Manfaat Portal Layanan Mandiri Karyawan Bagi Karyawan

Portal ESS atau Employee Self Service umumnya memuat data dan informasi pribadi karyawan, seperti pembaruan terkait pekerjaan, informasi orientasi, tunjangan, kinerja, modul pelatihan, data kehadiran, kebijakan, dan informasi lainnya.

Lewatlah sudah hari-hari ketika organisasi perlu menggunakan register tradisional dan papan pengumuman untuk menyebarkan informasi di antara staf mereka. Saat ini, perusahaan mengandalkan portal layanan mandiri karyawan. Dengan menggunakan alat seperti itu, seperti namanya, karyawan perusahaan mana pun dapat dengan mudah mengakses semua informasi mereka dan mengajukan permintaan.

Telah ditemukan bahwa portal karyawan ESS dapat secara signifikan mengurangi waktu yang dibutuhkan oleh profesional SDM untuk melakukan beberapa tugas administrasi. Manfaat khusus ini, pada gilirannya, memungkinkan mereka untuk melakukan tugas-tugas berharga lainnya.

Apa itu Portal Layanan Mandiri Karyawan?

Seperti namanya, portal Employee self-service (ESS) adalah teknologi berbasis web yang memungkinkan karyawan memperoleh informasi terkait atau melakukan operasi tertentu seperti meminta cuti dari satu lokasi online. Selain itu, organisasi juga sering merilis informasi kunci perusahaan melalui portal ESS.

Tergantung pada kebutuhan organisasi yang berbeda, jenis informasi yang berbeda dapat disebarluaskan melalui portal ini. Sementara beberapa perusahaan lebih suka berbagi informasi terkait program tunjangan karyawan di portal, yang lain mungkin menggunakan portal tersebut untuk berbagi berita dan informasi terkait budaya organisasi.

Salah satu keuntungan terbesar dari employee self-service portal (ESS) adalah memfasilitasi karyawan untuk mengakses informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan sederhana. Di sisi lain, ini meminimalkan tanggung jawab manual departemen SDM, menghasilkan penghematan waktu dan efisiensi biaya. Portal ESS dapat membantu menstandardisasi operasi organisasi, menurunkan kesalahan, dan meningkatkan kemampuan pelaporan.

Apa yang Harus Ada di Portal Karyawan?

Berikut adalah fitur paling umum yang harus dimiliki portal layanan karyawan:

• Direktori Staf: Portal layanan mandiri karyawan umumnya dilengkapi dengan direktori personalia yang memungkinkan karyawan baru dan lama untuk mempelajari struktur organisasi dan alur kerja departemen.
• Direktori karyawan dalam portal ESS berisi informasi personel kunci seperti detail kontak karyawan, foto, alamat, dll. Dengan menggunakan portal tersebut, karyawan dapat dengan cepat terhubung dengan rekan kerja mereka yang lain.
• Manajemen waktu dan cuti: Portal layanan mandiri karyawan memungkinkan karyawan mengelola shift dan cuti mereka. Fitur khusus ini memungkinkan tim HR serta karyawan pada halaman yang sama. Mereka tidak akan pusing lagi karena semuanya dapat diakses dan dimodifikasi secara online melalui portal.
• Buku Pegangan Karyawan: Portal karyawan ESS mungkin memiliki buku pegangan karyawan, yang memungkinkan pekerja baru untuk terbiasa dengan budaya kerja dan proses organisasi. Akibatnya, setiap kali mereka menghadapi tantangan terkait pekerjaan, mereka dapat dengan cepat merujuk ke buku pegangan karyawan dan menemukan solusi yang tepat.
• Manajemen kebijakan perusahaan: Semua organisasi mengikuti serangkaian kebijakan. Melalui portal ESS, organisasi dapat berbagi informasi terkait kebijakan tersebut dengan semua karyawannya. Ketika datang ke kebijakan perusahaan, ada banyak dokumen yang terlibat dalam prosesnya. Perusahaan dapat menyimpan dan mengatur dokumen-dokumen ini dengan nyaman di portal sumber daya karyawan mereka. Ini memastikan bahwa semua kebijakan terus diperbarui setiap saat.
• Persetujuan & Permintaan Otomatis: Ada saatnya ketika karyawan mungkin meminta cuti setengah hari atau apa pun. Dengan cara tradisional, ada banyak email yang dikirim antara pihak terkait, membuang banyak waktu, sebelum mencapai resolusi. Namun, dengan portal layanan mandiri ESS, permintaan dan persetujuan karyawan dapat ditangani sepenuhnya secara otomatis, menghemat banyak waktu dan mengurangi kemacetan.
• Rincian Tunjangan Karyawan: Dengan menggunakan portal, karyawan dapat memperoleh akses ke informasi penting mengenai Rencana Kesehatan dan Pertanggungan Tanggungan mereka. Selain itu, karyawan dapat memperbarui perubahan peristiwa kehidupan utama mereka, tanpa perlu menghubungi HR setiap saat. Hanya dengan beberapa klik, karyawan dapat mengontrol informasi mereka.
• Pembelajaran dan pelatihan karyawan: Sebagian besar organisasi bertujuan untuk mengadakan sesi pelatihan rutin untuk meningkatkan keterampilan karyawan mereka. Dengan platform ESS, tim SDM dapat dengan mudah membuat kurikulum, menyiapkan rencana pelatihan, dan memungkinkan karyawan untuk berpartisipasi sesuai keinginan mereka. Selain itu, alat tersebut juga membantu tim SDM terus memantau kemajuan karyawan dalam program pelatihan ini.
• Gaji dan tunjangan: Seperti disebutkan sebelumnya, karyawan dapat mengawasi riwayat kompensasi mereka dan rincian remunerasi lainnya, langsung dari portal penggajian ESS.
• Keterlibatan sosial: Tim SDM dapat membuat dan mengunggah posting di portal ESS untuk mengucapkan selamat kelahiran kepada staf mereka atau memberi selamat kepada mereka pada setiap peristiwa besar dalam hidup. Ini memotivasi karyawan untuk tetap terlibat dan termotivasi, sambil terlibat dengan rekan kerja, mempromosikan lingkungan yang ringan.

