Rețeta obligatorie pentru un format de e-mail gustos

În fiecare zi, un angajat mediu de birou primește 121 de e-mailuri . Asta înseamnă că ai nevoie de treaba încercând să captezi atenția destinatarului tău. Trimiterea de șabloane de e-mail gata făcute nu este suficient de bună; pentru a învinge concurența și pentru a ieși cu adevărat în evidență, e-mailul tău trebuie să fie delicios.

Fiecare linie a e-mailului dvs. trebuie să vă conducă destinatarul la următorul, până la semnare. Pentru ca fiecare linie să fie inteligibilă și bine echilibrată, este esențial ca acestea să fie formatate corect.

S-ar putea să trimiți un e-mail rece, o urmărire, o solicitare, o introducere, orice altceva; iată elementele esențiale de care e-mailul tău nu se poate descurca.

Cele cinci ingrediente cheie ale unui e-mail care se lingă degetele:

1. Linia de subiect
2. Salut
3. Corp
4. Linie de închidere
5. Semnătură

Pare ușor? Nu este nimic nou. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare pas specific pentru pregătirea unui e-mail care primește răspunsuri.

1. O stropire de linie de subiect

Uită-te la căsuța ta, ce vezi?

Linii de subiect!

Subiectul e-mailului este piciorul tău în ușa destinatarului. Subiectul perfect se rezumă la cuvintele pe care le alegeți, lungimea pe care o folosiți și valoarea pe care o oferiți.

În ciuda faptului că este cea mai scurtă parte a e-mailului dvs., linia de subiect joacă un rol cheie în a decide dacă e-mailul dvs. este deschis sau aruncat la coșul de gunoi. Ai putea avea cel mai frumos e-mail vreodată, dar fără un subiect atractiv și profesional , s-ar putea să nu vadă niciodată lumina zilei.

Cele mai bune linii de subiect ale e-mailului bifează toate aceste casete:

• Lungime între 1-5 cuvinte .
• Intenția cheie a corpului e-mailului este rezumată.
• Legat frumos cu prima linie a corpului.
• Ștergeți mesajul destinatarului cu privire la tipul de e-mail în interior (inițial, răspundeți [re:], redirecționați [fwd:] sau urmăriți.
• Atrageți atenția potențialilor dvs. și ieșiți afară atunci când își scanează căsuța de e-mail.

Ca un sfat bonus, Darshan Somashekar, fondatorul startup-ului pentru antrenamentul creierului Solitaired, sugerează testarea unui subiect care începe cu litere mici. El explică „Ajută subiectul să iasă în evidență și face comunicarea mai puțin formală”

Clar și concis este cheia pentru a genera subiectul perfect. Descrieți concis ce așteaptă destinatarul în e-mailul dvs. și țineți cont de utilizatorii de telefonie mobilă . Nu depășiți niciodată 7 cuvinte în linia de subiect.

2. Un vârf de bun venit

A descoperi cum să începi un e-mail – mai ales când îi scrii unei persoane pe care nu o cunoști prea bine – este o provocare.

„Hei” este prea casual? Este „Dragă” prea formal? Este „Dimineața!” prea vesel?

Dacă crezi că salutul prin e-mail nu este important, te înșeli. Modul în care începi un e-mail stabilește tonul și modelează percepția destinatarului despre tine. De asemenea, poate determina dacă aceștia continuă să citească. Deci, da, este important.

Avem un castigator. Deși este neutru și simplu, nu poate merge prost.

Salutări pe care ar trebui să le evitați:

"Pentru cei interesati…". Nu e secolul al XIX-lea, omule. Acesta este un mod rece și impersonal de a începe un mesaj de e-mail. Destinatarul s-ar putea gândi: „Ei bine, acest lucru nu mă preocupă... nu trebuie să continui să citesc”.

„Stimată domnule/doamnă/ doamnă. [nume], …” / „Stimate domn sau doamnă, …”. Mult prea formal. De fapt, tot „Dragă...” sună și el de modă veche. În plus, acest salut îi spune destinatarului că nu ai idee cine sunt. De ce ar trebui să fie interesați de ceea ce ai de spus?

