Как провести эффективную стартовую встречу по проекту?

Говорят, хорошо начато – половина дела! Теперь, когда ваш следующий проект вот-вот начнется после месяцев электронных писем и переговоров, пришло время для обеих сторон встретиться и, наконец, запустить проект. Это время шоу для вас, когда стартовая встреча решит, как будут развиваться остальные ваши отношения с клиентом. Это ваша возможность взволновать команду и сделать ваш проект привлекательным для заинтересованных сторон.

В этом посте мы поговорим о пяти шагах и поймем, как вы можете ускорить стартовую встречу вашего следующего проекта и эффективно провести ее для достижения успеха в бизнесе:

Шаг 1. Выделите цели и задачи проекта:

Одной из наиболее важных и основных частей эффективной встречи по запуску проекта является согласование целей и задач. Возможно, вы обсуждали как цели, так и задачи во время начальной презентации проекта, но повторение их во время стартовой встречи — отличный способ успокоить клиента и завоевать его доверие к вам. Это позволяет вам подчеркнуть, что ваша компания обладает необходимыми знаниями и опытом для достижения желаемых целей и задач.

Слайд с целями и задачами должен отвечать на ключевые вопросы, например, о чем проект, почему он важен для организации и как команда собирается его успешно реализовать? На этом этапе вы должны обсудить и закрепить цели и выделить детали того, как ваша команда собирается их достичь! Если все сделано правильно, этот шаг может помочь вам произвести неизгладимое впечатление на клиента, продемонстрировать свою честность и завоевать его доверие одновременно.

Шаг 2 – Представьте объем проекта, сроки и результаты:

Следующим шагом является краткое описание деталей проекта, чтобы все заинтересованные стороны понимали свои соответствующие роли и обязанности. Как только вы закончите говорить о целях и задачах проекта, пришло время выделить масштаб проекта, сроки и результаты. Этот шаг обязателен, потому что он позволяет членам команды выявить возможные опасения по поводу сроков или бюджета. Кроме того, эта практика помогает вам свести к минимуму ожидания клиента в отношении эффективного выполнения работы.

Представление масштабов проекта, сроков и результатов во время стартовой встречи не только приводит всех к одной и той же странице, но также устраняет пробелы в общении или понимании. Докладчики могут использовать профессионально выглядящий шаблон рабочего плана и эффективно отображать проектные документы, такие как техническое задание (SOW), структурную структуру работ (WBS), распределение ресурсов, сроки и т. д. Этот шаг позволяет вам уловить суть того, к какому результату достигнет проект, сколько ресурсов потребуется и сколько времени это займет.

Шаг 3 – Определить участников проекта и обеспечить подотчетность:

Нельзя отрицать, что управление проектом и обеспечение успешного выполнения работы — это совместные усилия. Как менеджер, вы можете отвечать за проект, но чтобы все начинание процветало, вы должны полагаться на определенных людей, работать вместе с ними и отчитываться перед ними. Эти люди являются заинтересованными сторонами вашего проекта, и крайне важно определить их еще до запуска проекта. В большинстве случаев в любом проекте есть два основных типа заинтересованных сторон: внутренние и внешние.

В то время как внутренние заинтересованные стороны — это в основном ваши люди, такие как члены команды, коллеги-менеджеры или руководители, внешние заинтересованные стороны — это клиенты, поставщики, регуляторы или инвесторы. Начните с того, что спросите себя, кто является заинтересованным лицом в этом проекте, определите их и запишите, чтобы все увидели во время запуска. Как только вы углубитесь в выполнение проекта, в любой момент времени будет вращаться множество разных тарелок. Выявление заинтересованных сторон улучшает коммуникацию, устраняет пробелы и делает их ответственными за свои соответствующие задачи, действия и действия.

Шаг 4 — Захват ключевых зависимостей:

Допустим, вы занимаетесь программным проектом и вам необходимо спроектировать, построить, протестировать и развернуть приложение. Разработчики не могут начать кодирование, если архитекторы не закончили планирование дизайна системы. Точно так же тестировщики не могут проводить стресс-тестирование продукта, если он все еще находится в стадии разработки. Таким образом, не имеет значения отрасль или масштаб, нет ни одного проекта, в котором не было бы зависимости!

По определению, зависимость проекта — это ситуация, когда действие, задача или веха зависят от других, без которых первое не может быть инициировано или завершено. Менеджеры должны осознавать, что зависимости являются неотъемлемой частью выполнения любого проекта и должны учитываться, чтобы обеспечить реализацию проекта. Зависимости должны быть идентифицированы и отслежены на протяжении всего проекта. Стартовое совещание по проекту — лучший повод для того, чтобы обозначить эти зависимости, чтобы все их приняли во внимание.

Шаг 5 – Отслеживание прогресса:

Согласно отчету FinancesOnline, более 29% проектов терпят неудачу из-за плохого отслеживания усилий. Теперь, когда вы начали свой путь в новом проекте, и все идет хорошо, выполнение проекта всегда может пойти не по плану. Хотя отслеживание или мониторинг проекта может показаться тривиальной задачей, этого достаточно, чтобы провести черту между успехом и неудачей. Как менеджер, ожидающий информативного и увлекательного стартового совещания по проекту, ваша цель должна состоять в том, чтобы объяснить, как вы будете отслеживать прогресс.

Менеджеры могут рассмотреть возможность использования инструментов отчетности для эффективного отслеживания прогресса. Кроме того, вы можете установить и продемонстрировать цели SMART (умные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени) во время начала игры. Использование инструментов управления проектами и отслеживания помогает вам эффективно оценивать объем ресурсов и отслеживать/отчитываться о ежедневном прогрессе. В дополнение к автоматизированным инструментам отслеживания руководители также могут рассмотреть возможность использования шаблонов панели управления проектами и беспрепятственно отслеживать прогресс.

Шаг 6 – Набор инструментов для снижения и управления рисками:

Общение с заинтересованными сторонами о том, как вы хотите выявлять риски или проблемы и реагировать на них, имеет большое значение для успешного запуска проекта. Нельзя отрицать, что даже при самом лучшем планировании проект может время от времени сталкиваться с некоторыми блокировщиками. Это ваш шанс рассказать клиенту и внешним сторонам о методах снижения рисков и управления вашим проектом.

Менеджеры могут продемонстрировать, как они и их команда будут постоянно выявлять, анализировать и снижать риски, помимо повседневных результатов проекта. Снижение рисков и управление ими не только позволяет командам подготовиться к непредвиденным обстоятельствам или максимизировать результат, но также имеет большое значение для установления взаимопонимания с клиентом. Продемонстрируйте, что команда готова справиться с неожиданностями и завоевать лояльность и доверие клиента.

Конечная линия:

Неважно, являетесь ли вы руководителем группы, менеджером или отдельным участником проекта, приведенные выше советы помогут вам спланировать увлекательные и эффективные стартовые встречи проекта. Старт проекта — важный момент для всех заинтересованных сторон. Это ваш шанс согласовать планы, задокументировать ожидания и задать тон остальным профессиональным отношениям.