كيف تدير اجتماع انطلاق المشروع الفعال؟

يقولون ، البداية الجيدة هي نصفها! الآن بعد أن أوشك مشروعك التالي على الشروع في العمل بعد شهور من رسائل البريد الإلكتروني والمفاوضات ، فقد حان الوقت لكلا الطرفين للاجتماع وبدء المشروع أخيرًا. حان وقت العرض بالنسبة لك حيث سيقرر الاجتماع الافتتاحي كيف ستتكشف بقية علاقتك مع العميل. هذه فرصتك لإثارة الفريق أثناء جعل مشروعك يلمع أصحاب المصلحة.

في هذا المنشور ، سنتحدث عن خمس خطوات ونفهم كيف يمكنك زيادة فعالية اجتماع انطلاق المشروع التالي وتشغيله بفعالية لتحقيق نجاح الأعمال:

الخطوة 1 - تسليط الضوء على أهداف المشروع وغاياته:

تعد محاذاة الهدف والهدف من أهم وأهم أجزاء الاجتماع الفعال لبدء المشروع. ربما تكون قد ناقشت كلاً من الأهداف والغايات خلال العرض التقديمي الأولي للمشروع ، ولكن تكرارها خلال الاجتماع الافتتاحي هو طريقة رائعة لطمأنة العميل والحصول على ثقته فيك. يسمح لك بإبراز أن شركتك لديها المعرفة والخبرة اللازمتين لتحقيق الأهداف والغايات المرجوة.

يجب أن تجيب شريحة أهدافك وغاياتك على أسئلة رئيسية مثل ما هو المشروع ، ولماذا هو مهم للمؤسسة وكيف سيقوم الفريق بتنفيذه بنجاح؟ في هذه المرحلة ، يجب عليك مناقشة الأهداف وتعزيزها وإبراز تفاصيل كيفية قيام فريقك بإنجازها! إذا تم القيام بذلك بشكل صحيح ، يمكن أن تساعدك هذه الخطوة في ترك انطباع دائم على العميل وإظهار نزاهتك وكسب ثقته ، كل ذلك في نفس الوقت.

الخطوة 2 - تصور نطاق المشروع والجدول الزمني والتسليمات:

الخطوة التالية هي تدوين التفاصيل حول المشروع بحيث يفهم جميع أصحاب المصلحة الأدوار والمسؤوليات الخاصة بهم. بمجرد الانتهاء من الحديث عن أهداف المشروع وغاياته ، فقد حان الوقت لتسليط الضوء على نطاق المشروع والجداول الزمنية والتسليمات. هذه الخطوة ضرورية لأن ذلك يمكّن أعضاء الفريق من إبراز المخاوف المحتملة بشأن الجداول الزمنية أو الميزانيات. أيضًا ، تساعدك هذه الممارسة على الوصول إلى توقعات العميل من أجل التسليم الفعال للعمل.

لا يقتصر الأمر على تقديم نطاق المشروع والجداول الزمنية والتسليمات أثناء اجتماع بدء التشغيل لإحضار الجميع إلى نفس الصفحة فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى القضاء على فجوات التواصل أو الفهم. يمكن لمقدمي العروض الاستفادة من قالب خطة عمل ذو مظهر احترافي ورسم مستندات المشروع بكفاءة مثل بيان العمل (SOW) ، وهيكل تقسيم العمل (WBS) ، وتخصيص الموارد ، والجداول الزمنية ، وما إلى ذلك. تسمح لك الخطوة بالتقاط جوهر النتيجة سيحقق المشروع ، مقدار الموارد المطلوبة ، والوقت الذي سيستغرقه.

الخطوة 3 - تحديد أصحاب المصلحة في المشروع وتوفير المساءلة:

ليس هناك من ينكر أن إدارة المشروع وضمان التنفيذ الناجح للعمل هو جهد تعاوني. بصفتك مديرًا ، قد تكون مسؤولاً عن المشروع ، ولكن لجعل المسعى بأكمله مزدهرًا ، يجب عليك الاعتماد على أشخاص معينين والعمل معهم وإبلاغهم. هؤلاء الأشخاص هم أصحاب المصلحة في مشروعك ومن الضروري تحديدهم حتى قبل بدء المشروع. في الغالب ، هناك نوعان رئيسيان من أصحاب المصلحة في أي مشروع ، داخلي وخارجي.

