如何運行有效的項目啟動會議？

他們說，好的開始是成功的一半！ 在經過數月的電子郵件和談判之後，您的下一個項目即將開始，現在是雙方見面並最終啟動項目的時候了。 現在是您的表演時間，啟動會議將決定您與客戶的其餘關係將如何展開。 這是您激發團隊的機會，同時讓您的項目對利益相關者大放異彩。

在這篇文章中，我們將討論五個步驟，並了解如何加強下一個項目啟動會議並有效地運行它以實現業務成功：

第 1 步 - 突出項目目標和目的：

有效的項目啟動會議最重要和主要的部分之一是目標和目標的一致性。 您可能在最初的項目推介中討論了目標和目標，但在啟動會議上重申它們是讓客戶放心並獲得他們對您的信心的絕妙方式。 它可以讓您強調您的公司擁有實現預期目標所需的知識和專業知識。

您的目標和目標幻燈片必須回答關鍵問題，例如項目是關於什麼的，為什麼它對組織很重要以及團隊將如何成功地執行它？ 此時，您必須討論和強化目標，並強調您的團隊將如何完成目標的細節！ 如果做得好，這一步可以幫助你給客戶留下持久的印象，展示你的正直，同時贏得他們的信任。

第 2 步 – 描繪項目範圍、時間表和可交付成果：

下一步是記下有關項目的詳細信息，以便所有利益相關者都了解他們各自的角色和職責。 討論完項目的目標和目的之後，就該強調項目範圍、時間表和可交付成果了。 這一步勢在必行，因為這使團隊成員能夠提出對時間表或預算的可能擔憂。 此外，這種做法可以幫助您降低客戶對有效交付工作的期望。

在啟動會議期間展示項目範圍、時間表和可交付成果不僅能讓每個人達成共識，還能消除溝通或理解上的差距。 演示者可以利用具有專業外觀的工作計劃模板並有效地繪製項目文檔，例如工作說明書 (SOW)、工作分解結構 (WBS)、資源分配、時間表等。該步驟允許您捕捉結果的本質項目將實現，需要多少資源，需要多長時間。

第 3 步 - 確定項目利益相關者並提供問責制：

不可否認，運行一個項目並確保成功交付工作是一項協作努力。 作為經理，你可能負責項目，但要使整個工作蓬勃發展，你應該依靠，一起工作，向某些人匯報。 這些人是您項目的利益相關者，甚至在項目啟動之前就必須確定他們。 大多數情況下，任何項目中都有兩種主要類型的利益相關者，內部和外部。

內部利益相關者主要是您的員工，例如團隊成員、經理同事或高管，而外部利益相關者是客戶、供應商、合規監管機構或投資者。 首先問自己誰是該項目的利益相關者，確定他們並在啟動期間為每個人制定計劃。 一旦你深入到項目執行中，任何時候都會有很多不同的板塊在旋轉。 識別利益相關者可以促進溝通，消除差距，並使他們對各自的任務、行動和活動負責。

第 4 步 - 捕獲關鍵依賴項：

假設您正在開展一個軟件項目，並且必須構建、構建、測試和部署應用程序。 如果架構師沒有完成系統設計的規劃，開發人員就無法從編碼開始。 同樣，如果產品仍處於開發階段，測試人員無法對產品進行壓力測試。 所以，不管是行業還是規模，沒有一個項目是沒有依賴關係的！

根據定義，項目依賴是一種活動、任務或里程碑依賴於另一個的情況，沒有它，前者就無法啟動或完成。 管理人員必須認識到依賴關係是任何項目執行的重要組成部分，並且應該滿足項目的交付要求。 必須在項目的時間跨度內識別和跟踪依賴關係。 項目啟動會議是繪製這些依賴關係供每個人考慮的最佳機會。

第 5 步 - 進度跟踪：

根據 FinancesOnline 的一份報告，超過 29% 的項目由於工作跟踪不力而失敗。 既然您已經開始了新項目的旅程，並且事情有了一個良好的開端，那麼項目執行總是容易偏離軌道。 儘管跟踪或監控項目似乎是一項微不足道的任務，但足以在成功和失敗之間劃清界限。 作為期待信息豐富且引人入勝的項目啟動會議的經理，目標應該是解釋您將如何跟踪進​​度。

管理人員可以考慮利用報告工具來有效監控進度。 此外，您可以考慮在啟動期間設置和展示 SMART（智能、可衡量、可實現、相關和有時限）目標。 使用項目管理和跟踪工具可幫助您有效地估計資源工作量並跟踪/報告每日進度。 除了自動跟踪工具，領導者還可以考慮使用項目管理儀表板模板並無縫跟踪進度。

第 6 步 – 風險緩解和管理工具包：

與利益相關者就您希望如何識別和應對風險或問題進行溝通對於使項目啟動成功大有幫助。 不可否認，即使有最好的計劃，一個項目仍可能時不時地遇到一些障礙。 這是您向客戶和外部各方強調項目的風險緩解和管理實踐的機會。

管理人員可以展示他們和他們的團隊將如何在日常項目可交付成果之外持續識別、分析和降低風險。 風險緩解和管理不僅使團隊能夠為突發事件做好準備或最大化結果，而且在與客戶建立融洽關係方面也大有幫助。 展示團隊有能力處理突發事件並贏得客戶的忠誠度和信任。

終點線：

無論您是項目的團隊負責人、經理還是個人貢獻者，以上提示都可以幫助您計劃引人入勝且有效的項目啟動會議。 對於所有相關利益相關者來說，項目啟動是一個重要時刻。 這是您調整議程、記錄期望並為其他專業關係定下基調的機會。