فوائد بوابات الخدمة الذاتية للموظفين للموظفين

يتم تحميل بوابة ESS أو الموظف الذاتي بشكل عام بالبيانات والمعلومات الشخصية للموظف ، مثل التحديثات المتعلقة بالوظيفة ، ومعلومات الإعداد ، والمزايا ، والأداء ، ووحدات التدريب ، وبيانات الحضور ، والسياسات ، وغيرها من المعلومات.

لقد ولت الأيام التي كانت فيها المنظمات بحاجة إلى استخدام السجلات التقليدية ولوحات الإعلانات لنشر المعلومات بين موظفيها. في هذه الأيام ، تعتمد الشركات على بوابات الخدمة الذاتية للموظفين. باستخدام هذه الأداة ، كما يوحي الاسم ، يمكن لموظفي أي شركة الوصول بسهولة إلى جميع معلوماتهم وتقديم الطلبات.

لقد وجد أن بوابة الموظفين ESS يمكن أن تقلل بشكل كبير من الوقت المطلوب لمتخصصي الموارد البشرية للقيام بالعديد من الواجبات الإدارية. هذه الميزة الخاصة ، بدورها ، تسمح لهم بتنفيذ مهام قيمة أخرى.

ما هي بوابات الخدمة الذاتية للموظف؟

كما يوحي الاسم ، فإن بوابات الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) هي تقنيات قائمة على الويب تمكن الموظفين من الحصول على المعلومات ذات الصلة أو إجراء عملية معينة مثل طلب إجازة من موقع واحد عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تصدر المنظمات أيضًا معلومات مؤسسية رئيسية من خلال بوابات ESS.

اعتمادًا على حاجة المنظمات المختلفة ، يمكن نشر أنواع مختلفة من المعلومات من خلال هذه البوابات. بينما تفضل بعض الشركات مشاركة المعلومات المتعلقة ببرنامج مزايا الموظفين على البوابة ، قد تستخدم شركات أخرى مثل هذه البوابات لمشاركة الأخبار والمعلومات المتعلقة بالثقافة التنظيمية.

تتمثل إحدى أكبر مزايا بوابات الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) في أنها تسهل وصول الموظفين إلى المعلومات المطلوبة بسرعة وبساطة. من ناحية أخرى ، فإنه يقلل من المسؤوليات اليدوية لأقسام الموارد البشرية ، مما يؤدي إلى توفير الوقت والكفاءة في التكاليف. يمكن أن تساعد بوابات ESS في توحيد العمليات التنظيمية وتقليل الأخطاء وتحسين قدرات إعداد التقارير.

ماذا يجب أن يكون في بوابة الموظف؟

فيما يلي الميزات الأكثر شيوعًا التي يجب أن تتوفر في بوابة خدمة الموظفين:

• دليل الموظفين: تم تجهيز بوابة الخدمة الذاتية للموظف بشكل عام بدليل الموظفين الذي يمكّن الموظفين الجدد والقدامى على حد سواء ، من التعرف على الهيكل التنظيمي وسير عمل الإدارات.
• يحتوي دليل الموظف داخل بوابة ESS على معلومات الموظفين الرئيسية مثل تفاصيل الاتصال بالموظف والصورة والعنوان وما إلى ذلك. باستخدام مثل هذه البوابة ، يمكن للموظفين الاتصال بسرعة بزملائهم الآخرين في العمل.
• إدارة الوقت والإجازات: تتيح بوابة الخدمة الذاتية للموظف للموظفين إدارة نوبات عملهم وإجازاتهم. تسمح هذه الميزة الخاصة لكل من فريق الموارد البشرية والموظفين في نفس الصفحة. لن يكون هناك المزيد من الصداع حيث يمكن الوصول إلى كل شيء وتعديله عبر الإنترنت من خلال البوابة.
• دليل الموظف: قد تمتلك بوابة موظف ESS دليل الموظف ، والذي يسمح للعمال الجدد بالتعود على ثقافة العمل وعمليات المنظمة. نتيجة لذلك ، كلما واجهوا تحديًا متعلقًا بالعمل ، يمكنهم الرجوع بسرعة إلى دليل الموظف والعثور على الحلول المناسبة.
• إدارة سياسة الشركة: تتبع جميع المؤسسات مجموعة من السياسات. من خلال بوابة ESS ، يمكن للمؤسسات مشاركة المعلومات المتعلقة بهذه السياسات مع جميع موظفيها. عندما يتعلق الأمر بسياسات الشركة ، هناك الكثير من الأعمال الورقية المتضمنة في هذه العملية. يمكن للشركات تخزين هذه المستندات وترتيبها بسهولة على بوابة موارد الموظفين. هذا يضمن أن يتم تحديث جميع السياسات في جميع الأوقات.
• الموافقات والطلبات الآلية: تأتي أوقات قد يطلب فيها الموظفون إجازة لمدة نصف يوم أو أي شيء آخر. بالطرق التقليدية ، هناك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها بين الأطراف المعنية ، مما يضيع الكثير من الوقت ، قبل التوصل إلى حل. ومع ذلك ، باستخدام بوابة الخدمة الذاتية ESS ، يمكن التعامل مع طلبات الموظفين والموافقات تلقائيًا بالكامل ، مما يوفر الكثير من الوقت ويقلل من الاختناقات.
• تفاصيل مزايا الموظفين: باستخدام البوابة ، يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات الهامة المتعلقة بخطة صحتهم وتغطية المعالين. أيضًا ، يمكن للموظفين تحديث تغييرات أحداث حياتهم الرئيسية ، دون الحاجة إلى الاتصال بالموارد البشرية في كل مرة. بنقرات قليلة فقط ، يمكن للموظفين التحكم في معلوماتهم.
• تعلم الموظف وتدريبه: تهدف معظم المنظمات إلى إجراء دورات تدريبية روتينية لتحسين مهارات موظفيها. باستخدام منصة ESS ، يمكن لفرق الموارد البشرية بسهولة إنشاء منهج وإعداد خطة تدريب وتمكين الموظفين من المشاركة في الوقت الذي يناسبهم. بالإضافة إلى ذلك ، تساعد هذه الأدوات أيضًا فرق الموارد البشرية على مراقبة تقدم الموظفين باستمرار في برامج التدريب هذه.
• الرواتب والمزايا: كما ذكرنا سابقًا ، يمكن للموظفين مراقبة سجل تعويضاتهم وتفاصيل المكافآت الأخرى مباشرةً من بوابة كشوف المرتبات ESS.
• المشاركات الاجتماعية: يمكن لفرق الموارد البشرية إنشاء وتحميل منشورات على بوابة ESS للتمنى لموظفيهم ولادة سعيدة أو تهنئتهم على أي حدث كبير في الحياة. إنه يحفز الموظفين على البقاء مشاركين ومحفزين ، أثناء الانخراط مع زملاء العمل ، وتعزيز بيئة مرحة.

مزايا استخدام بوابة الخدمة الذاتية لموظف العمود الفقري

Spine هي شركة تقنية حائزة على جوائز ومعترف بها من قبل CRISIL ، تقدم أحدث حلول HRMS. تضمن بوابة الخدمة الذاتية للموظفين في Spine إزالة الاختناقات وتحسين الإنتاجية الإجمالية. يضمن عدم وجود حاجة للموظفين لزيارة الموارد البشرية فعليًا بعد الآن.

يمكن لجميع الأطراف المعنية الوصول بسهولة إلى معلوماتهم المالية أو المهنية أو الشخصية أو تحديثها أو تعديلها أو مشاركتها على البوابة! يمكن للمديرين ورؤساء Deaprtments الوصول إلى جميع بيانات أعضاء الفريق. هذا يمكن أن يحسن سيناريو إدارة سير العمل!

ليس هذا فقط ، ولكن باستخدام بوابة الخدمة الذاتية ESS ، يمكن للمستخدمين تنظيم وتقديم ضرائبهم بسهولة عبر الإنترنت وتوفير المال تمامًا!

فيما يلي أهم مزايا بوابة الخدمة الذاتية لموظف Spine:

• الحلول المتكاملة: تتمثل إحدى أكبر مزايا Spine في أنه يمكّن المستخدمين من دمج إمكانات حلول الموارد البشرية مع أي نظام ERP. يساعد ذلك في الاحتفاظ بكل معلومة تحت سقف واحد ، مما يسهل الوصول إلى البيانات.
• سجلات حضور متفوقة: العمود الفقري هو نظام إدارة موارد بشرية متقدم تقنيًا ، مع بعض إمكانات تسجيل الحضور الحديثة. إنه يدعم التعرف على الوجوه والأهم من ذلك أنه يمكنه اكتشاف فرد واحد في مجموعة من الأشخاص. يفتخر البرنامج بمعدل دقة 99.99٪. الآن هذا لا يصدق!
• إدارة أقل من الإنترنت: ميزة أخرى رائعة لـ Spine هي أنها تمكن الأجهزة المدمجة من العمل بسلاسة ، حتى في حالة انقطاع الاتصال بالإنترنت. تجري هذه الأداة عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات عن طريق نسخ البيانات إلى السحابة بعد ثوانٍ من استعادة الاتصال بالإنترنت.
• أمان البيانات: يتم تشفير جميع البيانات المخزنة في Spine من طرف إلى طرف باستخدام AES 128 بت و HTTPS. بالإضافة إلى ذلك ، توجد جميع خوادم Spine في الهند. لذلك ، لا داعي للقلق بشأن تخزين بياناتك الحساسة في بلدان أخرى.
• قابلية التوسع: يحتوي Spine على حل جاهز للشركات من جميع الأحجام. لا يهم ما إذا كان لديك 10 أو مئات من الموظفين يعملون في عدة مواقع وطنية ، يمكن لـ Spine تسهيل مهامك من خلال تزويدك بالأدوات المناسبة لإدارة القوى العاملة لديك.

استنتاج

كما ترى ، يمكن لبوابة موظفي ESS أن تجعل الحياة أسهل لفريق الموارد البشرية لديك. عندما يتم تبسيط جميع العمليات الحاسمة ، يمكن لموظفي الموارد البشرية التنظيمي التركيز على المزيد من الرؤى الاستراتيجية التي يمكن أن تحسن عمليات الشركة على المدى الطويل.

أيضًا ، نظرًا لأن بوابات الخدمة الذاتية للموظفين يمكنها الاحتفاظ بجميع المعلومات الضرورية في مكان واحد ، فإنها تساعد جميع الإدارات على التعاون بسرعة لتصميم العديد من السياسات والوحدات النمطية. باختصار ، في سيناريو الموارد البشرية المتغير اليوم ، تحتاج إلى شيء من شأنه أن يمنح مؤسستك ميزة على منافسيك. الخدمة الذاتية لموظف ESS هي تلك الأداة الدقيقة التي يجب عليك اعتمادها.