"[Nume]!". Acest lucru este informal și abrupt. Apoi, când virați pe punctul de exclamare, devine pur și simplu enervant.

"Bună…". Acest salut sună și el brusc; îi lipsește personalizarea necesară pentru a atrage atenția unui destinatar.

Includerea numelui persoanei într-un e-mail este o modalitate crucială de a-i atrage atenția.

3. Urmați regula C&S pentru formatul corpului de e-mail

În medie, un utilizator citește doar 20% din conținutul paginii dvs. (Sursa: Nielsen Norman Group). Aceeași soartă vă așteaptă e-mailul.

Primul gând care îți apare în minte este de genul: „20%? Este un fel de glumă? Am petrecut ore întregi creând un e-mail perfect formulat doar pentru a fi ignorat patru cincimi din el?!”.

Din pacate este adevarat..

Există un motiv foarte simplu pentru acest fapt destul de deprimant... scanarea . Studiile de urmărire a ochilor au descoperit că majoritatea oamenilor citesc conținutul online într-un model „F” (Sursa: Nielsen Norman Group).

Destinatarul dvs. de e-mail trebuie să primească o anumită informație valoroasă și nu dorește să citească un e-mail lung pentru a o găsi.

Puneți-vă în spatele ochilor destinatarului pentru o secundă. Vă așteptați să găsiți un răspuns la o întrebare, un sfat util, o ofertă sau, în cele din urmă, o soluție. Scanați conținutul pentru acest obiectiv. Dacă nu îl găsești suficient de repede, mergi direct înapoi în căsuța de e-mail.

Pe scurt, e-mailul dvs. ar trebui să fie concis și scanat.

Cum trebuie să fac?

• Păstrați limbajul simplu și conținutul valoros. Amintiți-vă, aveți de-a face cu o persoană ocupată care va decide cu privire la utilitatea e-mailului dvs. în câteva secunde. Încercați să vă faceți conținutul plăcut pentru ochi. Oamenii vor să citească un e-mail cu ușurință, fără a se lupta cu jargonul tehnic și cu pufurile de marketing.
• Utilizați paragrafe formate din una sau două propoziții. Împărțiți-vă gândurile în paragrafe noi și formatați elementele importante cu caractere aldine (de exemplu: oferta dvs., solicitarea, actualizările etc.). Spațiul alb face mai ușor pentru un destinatar să perceapă conținutul corpului de e-mail;
• Nu exagera. Respectați timpul destinatarului. Dacă e-mailul dvs. este copleșit de prea multe informații, este neapărat să rămână necitit, cu atât mai puțin fără răspuns. Nu bate în jurul tufișului; ajunge direct la obiect. Acolo unde este necesar, atașați un document cu informații mai detaliate sau oferiți-vă să trimiteți unul la cererea destinatarului;
• Nu-l face prea tare. În timp ce graficele și fonturile neobișnuite sunt acceptabile în e-mailurile de marketing, un e-mail de afaceri nu are nevoie de niciuna dintre aceste capcane. Nu toți clienții de e-mail vor afișa corect formatarea, așa că rămâneți la un font implicit de 11 sau 12 puncte și un text negru. Folosiți cu moderație textul îngroșat și cursive.

Ai nevoie de mai multe sfaturi pentru a scrie e-mailuri profesionale impecabile? Iată un ghid complet, împreună cu o listă de verificare; nu poți greși.

4. Condimentează-l cu o anumită închidere

Semnarea este ultimul element pe care îl puteți folosi pentru a atrage atenția destinatarului; ultima ta șansă de a primi răspuns la e-mail.

Linia de închidere corectă trebuie să fie decisă de situația individuală. Să ne gândim la câteva contexte profesionale de zi cu zi în care te-ai putea găsi. Iată câteva exemple despre cum să-ți închei e-mailul în cel mai bun mod posibil.

Aștepți o întâlnire sau o colaborare ulterioară cu cineva. Pentru a rămâne în contact cu ei, este important să oferim posibilitatea unei comunicări viitoare:

Oferiți ajutor destinatarului. De exemplu, este posibil să le trimiteți conținut sau informații noi care sunt valoroase pentru ei.

Doriți să trimiteți o notă de felicitare. Tuturor le place să primească complimente și salutări. Încheiați-vă e-mailul cu o notă finală care recunoaște realizarea lor. Acest lucru încurajează cooperarea în continuare și concepe o atitudine pozitivă a dumneavoastră și a companiei dumneavoastră.

Destinatarul a făcut ceva pentru tine, așa că trebuie să-i exprimi recunoştinţa :

Sfat: Folosiți emoticoanele

Emoji-urile în afaceri și marketing devin din ce în ce mai populare. Ele ajută la ghidarea tonului unui mesaj. Puteți face ca un mesaj să pară mai personalizat și mai prietenos, așa că folosiți-le dacă acesta este tonul pe care îl doriți. Dar aici păstrați un echilibru pentru a nu exagera.

5. Pune-ți semnătura de e-mail ca o cireșă deasupra

Pentru a consolida impresia pozitivă despre tine, includeți semnătura de e-mail la sfârșitul e-mailului. Configurarea unei semnături adecvate de e-mail este o oportunitate pentru tine de a clarifica cine ești, la ce lucrezi și de a face mai ușor ca oamenii să te contacteze.

Dacă vizionați pentru a le atrage atenția și rămâneți în capul unui client, trebuie să mergeți dincolo de doar numele și informațiile dvs. de contact. Transformați o semnătură de e-mail de bază într-un instrument de marketing inserând:

• un logo al companiei;
• premii impresionante câștigate de tine sau de compania ta;
• poza ta;
• elemente de marcă;
• bannere promotionale;
• link-uri de social media.

Dar nu trebuie să alegeți toate punctele menționate. De exemplu, dacă includeți atât o fotografie, cât și un logo, semnătura dvs. este prea supraîncărcată și confuză. Aveți grijă păstrând semnăturile de e-mail scurte și la obiect; ar fi neînțelept să avem o semnătură care se întinde pe o jumătate de pagină.

Echilibrează conținutul și designul. Semnăturile eficiente de e-mail sunt construite pe modele minimaliste. Adaugă 2 culori, de exemplu: una într-un logo și alta în pictograme sau numele mărcii. Dar asigurați-vă că culorile se potrivesc între ele.

Nu uitați de îndemnul la acțiune . CTA este exact ceea ce vă încurajează clienții să interacționeze cu dvs. Acțiunea pe care doriți să o întreprindă poate fi aproape orice și depinde de obiectivele dvs. Cu un CTA, clientul dvs. poate descărca o carte electronică, poate deveni conștient de unele oferte speciale și reduceri, poate rezerva o demonstrație și așa mai departe.

E foame de mai mult? Găsiți cum să creați o semnătură de e-mail memorabilă, aici!

Consultați aceste șabloane simple, de tip copy-paste!

E-mail rece

A scrie e-mailuri reci nu înseamnă doar vânzare, este o artă. Trebuie să construiți o conexiune puternică și să faceți un client potențial să aibă încredere în dvs. fără a-i întâlni vreodată. Personalizarea eficientă cu o notă de originalitate este cheia pentru a ieși în evidență în vânzările B2B. Încercați acest șablon și obțineți răspunsuri:

E-mail de urmărire

Trimiterea de e-mailuri de urmărire a vânzărilor este o modalitate eficientă de a-ți angaja sau de a reangaja potențialii tăi într-o conversație care i-ar putea duce în cele din urmă la o afacere încheiată. Poate ai putea oferi o reducere de grup; relevante atunci când ești sigur că produsul tău este util, nu numai pentru o persoană din companie, ci și pentru mai multe dintre ele. Aruncă o privire la acest e-mail.

E-mail Touch-Base

Dacă reveniți la contact după un timp, opțiunea câștig-câștig este să vă arătați interesul față de compania lor prin e-mail. Dacă prospectul tău are un blog sau este activ pe rețelele de socializare, poți răspunde cu tact la ceva pe care îl postează. Iată cum o poți face: