10 sposobów na przekształcenie procesu pozyskiwania dotacji

Dla grantodawców, którzy czują, że tkwią w przestarzałych procesach, myślenie o tym, jak się rozwijać, może wydawać się przytłaczające. Wiesz, że chcesz być bardziej efektywny, ale od czego zacząć?

Rozmawialiśmy z siedmioma ekspertami zajmującymi się filantropią. Dzielą się strategiami, które pomogą Ci zmienić Twoje podejście do przyznawania dotacji. Najlepsza część? Te zmiany nic nie kosztują.

Od wzmocnienia więzi ze społecznością po zmianę podejścia do technologii — poniższe porady mogą pomóc Ci pogłębić wpływ bez ograniczania budżetu.

1. Zdobądź strategiczne podejście do technologii

Jest rok 2022. Bez technologii nic się nie dzieje. Ale korzystanie z technologii to nie to samo, co strategiczne włączanie technologii do swojej misji.

Jak mówi Amy Sample Ward, dyrektor generalna NTEN: „Rozmiar twojego budżetu nie decyduje o tym, czy odniesiesz sukces z technologią”.

Wiesz, jaki wpływ chcesz wywrzeć i dlaczego chcesz to zrobić. Technologia jest ważną częścią tego, jak się tam dostaniesz. Im wcześniej połączysz „dlaczego” z „jak”, tym lepiej będziesz.

Jak to wygląda w praktyce?

Po pierwsze, chcesz wyjaśnić, w jaki sposób technologia wspiera Twoją misję w planowaniu strategicznym. Kiedy przedstawiasz swoje plany na przyszłość, powinieneś określić, w jaki sposób technologia umożliwi Twoją pracę. Na przykład, jeśli dostarczasz pomoc potrzebującym społecznościom, czy chcesz:

• Dotrzeć do zmarginalizowanych społeczności?
• Włączyć praktyki oparte na zaufaniu?
• Chcesz uzyskać informację zwrotną od społeczności?
• Szybkie dostarczanie zasobów?

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dotacjami może pomóc w osiągnięciu tych celów, ale musisz być świadomy. Rozpoczęcie misji pomoże Ci zrozumieć, gdzie i jak pasuje technologia. Dodatkowo pomoże Ci zainwestować w odpowiednią technologię. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest przeznaczenie zasobów na coś, co nie służy Twojej pracy.

Strategia w zakresie technologii oznacza, że ​​ktoś, kto ma obowiązki w zakresie zarządzania technologią, musi odgrywać rolę w zespole kierowniczym. „ Technologia to coś, co wymaga strategicznego ukierunkowania i powinno być zarządzane i omawiane na najwyższym poziomie”, mówi Ward.

Zagłębiając się w te dyskusje ze swoim zespołem, upewnij się, że wszyscy są uwzględnieni. „Jeśli chodzi o technologię, każdy powinien mieć możliwość uczestniczenia w rozmowie” — mówi Ward. Na przykład postaraj się nie dać wciągnąć w szczegóły działania systemu operacyjnego i zamiast tego skup się na tym, co pomoże zrobić Twojej organizacji. To daje każdemu wejście.

2. Buduj partnerstwa społeczności

Jako grantodawca dostarczasz zasoby społeczności, ale czy prowadzisz z nimi rozmowę? Inwestowanie czasu i energii w budowanie relacji z osobami i organizacjami non-profit, którym służysz, znacznie przyczyni się do zwiększenia efektywności przyznawania dotacji.

Chcesz otworzyć linie komunikacji, które poruszają się w obu kierunkach. Nie tylko chcesz mieć możliwość kontaktu ze swoimi stypendystami, ale chcesz, aby czuli się upoważnieni do kontaktu z Tobą, jeśli mają uwagi, pytania lub dodatkowe prośby.

Marcella Tillett, wiceprezes ds. programów i partnerstw Brooklyn Community Foundation wyjaśnia podejście swojego zespołu: „Zawsze zaczyna się od zaangażowania we współtworzoną przestrzeń z członkami społeczności i organizacjami społecznymi, z którymi współpracujemy. Pomaga nam to nadać ton temu, kim jesteśmy, co cenimy, jak podchodzimy do partnerstwa, i otwiera przestrzeń dla innych ludzi, aby mogli w to wejść – i zaprosić nas do swojej przestrzeni – co jest naprawdę ważne”.

Aby budować relacje, musisz być otwarty. Przejrzystość jest kluczowa.

Jasno wyjaśnij, dlaczego angażujesz społeczność i bądź otwarty na pytanie, dlaczego i jak wykonujesz swoją pracę.

