Come organizzare una riunione di lancio di un progetto efficace?

Dicono che il ben iniziato è a metà! Ora che il tuo prossimo progetto sta per iniziare dopo mesi di e-mail e negoziazioni, è tempo che entrambe le parti si incontrino e finalmente inizino il progetto. È l'ora dello spettacolo per te, dove l'incontro iniziale deciderà come si svolgerà il resto della tua relazione con il cliente. Questa è la tua opportunità per eccitare il team mentre fai brillare il tuo progetto per le parti interessate.

In questo post, parleremo di cinque passaggi e capiremo come puoi potenziare la tua prossima riunione di avvio del progetto ed eseguirla in modo efficace per raggiungere il successo aziendale:

Passaggio 1: evidenziare gli obiettivi e gli obiettivi del progetto:

Una delle parti più importanti e primarie di un incontro di avvio di un progetto efficace è l'allineamento tra obiettivo e obiettivo. Potresti aver discusso sia gli obiettivi che gli obiettivi durante la presentazione iniziale del progetto, ma ribadirli durante il kickoff meeting è un ottimo modo per rassicurare il cliente e acquisire fiducia in te. Ti consente di evidenziare che la tua azienda ha le conoscenze e le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi desiderati.

La diapositiva degli obiettivi e degli obiettivi deve rispondere a domande chiave come di cosa tratta il progetto, perché è importante per l'organizzazione e in che modo il team lo eseguirà con successo? A questo punto, devi discutere e rafforzare gli obiettivi ed evidenziare i dettagli di come la tua squadra lo farà! Se fatto bene, questo passaggio può aiutarti a dare un'impressione duratura al cliente, mostrare la tua integrità e guadagnare la sua fiducia, tutto allo stesso tempo.

Passaggio 2: illustrare l'ambito del progetto, la sequenza temporale e i risultati finali:

Il passo successivo è annotare i dettagli del progetto in modo che tutte le parti interessate comprendano i rispettivi ruoli e responsabilità. Una volta che hai finito di parlare degli obiettivi e degli obiettivi del progetto, è il momento di evidenziare l'ambito del progetto, le tempistiche e i risultati finali. Il passaggio è fondamentale perché ciò consente ai membri del team di far emergere possibili preoccupazioni sulle tempistiche o sui budget. Inoltre, la pratica ti aiuta a ridurre le aspettative del cliente per un'efficace consegna del lavoro.

Non solo la presentazione dell'ambito del progetto, delle scadenze e dei risultati finali durante la riunione di avvio porta tutti sulla stessa pagina, ma elimina anche le lacune nella comunicazione o nella comprensione. I relatori possono sfruttare un modello di piano di lavoro dall'aspetto professionale e tracciare in modo efficiente documenti di progetto come Statement of Work (SOW), Work Breakdown Structure (WBS), allocazione delle risorse, scadenze, ecc. Il passaggio consente di catturare l'essenza del risultato raggiungerà il progetto, quanta risorsa è necessaria e quanto tempo ci vorrà.

Passaggio 3: determinare le parti interessate del progetto e fornire responsabilità:

Non si può negare che l'esecuzione di un progetto e la garanzia della corretta consegna del lavoro siano uno sforzo collaborativo. In qualità di manager, potresti essere responsabile del progetto, ma per far esplodere l'intero sforzo, dovresti fare affidamento, lavorare insieme e riferire a determinate persone. Queste persone sono le parti interessate del tuo progetto ed è fondamentale identificarle anche prima dell'inizio del progetto. Nella maggior parte dei casi, ci sono due tipi principali di stakeholder in qualsiasi progetto, interni ed esterni.

Laddove gli stakeholder interni sono principalmente le tue persone come membri del team, colleghi manager o dirigenti, gli stakeholder esterni sono clienti, fornitori, autorità di regolamentazione della conformità o investitori. Inizia chiedendoti chi sono gli stakeholder per questo progetto, identificali e traccia una trama che tutti possano vedere durante il kickoff. Una volta che sei in profondità nell'esecuzione del progetto, ci saranno molti piatti diversi che girano in qualsiasi momento. L'identificazione delle parti interessate migliora la comunicazione, elimina le lacune e le rende responsabili dei rispettivi compiti, azioni e attività.

