite a los miembros del equipo plantear posibles inquietudes sobre los plazos o los presupuestos. Además, la práctica lo ayuda a concentrarse en las expectativas del cliente para la entrega efectiva del trabajo.

La presentación del alcance del proyecto, los cronogramas y los entregables durante la reunión inicial no solo pone a todos en sintonía, sino que también elimina las brechas de comunicación o comprensión. Los presentadores pueden aprovechar una plantilla de plan de trabajo de aspecto profesional y trazar de manera eficiente los documentos del proyecto, como la Declaración de trabajo (SOW), la Estructura de desglose del trabajo (WBS), la asignación de recursos, los cronogramas, etc. El paso le permite capturar la esencia del resultado. logrará el proyecto, cuántos recursos se necesitan y cuánto tiempo llevará.

Paso 3: determinar las partes interesadas del proyecto y proporcionar responsabilidad:

No se puede negar que ejecutar un proyecto y garantizar la entrega exitosa del trabajo es un esfuerzo de colaboración. Como gerente, es posible que esté a cargo del proyecto, pero para que todo el esfuerzo prospere, debe confiar, trabajar e informar a ciertas personas. Estas personas son las partes interesadas de su proyecto y es imperativo identificarlas incluso antes del inicio del proyecto. Mayoritariamente, hay dos tipos principales de partes interesadas en cualquier proyecto, internas y externas.

Mientras que las partes interesadas internas son principalmente su gente, como miembros del equipo, compañeros gerentes o ejecutivos, las partes interesadas externas son clientes, proveedores, reguladores de cumplimiento o inversores. Comience por preguntarse quiénes son las partes interesadas de este proyecto, identifíquelas y haga un diagrama para que todos las vean durante el inicio. Una vez que esté en lo profundo de la ejecución del proyecto, habrá muchos platos diferentes girando al mismo tiempo. La identificación de las partes interesadas impulsa la comunicación, elimina las brechas y las hace responsables de sus respectivas tareas, acciones y actividades.

Paso 4: capturar dependencias clave:

Supongamos que está realizando un proyecto de software y tiene que diseñar, construir, probar e implementar una aplicación. Los desarrolladores no pueden comenzar con la codificación si los arquitectos no han terminado de planificar el diseño del sistema. Del mismo modo, los evaluadores no pueden someter a prueba el producto si aún se encuentra en la fase de desarrollo. Por lo tanto, no importa la industria o la escala, ¡no hay un solo proyecto que no tenga una dependencia!

Por definición, una dependencia de proyecto es una situación en la que una actividad, tarea o hito depende de otro, sin el cual el primero no puede iniciarse ni completarse. Los gerentes deben reconocer que las dependencias son parte integral de la ejecución de cualquier proyecto y deben ser atendidas para permitir la entrega de un proyecto. Las dependencias deben identificarse y rastrearse a lo largo del período de tiempo del proyecto. Una reunión de inicio de proyecto es la mejor ocasión para trazar esas dependencias para que todos las tengan en cuenta.

Paso 5: seguimiento del progreso:

Según un informe de FinancesOnline, más del 29 % de los proyectos fallan debido a un seguimiento deficiente del esfuerzo. Ahora que ha comenzado su viaje en el nuevo proyecto y las cosas han tenido un buen comienzo, la ejecución del proyecto siempre es propensa a desviarse. Aunque rastrear o monitorear el proyecto puede parecer una tarea trivial, es suficiente para trazar una línea entre el éxito y el fracaso. Como gerente que espera una reunión de inicio de proyecto informativa y atractiva, el objetivo debe ser explicar cómo hará un seguimiento del progreso.

Los gerentes pueden considerar aprovechar las herramientas de informes para monitorear el progreso de manera efectiva. Además, puede considerar establecer y mostrar objetivos SMART (Inteligentes, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Límite de Tiempo) durante el inicio. El uso de herramientas de gestión y seguimiento de proyectos lo ayuda a estimar de manera eficiente el esfuerzo de los recursos y realizar un seguimiento/informar del progreso diario. Además de las herramientas de seguimiento automatizadas, los líderes también pueden considerar el uso de plantillas de panel de gestión de proyectos y realizar un seguimiento del progreso sin problemas.

Paso 6: kit de herramientas de gestión y mitigación de riesgos:

Comunicarse con las partes interesadas sobre cómo desea identificar y responder a los riesgos o problemas contribuye en gran medida a que el inicio del proyecto sea un éxito. No se puede negar que incluso con la mejor planificación, un proyecto aún puede encontrar algunos obstáculos de vez en cuando. Esta es su oportunidad de resaltar las prácticas de gestión y mitigación de riesgos de su proyecto para el cliente y las partes externas.

Los gerentes pueden demostrar cómo ellos y su equipo trabajarán en la identificación, el análisis y la mitigación continuos de los riesgos además de los entregables del proyecto diario. La mitigación y gestión de riesgos no solo permite a los equipos prepararse para contingencias o maximizar el resultado, sino que también contribuye en gran medida a establecer una relación con el cliente. Muestre que el equipo está equipado para manejar lo inesperado y ganarse la lealtad y la confianza del cliente.

La línea final:

No importa si es un líder de equipo, gerente o colaborador individual del proyecto, los consejos anteriores lo ayudarán a planificar reuniones de inicio de proyecto atractivas y efectivas. El inicio de un proyecto es un momento importante para todas las partes interesadas involucradas. Esta es su oportunidad de alinear agendas, documentar expectativas y establecer un tono para el resto de la relación profesional.