Wielu członków społeczności, z którymi współpracuje zespół Tilletta, miało w przeszłości bardzo ekstrawaganckie relacje z instytucjami. Zaleca przyznanie się do utrwalonej krzywdy i zrozumienie, w jaki sposób pasujesz do doświadczenia społeczności.

Jednym z głównych pytań, które Tillett zaleca, aby zadać, jest: „ W jaki sposób okazujemy, że jest to szkodliwe? ” Przyznanie się, że krzywda dzieje się w relacjach fundator/stypendysta to jedyny sposób, aby przejść w kierunku naprawy.

Aby wzmocnić i sformalizować swoje partnerstwa, możesz również rozważyć włączenie ram partycypacyjnych, aby uwzględnić głosy społeczności w ustalaniu priorytetów i określaniu, kto otrzyma finansowanie.

3. Dowiedz się więcej o społecznościach, którym służysz

Częścią skutecznego zarządzania dotacjami jest rozwijanie głębokiego zrozumienia złożoności i realiów społeczności, którym służysz.

Często pierwszym krokiem jest pokonanie z góry przyjętych wyobrażeń. Lori Pourier, prezes First Peoples Fund, opisuje to jako „proces odpuszczania tego, co myślisz, że wiesz”.

Poznaj historię społeczności z perspektywy ludzi, a nie z zewnątrz. Pomoże Ci to uzyskać pełniejszy obraz tożsamości członków społeczności i ich historii.

Chcesz rozpoznać i szanować ekosystemy, które już istnieją w społeczności. Jeśli tworzysz dotacje oparte na swoim systemie wartości, a nie społeczności, na pewno pojawią się luki i błędy w kształtowaniu swojego programu. „Często te same systemy, które zostały zaprojektowane, aby pomóc gospodarkom plemiennym, społecznościom miejskim lub społecznościom wewnątrz miast, kończą się barierami” – mówi Pourier.

Często zdarza się, że grantodawcy szukają pomocy w niesieniu ulgi lub pomocy w rozwiązaniu problemu. Jednak bardziej skuteczne może być przeformułowanie swojego podejścia wokół tego, w jaki sposób możesz podnieść i wspierać pozytywne rzeczy, które już dzieją się w społeczności.

Dla Pouriera i zespołu First Peoples Fund chodzi o powrót do podstawowego pytania: „ W jaki sposób pozostajemy zakorzenieni w społeczności? ”

4. Rozwijaj trwałe relacje

Dla grantodawców — czy to publicznych organizacji charytatywnych, czy prywatnych fundacji — łatwo jest dać się złapać w pogoń za największym wpływem. Zawsze pojawiają się nowe kryzysy, a organizacje szukają odpowiedzi na najpilniejsze potrzeby. Oczywiście takie podejście ma wartość, ale może również osłabić twoją zdolność do budowania długotrwałych relacji.

Utrzymywanie kontaktu z stypendystami i inwestowanie w nie w miarę upływu czasu może mieć znacznie większy wpływ na dłuższą metę. Ponadto pozwala lepiej reagować na nagłe kryzysy.

Chriss Hobbs, dyrektor operacyjny Arabella Advisors, jako dowód wskazuje na duże zakłócenia, jakie miały miejsce w ciągu ostatnich dwóch lat. „Niektórzy przedstawiciele filantropii zauważyli, że nie ma relacji we właściwych miejscach, aby wpłynąć na zmianę”, mówi.

Aby zbudować te trwałe relacje, pamiętaj, aby nie nadać zbyt dużej wagi pomiarom wpływu. Hobbs radzi grantodawcom, aby postrzegali grantobiorców jako partnerów , a nie podmioty, w które należy inwestować.

Musisz też być otwarty na zmiany. Organizacje non-profit mogą z czasem ewoluować. Ich misja może się zmienić lub zawęzić. Daj im przestrzeń do transformacji w kontekście twojego związku i poszukaj sposobów wspierania ich ewolucji.

5. Przemyśl swoje procesy

Zbyt często grantodawcy utknęli w starych procesach, które są nie tylko nieefektywne, ale także utrwalają nierównowagę sił. Ponowne wyobrażenie sobie procesu przyznawania dotacji może pomóc w poprawie równości i utrzymaniu programu zakorzenionego w potrzebach społeczności.

Brenda Solorzano, dyrektor generalna Headwaters Foundation, wyjaśnia to sponsorom w ten sposób: „ Wymaga radykalnego, innowacyjnego podejścia do tego, jak wykonujesz pracę ”.

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, gdzie Twoja organizacja ma władzę. Nie chodzi tylko o to, kto otrzymuje finansowanie, ale o to, jak Twój zespół ustala priorytety, dokonuje inwestycji i czyje głosy są uwzględniane w procesie podejmowania decyzji.

