วิธีดำเนินการจ่ายเงินเดือนใน QuickBooks: คำแนะนำทีละขั้นตอน

การประมวลผลเงินเดือนเป็นกิจกรรมที่สำคัญในองค์กรใดๆ การคำนวณเงินเดือนอาจซับซ้อนขึ้นอยู่กับโครงสร้างเงินเดือนที่เปลี่ยนแปลงไปและกฎหมายและระเบียบข้อบังคับใหม่

ที่นี่ การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีอย่าง QuickBooks สามารถช่วยเหลือคุณและทำให้การประมวลผลเงินเดือนตามกำหนดเวลาไม่ยุ่งยาก

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงกระบวนการจ่ายเงินเดือนใน QuickBooks และการนำไปใช้ เรามีคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนใน QuickBooks เข้าใจง่าย นอกจากนี้เรายังจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับประโยชน์ที่สำคัญบางประการของบัญชีเงินเดือน QuickBooks สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ภาพรวม QuickBooks

QuickBooks เป็นซอฟต์แวร์การบัญชีที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถรักษาสมุดบัญชีของตนได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามการขาย สร้างใบแจ้งหนี้ บันทึกธุรกรรม และจัดระเบียบข้อมูลทางบัญชีบนคลาวด์ ซอฟต์แวร์การบัญชี QuickBooks ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรับภาพรวมโดยละเอียดของงบการเงินและธุรกรรมทั้งหมดได้ตลอดเวลา

เงินเดือนบน QuickBooks

QuickBooks มีคุณลักษณะบัญชีเงินเดือนแบบบูรณาการที่ช่วยให้นักบัญชีดำเนินการบัญชีเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนโดยอัตโนมัติรวมถึงการหักเงินเช่น PF, TDS, ESI สิ่งจูงใจและโบนัส

ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนนี้ยังมีการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ HR และทำให้พนักงานสามารถดูรายละเอียดทั้งหมดและดำเนินการที่จำเป็น ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลเวลาและการเข้างานจากซอฟต์แวร์ HR อื่น ๆ ได้โดยตรงไปยัง QuickBooks สำหรับการคำนวณ Net Pay มันทำให้การบัญชีและการผ่านรายการเงินเดือนของคุณเป็นเรื่องง่าย

QuickBooks Payroll ทำงานอย่างไร?

การประมวลผลเงินเดือนไม่ได้หมายความเพียงแค่การโอนเงินเดือนจากบัญชีของนายจ้างไปยังบัญชีของพนักงานเท่านั้น แต่ยังมีหลายแง่มุมที่ลึกซึ้งกว่านั้น ความคลาดเคลื่อน ไม่ถูกต้อง หรือความล่าช้าในเช็คเงินเดือนของพนักงาน จะนำไปสู่ความไม่พอใจและความผิดพลาดทางบัญชีเท่านั้น

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดค่า QuickBooks ให้ถูกต้องเพื่อการประมวลผลเงินเดือนที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

นี่คือขั้นตอนสำหรับการตั้งค่าบัญชีเงินเดือนใน QuickBooks:

• กำหนดระบบเงินเดือน (รายเดือน/ รายสัปดาห์/ รายไตรมาส)
• ร่างนโยบายการจ่ายเงินเดือนสำหรับองค์กรของคุณ
• รวบรวมข้อมูลพนักงานทั้งหมดของคุณ
• ตั้งค่าการฝากโดยตรง
• ต่อไป ทำงานเพื่อนำระบบติดตามไปใช้
• ตรวจสอบตารางเวลาของพนักงานของคุณ
• อนุมัติไทม์ชีทและดำเนินการยื่นเงินเดือน
• บันทึกบันทึกเงินเดือนเหล่านี้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

การอ่านที่แนะนำ: รายชื่อซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

วิธีการประมวลผลบัญชีเงินเดือนบน QuickBooks Desktop

เมื่อคุณตั้งค่าบัญชีเงินเดือน การธนาคาร และเวลาของพนักงานเสร็จแล้วอย่างถูกต้อง การป้อนบัญชีเงินเดือนใน QuickBooks จะค่อนข้างง่าย ก่อนทุกรอบเงินเดือน ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเริ่มกระบวนการจ่ายเงินเดือน

