Korzyści z portali samoobsługi pracowniczej dla pracowników

Portal samoobsługowy ESS lub Employee Self Service jest zazwyczaj wypełniony danymi osobowymi pracowników i informacjami, takimi jak aktualizacje związane z pracą, informacje o przyjęciu, świadczenia, wydajność, moduły szkoleniowe, dane dotyczące obecności, zasady i inne informacje.

Dawno minęły czasy, kiedy organizacje musiały wykorzystywać tradycyjne rejestry i tablice ogłoszeń do rozpowszechniania informacji wśród swoich pracowników. W dzisiejszych czasach firmy polegają na portalach samoobsługowych dla pracowników. Korzystając z takiego narzędzia, jak sama nazwa wskazuje, pracownicy dowolnej firmy mogą łatwo uzyskać dostęp do wszystkich swoich informacji i składać wnioski.

Stwierdzono, że portal pracowniczy ESS może znacznie skrócić czas wykonywania przez specjalistów HR kilku czynności administracyjnych. Ta szczególna korzyść pozwala z kolei na wykonywanie innych wartościowych zadań.

Co to są portale samoobsługowe dla pracowników?

Jak sama nazwa wskazuje, portale samoobsługowe dla pracowników (ESS) to technologie internetowe, które umożliwiają pracownikom uzyskiwanie istotnych informacji lub przeprowadzanie określonych operacji, takich jak żądanie urlopu z jednego miejsca online. Ponadto organizacje często udostępniają kluczowe informacje korporacyjne za pośrednictwem portali ESS.

W zależności od potrzeb różnych organizacji, za pośrednictwem tych portali mogą być rozpowszechniane różne rodzaje informacji. Podczas gdy niektóre firmy wolą udostępniać w portalu informacje dotyczące programów świadczeń pracowniczych, inne mogą wykorzystywać takie portale do udostępniania wiadomości i informacji związanych z kulturą organizacyjną.

Jedną z największych zalet portali samoobsługowych dla pracowników (ESS) jest to, że ułatwiają pracownikom szybki i prosty dostęp do potrzebnych informacji. Z drugiej strony minimalizuje ręczne obowiązki działów HR, co skutkuje oszczędnością czasu i kosztów. Portale ESS mogą pomóc w standaryzacji operacji organizacyjnych, zmniejszeniu liczby błędów i poprawie możliwości raportowania.

Co powinno znaleźć się w portalu pracowniczym?

Oto najczęstsze cechy, które musi posiadać portal obsługi pracowników:

• Katalog personelu: Portal samoobsługowy dla pracowników jest zazwyczaj wyposażony w katalog personelu, który umożliwia zarówno nowym, jak i starym pracownikom zapoznanie się ze strukturą organizacyjną i przepływem pracy w dziale.
• Katalog pracowników w portalu ESS zawiera kluczowe informacje personalne, takie jak dane kontaktowe pracownika, zdjęcie, adres itp. Za pomocą takiego portalu pracownicy mogą szybko łączyć się z innymi współpracownikami.
• Zarządzanie czasem i urlopami: Portal samoobsługowy dla pracowników pozwala pracownikom zarządzać swoimi zmianami i urlopami. Ta szczególna funkcja pozwala zarówno zespołowi HR, jak i pracownikom na tej samej stronie. Nie będą już więcej kłopotów, ponieważ wszystko można uzyskać i modyfikować online za pośrednictwem portalu.
• Podręcznik pracownika: Portal pracownika ESS może zawierać podręcznik pracownika, który pozwala nowym pracownikom przyzwyczaić się do kultury pracy i procesów organizacji. Dzięki temu zawsze, gdy stają przed wyzwaniem związanym z pracą, mogą szybko zajrzeć do podręcznika pracownika i znaleźć odpowiednie rozwiązania.
• Zarządzanie polityką firmy: Wszystkie organizacje przestrzegają zbioru polityk. Za pośrednictwem portalu ESS organizacje mogą udostępniać informacje związane z takimi politykami wszystkim swoim pracownikom. Jeśli chodzi o zasady firmy, proces ten wiąże się z dużą ilością papierkowej roboty. Firmy mogą wygodnie przechowywać i porządkować te dokumenty w swoim portalu zasobów pracowniczych. Gwarantuje to, że wszystkie zasady są stale aktualizowane.
• Automatyczne zatwierdzanie i prośby: Przychodzą chwile, kiedy pracownicy mogą poprosić o urlop w wymiarze pół dnia lub cokolwiek innego. W tradycyjny sposób między zainteresowanymi stronami wysyłanych jest wiele e-maili, tracąc dużo czasu, zanim dojdzie do rozwiązania. Jednak dzięki portalowi samoobsługi ESS wnioski i zatwierdzenia pracowników mogą być obsługiwane całkowicie automatycznie, co oszczędza dużo czasu i ogranicza wąskie gardła.
• Szczegóły świadczeń pracowniczych: Korzystając z portalu, pracownicy mogą uzyskać dostęp do kluczowych informacji dotyczących ich planu zdrowotnego i ubezpieczenia na utrzymaniu. Ponadto pracownicy mogą aktualizować swoje najważniejsze zmiany dotyczące wydarzeń życiowych, bez konieczności każdorazowego kontaktowania się z działem HR. Za pomocą kilku kliknięć pracownicy mogą przejąć kontrolę nad swoimi informacjami.
• Nauka i szkolenie pracowników: Większość organizacji dąży do przeprowadzania rutynowych sesji szkoleniowych w celu podniesienia umiejętności swoich pracowników. Dzięki platformie ESS zespoły HR mogą łatwo stworzyć program nauczania, przygotować plan szkoleń i umożliwić pracownikom uczestnictwo w dogodnym dla nich czasie. Dodatkowo takie narzędzia pomagają także zespołom HR stale monitorować postępy pracowników w tych programach szkoleniowych.
• Wynagrodzenia i świadczenia: Jak wspomniano wcześniej, pracownicy mogą mieć oko na swoją historię wynagrodzeń i inne szczegóły dotyczące wynagrodzeń bezpośrednio z portalu płacowego ESS.
• Zaangażowanie społeczne: zespoły HR mogą tworzyć i przesyłać posty na portalu ESS, aby życzyć swoim pracownikom szczęśliwego narodzin lub pogratulować im dowolnego ważnego wydarzenia w życiu. Motywuje pracowników do zaangażowania i motywacji, jednocześnie angażując współpracowników, promując beztroskie środowisko.