„Spójrz na wszystko, co robisz, i ustal, czy stosujesz sprawiedliwe podejście”, mówi Solorzano.

Zapytaj siebie, jakie procesy możesz odpuścić. Na przykład zespół Headwaters Foundation zdecydował, że zamiast zatrudniać konsultanta, będą szukać perspektyw członków społeczności, aby pomóc w ustaleniu priorytetów.

Możesz także znaleźć sposoby na zmniejszenie wymagań. Czy prosisz stypendystów o przeskakiwanie przez obręcze bez konkretnego powodu? Zmniejsz liczbę wniosków o stypendium lub poszukaj rzeczy, które Twój zespół może podjąć, aby zmniejszyć obciążenie stypendystów.

6. Zainwestuj w zdolności przywódcze

Budowanie zdolności przywódczych w społeczności wymaga czasu, ale korzyści mogą być ogromne. Znajdź sposoby na przeznaczenie dotacji na wspieranie aktywistów społecznych i pomaganie im w wykształceniu się w liderów.

W ten sposób pomagasz wzmocnić głosy ludzi, którzy najlepiej znają społeczność . W ten sposób budujesz rozwiązania, które faktycznie działają. Lori Pourier była zaangażowana we wspieranie i rozwijanie liderów społeczności, pełniąc funkcję dyrektora wykonawczego Sieci Kobiet Indygenicznych w połowie lat 90-tych. „Dzięki temu, że wiele kobiet wykonuje tę dobrą pracę w indyjskim kraju, mamy kilka bardzo udanych modeli — niezależnie od tego, czy jest to korporacja na rzecz rozwoju społeczności, instytucja finansowa zajmująca się rozwojem społeczności tubylczych czy plemienna uczelnia” — mówi.

Znajdź ludzi już wykonujących pracę w społecznościach i poszukaj sposobów ich wsparcia. Chcesz również połączyć tych wschodzących liderów z instytucjami i organizacjami, które mają władzę i zasoby.

Pamiętaj: nie próbujesz wyróżnić kilku wybranych osób. Chcesz stworzyć sieć liderów i zbudować potok talentów , które będą nadal wspierać i podnosić społeczność w przyszłości.

7. Poruszaj się szybciej

To może wydawać się proste, ale szybsze poruszanie się może mieć ogromne znaczenie dla twoich stypendystów.

Jak ujął to David Callahan, założyciel i redaktor Inside Philanthropy : „Myślę, że dla organizacji non-profit czekanie całymi miesiącami może być naprawdę męczące, tylko po to, by umówić się na spotkanie z fundacją, a potem poczekać kilka miesięcy, aby dowiedzieć się, czy dostaną fundusze”.

Zrób, co możesz, aby skrócić czas potrzebny na złożenie wniosku i otrzymanie dotacji. Aby usprawnić proces, zacznij od miejsca zaufania. Proszenie organizacji, które wspierasz, aby poświęciły czas i wysiłek na udowodnienie Ci swoich zamiarów, nikomu nie służy. Jeśli mają mocne osiągnięcia, a ich misja jest zgodna z twoją, idź do przodu tak szybko, jak to możliwe.

Na początku pandemii wiele organizacji przyspieszyło swoje procesy. Jeśli twój zespół to zrobił, postaraj się, aby te zmiany były trwałe.

Na przykład Headwaters Foundation traktuje proces ubiegania się o dotację jak wniosek o kartę kredytową, prosząc wnioskodawców o podstawowe informacje. Zajmuje to pięć minut i ma 24-godzinny czas realizacji. „Jeśli jesteś zgodny z misją, powinniśmy cię wspierać” – mówi dyrektor generalna Brenda Solorzano.

8. Centrum zaufania

Chcesz skoncentrować zaufanie w swoich relacjach z stypendystami. Jak to wygląda w praktyce?

„Najłatwiej jest przejść od udzielania wsparcia projektowego do udzielania ogólnego wsparcia, a także z rocznej dotacji na dwu- lub trzyletnią” – mówi David Callahan.

Ogólne wsparcie operacyjne oddaje władzę w ręce Twoich stypendystów. Mogą wydać środki, które im przekażesz, tak jak uznają to za stosowne. Dzięki temu mogą inwestować w płace, technologię, czynsz i nie tylko.

Zezwolenie na elastyczność daje stypendystom swobodę wprowadzania innowacji, budowania zdolności i dostosowywania się do nagłych zmian. Jeśli za każdym razem, gdy społeczność ewoluuje, twoi stypendyści będą musieli poprosić cię o pozwolenie na zmianę swojej strategii, spowodujesz opóźnienia i frustrację u wszystkich.

„Granty mają tyle zwinności, ile dają im fundatorzy” — mówi Callahan.

