Cum se desfășoară o întâlnire eficientă de lansare a proiectului?

Se spune, bine început este pe jumătate făcut! Acum că următorul tău proiect este pe cale să se lanseze după luni de e-mailuri și negocieri, este timpul ca ambele părți să se întâlnească și, în sfârșit, să demareze proiectul. Este timpul pentru tine, unde întâlnirea de lansare va decide cum se va desfășura restul relației tale cu clientul. Aceasta este oportunitatea ta de a entuziasma echipa în timp ce faci proiectul tău să strălucească pentru părțile interesate.

În această postare, vom vorbi despre cinci pași și vom înțelege cum puteți să vă supraalimentați următoarea întâlnire de lansare a proiectului și să o desfășurați în mod eficient pentru a obține succesul afacerii:

Pasul 1 – Evidențiați scopurile și obiectivele proiectului:

Una dintre cele mai importante și principale părți ale unei întâlniri eficiente de lansare a proiectului este alinierea scopului și obiectivelor. S-ar putea să fi discutat atât obiectivele, cât și obiectivele în timpul prezentării inițiale a proiectului, dar reiterarea acestora în timpul întâlnirii de lansare este o modalitate splendidă de a asigura clientul și de a obține încrederea acestuia în tine. Vă permite să evidențiați că compania dumneavoastră are cunoștințele și expertiza necesară pentru a atinge scopurile și obiectivele dorite.

Diapozitivul cu scopuri și obiective trebuie să răspundă la întrebări cheie, cum ar fi despre ce este proiectul, de ce este important pentru organizație și cum îl va executa echipa cu succes? În acest moment, trebuie să discutați și să consolidați obiectivele și să evidențiați detalii despre modul în care echipa dvs. o va realiza! Dacă este făcut corect, acest pas vă poate ajuta să lăsați o impresie de durată asupra clientului, să vă prezentați integritatea și să câștigați încrederea acestuia, toate în același timp.

Pasul 2 – Imaginează sfera proiectului, cronologia și livrabilele:

Următorul pas este de a nota detaliile despre proiect, astfel încât toate părțile interesate să înțeleagă rolurile și responsabilitățile lor. Odată ce ați terminat de vorbit despre scopurile și obiectivele proiectului, este timpul să evidențiați domeniul de aplicare, termenele și rezultatele proiectului. Pasul este imperativ, deoarece acesta le permite membrilor echipei să scoată în evidență posibile preocupări cu privire la termene sau bugete. De asemenea, practica vă ajută să reduceți așteptările clientului pentru livrarea eficientă a muncii.

Nu numai că prezentarea domeniului de aplicare al proiectului, termenele și livrabilele în timpul întâlnirii de lansare aduce pe toată lumea pe aceeași pagină, dar elimină și lacunele de comunicare sau înțelegere. Prezentatorii pot folosi un șablon de plan de lucru cu aspect profesional și pot trasa eficient documentele de proiect, cum ar fi Declarația de lucru (SOW), Structura de defalcare a activității (WBS), alocarea resurselor, cronologie etc. Pasul vă permite să surprindeți esența rezultatului va realiza proiectul, cât de multă resursă este necesară și cât timp va dura.

Pasul 3 – Determinați părțile interesate ale proiectului și asigurați responsabilitatea:

Nu se poate nega faptul că derularea unui proiect și asigurarea livrării cu succes a muncii este un efort de colaborare. Ca manager, s-ar putea să fii responsabil de proiect, dar pentru ca întregul efort să dezvolte, ar trebui să te bazezi pe, să lucrezi împreună și să raportezi anumitor oameni. Acești oameni sunt părțile interesate ale proiectului dvs. și este imperativ să-i identificați chiar înainte de lansarea proiectului. În mod majoritar, există două tipuri principale de părți interesate în orice proiect, interni și externi.

