Comment organiser une réunion de lancement de projet efficace ?

On dit, bien commencé c'est à moitié fait ! Maintenant que votre prochain projet est sur le point de se lancer après des mois d'e-mails et de négociations, il est temps pour les deux parties de se rencontrer et enfin de lancer le projet. C'est l'heure du spectacle pour vous où la réunion de lancement décidera de la suite de votre relation avec le client. C'est l'occasion pour vous de motiver l'équipe tout en faisant rayonner votre projet auprès des parties prenantes.

Dans cet article, nous parlerons de cinq étapes et comprendrons comment vous pouvez dynamiser votre prochaine réunion de lancement de projet et l'exécuter efficacement pour réussir votre entreprise :

Étape 1 - Mettre en évidence les buts et objectifs du projet :

L'une des parties les plus importantes et les plus importantes d'une réunion de lancement de projet efficace est l'alignement des buts et des objectifs. Vous avez peut-être discuté des buts et des objectifs lors de la présentation initiale du projet, mais les réitérer lors de la réunion de lancement est un excellent moyen de rassurer le client et de gagner sa confiance en vous. Il vous permet de mettre en évidence que votre entreprise possède les connaissances et l'expertise requises pour atteindre les buts et objectifs souhaités.

Votre diapositive de buts et objectifs doit répondre à des questions clés telles que sur quoi porte le projet, pourquoi est-il important pour l'organisation et comment l'équipe va-t-elle l'exécuter avec succès ? À ce stade, vous devez discuter et renforcer les objectifs et mettre en évidence les détails de la manière dont votre équipe va y parvenir ! Si elle est bien faite, cette étape peut vous aider à laisser une impression durable sur le client, à mettre en valeur votre intégrité et à gagner sa confiance, tout cela en même temps.

Étape 2 - Imaginez la portée, le calendrier et les livrables du projet :

L'étape suivante consiste à noter les détails du projet afin que toutes les parties prenantes comprennent leurs rôles et responsabilités respectifs. Une fois que vous avez fini de parler des buts et des objectifs du projet, il est temps de mettre en évidence la portée, les échéanciers et les livrables du projet. L'étape est impérative car elle permet aux membres de l'équipe de faire émerger d'éventuelles préoccupations concernant les délais ou les budgets. En outre, la pratique vous aide à vous concentrer sur les attentes du client en matière de livraison efficace du travail.

Non seulement la présentation de la portée, du calendrier et des livrables du projet lors de la réunion de lancement met tout le monde sur la même longueur d'onde, mais élimine également les lacunes en matière de communication ou de compréhension. Les présentateurs peuvent tirer parti d'un modèle de plan de travail d'aspect professionnel et tracer efficacement des documents de projet tels que l'énoncé des travaux (SOW), la structure de répartition du travail (WBS), l'allocation des ressources, les échéanciers, etc. L'étape vous permet de saisir l'essence du résultat réalisera le projet, combien de ressources sont nécessaires et combien de temps cela prendra.

Étape 3 - Détermination des parties prenantes du projet et responsabilisation :

Il est indéniable que la gestion d'un projet et la garantie de la livraison réussie du travail sont un effort de collaboration. En tant que manager, vous êtes peut-être responsable du projet, mais pour que l'ensemble de l'entreprise soit florissant, vous devez compter sur certaines personnes, travailler avec elles et rendre compte à celles-ci. Ces personnes sont les parties prenantes de votre projet et il est impératif de les identifier avant même le lancement du projet. Il existe principalement deux principaux types de parties prenantes dans tout projet, internes et externes.

Alors que les parties prenantes internes sont principalement vos collaborateurs, tels que les membres de l'équipe, les collègues managers ou les cadres, les parties prenantes externes sont les clients, les fournisseurs, les régulateurs de conformité ou les investisseurs. Commencez par vous demander qui sont les parties prenantes de ce projet, identifiez-les et planifiez pour que tout le monde puisse les voir lors du lancement. Une fois que vous serez plongé dans l'exécution du projet, de nombreuses assiettes différentes tourneront à tout moment. L'identification des parties prenantes stimule la communication, élimine les lacunes et les rend responsables de leurs tâches, actions et activités respectives.

Étape 4 - Capturez les dépendances clés :

Supposons que vous entrepreniez un projet logiciel et que vous deviez concevoir, créer, tester et déployer une application. Les développeurs ne peuvent pas commencer à coder si les architectes n'ont pas fini de planifier la conception du système. De même, les testeurs ne peuvent pas tester le produit s'il est encore en phase de développement. Par conséquent, peu importe l'industrie ou l'échelle, il n'y a pas un seul projet qui n'ait pas de dépendance !

Par définition, une dépendance de projet est une situation dans laquelle une activité, une tâche ou un jalon dépend d'une autre, sans laquelle la première ne peut être initiée ou achevée. Les gestionnaires doivent reconnaître que les dépendances font partie intégrante de toute exécution de projet et doivent être prises en compte pour permettre la livraison d'un projet. Les dépendances doivent être identifiées et suivies tout au long de la durée du projet. Une réunion de lancement de projet est la meilleure occasion de tracer ces dépendances pour que tout le monde en tienne compte.

Étape 5 - Suivi des progrès :

Selon un rapport de FinancesOnline, plus de 29% des projets échouent en raison d'un mauvais suivi des efforts. Maintenant que vous avez commencé votre voyage sur le nouveau projet et que les choses ont bien commencé, l'exécution du projet est toujours susceptible de déraper. Bien que le suivi ou le suivi du projet puisse sembler une tâche triviale, il suffit de tracer une ligne entre le succès et l'échec. En tant que responsable qui attend avec impatience une réunion de lancement de projet informative et engageante, l'objectif devrait être d'expliquer comment vous suivrez les progrès.

Les responsables peuvent envisager de tirer parti des outils de reporting pour suivre efficacement les progrès. De plus, vous pouvez envisager de mettre en place et de présenter des objectifs SMART (intelligents, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps) lors du coup d'envoi. L'utilisation d'outils de gestion et de suivi de projet vous aide à estimer efficacement l'effort des ressources et à suivre/rapporter les progrès quotidiens. Outre les outils de suivi automatisés, les responsables peuvent également envisager d'utiliser des modèles de tableau de bord de gestion de projet et suivre en toute transparence les progrès.

Étape 6 - Boîte à outils d'atténuation et de gestion des risques :

Communiquer avec les parties prenantes sur la manière dont vous souhaitez identifier et répondre aux risques ou aux problèmes contribue grandement à la réussite du lancement du projet. Il est indéniable que même avec la meilleure planification, un projet peut encore rencontrer des blocages de temps en temps. C'est votre chance de mettre en évidence les pratiques d'atténuation et de gestion des risques de votre projet auprès du client et des parties externes.

Les responsables peuvent démontrer comment eux-mêmes et leur équipe travailleront à identifier, analyser et atténuer en permanence les risques en dehors de leurs livrables de projet quotidiens. L'atténuation et la gestion des risques permettent non seulement aux équipes de se préparer aux imprévus ou de maximiser les résultats, mais contribuent également grandement à établir des relations avec le client. Montrez que l'équipe est équipée pour gérer les imprévus et gagner la fidélité et la confiance du client.

La ligne de fin :

Peu importe que vous soyez un chef d'équipe, un responsable ou un contributeur individuel au projet, les conseils ci-dessus vous aident à planifier des réunions de lancement de projet engageantes et efficaces. Le lancement d'un projet est un moment majeur pour toutes les parties prenantes impliquées. C'est votre chance d'aligner les agendas, de documenter les attentes et de donner le ton au reste de la relation professionnelle.