Wie führe ich ein effektives Projekt-Kickoff-Meeting durch?

Man sagt, gut begonnen ist halb geschafft! Jetzt, wo Ihr nächstes Projekt nach monatelangen E-Mails und Verhandlungen in Angriff genommen wird, ist es an der Zeit, dass sich beide Parteien treffen und das Projekt endlich starten. Es ist Showtime für Sie, wo das Kickoff-Meeting entscheidet, wie sich der Rest Ihrer Beziehung zum Kunden entwickeln wird. Dies ist Ihre Gelegenheit, das Team zu begeistern und gleichzeitig Ihr Projekt bei den Stakeholdern zum Strahlen zu bringen.

In diesem Beitrag werden wir über fünf Schritte sprechen und verstehen, wie Sie Ihr nächstes Projekt-Kickoff-Meeting optimieren und effektiv durchführen können, um den Geschäftserfolg zu erzielen:

Schritt 1 – Projektziele hervorheben:

Einer der wichtigsten und primären Teile eines effektiven Projekt-Kickoff-Meetings ist die Ausrichtung von Zielen und Zielen. Möglicherweise haben Sie beide Ziele während des ersten Projekt-Pitch besprochen, aber sie während des Kickoff-Meetings zu wiederholen, ist eine hervorragende Möglichkeit, den Kunden zu beruhigen und sein Vertrauen in Sie zu gewinnen. Sie können damit hervorheben, dass Ihr Unternehmen über das erforderliche Wissen und Know-how verfügt, um die gewünschten Ziele und Ziele zu erreichen.

Ihre Ziel- und Zielsetzungsfolie muss wichtige Fragen beantworten, z. B. worum geht es in dem Projekt, warum ist es wichtig für die Organisation und wie wird das Team es erfolgreich durchführen? An diesem Punkt müssen Sie die Ziele besprechen und bekräftigen und Details hervorheben, wie Ihr Team dies erreichen wird! Wenn Sie es richtig machen, kann Ihnen dieser Schritt dabei helfen, einen bleibenden Eindruck auf den Kunden zu hinterlassen, Ihre Integrität zu demonstrieren und gleichzeitig sein Vertrauen zu gewinnen.

Schritt 2 – Projektumfang, Zeitplan und Ergebnisse veranschaulichen:

Der nächste Schritt besteht darin, Details über das Projekt aufzuschreiben, damit alle Beteiligten ihre jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Wenn Sie damit fertig sind, über die Ziele des Projekts zu sprechen, ist es an der Zeit, den Projektumfang, die Zeitpläne und die Ergebnisse hervorzuheben. Dieser Schritt ist zwingend erforderlich, da dies den Teammitgliedern ermöglicht, mögliche Bedenken hinsichtlich der Zeitpläne oder Budgets zu äußern. Außerdem hilft Ihnen die Praxis dabei, die Erwartungen des Kunden an eine effektive Arbeitserbringung auf Null zu setzen.

Die Präsentation des Projektumfangs, der Zeitpläne und der Ergebnisse während des Kickoff-Meetings bringt nicht nur alle auf dieselbe Seite, sondern beseitigt auch Kommunikations- oder Verständnislücken. Präsentatoren können eine professionell aussehende Arbeitsplanvorlage nutzen und Projektdokumente wie Leistungsbeschreibung (SOW), Projektstrukturplan (PSP), Ressourcenzuweisung, Zeitpläne usw. effizient zeichnen. Der Schritt ermöglicht es Ihnen, das Wesentliche des Ergebnisses zu erfassen Projekt erreichen wird, wie viel Ressourcen benötigt werden und wie lange es dauern wird.

Schritt 3 – Projektbeteiligte bestimmen und Rechenschaft ablegen:

Es lässt sich nicht leugnen, dass die Durchführung eines Projekts und die Sicherstellung der erfolgreichen Durchführung der Arbeit eine gemeinsame Anstrengung sind. Als Manager sind Sie vielleicht für das Projekt verantwortlich, aber um das ganze Unterfangen zum Erfolg zu führen, sollten Sie sich auf bestimmte Personen verlassen, mitarbeiten und ihnen Bericht erstatten. Diese Personen sind die Stakeholder Ihres Projekts und es ist zwingend erforderlich, sie noch vor dem Start des Projekts zu identifizieren. Hauptsächlich gibt es in jedem Projekt zwei Haupttypen von Stakeholdern, interne und externe.

Während interne Stakeholder hauptsächlich Ihre Mitarbeiter wie Teammitglieder, Kollegen oder Führungskräfte sind, sind externe Stakeholder Kunden, Lieferanten, Compliance-Regulierungsbehörden oder Investoren. Beginnen Sie damit, sich zu fragen, wer die Stakeholder für dieses Projekt sind, identifizieren Sie sie und planen Sie, dass jeder sie während des Kickoffs sehen kann. Sobald Sie tief in der Projektausführung sind, werden sich zu jeder Zeit viele verschiedene Teller drehen. Die Identifizierung von Stakeholdern fördert die Kommunikation, schließt Lücken und macht sie für ihre jeweiligen Aufgaben, Aktionen und Aktivitäten verantwortlich.

