จะจัดการประชุมแจ้งกำหนดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

พวกเขากล่าวว่า เริ่มต้นดี สำเร็จไปครึ่งหนึ่ง! ตอนนี้โปรเจ็กต์ต่อไปของคุณกำลังจะเริ่มต้นขึ้นหลังจากส่งอีเมลและการเจรจาเป็นเวลาหลายเดือน ถึงเวลาที่ทั้งสองฝ่ายจะพบกันและในที่สุดก็เริ่มต้นโครงการ ถึงเวลาฉายแล้วสำหรับคุณที่การประชุมกำหนดการจะตัดสินว่าความสัมพันธ์ที่เหลือของคุณจะคลี่คลายกับลูกค้าอย่างไร นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะสร้างความตื่นเต้นให้กับทีมในขณะที่ทำให้โครงการของคุณเปล่งประกายต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงห้าขั้นตอนและทำความเข้าใจว่าคุณสามารถเพิ่มพลังให้กับการประชุมเปิดตัวโครงการครั้งต่อไปและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อบรรลุความสำเร็จทางธุรกิจได้อย่างไร:

ขั้นตอนที่ 1 – เน้นเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ:

หนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดและสำคัญที่สุดของการประชุมเพื่อเริ่มโครงการที่มีประสิทธิภาพคือการจัดตำแหน่งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ คุณอาจได้พูดคุยถึงทั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ระหว่างการนำเสนอโครงการครั้งแรก แต่การกล่าวย้ำในระหว่างการประชุมแจ้งกำหนดการเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและทำให้พวกเขามั่นใจในตัวคุณ ช่วยให้คุณเน้นว่าบริษัทของคุณมีความรู้และความเชี่ยวชาญที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

สไลด์เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณต้องตอบคำถามสำคัญ เช่น โครงการเกี่ยวกับอะไร เหตุใดจึงสำคัญต่อองค์กร และทีมจะดำเนินการให้สำเร็จได้อย่างไร ณ จุดนี้ คุณต้องหารือและเสริมสร้างเป้าหมายและเน้นรายละเอียดว่าทีมของคุณจะทำอย่างไรให้สำเร็จ! หากทำถูกต้อง ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมแก่ลูกค้า แสดงความซื่อตรงของคุณ และรับความไว้วางใจจากลูกค้า ทั้งหมดในเวลาเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 2 – วาดภาพขอบเขตโครงการ ไทม์ไลน์ และสิ่งที่ส่งมอบ:

ขั้นตอนต่อไปคือการจดรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตน เมื่อคุณพูดถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาเน้นที่ขอบเขตของโครงการ ไทม์ไลน์ และผลงาน ขั้นตอนมีความจำเป็นเนื่องจากจะช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแสดงความกังวลเกี่ยวกับไทม์ไลน์หรืองบประมาณที่อาจเกิดขึ้นได้ นอกจากนี้ แนวทางปฏิบัตินี้ยังช่วยให้คุณลดความคาดหวังของลูกค้าในการส่งมอบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การนำเสนอขอบเขต ไทม์ไลน์ และผลลัพธ์ของโครงการไม่เพียงแต่ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน แต่ยังขจัดช่องว่างในการสื่อสารหรือความเข้าใจ ผู้นำเสนอสามารถใช้เทมเพลตแผนงานที่ดูเป็นมืออาชีพและวางแผนเอกสารโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น Statement of Work (SOW), Work Breakdown Structure (WBS), การจัดสรรทรัพยากร, ไทม์ไลน์ ฯลฯ ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณสามารถจับภาพสาระสำคัญของผลลัพธ์ โครงการจะบรรลุผลสำเร็จ ต้องการทรัพยากรเท่าใด และใช้เวลานานเท่าใด

ขั้นตอนที่ 3 – กำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ & ให้ความรับผิดชอบ:

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการดำเนินโครงการและการส่งมอบงานให้ประสบความสำเร็จนั้นเป็นความพยายามร่วมกัน ในฐานะผู้จัดการ คุณอาจเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ แต่เพื่อให้ความพยายามทั้งหมดเฟื่องฟู คุณควรพึ่งพา ทำงานร่วมกัน และรายงานต่อบางคน คนเหล่านี้คือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ และจำเป็นต้องระบุตัวตนก่อนเริ่มโครงการ ส่วนใหญ่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสองประเภทหลักในโครงการใด ๆ ทั้งภายในและภายนอก

ในกรณีที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในส่วนใหญ่เป็นพนักงานของคุณ เช่น สมาชิกในทีม เพื่อนผู้จัดการ หรือผู้บริหาร ผู้มีส่วนได้เสียภายนอกคือลูกค้า ซัพพลายเออร์ ผู้กำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือนักลงทุน เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการนี้ ระบุพวกเขาและวางแผนให้ทุกคนได้เห็นในระหว่างการเสนอชื่อ เมื่อคุณดำเนินการตามโครงการอย่างลึกซึ้งแล้ว จะมีเพลตต่างๆ มากมายที่หมุนในคราวเดียว การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยส่งเสริมการสื่อสาร ขจัดช่องว่าง และทำให้พวกเขารับผิดชอบต่องาน การกระทำ และกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 4 – จับการพึ่งพาคีย์:

สมมติว่าคุณกำลังดำเนินโครงการซอฟต์แวร์และต้องออกแบบ สร้าง ทดสอบ และปรับใช้แอปพลิเคชัน นักพัฒนาไม่สามารถเริ่มต้นด้วยการเขียนโค้ดได้ ถ้าสถาปนิกยังวางแผนการออกแบบระบบไม่เสร็จ ในทำนองเดียวกัน ผู้ทดสอบไม่สามารถทดสอบความเค้นของผลิตภัณฑ์ได้ หากผลิตภัณฑ์ยังอยู่ในขั้นตอนการพัฒนา ดังนั้นจึงไม่สำคัญว่าจะเป็นอุตสาหกรรมหรือขนาดใด ไม่มีโครงการใดที่ไม่มีการพึ่งพา!

ตามคำจำกัดความ การขึ้นต่อกันของโปรเจ็กต์คือสถานการณ์ที่กิจกรรม งาน หรือเหตุการณ์สำคัญขึ้นอยู่กับอีกกิจกรรมหนึ่ง โดยที่อดีตไม่สามารถเริ่มต้นหรือทำให้เสร็จได้ ผู้จัดการต้องตระหนักว่าการขึ้นต่อกันเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการโครงการใดๆ และควรได้รับการรองรับเพื่อให้สามารถส่งมอบโครงการได้ ต้องระบุและติดตามการขึ้นต่อกันตลอดช่วงเวลาของโปรเจ็กต์ การประชุมเปิดตัวโครงการเป็นโอกาสที่ดีที่สุดในการวางแผนการพึ่งพาเหล่านั้นเพื่อให้ทุกคนคำนึงถึง

ขั้นตอนที่ 5 – การติดตามความคืบหน้า:

ตามรายงานของ FinancesOnline พบว่ามากกว่า 29% ของโครงการล้มเหลวเนื่องจากการติดตามความพยายามที่ไม่ดี เมื่อคุณได้เริ่มต้นการเดินทางในโครงการใหม่และสิ่งต่างๆ ได้เริ่มต้นที่ดีแล้ว การดำเนินโครงการก็มักจะออกนอกเส้นทางเสมอ แม้ว่าการติดตามหรือตรวจสอบโครงการอาจดูเหมือนเป็นงานเล็กน้อย แต่ก็เพียงพอแล้วที่จะขีดเส้นแบ่งระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว ในฐานะผู้จัดการที่รอคอยการประชุมเพื่อเริ่มต้นโครงการที่ให้ข้อมูลและมีส่วนร่วม เป้าหมายควรคือการอธิบายว่าคุณจะติดตามความคืบหน้าอย่างไร

ผู้จัดการสามารถพิจารณาใช้เครื่องมือการรายงานเพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ คุณสามารถพิจารณาตั้งค่าและแสดงเป้าหมาย SMART (ฉลาด วัดได้ สำเร็จได้ มีความเกี่ยวข้อง & ตรงเวลา) ในระหว่างการเริ่มการแข่งขัน การใช้เครื่องมือการจัดการและติดตามโครงการช่วยให้คุณประเมินความพยายามของทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และติดตาม/รายงานความคืบหน้ารายวัน นอกจากเครื่องมือติดตามอัตโนมัติแล้ว ผู้นำยังสามารถพิจารณาใช้เทมเพลตแดชบอร์ดการจัดการโครงการและติดตามความคืบหน้าได้อย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 6 – ชุดเครื่องมือลดความเสี่ยงและการจัดการ:

การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการระบุและตอบสนองต่อความเสี่ยงหรือปัญหาต่างๆ จะช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จ ปฏิเสธไม่ได้ว่าถึงแม้จะมีการวางแผนที่ดีที่สุด แต่โครงการก็ยังอาจเจออุปสรรคอยู่บ้างในบางครั้ง นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะเน้นย้ำแนวทางปฏิบัติในการลดความเสี่ยงและการจัดการของโครงการให้กับลูกค้าและบุคคลภายนอก

ผู้จัดการสามารถสาธิตว่าพวกเขาและทีมของพวกเขาจะทำงานอย่างไรในการระบุ วิเคราะห์ และลดความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง นอกเหนือจากการส่งมอบโครงการในแต่ละวัน การลดความเสี่ยงและการจัดการไม่เพียงแต่ให้อำนาจทีมในการเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉินหรือเพิ่มผลลัพธ์ให้สูงสุด แต่ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าอีกด้วย โชว์ผลงานที่ทีมงานพร้อมรับมือกับสิ่งที่ไม่คาดฝันและได้รับความภักดีและความไว้วางใจจากลูกค้า

เส้นสุดท้าย:

ไม่สำคัญว่าคุณจะเป็นผู้นำทีม ผู้จัดการ หรือผู้มีส่วนร่วมในโครงการหรือไม่ เคล็ดลับข้างต้นจะช่วยคุณวางแผนการประชุมเพื่อเริ่มโครงการที่มีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพ การเริ่มต้นโครงการเป็นช่วงเวลาสำคัญสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะจัดระเบียบวาระ จัดทำเอกสารความคาดหวัง และกำหนดแนวทางสำหรับความสัมพันธ์แบบมืออาชีพที่เหลือ