Zalety korzystania z portalu samoobsługowego dla pracowników Spine

Spine to wielokrotnie nagradzana i uznana przez CRISIL firma technologiczna, oferująca najnowocześniejsze rozwiązania HRMS. Portal samoobsługowy dla pracowników Spine zapewnia usuwanie wąskich gardeł i poprawę ogólnej wydajności. Dzięki temu pracownicy nie muszą już fizycznie odwiedzać działu HR.

Wszystkie zaangażowane strony mogą łatwo uzyskać dostęp, aktualizować, zmieniać, udostępniać swoje dane finansowe, zawodowe lub osobiste w portalu! Menedżerowie i szefowie działów mieliby dostęp do wszystkich danych swoich członków zespołu. Może to poprawić scenariusz zarządzania przepływem pracy!

Nie tylko to, ale korzystając z portalu samoobsługowego ESS, użytkownicy mogą bezproblemowo organizować i rozliczać podatki online i całkowicie zaoszczędzić pieniądze!

Oto największe zalety portalu samoobsługowego dla pracowników Spine:

• Zintegrowane rozwiązania: Jedną z największych zalet Spine jest możliwość włączenia możliwości rozwiązań HR do dowolnego systemu ERP. Pomaga to przechowywać wszystkie informacje pod jednym dachem, ułatwiając łatwy dostęp do danych.
• Doskonałe rekordy frekwencji: Spine to zaawansowany technologicznie HRMS, z pewnymi najnowocześniejszymi możliwościami rejestracji frekwencji. Obsługuje rozpoznawanie twarzy, a co ważniejsze, może wykryć jedną osobę w grupie osób. Oprogramowanie może pochwalić się wskaźnikiem dokładności 99,99%. To niesamowite!
• Zarządzanie bez Internetu: Kolejną wielką zaletą Spine jest to, że umożliwia płynną pracę zintegrowanych urządzeń, nawet w przypadku zakłóceń połączenia internetowego. To narzędzie wykonuje operacje tworzenia kopii zapasowych danych, tworząc kopie zapasowe danych w chmurze kilka sekund po przywróceniu połączenia internetowego.
• Bezpieczeństwo danych: Wszystkie dane przechowywane w Spine są szyfrowane end-to-end za pomocą 128-bitowego AES i HTTPS. Dodatkowo wszystkie serwery Spine znajdują się w Indiach. Nie musisz się więc martwić, że Twoje wrażliwe dane będą przechowywane w innych krajach.
• Skalowalność: Spine ma rozwiązanie gotowe dla firm każdej wielkości. Nie ma znaczenia, czy masz 10, czy setki pracowników działających w wielu lokalizacjach w całym kraju, Spine może ułatwić Ci zadania, oferując odpowiednie narzędzia do zarządzania siłą roboczą.

Wniosek

Jak widać, portal pracowniczy ESS może ułatwić życie Twojemu zespołowi HR. Gdy wszystkie kluczowe procesy zostaną usprawnione, personel HR organizacji może skoncentrować się na bardziej strategicznych wizjach, które mogą usprawnić działanie firmy w dłuższej perspektywie.

Ponadto, biorąc pod uwagę, że te portale samoobsługowe dla pracowników mogą przechowywać wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu, ułatwia to wszystkim działom szybką współpracę przy projektowaniu kilku zasad i modułów. Krótko mówiąc, w dzisiejszym, ciągle zmieniającym się scenariuszu dotyczącym zasobów ludzkich, potrzebujesz czegoś, co zapewni Twojej organizacji przewagę nad konkurencją. Samoobsługa pracownicza ESS jest dokładnie tym narzędziem, które powinieneś zastosować.