Keuntungan Menggunakan Portal Layanan Mandiri Karyawan Spine

Spine adalah perusahaan teknologi pemenang penghargaan dan diakui CRISIL, menawarkan solusi HRMS mutakhir. Portal layanan mandiri karyawan Spine memastikan menghilangkan kemacetan dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Ini memastikan bahwa karyawan tidak perlu lagi mengunjungi HR, secara fisik.

Semua pihak yang terlibat dapat dengan mudah mengakses, memperbarui, mengubah, membagikan informasi keuangan, profesional, atau pribadi mereka di portal! Manajer dan Kepala Departemen akan memiliki akses ke semua data anggota tim mereka. Ini dapat meningkatkan skenario manajemen alur kerja!

Tidak hanya itu, tetapi menggunakan portal layanan mandiri ESS, pengguna dapat dengan mudah mengatur dan mengajukan pajak mereka secara online dan menghemat uang sama sekali!

Berikut adalah keuntungan terbesar dari portal layanan mandiri karyawan Spine:

• Solusi terintegrasi: Salah satu keuntungan terbesar Spine adalah memungkinkan pengguna untuk menggabungkan kemampuan solusi SDM dengan sistem ERP apa pun. Ini membantu menjaga setiap informasi di bawah atap yang sama, memfasilitasi akses mudah ke data.
• Catatan kehadiran yang unggul: Spine adalah HRMS yang berteknologi maju, dengan beberapa kemampuan merekam kehadiran yang canggih. Ini mendukung pengenalan wajah dan yang lebih penting, dapat mendeteksi satu individu dalam sekelompok orang. Perangkat lunak ini membanggakan memiliki tingkat akurasi 99,99%. Sekarang itu luar biasa!
• Manajemen tanpa internet: Manfaat besar lain dari Spine adalah memungkinkan perangkat terintegrasi bekerja dengan lancar, bahkan jika koneksi internet terganggu. Alat ini melakukan operasi pencadangan data dengan mencadangkan data ke cloud beberapa detik setelah konektivitas internet dipulihkan.
• Keamanan data: Semua data yang disimpan di Spine dienkripsi ujung-ke-ujung dengan AES 128-bit dan HTTPS. Selain itu, semua server Spine berlokasi di India. Jadi, Anda tidak perlu khawatir tentang data sensitif Anda yang disimpan di negara lain.
• Skalabilitas: Spine memiliki solusi yang siap untuk perusahaan dari semua ukuran. Tidak masalah apakah Anda memiliki 10 atau ratusan karyawan yang beroperasi di beberapa lokasi nasional, Spine dapat mempermudah tugas Anda dengan menawarkan alat yang tepat untuk mengelola tenaga kerja Anda.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, portal karyawan ESS dapat membuat hidup lebih mudah bagi tim SDM Anda. Ketika semua proses penting disederhanakan, personel SDM organisasi dapat fokus pada visi yang lebih strategis yang dapat meningkatkan operasi perusahaan dalam jangka panjang.

Selain itu, karena portal layanan mandiri karyawan ini dapat menyimpan semua informasi yang diperlukan di satu lokasi, ini membantu semua departemen untuk berkolaborasi dengan cepat untuk merancang beberapa kebijakan dan modul. Singkatnya, dalam skenario sumber daya manusia yang terus berubah saat ini, Anda memerlukan sesuatu yang akan memberi organisasi Anda keunggulan atas pesaing Anda. Layanan mandiri karyawan ESS adalah alat yang tepat yang harus Anda adopsi.