Bagaimana Menjalankan Rapat Kickoff Proyek yang Efektif?

Mereka berkata, memulai dengan baik adalah setengah selesai! Sekarang proyek Anda berikutnya akan dimulai setelah berbulan-bulan email & negosiasi, saatnya bagi kedua belah pihak untuk bertemu dan akhirnya memulai proyek. Saatnya pertunjukan bagi Anda di mana pertemuan awal akan memutuskan bagaimana sisa hubungan Anda akan terungkap dengan klien. Ini adalah kesempatan Anda untuk menggairahkan tim sambil membuat proyek Anda bersinar bagi para pemangku kepentingan.

Dalam posting ini, kita akan berbicara tentang lima langkah dan memahami bagaimana Anda dapat meningkatkan rapat awal proyek Anda berikutnya dan menjalankannya secara efektif untuk mencapai kesuksesan bisnis:

Langkah 1 – Soroti Sasaran & Sasaran Proyek:

Salah satu bagian terpenting dan utama dari pertemuan awal proyek yang efektif adalah penyelarasan tujuan & sasaran. Anda mungkin telah mendiskusikan tujuan dan sasaran selama proyek awal, tetapi mengulanginya selama pertemuan awal adalah cara yang bagus untuk meyakinkan klien dan mendapatkan kepercayaan mereka pada Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menyoroti bahwa perusahaan Anda memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan.

Slide tujuan & sasaran Anda harus menjawab pertanyaan kunci seperti tentang apa proyek itu, mengapa itu penting bagi organisasi & bagaimana tim akan menjalankannya dengan sukses? Pada titik ini, Anda harus mendiskusikan dan memperkuat tujuan dan menyoroti detail tentang bagaimana tim Anda akan menyelesaikannya! Jika dilakukan dengan benar, langkah ini dapat membantu Anda memberikan kesan abadi pada klien, menunjukkan integritas Anda, dan mendapatkan kepercayaan mereka, semuanya pada saat yang bersamaan.

Langkah 2 – Bayangkan Lingkup Proyek, Garis Waktu & Hasil Kerja:

Langkah selanjutnya adalah menuliskan rincian tentang proyek sehingga semua pemangku kepentingan memahami peran dan tanggung jawab masing-masing. Setelah Anda selesai berbicara tentang tujuan dan sasaran proyek, saatnya untuk menyoroti ruang lingkup proyek, garis waktu, dan hasil. Langkah ini sangat penting karena ini memungkinkan anggota tim untuk mengemukakan kemungkinan kekhawatiran tentang jadwal atau anggaran. Selain itu, praktik ini membantu Anda membidik ekspektasi klien untuk penyampaian pekerjaan yang efektif.

Tidak hanya menyajikan ruang lingkup proyek, jadwal, dan hasil selama pertemuan awal membawa semua orang pada halaman yang sama, tetapi juga menghilangkan kesenjangan komunikasi atau pemahaman. Penyaji dapat memanfaatkan templat rencana kerja yang terlihat profesional dan secara efisien merencanakan dokumen proyek seperti Pernyataan Kerja (SOW), Struktur Perincian Kerja (WBS), alokasi sumber daya, garis waktu, dll. Langkah ini memungkinkan Anda untuk menangkap esensi dari hasil apa yang akan dicapai, berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Langkah 3 – Tentukan Pemangku Kepentingan Proyek & Berikan Akuntabilitas:

Tidak dapat disangkal bahwa menjalankan proyek dan memastikan keberhasilan pengiriman pekerjaan adalah upaya kolaboratif. Sebagai seorang manajer, Anda mungkin bertanggung jawab atas proyek tersebut, tetapi untuk membuat seluruh usaha berkembang pesat, Anda harus mengandalkan, bekerja sama, dan melapor kepada orang-orang tertentu. Orang-orang ini adalah pemangku kepentingan proyek Anda & sangat penting untuk mengidentifikasi mereka bahkan sebelum proyek dimulai. Sebagian besar, ada dua jenis pemangku kepentingan utama dalam setiap proyek, internal & eksternal.

Di mana pemangku kepentingan internal sebagian besar adalah orang-orang Anda seperti anggota tim, sesama manajer, atau eksekutif, pemangku kepentingan eksternal adalah pelanggan, pemasok, regulator kepatuhan, atau investor. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri siapa pemangku kepentingan untuk proyek ini, identifikasi mereka dan plot untuk dilihat semua orang selama kickoff. Setelah Anda mendalami pelaksanaan proyek, akan ada banyak pelat berbeda yang berputar pada satu waktu. Mengidentifikasi pemangku kepentingan meningkatkan komunikasi, menghilangkan kesenjangan, dan membuat mereka bertanggung jawab atas tugas, tindakan, dan aktivitas mereka masing-masing.

Langkah 4 – Tangkap Dependensi Kunci:

Katakanlah Anda sedang melakukan proyek perangkat lunak dan harus merancang, membangun, menguji, dan menerapkan aplikasi. Pengembang tidak dapat memulai dengan pengkodean jika arsitek belum selesai merencanakan desain sistem. Demikian pula, penguji tidak dapat menguji produk jika masih dalam tahap pengembangan. Oleh karena itu, tidak peduli industri atau skalanya, tidak ada satu proyek pun yang tidak memiliki ketergantungan!

Menurut definisi, ketergantungan proyek adalah situasi di mana suatu kegiatan, tugas, atau tonggak bergantung pada yang lain, yang tanpanya yang pertama tidak dapat dimulai atau diselesaikan. Manajer harus menyadari bahwa dependensi adalah bagian tak terpisahkan dari setiap pelaksanaan proyek dan harus dipenuhi untuk memungkinkan pengiriman proyek. Dependensi harus diidentifikasi dan dilacak di seluruh rentang waktu proyek. Rapat awal proyek adalah kesempatan terbaik untuk merencanakan ketergantungan tersebut untuk diperhitungkan semua orang.

Langkah 5 – Pelacakan Kemajuan:

Menurut sebuah laporan oleh FinancesOnline, lebih dari 29% proyek gagal karena pelacakan upaya yang buruk. Sekarang setelah Anda memulai perjalanan Anda di proyek baru dan segala sesuatunya dimulai dengan baik, pelaksanaan proyek selalu cenderung keluar jalur. Meskipun pelacakan atau pemantauan proyek mungkin tampak tugas sepele, itu cukup untuk menarik garis antara keberhasilan dan kegagalan. Sebagai manajer yang menantikan pertemuan awal proyek yang informatif dan menarik, tujuannya adalah untuk menjelaskan bagaimana Anda akan melacak kemajuannya.

Manajer dapat mempertimbangkan untuk memanfaatkan alat pelaporan untuk memantau kemajuan secara efektif. Selanjutnya, Anda dapat mempertimbangkan untuk menyiapkan dan menampilkan sasaran SMART (Smart, Measurable, Achievable, Relevant & Time-Bound) selama kickoff. Menggunakan manajemen proyek dan alat pelacakan membantu Anda memperkirakan secara efisien upaya sumber daya dan melacak/melaporkan kemajuan harian. Selain alat pelacakan otomatis, para pemimpin juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan templat dasbor manajemen proyek dan melacak kemajuan dengan mulus.

Langkah 6 – Perangkat Mitigasi & Manajemen Risiko:

Berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan tentang bagaimana Anda ingin mengidentifikasi dan menanggapi risiko atau masalah akan sangat membantu keberhasilan awal proyek. Tidak dapat disangkal bahwa bahkan dengan perencanaan terbaik, sebuah proyek mungkin masih menemui hambatan sekarang dan nanti. Ini adalah kesempatan Anda untuk menyoroti praktik manajemen dan mitigasi risiko proyek Anda kepada klien dan pihak eksternal.

Manajer dapat menunjukkan bagaimana mereka dan tim mereka akan bekerja untuk terus mengidentifikasi, menganalisis & mengurangi risiko selain dari hasil proyek sehari-hari mereka. Mitigasi & manajemen risiko tidak hanya memberdayakan tim untuk mempersiapkan kontinjensi atau memaksimalkan hasil, tetapi juga sangat membantu dalam membangun hubungan baik dengan klien. Tunjukkan bahwa tim dilengkapi untuk menangani hal yang tidak terduga dan mendapatkan loyalitas & kepercayaan dari klien.

Garis Akhir:

Tidak masalah jika Anda seorang pemimpin tim, manajer, atau kontributor individu untuk proyek tersebut, tips di atas membantu Anda merencanakan pertemuan awal proyek yang menarik dan efektif. Kickoff proyek adalah momen besar bagi semua pemangku kepentingan yang terlibat. Ini adalah kesempatan Anda untuk menyelaraskan agenda, mendokumentasikan harapan, dan mengatur nada untuk sisa hubungan profesional.