Schritt 4 – Schlüsselabhängigkeiten erfassen:

Angenommen, Sie führen ein Softwareprojekt durch und müssen eine Anwendung entwerfen, erstellen, testen und bereitstellen. Entwickler können nicht mit dem Programmieren beginnen, wenn die Architekten mit der Planung des Systemdesigns nicht fertig sind. Ebenso können die Tester das Produkt nicht einem Stresstest unterziehen, wenn es sich noch in der Entwicklungsphase befindet. Daher spielt es keine Rolle, in welcher Branche oder Größenordnung, es gibt kein einziges Projekt, das keine Abhängigkeit hat!

Per Definition ist eine Projektabhängigkeit eine Situation, in der eine Aktivität, Aufgabe oder ein Meilenstein voneinander abhängig ist, ohne die erstere nicht initiiert oder abgeschlossen werden können. Manager müssen erkennen, dass Abhängigkeiten ein fester Bestandteil jeder Projektausführung sind und berücksichtigt werden sollten, um die Lieferung eines Projekts zu ermöglichen. Die Abhängigkeiten müssen identifiziert und über die Projektlaufzeit verfolgt werden. Ein Projekt-Kickoff-Meeting ist die beste Gelegenheit, um diese Abhängigkeiten zu skizzieren, damit alle sie berücksichtigen können.

Schritt 5 – Fortschrittsverfolgung:

Laut einem Bericht von FinancesOnline scheitern über 29 % der Projekte an unzureichender Aufwandserfassung. Jetzt, da Sie Ihre Reise in das neue Projekt begonnen haben und alles gut angelaufen ist, neigt die Projektausführung immer dazu, aus dem Ruder zu laufen. Obwohl die Verfolgung oder Überwachung des Projekts trivial erscheinen mag, reicht es aus, eine Grenze zwischen Erfolg und Misserfolg zu ziehen. Als Manager, der sich auf ein informatives und ansprechendes Projekt-Kickoff-Treffen freut, sollte das Ziel darin bestehen, zu erklären, wie Sie den Fortschritt verfolgen werden.

Manager können die Nutzung von Reporting-Tools in Betracht ziehen, um den Fortschritt effektiv zu überwachen. Darüber hinaus können Sie während des Kickoffs SMART-Ziele (Smart, Measurable, Achievable, Relevant & Time-Bound) festlegen und präsentieren. Die Verwendung von Projektmanagement- und Tracking-Tools hilft Ihnen, den Ressourcenaufwand effizient einzuschätzen und den täglichen Fortschritt zu verfolgen/zu melden. Zusätzlich zu automatisierten Tracking-Tools können Führungskräfte auch die Verwendung von Projektmanagement-Dashboard-Vorlagen in Betracht ziehen und den Fortschritt nahtlos verfolgen.

Schritt 6 – Risikominderungs- und Management-Toolkit:

Die Kommunikation mit den Stakeholdern darüber, wie Sie Risiken oder Probleme identifizieren und darauf reagieren möchten, trägt wesentlich dazu bei, dass der Projektstart ein Erfolg wird. Es ist nicht zu leugnen, dass ein Projekt auch bei der besten Planung hin und wieder auf Blockaden stoßen kann. Dies ist Ihre Chance, die Risikominderungs- und Managementpraktiken Ihres Projekts gegenüber dem Kunden und externen Parteien hervorzuheben.

Manager können demonstrieren, wie sie und ihr Team neben ihren täglichen Projektergebnissen daran arbeiten, Risiken kontinuierlich zu identifizieren, zu analysieren und zu mindern. Risikominderung und -management befähigen Teams nicht nur, sich auf Eventualitäten vorzubereiten oder das Ergebnis zu maximieren, sondern leisten auch einen großen Beitrag zum Aufbau einer Beziehung zum Kunden. Zeigen Sie, dass das Team in der Lage ist, mit dem Unerwarteten umzugehen und die Loyalität und das Vertrauen des Kunden zu verdienen.

Die Schlusszeile:

Es spielt keine Rolle, ob Sie Teamleiter, Manager oder einzelner Mitarbeiter des Projekts sind, die oben genannten Tipps helfen Ihnen dabei, ansprechende und effektive Projekt-Kickoff-Meetings zu planen. Ein Projekt-Kickoff ist ein wichtiger Moment für alle Beteiligten. Dies ist Ihre Chance, Agenden abzustimmen, Erwartungen zu dokumentieren und den Ton für den Rest der beruflichen Beziehung anzugeben.