Passaggio 4: acquisizione delle dipendenze chiave:

Supponiamo che tu stia intraprendendo un progetto software e devi progettare, creare, testare e distribuire un'applicazione. Gli sviluppatori non possono iniziare con la codifica se gli architetti non hanno finito di pianificare la progettazione del sistema. Allo stesso modo, i tester non possono sottoporre a stress test il prodotto se è ancora in fase di sviluppo. Pertanto, non importa il settore o la scala, non esiste un singolo progetto che non abbia una dipendenza!

Per definizione, una dipendenza dal progetto è una situazione in cui un'attività, un'attività o una pietra miliare dipende dall'altra, senza la quale la prima non può essere avviata o completata. I manager devono riconoscere che le dipendenze sono parte integrante dell'esecuzione di qualsiasi progetto e dovrebbero essere soddisfatte per consentire la consegna di un progetto. Le dipendenze devono essere identificate e monitorate nell'arco di tempo del progetto. Una riunione di avvio del progetto è l'occasione migliore per tracciare quelle dipendenze affinché tutti possano tenerne conto.

Passaggio 5: monitoraggio dei progressi:

Secondo un rapporto di FinancesOnline, oltre il 29% dei progetti fallisce a causa della scarsa tracciabilità degli sforzi. Ora che hai iniziato il tuo viaggio verso il nuovo progetto e le cose sono iniziate bene, l'esecuzione del progetto tende sempre ad andare fuori strada. Sebbene il monitoraggio o il monitoraggio del progetto possa sembrare un compito banale, è sufficiente tracciare un confine tra successo e fallimento. In qualità di manager in attesa di un incontro di avvio del progetto informativo e coinvolgente, l'obiettivo dovrebbe essere quello di spiegare come tracciare i progressi.

I manager possono prendere in considerazione l'utilizzo di strumenti di reporting per monitorare efficacemente i progressi. Inoltre, puoi considerare di impostare e mostrare obiettivi SMART (intelligenti, misurabili, realizzabili, pertinenti e temporali) durante il calcio d'inizio. L'utilizzo degli strumenti di gestione e monitoraggio dei progetti consente di stimare in modo efficiente lo sforzo delle risorse e di tenere traccia/riportare i progressi quotidiani. Oltre agli strumenti di monitoraggio automatizzati, i leader possono anche prendere in considerazione l'utilizzo di modelli di dashboard di gestione dei progetti e monitorare senza problemi i progressi.

Passaggio 6 – Kit di strumenti di mitigazione e gestione del rischio:

Comunicare con le parti interessate su come si desidera identificare e rispondere a rischi o problemi contribuisce notevolmente al successo dell'avvio del progetto. Non si può negare che, anche con la migliore pianificazione, un progetto può ancora colpire alcuni blocchi di tanto in tanto. Questa è la tua occasione per evidenziare le pratiche di mitigazione del rischio e gestione del tuo progetto al cliente e alle parti esterne.

I manager possono dimostrare come loro e il loro team lavoreranno per identificare, analizzare e mitigare continuamente i rischi oltre ai risultati dei progetti quotidiani. La mitigazione e la gestione del rischio non solo consentono ai team di prepararsi per le contingenze o di massimizzare il risultato, ma contribuiscono anche a creare un rapporto con il cliente. Mostra che il team è attrezzato per gestire gli imprevisti e guadagnare la lealtà e la fiducia del cliente.

La linea di fine:

Non importa se sei un capo del team, un manager o un contributore individuale al progetto, i suggerimenti di cui sopra ti aiutano a pianificare riunioni di avvio del progetto coinvolgenti ed efficaci. Il lancio di un progetto è un momento importante per tutti gli stakeholder coinvolti. Questa è la tua occasione per allineare i programmi, documentare le aspettative e dare un tono al resto della relazione professionale.