Acolo unde părțile interesate interne sunt în mare parte oamenii dvs., cum ar fi membrii echipei, colegii manageri sau directori, părțile interesate externe sunt clienții, furnizorii, autoritățile de reglementare a conformității sau investitorii. Începeți prin a vă întreba care sunt părțile interesate ale acestui proiect, identificați-i și complotați pentru ca toată lumea să le vadă în timpul startului. Odată ce sunteți adânc în execuția proiectului, se vor învârti o mulțime de plăci diferite la un moment dat. Identificarea părților interesate stimulează comunicarea, elimină lacunele și îi face responsabili pentru sarcinile, acțiunile și activitățile lor.

Pasul 4 – Capturați dependențele cheilor:

Să presupunem că desfășurați un proiect software și că trebuie să proiectați, să construiți, să testați și să implementați o aplicație. Dezvoltatorii nu pot începe cu codificare dacă arhitecții nu au terminat de planificat proiectarea sistemului. În mod similar, testerii nu pot testa produsul dacă acesta este încă în faza de dezvoltare. Prin urmare, nu contează industria sau amploarea, nu există un singur proiect care să nu aibă o dependență!

Prin definiție, o dependență de proiect este o situație în care o activitate, sarcină sau etapă este dependentă de cealaltă, fără de care prima nu poate fi inițiată sau finalizată. Managerii trebuie să recunoască faptul că dependențele sunt parte integrantă a oricărei execuții de proiect și ar trebui să fie asigurate pentru a permite livrarea unui proiect. Dependențele trebuie identificate și urmărite pe toată durata proiectului. O întâlnire de lansare a proiectului este cea mai bună ocazie de a trasa aceste dependențe pentru ca toată lumea să le țină seama.

Pasul 5 – Urmărirea progresului:

Potrivit unui raport al FinancesOnline, peste 29% dintre proiecte eșuează din cauza urmăririi slabe a efortului. Acum că ți-ai început călătoria către noul proiect și lucrurile au început bine, execuția proiectului este întotdeauna predispusă să iasă din pistă. Deși urmărirea sau monitorizarea proiectului poate părea o sarcină banală, este suficient să trasăm o linie între succes și eșec. În calitate de manager care așteaptă cu nerăbdare o întâlnire informativă și captivantă de lansare a proiectului, scopul ar trebui să fie să explici cum vei urmări progresul.

Managerii pot lua în considerare utilizarea instrumentelor de raportare pentru a monitoriza în mod eficient progresul. În plus, puteți lua în considerare configurarea și prezentarea obiectivelor SMART (inteligente, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp) în timpul startului. Utilizarea instrumentelor de management și urmărire a proiectelor vă ajută să estimați eficient efortul de resurse și să urmăriți/raportați progresul zilnic. Pe lângă instrumentele de urmărire automată, liderii pot lua în considerare și utilizarea șabloanelor de tablou de bord pentru managementul proiectelor și pot urmări fără probleme progresul.

Pasul 6 – Setul de instrumente pentru reducerea și managementul riscurilor:

Comunicarea cu părțile interesate despre modul în care doriți să identificați și să răspundeți la riscuri sau probleme contribuie în mare măsură la succesul lansării proiectului. Nu se poate nega că, chiar și cu cea mai bună planificare, un proiect poate lovi unii blocanți din când în când. Aceasta este șansa dumneavoastră de a evidenția clienților și părților externe practicile de reducere a riscurilor și de management ale proiectului dumneavoastră.

Managerii pot demonstra modul în care ei și echipa lor vor lucra la identificarea, analizarea și reducerea riscurilor în mod continuu, în afară de livrabilele zilnice ale proiectului. Diminuarea și managementul riscurilor nu numai că dă putere echipelor să se pregătească pentru situații neprevăzute sau să maximizeze rezultatul, dar contribuie și la construirea unui raport cu clientul. Demonstrați că echipa este echipată să facă față neașteptatelor și să câștige loialitatea și încrederea clientului.

Linia finală:

Nu contează dacă sunteți lider de echipă, manager sau contribuiți individual la proiect, sfaturile de mai sus vă ajută să planificați întâlniri de lansare a proiectului captivante și eficiente. Lansarea unui proiect este un moment major pentru toate părțile interesate implicate. Aceasta este șansa ta de a alinia agendele, de a documenta așteptările și de a da un ton pentru restul relației profesionale.