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ส่วนบัญชีเงินเดือนใน QuickBooks

เริ่มต้นด้วยการประมวลผลเงินเดือน:

1. แตะ "พนักงาน" ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ
2. เลือก 'ศูนย์เงินเดือน' และแตะที่ 'จ่ายพนักงาน'

อย่างไรก็ตาม หากนี่เป็นครั้งแรกของคุณ ให้คลิกที่ 'ตกลง ฉันพร้อมแล้ว!' และเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทบัญชีเงินเดือนที่คุณต้องการเรียกใช้

คุณสามารถเลือกบัญชีเงินเดือนตามกำหนดเวลาหรือที่ไม่ได้กำหนดไว้ก่อนที่จะตั้งค่าข้อมูลบัญชีเงินเดือนใน QuickBooks หากคุณเลือกที่จะดำเนินการตามกำหนดเวลา ระบบจะพาคุณไปยังหน้าจออื่น ซึ่งคุณจะต้องกำหนดพนักงานอย่างน้อยหนึ่งรายในกำหนดการจ่ายค่าจ้าง เพื่อทำสิ่งนี้:

1. ไปที่แท็บ 'พนักงาน' ที่ด้านซ้ายของหน้าจอ และเลือกพนักงานที่คุณต้องการเพิ่มในตารางการจ่ายเงินเดือน
2. ถัดไป ไปที่แท็บ 'ข้อมูลเงินเดือน' ของพนักงานแต่ละคน และกำหนดตารางเวลาให้กับพวกเขาในรายการ 'ตารางเงินเดือน' ที่มีอยู่ในเมนูแบบเลื่อนลง

อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือกการจ่ายเงินเดือนที่ไม่ได้กำหนดไว้ ให้ทำตามขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 3: ใส่ข้อมูลเงินเดือน

1. ป้อนข้อมูลทั้งหมดเช่นวันที่ตรวจสอบงวดการจ่ายและวันที่สิ้นสุด
2. จากนั้นเลือกบัญชีธนาคารที่คุณต้องการจ่ายเงินให้พนักงาน
3. เลือกว่าคุณต้องการออกเช็คพิมพ์ด้วย QuickBooks หรือเช็คที่เขียนด้วยลายมือ
4. เลือกพนักงานที่คุณต้องการจ่ายให้
5. ตรวจสอบชั่วโมงทำงานก่อนเริ่มการชำระเงิน (คุณสามารถจ่ายเงินให้พนักงานได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ต้องแน่ใจว่าคุณเพิ่มพนักงานเหล่านั้นลงในกำหนดการจ่ายค่าจ้าง)
6. จากนั้นคลิก 'ดำเนินการต่อ' เพื่อดำเนินการต่อ

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบและชำระเงิน

ตรวจสอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณป้อนนั้นถูกต้องครบถ้วน หลังจากสร้างรายการบัญชีเงินเดือนใน QuickBooks แล้ว ระบบจะแจ้งจำนวนเช็คที่จะออกทางด้านซ้ายด้านล่าง 'ข้อมูลเงินเดือน'

นอกจากนี้ ยังแสดงรายได้รวม จ่ายสุทธิ ภาษี เงินสมทบภาษีนายจ้าง การหักอื่น ๆ ชั่วโมงรวม และจำนวนเงินฝากโดยตรงสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีเงินเดือน หลังจากตรวจสอบแล้ว ให้คลิกที่ 'สร้างเช็คเงินเดือน'

ขั้นตอนที่ 5: ยืนยันบัญชีเงินเดือน

หลังจากขั้นตอนทั้งหมดเหล่านี้ คุณประสบความสำเร็จในการตั้งค่าบัญชีเงินเดือนใน QuickBooks Desktop หน้าจอสุดท้ายจะบอกคุณถึงจำนวนเช็คที่คุณสร้าง จำนวนเช็คที่พร้อมสำหรับการพิมพ์ และจำนวนเช็คที่ต้องฝากโดยตรง