عندما يكون أصحاب المصلحة الداخليون هم في الغالب أفرادك مثل أعضاء الفريق أو زملائك المديرين أو المديرين التنفيذيين ، فإن أصحاب المصلحة الخارجيين هم العملاء أو الموردين أو منظمي الامتثال أو المستثمرين. ابدأ بسؤال نفسك من هم أصحاب المصلحة في هذا المشروع ، وحددهم وقم بالتخطيط ليراها الجميع أثناء الانطلاق. بمجرد أن تتعمق في تنفيذ المشروع ، سيكون هناك الكثير من اللوحات المختلفة التي تدور في وقت واحد. إن تحديد أصحاب المصلحة يعزز التواصل ، ويزيل الفجوات ، ويجعلهم مسؤولين عن مهامهم وأفعالهم وأنشطتهم.

الخطوة 4 - التقاط التبعيات الرئيسية:

لنفترض أنك تقوم بمشروع برمجي وعليك أن تقوم بتصميم وبناء واختبار ونشر أحد التطبيقات. لا يمكن للمطورين البدء بالبرمجة إذا لم ينته المهندسون المعماريون من التخطيط لتصميم النظام. وبالمثل ، لا يمكن للمختبرين اختبار التحمل للمنتج إذا كان لا يزال في مرحلة التطوير. لذلك ، لا يهم الصناعة أو النطاق ، فلا يوجد مشروع واحد لا تبعية!

وفقًا للتعريف ، فإن تبعية المشروع هي حالة يعتمد فيها نشاط أو مهمة أو حدث رئيسي على الآخر ، والتي بدونها لا يمكن بدء أو إكمال الأول. يجب أن يدرك المديرون أن التبعيات هي جزء لا يتجزأ من أي تنفيذ للمشروع ويجب تلبيتها للسماح بتسليم المشروع. يجب تحديد التبعيات وتتبعها عبر النطاق الزمني للمشروع. يعد اجتماع إطلاق المشروع أفضل مناسبة لرسم هذه التبعيات ليأخذها الجميع في الاعتبار.

الخطوة 5 - تتبع التقدم:

وفقًا لتقرير صادر عن FinancesOnline ، تفشل أكثر من 29٪ من المشاريع بسبب ضعف تتبع الجهود. الآن بعد أن بدأت رحلتك في المشروع الجديد وبدأت الأمور بداية جيدة ، يكون تنفيذ المشروع دائمًا عرضة للخروج عن المسار الصحيح. على الرغم من أن تتبع المشروع أو مراقبته قد يبدو مهمة تافهة ، إلا أنه يكفي لرسم خط بين النجاح والفشل. بصفتك مديرًا يتطلع إلى لقاء انطلاق مشروع مليء بالمعلومات وجذاب ، يجب أن يكون الهدف هو شرح كيفية تتبع التقدم.

يمكن للمديرين التفكير في الاستفادة من أدوات إعداد التقارير لمراقبة التقدم بفعالية. علاوة على ذلك ، يمكنك التفكير في إعداد وعرض أهداف SMART (ذكية وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا) أثناء انطلاق المباراة. يساعدك استخدام أدوات إدارة المشروع والتتبع على تقدير جهد الموارد بكفاءة وتتبع / الإبلاغ عن التقدم اليومي. بالإضافة إلى أدوات التتبع الآلي ، يمكن للقادة أيضًا التفكير في استخدام قوالب لوحة معلومات إدارة المشروع وتتبع التقدم بسلاسة.

الخطوة 6 - مجموعة أدوات إدارة وتخفيف المخاطر:

إن التواصل مع أصحاب المصلحة حول الطريقة التي تريد بها تحديد المخاطر أو المشكلات والاستجابة لها يقطع شوطًا طويلاً في إنجاح المشروع. ليس هناك من ينكر أنه حتى مع التخطيط الأفضل ، قد يظل المشروع يواجه بعض العوائق بين الحين والآخر. هذه هي فرصتك لتسليط الضوء على ممارسات إدارة وتخفيف مخاطر مشروعك للعميل والأطراف الخارجية.

يمكن للمديرين توضيح كيف سيعملون هم وفريقهم على تحديد وتحليل وتخفيف المخاطر بشكل مستمر بصرف النظر عن مخرجات المشروع اليومية. لا يعمل تخفيف المخاطر وإدارتها على تمكين الفرق من الاستعداد للطوارئ أو تعظيم النتائج فحسب ، بل إنها تقطع شوطًا طويلاً في بناء علاقة مع العميل. أظهر أن الفريق مجهز للتعامل مع ما هو غير متوقع وكسب ولاء وثقة العميل.

خط النهاية:

لا يهم إذا كنت قائد فريق أو مديرًا أو مساهمًا فرديًا في المشروع ، فإن النصائح المذكورة أعلاه تساعدك على التخطيط لاجتماعات بدء المشروع جذابة وفعالة. إن انطلاق المشروع هو لحظة رئيسية لجميع أصحاب المصلحة المعنيين. هذه هي فرصتك لمواءمة جداول الأعمال وتوثيق التوقعات وتحديد مسار لبقية العلاقة المهنية.