Konieczne może być również przeformułowanie podejścia do pomiaru wpływu i raportowania dotacji. „Istnieją granice tego, ile fundatorów może mieć podejście mikrozarządzania do ewaluacji, biorąc pod uwagę charakter tej pracy” – mówi Callahan. Bądź skłonny uwierzyć, że twoi stypendyści mają wpływ.

9. Nadaj priorytet dostępności

Chociaż wielu grantodawców podjęło skoordynowane wysiłki, aby zająć się różnorodnością, równością i integracją, wielu zaniedbało włączenie niepełnosprawności do swojej pracy w zakresie DEI.

Oczywiście jako punkt wyjścia chcesz mieć pewność, że Twoje wydarzenia i zasoby są dostępne dla wszystkich.

• Czy wybierasz miejsca, do których mają dostęp osoby poruszające się na wózkach inwalidzkich?
• Czy w Twoich webinariach Zoom są włączone napisy?
• Czy Twoja strona internetowa jest dostępna dla osób niedowidzących?

Jennifer Laszlo Mizrahi, założycielka RespectAbility, przypomina również organizacjom, że nie chodzi tylko o dostęp, ale o to, jak duży wkład muszą wnieść osoby niepełnosprawne. „Są naprawdę niesamowici ludzie niepełnosprawni, którzy są gotowi przewodzić w imieniu społeczności osób niepełnosprawnych i innych” – mówi. Nieprzysługą dla wszystkich jest pozostawienie osób z przeżytymi doświadczeniami niepełnosprawności bez pracy.

Aby być bardziej sprawiedliwym i integracyjnym, musisz najpierw popracować nad głębszym zrozumieniem tego, co oznacza niepełnosprawność. „Kiedy ludzie myślą o niepełnosprawności, nie zawsze rozumieją, że niepełnosprawność obejmuje zdrowie psychiczne i przewlekły ból” – mówi Mizrahi. „Niepełnosprawność obejmuje wiele rzeczy, których nie widać gołym okiem”.

1 na 4 osoby dorosłe żyje z niepełnosprawnością. Jeśli nie podejmujesz wspólnych wysiłków, aby być otwartym, tracisz ogromną część populacji, zarówno jeśli chodzi o to, komu służysz, jak i komu wzmacniasz .

Mizrahi opowiada się za skupieniem się na budowaniu rozwiązań. „Jest wiele grup, które mają wrażenie, że marginalizacja jest tożsamością” – mówi. „Wiemy, że marginalizacja to problem, który można rozwiązać”.

10. Formuj koalicje

Przy przyznawaniu grantów zawsze warto poświęcić czas na budowanie relacji z innymi, którzy wykonują pracę podobną lub równoległą do Twojej. W ten sposób dzielisz się pomysłami, zasobami i tworzysz trwałe zmiany.

W swojej pracy Chris Hobbs często widzi organizacje powielające dotychczasowe wysiłki. „Przebudowa koła za każdym razem to coś, co widzę często w filantropii i dobru społecznym” – mówi.

Tworzenie koalicji z innymi organizacjami o podobnych poglądach to świetny sposób na budowanie potencjału i propagowanie zmian na większą skalę.

Lori Pourier opisuje, w jaki sposób ona i jej zespół zbudowali partnerstwa z innymi organizacjami. „Znaleźliśmy się na spotkaniu Fundacji Forda z innymi organizacjami kolorowymi. Spotkaliśmy się oddzielnie od naszej kohorty, omawiając, w jaki sposób oferowane nam narzędzia będą wyglądać zupełnie inaczej w naszych społecznościach – w Utica w stanie Mississippi czy w rezerwacie Pine Ridge. Chociaż dano nam narzędzia do rozważenia, nie można ich było powielać w naszych społecznościach – to nie zadziałało”.

Odkrywając, gdzie ich praca się pokrywa, First Peoples Fund połączył się z podobnie myślącymi organizacjami, które skupiają również praktyków kultury. Rozmowy te przyczyniły się do powstania Instytutu Przywództwa Międzykulturowego, który skupia organizacje takie jak Sipp Culture, Pa'i Foundation, National Association of Latino Arts and Cultures oraz Alternate Roots.

W przypadku sponsorów, którzy chcą ułatwić te kontakty, czasami chodzi o zgromadzenie ludzi, a następnie wycofanie się .

Znajdź odpowiednie narzędzia wspierające Twoją pracę

Chcąc ewoluować w zakresie przyznawania grantów, chcesz mieć narzędzia, które pozwolą Ci być dynamicznym. Submittable to platforma wpływu społecznego zaprojektowana, aby pomóc Ci usprawnić proces, wspierać sprawiedliwość i budować głębsze relacje. Dowiedz się więcej już dziś.