จากที่นี่ เลือกพิมพ์เช็คของพนักงานแต่ละคนหรือส่งผ่านกระบวนการฝากเงินโดยตรงและพิมพ์ต้นขั้วจ่ายตามต้องการ หากคุณประสบปัญหาในการแก้ไขปัญหา คุณสามารถเรียกใช้ผ่านศูนย์ช่วยเหลือ QuickBooks หรือติดต่อพวกเขาที่ QuickBooks Payroll Support ผ่านการโทร

วิธีการเรียกใช้สรุปเงินเดือนใน QuickBooks ออนไลน์?

รายงานสรุปเงินเดือนของ QuickBooks จะให้จำนวนเงินที่แน่นอนของจำนวนเงินที่คุณจ่ายไป ซึ่งรวมถึงเงินเดือนจริง โบนัส สิ่งจูงใจ ฯลฯ คุณยังสามารถตรวจสอบการหักเงินทั้งหมด ภาษี เงินสมทบ PF/ESIC เป็นต้น

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างสรุปเงินเดือนใน QuickBooks ออนไลน์:

1. ไปที่เมนู 'รายงาน'
2. ค้นหาและคลิกที่ส่วน 'เงินเดือน'
3. ไปที่ 'สรุปเงินเดือน'
4. ตอนนี้ จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกช่วงวันที่
5. คุณสามารถเลือกพนักงานเดี่ยวหรือกลุ่ม
6. ในที่สุด ให้คลิกที่ 'เรียกใช้รายงาน'

การอ่านที่แนะนำ: สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อรวมซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนเข้ากับธุรกิจของคุณ

ประโยชน์ของ QuickBooks Payroll สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

นอกจากการทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณเป็นแบบอัตโนมัติแล้ว QuickBooks ออนไลน์ยังช่วยคุณในการขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ อัปเดตกฎและข้อบังคับด้านภาษีใหม่ บรรลุความถูกต้อง ฯลฯ มาทำความเข้าใจในรายละเอียดว่า QuickBooks ออนไลน์สามารถทำให้การประมวลผลเงินเดือนและสิ้นปีของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร

• การประมวลผลเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพ: การบันทึกบัญชีเงินเดือนใน QuickBooks ช่วยให้คุณติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานทุกคนได้ QuickBooks ช่วยลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และทำซ้ำโดยอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

• ปฏิบัติตามข้อกำหนด: ด้วย QuickBooks Payroll คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการอัปเดตกฎหมายและข้อบังคับใหม่ทั้งหมด ซอฟต์แวร์ติดตามและอัปเดตเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำงานตามระเบียบข้อบังคับด้านภาษีล่าสุด

• บรรลุความถูกต้อง: ด้วยบัญชีเงินเดือน QuickBooks คุณสามารถขจัดข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดในการคำนวณได้ ช่วยให้คุณสร้างสลิปเงินเดือนได้ตรงเวลาพร้อมการหักเงินที่จำเป็นทั้งหมด

• ลดภาระสิ้นปี: ฟีเจอร์ QuickBooks เช่น การติดตามอัตโนมัติ การสร้างรายงาน ช่วยลดความเครียดส่งท้ายปีของคุณ

• ข้อมูลพนักงานที่จัดระเบียบ: QuickBooks เก็บข้อมูลพนักงานของคุณให้เป็นระเบียบเพื่อให้นักบัญชีและบุคลากร HR สามารถเข้าถึงได้ง่าย คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาธุรกรรมในกองกระดาษ

• ติดตามผลประโยชน์ของ Fringe: ติดตามผลประโยชน์เพิ่มเติมทั้งหมดที่บริษัทเสนอให้กับพนักงานทุกคนอย่างรวดเร็วผ่านฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์

การอ่านที่แนะนำ: วิธีจัดการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: รายการตรวจสอบที่สมบูรณ์

คำถามที่พบบ่อย

หมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง: โปรแกรมบัญชี | ซอฟต์แวร์ GST | ซอฟต์แวร์การจัดการเงินเดือน | ซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคล