Benefícios dos portais de autoatendimento para funcionários

Um portal ESS ou Employee Self Service geralmente é carregado com dados e informações pessoais do funcionário, como atualizações relacionadas ao trabalho, informações de integração, benefícios, desempenho, módulos de treinamento, dados de presença, políticas e outras informações.

Já se foram os dias em que as organizações precisavam usar registros tradicionais e quadros de avisos para divulgar informações entre seus funcionários. Atualmente, as empresas contam com portais de autoatendimento para funcionários. Utilizando tal ferramenta, como o próprio nome sugere, os funcionários de qualquer empresa podem acessar facilmente todas as suas informações e fazer solicitações.

Constatou-se que o portal do funcionário do ESS pode reduzir significativamente o tempo necessário para que os profissionais de RH realizem diversas tarefas administrativas. Esse benefício específico, por sua vez, permite que eles realizem outras tarefas valiosas.

O que são os Portais de Autoatendimento para Funcionários?

Como o nome sugere, os portais de autoatendimento para funcionários (ESS) são tecnologias baseadas na web que permitem que os funcionários obtenham informações pertinentes ou realizem determinada operação, como solicitar licença de um único local on-line. Além disso, as organizações também costumam divulgar informações corporativas importantes por meio de portais de ESS.

Dependendo da necessidade das diferentes organizações, diferentes tipos de informação podem ser disseminados através destes portais. Enquanto algumas empresas preferem compartilhar informações relacionadas ao programa de benefícios aos funcionários no portal, outras podem usar esses portais para compartilhar notícias e informações relacionadas à cultura organizacional.

Uma das maiores vantagens dos portais de autoatendimento para funcionários (ESS) é que eles facilitam o acesso dos funcionários às informações necessárias de forma rápida e simples. Por outro lado, minimiza as responsabilidades manuais dos departamentos de RH, resultando em economia de tempo e eficiência. Os portais ESS podem ajudar a padronizar as operações organizacionais, reduzindo erros e aprimorando os recursos de geração de relatórios.

O que deve estar em um Portal do Funcionário?

Aqui estão os recursos mais comuns que um portal de atendimento ao funcionário deve ter:

• Diretório de funcionários: Um portal de autoatendimento para funcionários geralmente é equipado com um diretório de funcionários que permite que funcionários novos e antigos aprendam sobre a estrutura organizacional e o fluxo de trabalho do departamento.
• O diretório de funcionários em um portal do ESS contém informações pessoais importantes, como detalhes de contato do funcionário, foto, endereço etc. Usando esse portal, os funcionários podem se conectar rapidamente com seus outros colegas de trabalho.
• Gestão de horas e licenças: O portal de autoatendimento do funcionário permite que os funcionários gerenciem seus turnos e licenças. Esse recurso específico permite que a equipe de RH e os funcionários estejam na mesma página. Eles não serão mais dores de cabeça, pois tudo pode ser acessado e modificado online através do portal.
• Manual do funcionário: Um portal do funcionário do ESS pode possuir um manual do funcionário, que permite que novos funcionários se acostumem com a cultura de trabalho e os processos da organização. Como resultado, sempre que enfrentam um desafio relacionado ao trabalho, podem consultar rapidamente o manual do funcionário e encontrar as soluções certas.
• Gestão de políticas da empresa: Todas as organizações seguem um conjunto de políticas. Por meio de um portal ESS, as organizações podem compartilhar informações relacionadas a essas políticas com todos os seus funcionários. Quando se trata de políticas da empresa, há muita papelada envolvida no processo. As empresas podem armazenar e organizar esses documentos convenientemente em seu portal de recursos para funcionários. Isso garante que todas as políticas sejam mantidas atualizadas o tempo todo.
• Aprovações e Solicitações Automatizadas: Chegam momentos em que os funcionários podem solicitar uma licença de meio dia ou qualquer outra coisa. De maneira tradicional, há muitos e-mails sendo enviados entre as partes envolvidas, desperdiçando muito tempo antes de chegar a uma resolução. No entanto, com um portal de autoatendimento ESS, as solicitações e aprovações de funcionários podem ser tratadas de forma totalmente automática, economizando muito tempo e reduzindo gargalos.
• Detalhes dos Benefícios aos Empregados: Através do portal, os colaboradores podem ter acesso a informações cruciais sobre seu Plano de Saúde e Cobertura de Dependentes. Além disso, os funcionários podem atualizar suas principais mudanças em eventos de vida, sem precisar entrar em contato com o RH todas as vezes. Com apenas alguns cliques, os funcionários podem assumir o controle de suas informações.
• Aprendizado e treinamento de funcionários: A maioria das organizações tem como objetivo realizar sessões de treinamento de rotina para aprimorar as habilidades de seus funcionários. Com uma plataforma ESS, as equipes de RH podem criar facilmente um currículo, preparar um plano de treinamento e permitir que os funcionários participem conforme sua conveniência. Além disso, essas ferramentas também ajudam as equipes de RH a monitorar constantemente o progresso dos funcionários nesses programas de treinamento.
• Salários e benefícios: Conforme mencionado anteriormente, os funcionários podem acompanhar seu histórico de remuneração e outros detalhes de remuneração, diretamente do portal de folha de pagamento do ESS.
• Engajamentos sociais: as equipes de RH podem criar e enviar postagens no portal ESS para desejar um feliz nascimento a seus funcionários ou parabenizá-los por qualquer evento importante da vida. Ele motiva os funcionários a permanecerem envolvidos e motivados, ao mesmo tempo em que se engajam com os colegas de trabalho, promovendo um ambiente alegre.

Vantagens de usar o Portal de autoatendimento para funcionários da Spine

A Spine é uma empresa de tecnologia premiada e reconhecida pela CRISIL, oferecendo soluções de HRMS de última geração. O portal de autoatendimento para funcionários da Spine garante a remoção de gargalos e melhora a produtividade geral. Ele garante que não há mais necessidade de os funcionários visitarem o RH fisicamente.

Todas as partes envolvidas podem facilmente acessar, atualizar, emendar, compartilhar suas informações financeiras, profissionais ou pessoais no portal! Gerentes e Chefes de Departamentos teriam acesso aos dados de todos os membros de suas equipes. Isso pode melhorar o cenário de gerenciamento de fluxo de trabalho!

Não apenas isso, mas usando o portal de autoatendimento ESS, os usuários podem organizar e arquivar seus impostos on-line de forma transparente e economizar dinheiro!

Aqui estão as maiores vantagens do portal de autoatendimento para funcionários da Spine:

• Soluções integradas: Uma das maiores vantagens do Spine é que ele permite que os usuários incorporem os recursos das soluções de RH com qualquer sistema ERP. Isso ajuda a manter todas as informações sob o mesmo teto, facilitando o acesso fácil aos dados.
• Registros de presença superiores: O Spine é um HRMS tecnologicamente avançado, com alguns recursos de registro de presença de última geração. Ele suporta reconhecimento facial e, mais importante, pode detectar um indivíduo em um grupo de pessoas. O software se orgulha de ter uma taxa de precisão de 99,99%. Agora isso é incrível!
• Gerenciamento sem Internet: Outro grande benefício do Spine é que ele permite que os dispositivos integrados funcionem sem problemas, mesmo no caso de interrupção da conexão com a Internet. Essa ferramenta realiza operações de backup de dados fazendo backup dos dados na nuvem segundos após a restauração da conectividade com a Internet.
• Segurança de dados: Todos os dados armazenados no Spine são criptografados de ponta a ponta com AES 128 bits e HTTPS. Além disso, todos os servidores da Spine estão localizados na Índia. Portanto, você não precisa se preocupar com o armazenamento de seus dados confidenciais em outros países.
• Escalabilidade: A Spine tem uma solução pronta para empresas de todos os portes. Não importa se você tem 10 ou centenas de funcionários operando em vários locais em todo o país, a Spine pode facilitar suas tarefas oferecendo as ferramentas certas para gerenciar sua força de trabalho.

Conclusão

Como você pode ver, um portal de funcionários do ESS pode facilitar a vida de sua equipe de RH. Quando todos os processos cruciais são simplificados, o pessoal de RH organizacional pode se concentrar em visões mais estratégicas que podem melhorar as operações da empresa a longo prazo.

Além disso, como esses portais de autoatendimento para funcionários podem manter todas as informações necessárias em um único local, isso ajuda todos os departamentos a colaborar rapidamente para projetar várias políticas e módulos. Em suma, no cenário de recursos humanos em constante mudança de hoje, você precisa de algo que dê à sua organização uma vantagem sobre seus concorrentes. Um autoatendimento para funcionários do ESS é exatamente essa ferramenta que você deve adotar.