如何运行有效的项目启动会议？

他们说，好的开始是成功的一半！ 在经过数月的电子邮件和谈判之后，您的下一个项目即将开始，现在是双方见面并最终启动项目的时候了。 现在是您的表演时间，启动会议将决定您与客户的其余关系将如何展开。 这是您激发团队的机会，同时让您的项目对利益相关者大放异彩。

在这篇文章中，我们将讨论五个步骤，并了解如何加强下一个项目启动会议并有效地运行它以实现业务成功：

第 1 步 - 突出项目目标和目的：

有效的项目启动会议最重要和主要的部分之一是目标和目标的一致性。 您可能在最初的项目推介中讨论了目标和目标，但在启动会议上重申它们是让客户放心并获得他们对您的信心的绝妙方式。 它可以让您强调您的公司拥有实现预期目标所需的知识和专业知识。

您的目标和目标幻灯片必须回答关键问题，例如项目是关于什么的，为什么它对组织很重要以及团队将如何成功地执行它？ 此时，您必须讨论和强化目标，并强调您的团队将如何完成目标的细节！ 如果做得好，这一步可以帮助你给客户留下持久的印象，展示你的正直，同时赢得他们的信任。

第 2 步 – 描绘项目范围、时间表和可交付成果：

下一步是记下有关项目的详细信息，以便所有利益相关者都了解他们各自的角色和职责。 讨论完项目的目标和目的之后，就该强调项目范围、时间表和可交付成果了。 这一步势在必行，因为这使团队成员能够提出对时间表或预算的可能担忧。 此外，这种做法可以帮助您降低客户对有效交付工作的期望。

在启动会议期间展示项目范围、时间表和可交付成果不仅能让每个人达成共识，还能消除沟通或理解上的差距。 演示者可以利用具有专业外观的工作计划模板并有效地绘制项目文档，例如工作说明书 (SOW)、工作分解结构 (WBS)、资源分配、时间表等。该步骤允许您捕捉结果的本质项目将实现，需要多少资源，需要多长时间。

第 3 步 - 确定项目利益相关者并提供问责制：

不可否认，运行一个项目并确保成功交付工作是一项协作努力。 作为经理，你可能负责项目，但要使整个工作蓬勃发展，你应该依靠，一起工作，向某些人汇报。 这些人是您项目的利益相关者，甚至在项目启动之前就必须确定他们。 大多数情况下，任何项目中都有两种主要类型的利益相关者，内部和外部。

内部利益相关者主要是您的员工，例如团队成员、经理同事或高管，而外部利益相关者是客户、供应商、合规监管机构或投资者。 首先问自己谁是该项目的利益相关者，确定他们并在启动期间为每个人制定计划。 一旦你深入到项目执行中，任何时候都会有很多不同的板块在旋转。 识别利益相关者可以促进沟通，消除差距，并使他们对各自的任务、行动和活动负责。

第 4 步 - 捕获关键依赖项：

假设您正在开展一个软件项目，并且必须构建、构建、测试和部署应用程序。 如果架构师没有完成系统设计的规划，开发人员就无法从编码开始。 同样，如果产品仍处于开发阶段，测试人员无法对产品进行压力测试。 所以，不管是行业还是规模，没有一个项目是没有依赖关系的！

根据定义，项目依赖是一种活动、任务或里程碑依赖于另一个的情况，没有它，前者就无法启动或完成。 管理人员必须认识到依赖关系是任何项目执行的重要组成部分，并且应该满足项目的交付要求。 必须在项目的时间跨度内识别和跟踪依赖关系。 项目启动会议是绘制这些依赖关系供每个人考虑的最佳机会。

第 5 步 - 进度跟踪：

根据 FinancesOnline 的一份报告，超过 29% 的项目由于工作跟踪不力而失败。 既然您已经开始了新项目的旅程，并且事情有了一个良好的开端，那么项目执行总是容易偏离轨道。 尽管跟踪或监控项目似乎是一项微不足道的任务，但足以在成功和失败之间划清界限。 作为期待信息丰富且引人入胜的项目启动会议的经理，目标应该是解释您将如何跟踪进度。

管理人员可以考虑利用报告工具来有效监控进度。 此外，您可以考虑在启动期间设置和展示 SMART（智能、可衡量、可实现、相关和有时限）目标。 使用项目管理和跟踪工具可帮助您有效地估计资源工作量并跟踪/报告每日进度。 除了自动跟踪工具，领导者还可以考虑使用项目管理仪表板模板并无缝跟踪进度。

第 6 步 – 风险缓解和管理工具包：

与利益相关者就您希望如何识别和应对风险或问题进行沟通对于使项目启动成功大有帮助。 不可否认，即使有最好的计划，一个项目仍可能时不时地遇到一些障碍。 这是您向客户和外部各方强调项目的风险缓解和管理实践的机会。

管理人员可以展示他们和他们的团队将如何在日常项目可交付成果之外持续识别、分析和降低风险。 风险缓解和管理不仅使团队能够为突发事件做好准备或最大化结果，而且在与客户建立融洽关系方面也大有帮助。 展示团队有能力处理突发事件并赢得客户的忠诚度和信任。

终点线：

无论您是项目的团队负责人、经理还是个人贡献者，以上提示都可以帮助您计划引人入胜且有效的项目启动会议。 对于所有相关利益相关者来说，项目启动是一个重要时刻。 这是您调整议程、记录期望并为其他专业关系定下基调的机会。